Synkroniser aktiviteter og opgaver mellem HubSpot og Salesforce

Når du har rates HubSpot-Salesforce integrationen, kan du synkronisere HubSpot for marketers og salgsaktiviteter med Salesforce-opgaver. Synkronisering af HubSpot-aktiviteter som åbninger af e-mails, klik og indsendelser af formularer med Salesforce-opgaver giver dit team et komplet overblik over kunderejsen, interaktioner og aktiviteter i et enkelt, samlet system, hvilket forbedrer samarbejdet og effektiviteten. Du kan også rapportere om aktiviteter i HubSpot i Salesforce.

Før du går i gang

Før du begynder at sætte synkroniseringen op, skal du være opmærksom på følgende:

• Når du slår synkroniseringen til, importerer du ikke automatisk alle opgavedata fra Salesforce til HubSpot. Individuelle registre synkroniseres, når de oprettes eller opdateres i Salesforce. For at importere alle data til HubSpot skal du bruge en import.
• Når du har valgt en HubSpot-aktivitet, der skal synkroniseres med Salesforce, vil alle HubSpot-aktiviteter af den type blive synkroniseret.
• E-mails, der oprettes i Salesforce ved hjælp af Einstein Aktivitet Capture-værktøjet, synkroniseres ikke med HubSpot, da de ikke oprettes som aktiviteter (e-mail) i Salesforce.

Typer af synkroniseringer mellem HubSpot og Salesforce

Afhængigt af , hvordan dine Salesforce-aktiviteter er sat op, om du ønsker, at synkroniseringen skal være envejs eller tovejs, og hvilke aktiviteter du ønsker at synkronisere, er der to typer synkronisering, du kan vælge imellem:

• Synkronisering af tidslinje
• Synkronisering af aktiviteter

Synkronisering af tidslinje

Det er en envejssynkronisering fra HubSpot til Salesforce, der synkroniserer HubSpot tidslinje-hændelser til Salesforce som opgaver.

HubSpot-hændelser, der understøttes af synkroniseringen af Tidslinjen

Følgende HubSpot-hændelser understøttes af synkroniseringen af Tidslinjen:

• Indsendelse af formularer
• Afsendelse, åbning og klik af e-mailmarketing
• Afsendelse, åbning og klik af e-mails til salg
• Planlagte møder
• Opkald foretaget
• Noter oprettet
• Visning af indhold til salg
• Oprettede opgaver
• Hændelser fra installerede integrationer

Synkroniser tidslinjer for HubSpot-hændelser med Salesforce-opgaver

Vær opmærksom på følgende tidsrammer, efter at synkroniseringen er slået til:

• E-mails om salg, opgaver, møder, noter og visninger af salgsindhold: Disse aktiviteter synkroniseres kun, når kontakten er blevet trigget til at synkronisere. Aktiviteter fra før synkroniseringen af kontakten vil ikke blive synkroniseret med tilbagevirkende kraft.
• Marketingevent: Kun marketingevent, der fandt sted inden for 30 dage efter, at kontakten blev synkroniseret, vil blive synkroniseret med Salesforce.
• Indsendelser afformularer: Kun indsendelser af formularer, der er sket inden for et år efter, at kontakten blev synkroniseret, synkroniseres med Salesforce.

Bemærk venligst :

• Hver gang en kontakt åbner eller klikker på en marketingmail, der er sendt fra din HubSpot-konto, Deduplikerer HubSpot hver type aktivitet på objektregisterets tidslinje. Hvis du har sat disse e-mailaktiviteter op til at blive synkroniseret med Salesforce, oprettes de tilsvarende Salesforce-opgaver via HubSpots API for e-mailhændelser, som ikke deduplikerer aktiviteter.
• Hvis en kontakt åbner eller klikker på en marketingkontakt flere gange, vil der blive oprettet flere Salesforce-opgaver.
• Hvis en kontakt videresender en marketingkontakt til en anden modtager, vil alle efterfølgende åbninger og klik på e-mailen blive tilskrevet den oprindelige kontakt, og der vil blive oprettet flere Salesforce-opgaver.

