Sincronizzazione di attività e compiti tra HubSpot e Salesforce

Dopo aver rata l' integrazione HubSpot-Salesforce, è possibile sincronizzare le attività di marketing e vendita di HubSpot con le attività di Salesforce. La sincronizzazione delle attività di HubSpot come le aperture delle e-mail, i clic e gli invii di form con le attività di Salesforce offre al vostro team una visione completa del percorso del cliente, delle interazioni e delle attività in un unico sistema unificato, migliorando la collaborazione e l'efficienza. È inoltre possibile effettuare rapporti sulle attività di HubSpot all'interno di Salesforce.

Prima di iniziare

Prima di iniziare l'impostazione della sincronizzazione, tenere presente quanto segue:

• L'attivazione della sincronizzazione non comporta l'importazione automatica di tutti i dati delle attività da Salesforce a HubSpot. I singoli record vengono sincronizzati quando vengono creati o aggiornati in Salesforce. Per importare tutti i dati in HubSpot, utilizzare un' importazione.
• Una volta selezionata un'attività HubSpot da sincronizzare con Salesforce, tutte le attività HubSpot di quel tipo verranno sincronizzate.
• Le e-mail create in Salesforce con lo strumento Einstein Attività Capture non vengono sincronizzate con HubSpot, poiché non sono create come attività (e-mail) in Salesforce.

Tipi di sincronizzazione tra HubSpot e Salesforce

A seconda di come sono impostate le attività di Salesforce, se si desidera che la sincronizzazione sia unidirezionale o bidirezionale e quali attività si desidera sincronizzare, è possibile scegliere tra due tipi di sincronizzazione :

• Sincronizzazione della Cronologia
• Sincronizzazione delle attività

Sincronizzazione della Cronologia

Si tratta di una sincronizzazione unidirezionale da HubSpot a Salesforce che sincronizza gli eventi della cronologia di HubSpot con Salesforce come attività.

Eventi HubSpot supportati dalla sincronizzazione della Cronologia

La sincronizzazione della Cronologia supporta i seguenti eventi di HubSpot:

• Invio di form
• Invii, aperture e clic delle e-mail di marketing
• Invio, apertura e clic delle e-mail di vendita
• Strumento di pianificazione delle riunioni
• Chiamate effettuate
• Note create
• Contenuti di vendita visualizzati
• Attività create
• Eventi dalle integrazioni installate

Sincronizzare le cronologie degli eventi di HubSpot con le attività di Salesforce

Tenere presente i seguenti tempi, dopo l'attivazione della sincronizzazione:

• E-mail di vendita, attività, riunioni, note e visualizzazioni di contenuti di vendita: queste attività si sincronizzano solo dopo l'attivazione del contatto. Le attività precedenti alla sincronizzazione dei contatti non saranno sincronizzate retroattivamente.
• Eventi di marketing e-mail: solo gli eventi di marketing e-mail verificatisi entro 30 giorni dalla sincronizzazione del contatto saranno sincronizzati con Salesforce.
• Invio di form: solo gli invii di form avvenuti entro un anno dalla sincronizzazione del contatto saranno sincronizzati con Salesforce.

Si prega di notare :

• Ogni volta che un contatto apre o fa clic su un'e-mail di marketing inviata dal vostro account HubSpot, HubSpot deduplica ogni tipo di attività sulla timeline del record dell'oggetto. Se avete impostato queste attività e-mail per la sincronizzazione con Salesforce, le attività corrispondenti di Salesforce vengono create tramite l' API Evento di HubSpot, che non deduplica le attività.
• Se un contatto apre o fa clic su un'e-mail di marketing più volte, verranno create più attività di Salesforce.
• Se un contatto inoltra un'e-mail di marketing a un altro destinatario, tutte le aperture e i clic successivi saranno attribuiti al contatto originale e verranno create altre attività di Salesforce.

