Gérer les heures d'absence des utilisateurs pour la boîte de réception et le centre de support

Les super administrateurs et les utilisateurs individuels peuvent définir la disponibilité en dehors du bureau en fonction du fuseau horaire de l'utilisateur. Lorsqu'un utilisateur n'est pas au bureau, sa disponibilité passe à Absent et il n'est pas éligible à l'affectation automatique dans les boîtes de réception ou le centre de support. 

Les utilisateurs peuvent modifier manuellement leur statut de disponibilité sur la page de la fiche d'informations de l'utilisateur, dans la boîte de réception ou le centre de support. Lorsqu'un utilisateur modifie manuellement son statut, cette modification est appliquée dans toutes les expériences.

Définir les heures d'absence pour les utilisateurs

Pour définir les heures d'absence pour les utilisateurs :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Dans le tableau des utilisateurs, cliquez sur une fiche d'informations d'utilisateur.
• Cliquez sur l'onglet Préférences. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Heures de travail.
• Cliquez sur le menu déroulant Fuseau horaire pour sélectionner le fuseau horaire de l'utilisateur. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
• Sous Absent, cliquez sur + Ajouter des dates. Pour définir une période d'absence, cliquez sur le champ de sélecteur de dates et sélectionnez des dates. Utilisez les menus déroulants pour sélectionner les heures de début et de fin. Pour supprimer des dates, cliquez sur l'icône Supprimer delete.
• Cliquez sur Enregistrer. 
• En haut de la fiche d'informations de l'utilisateur, le statut de disponibilité et les heures de travail de l'utilisateur pour la journée reflètent les dates de début et de fin de la période d'absence de l'utilisateur.
  
  • Pour modifier manuellement le statut de disponibilité, cliquez sur le menu déroulant Statut de l'utilisateur, puis cliquez sur Disponible ou Absent.
  • Pour modifier les heures de travail, cliquez sur Modifier les heures de travail.
  
  
  
  
  

  Gérez le statut de disponibilité à partir des boîtes de réception ou du centre de support

  Au début de l'absence d'un utilisateur, son statut de disponibilité est automatiquement réglé sur Away. À la fin de l'absence d'un utilisateur, son statut de disponibilité est automatiquement réglé sur Disponible. Les utilisateurs peuvent modifier manuellement leur statut de disponibilité avant la fin de leur période d'absence du bureau pour refléter le moment où ils sont Disponibles. Dans ce cas, l'utilisateur est invité à confirmer s'il souhaite mettre un terme anticipé à son bloc d'absence du bureau ou continuer à être défini comme Away.

  Pour modifier manuellement votre statut de disponibilité, accédez à l'une des pages suivantes :

  • Enregistrement de l'utilisateur :
    
    • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
    • Dans le menu latéral de gauche, naviguez vers Users & Teams.
  • Dans le tableau des utilisateurs, cliquez sur un enregistrement de l'utilisateur .
  • En haut de l'enregistrement de l'utilisateur, cliquez sur le menu déroulant Statut de l'utilisateur, puis cliquez sur Disponible ou En cours.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Oui, me définir comme disponible. 
    
    
    

   Boîte de réception :

  • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Boîte de réception.
  • Dans le coin supérieur gauche, activez ou désactivez l'interrupteur pour modifier votre statut de disponibilité. 
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Oui, me définir comme disponible.
    
    
    
    
    
    
  • Service d'assistance :
    
    • Dans votre compte HubSpot, accédez à Espaces de travail > Service d'assistance.
    • Dans le coin inférieur gauche, activez ou désactivez l'interrupteur pour modifier votre statut de disponibilité.
    • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Oui, me définir comme disponible.
      
      
      
      

Synchronisez les événements du calendrier des absences avec HubSpot 

Si vous utilisez la synchronisation du calendrier de HubSpot avec Google ou le calendrier Outlook, vous pouvez synchroniser automatiquement des événements automatiques entre votre calendrier et HubSpot. 

Pour synchroniser des événements automatiques entre HubSpot et votre calendrier Google ou Outlook : 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
• Dans le tableau des utilisateurs, cliquez sur une fiche d'informations d'utilisateur.
• Cliquez sur l'onglet Préférences. Puis, dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Heures de travail.
• Dans la section Absence du bureau, sélectionnez la case à cocher Synchroniser les absences du bureau avec votre calendrier . 

Une fois ce paramètre activé, toute nouvelle création ou modification de blocs de bureaux sur le calendrier de l’utilisateur sera automatiquement synchronisée avec HubSpot, et vice versa. Ce paramètre sera également utilisé pour déterminer la disponibilité de l’utilisateur pour une affectation automatique.