Sådan indstiller du synkroniseringen af Tidslinjen

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre side skal du navigere til Integrationer > Kontaktede apps.
3. Søg efter og vælg Salesforce.
4. Klik på fanen Aktiviteter .
5. I afsnittet Tidslinje ud for den respektive HubSpot-hændelse skal du klikke for at slå kontakten til for at synkronisere den pågældende hændelse med en Salesforce-opgave.
6. Hvis du vil angive Salesforce-opgavetypen for aktiviteten, skal du klikke på rullemenuen Salesforce-opgavetype og vælge en opgavetype. Hvis du ikke vælger en specifik opgavetype (dvs. -- Ingen opgavetype -- er valgt), synkroniseres aktiviteten til Salesforce som en opgave uden type.

Synkronisering af aktiviteter

Det er en tovejssynkronisering mellem HubSpot og Salesforce. Denne type synkronisering giver mulighed for tovejssynkronisering, hvilket giver mere detaljeret kontrol over, hvad der synkroniseres og i hvilken retning.

Sådan slår du synkronisering af aktiviteter til:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre side skal du navigere til Integrationer > Kontaktede apps.
3. Søg efter og vælg Salesforce.
4. Klik på fanen Feature Discovery .

5. Klik på Rate på kortet Enable new Aktivitet Sync . 

Bemærk: Hvis du aktiverer både aktivitetssynkronisering og tidslinjesynkronisering for den samme type hændelse, vil aktivitetssynkroniseringen tilsidesætte den tilsvarende indstilling for tidslinjesynkronisering for at forhindre, at der oprettes dobbelte registre i Salesforce.

HubSpot-hændelser, der understøttes af synkronisering af aktiviteter

Følgende HubSpot-hændelser understøttes af synkronisering af aktiviteter:

• Opgaver
• E-mails
• Opkaldsfunktioner
• Møder

Sådan opsætter du synkronisering af aktiviteter

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. I menuen i venstre side skal du navigere til Integrationer > Kontaktede apps.
3. Søg efter og vælg Salesforce.
4. Klik på fanen Aktiviteter .
5. Klik på fanen Opgaver, E-mails, Opkald eller Møder for at synkronisere den respektive HubSpot-aktivitet.
6. For den type hændelse, du vil synkronisere, skal du klikke for at slå synkroniseringskontakten til.

7. I afsnittet Oprettelse og opdatering af [Aktivitet] skal du anmelde, hvad der sker, når en aktivitet oprettes eller opdateres i HubSpot og Salesforce.
8. I afsnittet Sletning af [Aktivitet] kan du vælge, hvad der skal ske i HubSpot og Salesforce, når en aktivitet slettes.
9. I afsnittet Deduplikering efter felttilknytning skal du klikke på rullemenuen og vælge den felttilknytning , du vil bruge til at deduplikere aktiviteterne.
10. I afsnittet Resolve Sync Conflict Rule skal du klikke på rullemenuen og vælge den app , der skal foretrækkes til at løse eventuelle datakonflikter.

11. Hvis du vil synkronisere kontakt- og kontotilknytningen i afsnittet Tilknytninger , skal du klikke for at slå Synkroniser kontotilknytning og Synkroniser kontakttilknytning til .

• • For hver tilknytning skal du klikke på rullemenuen Primary association field og vælge det felt , du vil have HubSpot til at bruge til at tilknytte de to objekter.
  • Klik på rullemenuen Tilknytningsetiket , og vælg det tilknytningsetiket , du vil bruge.
  • Klik på rullemenuen Synkroniseringsretning , og vælg, hvordan tilknytningen skal synkroniseres mellem HubSpot og Salesforce(tovejssynkronisering, kun Salesforce til HubSpot eller kun HubSpot til Salesforce).

12. I afsnittet Egenskabstilknytninger skal du anmelde, hvordan Salesforce-felter synkroniseres med HubSpot-aktiviteternes egenskaber. Hold musen over en egenskab, og klik på Handlinger, vælg derefter Rediger for at redigere tilknytningen eller Slet for at slette tilknytningen. Klik på Tilføj ny mapping for at tilføje en ny felttilknytning.