Come impostare la sincronizzazione della Cronologia

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Integrazioni > App entrate in contatto.
3. Cercare e selezionare Salesforce.
4. Fare clic sulla scheda Attività .
5. Nella sezione Cronologia , accanto al rispettivo evento di HubSpot, fate clic per attivare l'interruttore e sincronizzare l'evento con un'attività di Salesforce.
6. Per specificare il tipo di attività Salesforce per l'attività, fare clic sul menu a discesa Tipo di attività Salesforce e selezionare un tipo di attività. Se non si seleziona un tipo di attività specifica (ad esempio, è selezionato -- Nessun tipo di attività -- ), l'attività verrà sincronizzata con Salesforce come attività senza tipo.

Sincronizzazione delle attività

Si tratta di una sincronizzazione bidirezionale tra HubSpot e Salesforce. Questo tipo di sincronizzazione consente la sincronizzazione bidirezionale, offrendo un controllo più granulare su cosa sincronizzare e in quale direzione.

Per attivare la sincronizzazione delle attività:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Integrazioni > App entrate in contatto.
3. Cercare e selezionare Salesforce.
4. Fare clic sulla scheda Feature Discovery .

5. Nella scheda Abilita nuova sincronizzazione attività , fare clic su Rata. 

Nota: se si attivano sia la sincronizzazione delle attività che la sincronizzazione della cronologia per lo stesso tipo di evento, la sincronizzazione delle attività sovrascriverà l'impostazione corrispondente della sincronizzazione della cronologia per evitare che vengano creati record duplicati in Salesforce.

Eventi HubSpot supportati dalla sincronizzazione delle Attività

I seguenti eventi di HubSpot sono supportati dalla sincronizzazione delle attività:

• Compiti
• Email
• Chiamate
• Riunioni

Come impostare la sincronizzazione delle Attività

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Integrazioni > App entrate in contatto.
3. Cercare e selezionare Salesforce.
4. Fare clic sulla scheda Attività .
5. Fare clic sulla scheda Attività, Email, Chiamate o Riunioni per sincronizzare le rispettive attività di HubSpot.
6. Per il tipo di evento che si desidera sincronizzare, fare clic per attivare l'interruttore di sincronizzazione.

7. Nella sezione Creazione e aggiornamento [Attività] , recensione di ciò che accade quando un evento di attività viene creato o aggiornato in HubSpot e Salesforce.
8. Nella sezione Eliminazione [Attività] , selezionare cosa succede in HubSpot e Salesforce quando un evento di attività viene eliminato.
9. Nella sezione Deduplicazione per mappatura del campo , fare clic sul menu a discesa e selezionare la mappatura del campo che si desidera utilizzare per deduplicare gli eventi dell'attività.
10. Nella sezione Regola di risoluzione dei conflitti di sincronizzazione , fare clic sul menu a discesa e selezionare l' applicazione da preferire per risolvere eventuali conflitti di dati.

11. Nella sezione Associare , se si desidera sincronizzare l'associazione dei contatti e quella degli account, fare clic per attivare l'opzione Sincronizza associazione account e Sincronizza associazione contatti .

• • Per ogni associazione, fare clic sul menu a discesa Campo di associazione primario e selezionare il campo che si desidera che HubSpot utilizzi per associare i due oggetti.
  • Fare clic sul menu a discesa Etichetta di associazione e selezionare l' etichetta di associazione che si desidera utilizzare.
  • Fare clic sul menu a discesa Direzione di sincronizzazione e selezionare la modalità di sincronizzazione dell'associazione tra HubSpot e Salesforce(sincronizzazione bidirezionale, solo da Salesforce a HubSpot o solo da HubSpot a Salesforce).

12. Nella sezione Mappatura delle proprietà , recensire la sincronizzazione dei campi di Salesforce con le proprietà delle attività di HubSpot. Passare il mouse su una proprietà e fare clic su Azioni, quindi selezionare Modifica per modificare la mappatura o Elimina per eliminare la mappatura. Fare clic su Aggiungi nuova mappatura per aggiungere una nuova mappatura del campo.

