Sincronizar atividades e tarefas entre o HubSpot e o Salesforce

Depois de instalar a integração HubSpot-Salesforce, pode sincronizar as actividades de marketing e vendas HubSpot com as tarefas da Salesforce para obter uma imagem mais completa das interacções com os seus contactos e leads e a produtividade da sua equipa. Você também pode relatar as atividades do HubSpot no Salesforce.

Sincronizar as tarefas do Salesforce com o HubSpot

Para criar tarefas no HubSpot quando as tarefas forem criadas no Salesforce:

• Na conta da HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação principal. Em Gerenciar, selecione Aplicativos conectados.
• Clique em Salesforce.
• Clique na guia Atividades.
• Clique no botão para ativar a sincronização de tarefa do Salesforce.

Se encontrar o seguinte erro no separador Actividades,aprenda como resolvê-lo:

Problema em obter informações sobre tarefas da Salesforce. Estamos com problemas para obter dados do tipo de tarefa do Salesforce. Isto pode ser porque o utilizador do Salesforce não tem permissão para ler o campo Tipo.

Após a sincronização de tarefas do Salesforce estar ligada, novas tarefas criadas no Salesforce aparecerão no registo de objecto correspondente no HubSpot quando ocorrer uma sincronização. Os campos a seguir nas tarefas do Salesforce serão sincronizados com o HubSpot:

• Atribuído a
• Relacionado a
• Data de vencimento
• Comentários

Para configurar uma sincronização bidirecional para as tarefas do HubSpot e do Salesforce em ambos os sistemas, ative a sincronização da linha do tempo para tarefas do HubSpot.

Atenção: ao activar a sincronização de tarefas da Salesforce, as novas tarefas da Salesforce serão sincronizadas com o HubSpot a avançar. Aprenda a importar tarefas existentes da Salesforce para o HubSpot.

Sync HubSpot activities to Salesforce tasks

Pode sincronizar o marketing HubSpot ou actividades de vendas à Salesforce como tarefas. Por exemplo, um contato que abre um e-mail de marketing pode sincronizar com o Salesforce como uma tarefa. Se estiver a utilizar Integrações HubSpot pode também sincronizar as actividades de contacto associadas com o Salesforce como tarefas.

As seguintes actividades no HubSpot podem ser sincronizadas com a Salesforce como tarefas:

• Envios de formulários
• Envio/abertura/clique de e-mail de marketing
• Envio/abertura/clique/resposta de e-mails de vendas
• Reuniões agendadas
• Chamadas efectuadas
• Notas criadas
• Conteúdo de vendas visto
• Tarefas criadas
• Evento de integração instalado
  

• Na conta da HubSpot, clique no ícone do Marketplace marketplace na barra de navegação principal. Em Gerenciar, selecione Aplicativos conectados.
• Na seção de integração do Salesforce, clique no menu suspenso Mais e selecione Exibir detalhes.
• Clique na guia Atividades.
• Selecione a caixa de seleção ao lado de uma atividade de marketing ou vendas do HubSpot para sincronizá-la com o Salesforce como uma tarefa.
• Para especificar o tipo de tarefa do Salesforce para a atividade, clique no menu suspenso Tipo de tarefa do Salesforce e selecione um tipo de tarefa. Se você não selecionar um tipo de tarefa específico (ou seja, -- Nenhum tipo de tarefa -- for selecionado), a atividade será sincronizada com o Salesforce como uma tarefa sem um tipo.

Uma vez seleccionada uma actividade HubSpot para sincronizar com o Salesforce, todas as actividades HubSpot desse tipo serão sincronizadas. 

Para configurar uma sincronização bidirecional para as tarefas do HubSpot e do Salesforce em ambos os sistemas, ative a sincronização de tarefas do Salesforce.

Atenção: as actividades devendasque estão associadas a múltiplos contactos HubSpot serão criadas apenas no contacto HubSpot criado mais recentemente que está a sincronizar-se com o Salesforce com sucesso. Se dois (ou mais) contactos HubSpot foram criados na mesma data, o HubSpot seleccionará o contacto com o ID de Objecto mais elevado. Por exemplo, se um e-mail de vendas foi enviado a dois destinatários, esse compromisso está associado aos registos de contacto de ambos os destinatários no HubSpot, mas quando esse compromisso é sincronizado com o Salesforce como uma tarefa, só pode ser associado a um contacto do Salesforce. 

Valores do campo Atribuído a na tarefa correspondente do Salesforce

A HubSpot segue estas etapas para decidir o valor que deve ser sincronizado com o campo Atribuído a na tarefa correspondente do Salesforce:

• A HubSpot sincronizará o proprietário da atividade com o campo Atribuído a na tarefa correspondente do Salesforce somente se o proprietário da atividade estiver mapeado a um usuário no Salesforce. Isso se aplica somente às atividades com proprietários (ou seja, tarefas, observações e chamadas do HubSpot).
• Se o proprietário da atividade não estiver mapeado a um usuário no Salesforce ou se a atividade não tiver um proprietário (por exemplo, um e-mail de marketing enviado), o HubSpot sincronizará o proprietário do objeto com o campo Atribuído a na tarefa correspondente do Salesforce somente se o proprietário do objeto estiver mapeado a um usuário no Salesforce.
• Se o proprietário da atividade e o proprietário do objeto não estiverem mapeados a um usuário no Salesforce, o usuário da integração será adicionado ao campo Atribuído a na tarefa do Salesforce.

Saiba mais sobre como as informações do proprietário são sincronizadas no HubSpot. Se você ativou a sincronização das tarefas do Salesforce com o HubSpot, o valor no campo Atribuído a será sincronizado com o HubSpot.

Relatório sobre as atividades do HubSpot no Salesforce

Depois de sincronizar as atividades do HubSpot para as tarefas do Salesforce, você pode informá-los no Salesforce criando um relatório de atividades personalizado.

• Navegue até sua conta do Salesforce.
• Clique na guia Relatórios.
• Clique em Novo relatório....
• Clique no ícone + para expandir a pasta Atividades.
• Clique em Atividades com contatos ou Atividades com leads (devem ser criados relatórios separados para contatos e leads).
• No canto inferior direito, clique em Criar.

• Ao lado de Mostrar, selecione quais atividades, status de atividade e tipos de atividade deseja exibir.
• Para filtrar por um tipo ou nome de atividade específico (por exemplo, um e-mail de marketing específico), ao lado dos Filtros, clique em Adicionar. 

• Clique no primeiro menu suspenso e selecione Assunto.
• Clique no segundo menu suspenso e selecione contém ou começa com.
• Clique no terceiro menu suspenso e insira os detalhes da atividade. Por exemplo, as actividades de marketing e vendas por correio electrónico terão um assunto que começa com a palavra Aberto, e os envios de um formulário chamado Contacte-nos terão o assunto Submetido: Contacte-nos.

• Para executar o relatório, clique em Executar relatório. Para salvar o relatório, clique em Salvar.