Rapport om aktiviteter i HubSpot i Salesforce

1. Naviger til din Salesforce-konto.
2. Klik på fanen Rapporter .
3. Klik på Ny rapport øverst til højre.
4. Klik på Aktiviteter i menuen til venstre for at se en liste over alle aktivitetsbaserede rapporter.
5. Klik på Aktiviteter med kontakter eller Aktiviteter med leads (der skal oprettes separate rapporter for kontakter og leads).
6. Klik på Start rapport øverst til højre.

7. Hvis du vil filtrere efter en bestemt aktivitetstype eller aktivitetsdato, skal du klikke på fanen Filtre øverst til venstre. Klik derefter på de eksisterende standardfiltre for at redigere dem, eller klik på Tilføj filter for at søge efter andre filtre, du ønsker at anvende.
8. Klik på Kør rapport øverst til højre for at køre rapporten, eller klik på Gem for at gemme rapporten.

Fejlfinding ved synkronisering af aktiviteter

Du kan støde på følgende fejlmeddelelse, når du synkroniserer HubSpot for marketers og salgsaktiviteter med Salesforce-opgaver:

Problem med at få opgaveinfo fra Salesforce. Vi har problemer med at få data om opgavetyper fra Salesforce. Det kan skyldes, at Salesforce-brugeren ikke har tilladelse til at læse feltet Type.

Følg de to trin nedenfor for at løse denne fejl. 

1. Sørg for, at feltet Type er synligt for alle profiler i Salesforce

1. Naviger til din Salesforce-konto:

• • Salesforce Classic:
    • Klik på Opsætning øverst til højre (eller [Dit navn] > Opsætning).
    • I menuen i venstre side skal du gå til Build > Customize > Aktiviteter > Opgavefelter.
    • Klik på Type på listen over felter.
  • Erfaring med lyn:
    • Klik på tandhjulsikonet øverst til højre settings tandhjulsikonet og vælg settings Opsætning.
    • Gå til Platform Tools > Objekts and Fields > Objekt Manager i menuen i venstre side.
    • Klik på Opgave på listen over objekter.
    • Gå til Fields & Relationships i menuen i venstre side. 
    • Klik på Type på listen over felter.

2. Klik på Indstil sikkerhed på feltniveau.

3. I overskriftsrækken i tabellen Sikkerhed på feltniveau for profil skal du markere afkrydsningsfeltet Synlig .
4. Klik på Gem øverst. Dette vil gøre opgavetypefeltet synligt for alle profiler.

2. Sørg for, at feltet Type er synligt på opgavesidens layout i Salesforce

1. Naviger til din Salesforce-konto:

• • Salesforce Classic:
    • Klik på Opsætning øverst til højre (eller [Dit navn] > Opsætning).
    • I menuen i venstre side skal du navigere til Build > Customize > Aktiviteter > Task Page Layouts.
    • Klik på Rediger til venstre for Opgavelayout.
  • Erfaring med lyn:
    • Klik på tandhjulsikonet øverst til højre settings og vælg settings Opsætning.
    • Gå til Platform Tools > Objekts and Fields > Objekt Manager i menuen i venstre side.
    • Klik på Opgave på listen over objekter.
    • Gå til sidelayout i menuen til venstre. 
    • Klik på Opgave-layout.

2. Klik på Type-elementet i værktøjslinjen, og træk og slip det til den ønskede placering på sidelayoutet.
3. Klik på Gem øverst til venstre i værktøjslinjen for at anvende dine layoutændringer.

Når du har gjort Type-feltet synligt for alle profiler og tilføjet det til dit opgavelayout i Salesforce, skal du tjekke, om fejlen er løst i HubSpot:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps.
2. Klik på Salesforce. 
3. Naviger til fanen Aktiviteter . 
4. Hvis fejlen er løst, vises fejlmeddelelsen ikke længere i dette afsnit.