Rapporto sulle attività di HubSpot in Salesforce

1. Accedere al proprio account Salesforce.
2. Fare clic sulla scheda Rapporti .
3. In alto a destra, fare clic su Nuovo rapporto.
4. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Attività per visualizzare un elenco di tutti i rapporti basati sulle attività.
5. Fare clic su Attività con contatti o Attività con lead (è necessario creare rapporti separati per contatti e lead).
6. In alto a destra, fare clic su Avvia rapporto.

7. Per filtrare in base a un tipo di attività o a una data specifica, fare clic sulla scheda Filtri in alto a sinistra. Fare quindi clic sui filtri predefiniti esistenti per modificarli, oppure fare clic su Aggiungi filtro per cercare altri filtri da applicare.
8. In alto a destra, fare clic su Esegui rapporto per eseguirlo o su Salva per salvarlo.

Risoluzione degli errori di sincronizzazione delle attività

È possibile che si verifichi il seguente messaggio di errore quando si sincronizzano le attività di marketing e di vendita di HubSpot for marketers con le attività di Salesforce:

Problema nell'ottenere informazioni sulle attività da Salesforce. Abbiamo problemi a ottenere i dati del tipo di attività da Salesforce. Questo potrebbe essere dovuto al fatto che l'utente di Salesforce non ha il permesso di leggere il campo Tipo.

Per risolvere questo errore, seguite i due passaggi indicati di seguito. 

1. Assicuratevi che il campo Tipo sia visibile a tutti i profili in Salesforce

1. Accedere al proprio account Salesforce:

• • Salesforce Classic:
    • In alto a destra, fare clic su Setup (o [Nome utente] > Setup).
    • Nel menu della barra laterale sinistra, andare su Costruire > Personalizzare > Attività > Campi attività.
    • Nell'elenco dei campi, fare clic su Tipo.
  • Esperienza di fulminazione:
    • In alto a destra, fare clic sull'icona settings e selezionare settings Impostazione.
    • Nel menu della barra laterale sinistra, selezionare Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestione oggetti.
    • Nell'elenco degli oggetti, fare clic su Attività.
    • Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Campi & Relazioni. 
    • Nell'elenco dei campi, fare clic su Tipo.

2. Fare clic su Imposta sicurezza a livello di campo.

3. Nella riga di intestazione della tabella Sicurezza a livello di campo per il profilo , selezionare la casella di controllo Visibile .
4. In alto, fare clic su Salva. In questo modo il campo del tipo di attività sarà visibile a tutti i profili.

2. Assicurarsi che il campo Tipo sia visibile nel layout della pagina dell'attività in Salesforce

1. Accedere al proprio account Salesforce:

• • Salesforce Classic:
    • In alto a destra, fare clic su Setup (o [Nome utente] > Setup).
    • Nel menu della barra laterale sinistra, andare su Costruisci > Personalizzare > Attività > Layout di pagina delle attività.
    • A sinistra di Layout attività, fare clic su Modifica.
  • Esperienza di fulminazione:
    • In alto a destra, fare clic sull'icona dell'ingranaggio settings e selezionare settings Impostazione.
    • Nel menu della barra laterale sinistra, selezionare Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestione oggetti.
    • Nell'elenco degli oggetti, fare clic su Attività.
    • Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Layout di pagina. 
    • Fare clic su Layout attività.

2. Fare clic sulla voce Tipo nella barra degli strumenti e trascinarla nella posizione desiderata del layout di pagina.
3. Nella barra degli strumenti in alto a sinistra, fare clic su Salva per applicare le modifiche al layout.

Dopo aver reso il campo Tipo visibile a tutti i profili e averlo aggiunto al layout dell'attività in Salesforce, verificate se l'errore è stato risolto in HubSpot:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic su Salesforce. 
3. Passare alla scheda Attività . 
4. Se l'errore è stato risolto, il messaggio di errore non apparirà più in questa sezione.