Activiteiten en taken synchroniseren tussen HubSpot en Salesforce

Na het installeren van de HubSpot-Salesforce integratie, kunt u HubSpot marketing- en verkoopactiviteiten synchroniseren met Salesforce taken voor een compleet beeld van interacties met uw leads en contactpersonen. U kunt ook rapporteren over HubSpot-activiteiten in Salesforce.

Salesforce-taken synchroniseren met HubSpot

Om taken te maken in HubSpot wanneer taken zijn gemaakt in Salesforce:

• Klik in je HubSpot account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de navigatiebalk. Onder Beheer, selecteer Gekoppelde apps.
• Klik op Salesforce.
• Klik op het tabblad Activiteiten .
• Klik op het gedeelte Taken, e-mails, gesprekken of vergaderingen.
• Klik om de respectieve schakelaars aan te zettenom Salesforce-taken, e-mails, oproepen of vergaderingen te synchroniseren met de respectieve HubSpot-activiteit.

Let op: het inschakelen van de synchronisatie zal niet automatisch alle taakgegevens importeren van Salesforce naar HubSpot. Individuele records worden gesynchroniseerd wanneer ze worden gemaakt of bijgewerkt in Salesforce. Gebruik een import om alle gegevens in HubSpot te importeren.

HubSpot-activiteiten synchroniseren met Salesforce-taken

De volgende activiteiten in HubSpot kunnen worden gesynchroniseerd met Salesforce als taken:

• Ingediende formulieren
• Marketing e-mail verzendingen/openingen/klikken
• Verkoop e-mail verzendingen/openingen/klikken/antwoorden
• Geplande vergaderingen
• Gesprekken gevoerd
• Notities gemaakt
• Inhoud voor verkoop bekeken
• Taken aangemaakt
• Gebeurtenissen van geïnstalleerde integraties

• Klik in je HubSpot account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de navigatiebalk. Onder Beheer, selecteer Gekoppelde apps.
• Klik op het tabblad Activiteiten.
• Klik in het gedeelte Tijdlijn naast de betreffende HubSpot-gebeurtenis om de schakelaar aan te zetten om die gebeurtenis te synchroniseren met een Salesforce-taak.
• Om het type Salesforce-taak voor de activiteit op te geven, klikt u op het vervolgkeuzemenu Salesforce-taaktype en selecteert u een type taak. Als u geen specifiek taaktype selecteert (d.w.z. -- Geen taaktype -- is geselecteerd), wordt de activiteit gesynchroniseerd met Salesforce als een taak zonder type.

Zodra je een HubSpot-activiteit hebt geselecteerd om te synchroniseren met Salesforce, worden alle HubSpot-activiteiten van dat type gesynchroniseerd.

Let op: verkoopactiviteitendie zijn gekoppeld aan meerdere HubSpot-contactpersonen worden alleen aangemaakt in de HubSpot-contactpersoon die het laatst is aangemaakt en die met succes wordt gesynchroniseerd met Salesforce. Als twee (of meer) HubSpot-contactpersonen op dezelfde datum zijn gemaakt, selecteert HubSpot de contactpersoon met de hoogste Object ID. Als er bijvoorbeeld een verkoop-e-mail is verzonden naar twee ontvangers, wordt die afspraak gekoppeld aan de contactrecords van beide ontvangers in HubSpot, maar wanneer die afspraak wordt gesynchroniseerd met Salesforce als een taak, kan deze maar aan één Salesforce-contact worden gekoppeld.

Waarden in het veld Toegewezen aan in de bijbehorende Salesforce-taak

HubSpot volgt deze stappen om de waarde te bepalen die wordt gesynchroniseerd met het veld Toegewezen aan in de bijbehorende Salesforce taak:

• HubSpot synchroniseert de eigenaar van de activiteit met het veld Toegewezen aan in de bijbehorende Salesforce taak, alleen als de eigenaar van de activiteit is gekoppeld aan een gebruiker in Salesforce. Dit geldt alleen voor activiteiten met eigenaren (d.w.z. HubSpot-taken, notities en oproepen).
• Als de eigenaar van de activiteit niet is gekoppeld aan een gebruiker in Salesforce of als de activiteit geen eigenaar heeft (bijvoorbeeld een verzonden marketing-e-mail), synchroniseert HubSpot de eigenaar van het object met het veld Toegewezen aan in de bijbehorende Salesforce-taak, alleen als de eigenaar van het object is gekoppeld aan een gebruiker in Salesforce.
• Als zowel de eigenaar van de activiteit als de eigenaar van het object niet is gekoppeld aan een gebruiker in Salesforce, wordt de integratiegebruiker toegevoegd aan het veld Toegewezen aan in de Salesforce-taak.

Meer informatie over hoe HubSpot informatie over eigenaren synchroniseert. Als je Salesforce-taken hebt ingeschakeld om te worden gesynchroniseerd met HubSpot, wordt de waarde in het veld Toegewezen aan gesynchroniseerd met HubSpot.

Rapporteren over HubSpot activiteiten in Salesforce

Nadat HubSpot-activiteiten zijn gesynchroniseerd met Salesforce-taken, kunt u hierover rapporteren in Salesforce door een aangepast activiteitenrapport te maken.

• Navigeer naar uw Salesforce-account.
• Klik op het tabblad Rapporten.
• Klik op Nieuw rapport....
• Klik op het +-pictogram om de map Activiteiten uit te vouwen.
• Klik opActiviteiten met contactpersonen of Activiteiten met leads (er moeten aparte rapporten worden gemaakt voor contactpersonen en leads).
• Klik rechtsonder op Maken.

• Selecteer naast Weergeven welke activiteiten, activiteitstatussen en activiteitstypen moeten worden weergegeven.
• Als u wilt filteren op een specifiek activiteitstype of een specifieke activiteitnaam (bijvoorbeeld een specifieke marketing-e-mail), klikt u naast Filters op Toevoegen.

• Klik op het eerste vervolgkeuzemenu en selecteer Onderwerp.
• Klik op het tweede vervolgkeuzemenu en selecteer Bevat of Begint met.
• Klik op het derde vervolgkeuzemenu en voer de details van de activiteit in. Activiteiten voor het openen van marketing- en verkoope-mails hebben bijvoorbeeld een onderwerp dat begint met het woord Geopend en inzendingen van een formulier met de naam Neem contact met ons op hebben als onderwerp Ingezonden: Neem contact met ons op.

• Klik op Rapport uitvoeren om het rapport uit te voeren. Om het rapport op te slaan, klikt u op Opslaan.