Hantera användarnas frånvarotider för inkorg och helpdesk

Superadministratörer och enskilda användare kan ställa in frånvarostatus utifrån användarens tidszon. När en användare är frånvarande ändras deras tillgänglighetsstatus till ”Borta” och de kommer inte att kunna tilldelas ärenden automatiskt i inkorgar eller helpdesken.

Användare kan manuellt ändra sin tillgänglighetsstatus på användarprofilsidan, i inkorgen eller i helpdesken. När en användare manuellt ändrar sin status kommer detta att återspeglas i alla användargränssnitt.

Ställa in användarens frånvarotider

Så här ställer du in användarens frånvarotider:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Gå till Användare och team i menyn till vänster.
• Klicka på en användarpost i användartabellen.
• Klicka på fliken Inställningar. Klicka sedan på Arbetstider i menyn till vänster.
• Klicka på rullgardinsmenyn Tidszon för att välja rätt tidszon för användaren. Klicka sedan på Spara.
• Under ”Borta från kontoret” klickar du på ”+ Lägg till datum”. För att ange en tidsperiod då du kommer att vara borta från kontoret klickar du på datumväljarna och väljer datum. Använd rullgardinsmenyerna för att välja start- och sluttider. För att ta bort datum klickar du på raderingsikonen ” delete ”.
• Klicka på Spara.
• Högst upp i användarregistret kommer användarens tillgänglighetsstatus och arbetstider för dagen att återspegla start- och slutdatum för användarens frånvaroperiod.
  
  • Om du vill ändra tillgänglighetsstatusen manuellt klickar du på rullgardinsmenyn Användarstatus och väljer sedan Tillgänglig eller Borta.
  • För att redigera arbetstiderna, klicka på Redigera arbetstider.
  
  
  
  
  

  Hantera tillgänglighetsstatus från inkorgar eller helpdesk

  När en användares frånvaro inleds ställs tillgänglighetsstatusen automatiskt in på Borta. När en användares frånvaro avslutas ställs tillgänglighetsstatusen automatiskt in på Tillgänglig om frånvaroperioden slutar under inställda arbetstider. Om frånvaroperioden slutar utanför arbetstiden eller om ingen arbetstid har angetts kan användaren manuellt ändra sin tillgänglighetsstatus före frånvaroperiodens slut för att ange när hen är ”Tillgänglig”. När användaren gör detta ombeds hen att bekräfta om hen vill avsluta frånvaroperioden i förtid eller fortsätta att vara inställd som ”Borta”.

För att manuellt ändra din tillgänglighetsstatus, gå till något av följande:

• Användarpost:
  
  • I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
  • I menyn till vänster navigerar du till Användare och team.

• Klicka på en användarpost i användartabellen.
• Högst upp i användarpostens detaljvy klickar du på rullgardinsmenyn Användarstatus och väljer sedan Tillgänglig eller Borta.
• I dialogrutan klickar du på Ja, markera mig som tillgänglig.
  
  
  

Inkorgen:

• I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Inkorg. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Inkorg.
• I det övre vänstra hörnet kan du växla mellan på och av för att ändra din tillgänglighetsstatus.
• I dialogrutan klickar du på Ja, markera mig som tillgänglig.
  
  
  
  
  
  

• • Helpdesk:
    
    • I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Service > Helpdesk. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Service > Helpdesk.
    • I det nedre vänstra hörnet kan du slå på eller stänga av strömbrytaren för att ändra din tillgänglighetsstatus.
    • I dialogrutan klickar du på Ja, markera mig som tillgänglig.
      
      
      
      

Synkronisera kalenderhändelser för frånvaro med HubSpot

Om du använder HubSpots kalendersynkronisering med Google eller Outlook-kalendern kan du automatiskt synkronisera frånvaro-händelser mellan din kalender och HubSpot.

Så här synkroniserar du frånvaro-händelser mellan HubSpot och din Google- eller Outlook-kalender:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Gå till Användare och team i menyn till vänster.
• Klicka på en användarpost i användartabellen.
• Klicka på fliken Inställningar. Klicka sedan på Arbetstider i menyn till vänster .
• I avsnittet Frånvaro markerar du kryssrutan Synkronisera frånvaro med din kalender .

När den här inställningen är aktiverad synkroniseras alla nyinlagda eller redigerade frånvarointervaller i användarens kalender automatiskt med HubSpot, och vice versa. Denna inställning används också för att avgöra användarens tillgänglighet för automatisk tilldelning.