Ylläpitäjät ja yksittäiset käyttäjät voivat määrittää toimiston ulkopuolisen saatavuuden käyttäjän aikavyöhykkeen perusteella. Kun käyttäjä on poissa toimistosta, hänen saatavuutensa muuttuu muotoon Poissa, eikä häntä voida määrittää automaattisesti postilaatikkoon tai help deskiin.
Käyttäjät voivat manuaalisesti muuttaa tavoitettavuustilaansa käyttäjän tietosivulla, postilaatikossa tai help deskissä. Kun käyttäjä muuttaa tilaansa manuaalisesti, se näkyy kaikissa kokemuksissa.
Määritä käyttäjän virka-ajan ulkopuolella
Käyttäjän asettaminen virka-ajan ulkopuolelle:
- Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
- Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Users & Teams.
- Napsauta käyttäjätaulukossa käyttäjätietuetta.
- Napsauta Asetukset-välilehteä. Valitse sitten vasemman sivupalkin valikosta Työajat.
- Valitse oikea käyttäjän aikavyöhyke napsauttamalla aikavyöhyke-pudotusvalikkoa. Napsauta sitten Tallenna.
- Napsauta kohdassa Työajan ulkopuolella + Lisää päivämääriä. Jos haluat määrittää ajanjakson, jolloin olet poissa työstä, napsauta päivämääränvalitsimen kenttiä ja valitse päivämäärät. Valitse alku- ja loppuaika pudotusvalikoiden avulla. Voit poistaa päivämääriä napsauttamalla delete poistokuvaketta.
- Napsauta Tallenna.
- Käyttäjätietueen yläosassa käyttäjän käytettävyystila ja päivän työajat heijastavat käyttäjän poissaolojakson alkamis- ja päättymispäivää.
- Jos haluat muuttaa käytettävyystilaa manuaalisesti, napsauta Käyttäjän tila -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Saatavilla tai Poissa.
- Voit muokata työaikoja valitsemalla Muokkaa työaikoja.
Käytettävyystilan hallinta postilaatikosta tai help deskistäkäsin
Käyttäjän poissaolon alussa hänen käytettävyystilansa asetetaan automaattisesti tilaan Poissa. Käyttäjän poissaolon päättyessä hänen käytettävyystilansa asetetaan automaattisesti tilaan Saatavilla. Käyttäjät voivat manuaalisesti muuttaa käytettävyystilansa ennen poissaolojakson päättymistä siten, että se vastaa ajankohtaa, jolloin he ovat käytettävissä. Tällöin käyttäjää pyydetään vahvistamaan, haluaako hän päättää poissaolonsa ennenaikaisesti vai haluaako hän edelleen olla poissa.
Jos haluat muuttaa saatavuustilasi manuaalisesti, siirry johonkin seuraavista:
- Käyttäjätietue:
- Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
- Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Users & Teams.
- Napsauta käyttäjätaulukossa käyttäjätietuetta.
- Napsauta käyttäjätietueen yläreunassa Käyttäjän tila -pudotusvalikkoa ja valitse sitten Käytettävissä tai Poissa.
- Valitse valintaikkunassa Kyllä, aseta itseni saataville.
Saapuneet:
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Postilaatikko.
- Vaihda vasemmassa yläkulmassa olevaa kytkintä päälle tai pois vaihtaaksesi tavoitettavuustilaasi.
- Valitse valintaikkunassa Kyllä, aseta itseni käytettävissä olevaksi.
- Help Desk:
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Työtilat > Käyttötuki.
- Vaihda vasemmassa alakulmassa olevaa kytkintä päälle tai pois vaihtaaksesi tavoitettavuustilaasi.
- Valitse valintaikkunassa Kyllä, aseta itsesi käytettävissä olevaksi.
Synkronoi toimiston ulkopuoliset kalenteritapahtumat HubSpotin kanssa
Jos käytät HubSpotin kalenterisynkronointia Googlen tai Outlook-kalenterin kanssa, voit synkronoida toimiston ulkopuoliset tapahtumat automaattisesti kalenterisi ja HubSpotin välillä.
Voit synkronoida toimiston ulkopuoliset tapahtumat HubSpotin ja Google- tai Outlook-kalenterisi välillä:
- Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
- Siirry vasemman sivupalkin valikossa kohtaan Users & Teams.
- Napsauta käyttäjätaulukossa käyttäjätietuetta.
- Napsauta Asetukset-välilehteä. Napsauta sitten vasemman sivupalkin valikossa Työajat.
- Valitse Työajan ulkopuolella -osiossa Synkronoi työajan ulkopuolella kalenterin kanssa -valintaruutu.
Kun tämä asetus on otettu käyttöön, kaikki käyttäjän kalenteriin hiljattain luodut tai muokatut virka-ajan ulkopuoliset lohkot synkronoidaan automaattisesti HubSpotin kanssa ja päinvastoin. Tätä asetusta käytetään myös käyttäjän saatavuuden määrittämiseen automaattista jakamista varten.
Inbox
Help Desk
Manage availability status from inboxes or Help Desk
At the beginning of a user's out of office, their availability status is automatically set to Away. At the end of a user's out of office, their availability status is automatically set to Available. Users can manually change their availability status before the end of their out of office period to reflect when they are Available. Doing so will prompt the user to confirm if they want to end their out of office block early or continue to be set as Away.
To manually change your availability status, navigate to one of the following:
- User record:
- Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta.
- In the left sidebar menu, navigate to Users & Teams.
- In the user table, click a user record.
- At the top of the user record, click the User status dropdown menu, then click Available or Away.
- In the dialog box, click Yes, set myself as available.
Inbox:
- In the top-left corner, toggle the switch on or off to change your availability status.
- In the dialog box, click Yes, set myself as available.
- Help Desk:
- Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Työtilat > Käyttötuki.
- In the bottom-left corner, toggle the switch on or off to change your availability status.
- In the dialog box, click Yes, set myself as available.
Sales Hub
Professional
,
Enterprise
Service Hub
Professional
,
Enterprise