Beheer gebruikers buiten kantooruren voor inbox en helpdesk

Superadmins en individuele gebruikers kunnen beschikbaarheid buiten kantoor instellen op basis van de tijdzone van een gebruiker. Als een gebruiker niet op kantoor is, wordt zijn beschikbaarheid gewijzigd in Weg en komt hij niet in aanmerking voor automatische toewijzing in inboxen of de helpdesk.

Gebruikers kunnen hun beschikbaarheidsstatus handmatig wijzigen op de pagina met gebruikersgegevens, inbox of helpdesk. Wanneer een gebruiker zijn status handmatig wijzigt, wordt dit in alle ervaringen weergegeven.

Gebruiker buiten kantooruren instellen

Gebruiker buiten kantooruren instellen:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Gebruikers & Teams.
• Klik in de gebruikerstabel op een gebruikersrecord.
• Klik op het tabblad Voorkeuren. Klik vervolgens in het menu aan de linkerkant op Werktijden.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Tijdzone om de juiste tijdzone voor de gebruiker te selecteren. Klik vervolgens op Opslaan.
• Klik onder Out of office op + Data toevoegen. Om een tijdsperiode in te stellen voor wanneer je niet op kantoor bent, klik je op de datumkiezer en selecteer je data. Gebruik de vervolgkeuzemenu's om begin- en eindtijden te selecteren. Klik op het pictogram delete om data te verwijderen.
• Klik op Opslaan.
• Bovenaan het gebruikersrecord worden de begin- en einddatum van de afwezigheidsperiode weergegeven in de beschikbaarheidsstatus en werktijden van de gebruiker voor die dag.
  
  • Om de beschikbaarheidsstatus handmatig te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Gebruikersstatus en vervolgens op Beschikbaar of Weg.
  • Om de werktijden te bewerken, klik je op Werktijden bewerken.
  
  
  
  
  

  Beschikbaarheidsstatus beheren vanuit inboxen of de helpdesk

  Aan het begin van de afwezigheidsperiode van een gebruiker wordt zijn beschikbaarheidsstatus automatisch ingesteld op Weg. Aan het einde van de afwezigheidsperiode van een gebruiker wordt zijn beschikbaarheidsstatus automatisch ingesteld op Beschikbaar. Gebruikers kunnen hun beschikbaarheidsstatus handmatig wijzigen voor het einde van hun afwezigheidsperiode om aan te geven wanneer ze beschikbaar zijn. Als de gebruiker dit doet, wordt hij/zij gevraagd om te bevestigen of hij/zij zijn/haar afwezigheidsperiode eerder wil beëindigen of als afwezig ingesteld wil blijven.

  Om je beschikbaarheidsstatus handmatig te wijzigen, navigeer je naar een van de volgende opties:

  • Gebruikersrecord:
    
    • Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
    • Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
  • Klik in de gebruikerstabel op een gebruikersrecord.
  • Klik boven aan de gebruikersrecord op het vervolgkeuzemenu Gebruikersstatus en klik vervolgens op Beschikbaar of Weg.
  • Klik in het dialoogvenster op Ja, stel mezelf in als beschikbaar.
    
    
    

  Postvak IN:

  • Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.
  • Schakel linksboven de schakelaar in of uit om je beschikbaarheidsstatus te wijzigen.
  • Klik in het dialoogvenster op Ja, stel mezelf in als beschikbaar.
    
    
    
    
    
    
  • Helpdesk:
    
    • Ga in je HubSpot-account naar Werkplekken > Helpdesk.
    • Schakel linksonder de schakelaar in of uit om uw beschikbaarheidsstatus te wijzigen.
    • Klik in het dialoogvenster op Ja, stel mezelf in als beschikbaar.
      
      
      
      

Agenda-evenementen buiten kantoor synchroniseren met HubSpot

Als je HubSpot's agendasynchronisatie met Google of Outlook Agenda gebruikt, kun je automatisch evenementen buiten kantoor synchroniseren tussen je agenda en HubSpot.

Zo synchroniseer je agenda-evenementen buiten kantoor tussen HubSpot en je Google- of Outlook-agenda:

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
• Klik in de gebruikerstabel op een gebruikersrecord.
• Klik op het tabblad Voorkeuren. Klik vervolgens in het linker zijbalkmenu op Werktijden.
• Schakel in de sectie Kantooruren het selectievakje Kantooruren synchroniseren met je agenda in .

Als deze instelling is ingeschakeld, worden alle nieuw aangemaakte of bewerkte afwezigheidsblokken in de agenda van de gebruiker automatisch gesynchroniseerd met HubSpot en vice versa. Deze instelling wordt ook gebruikt om de beschikbaarheid van de gebruiker te bepalen voor automatische toewijzing.