Synchronizacja działań i zadań między HubSpot i Salesforce

Po zainstalowaniu integracji HubSpot-Salesforce można zsynchronizować działania marketingowe i sprzedażowe HubSpot z zadaniami Salesforce. Synchronizacja działań HubSpot, takich jak otwarcia e-maili, kliknięcia i przesyłanie formularza z zadaniami Salesforce, daje zespołowi pełny obraz podróży klienta, interakcji i działań w jednym, ujednoliconym systemie, poprawiając współpracę i wydajność. Raporty na temat działań HubSpot można również sporządzać w Salesforce.

Przed rozpoczęciem

Przed rozpoczęciem konfiguracji synchronizacji należy zwrócić uwagę na poniższe kwestie:

• Włączenie synchronizacji nie spowoduje automatycznego importu wszystkich danych zadań z Salesforce do HubSpot. Poszczególne rekordy zostaną zsynchronizowane, gdy zostaną utworzone lub zaktualizowane w Salesforce. Aby zaimportować wszystkie dane do HubSpot, użyj importu.
• Po wybraniu aktywności HubSpot do synchronizacji z Salesforce, wszystkie aktywności HubSpot tego typu zostaną zsynchronizowane.
• Wiadomości e-mail utworzone w Salesforce za pomocą narzędzia Einstein Activity Capture nie są synchronizowane z HubSpot, ponieważ nie są tworzone jako zadania (wiadomości e-mail) w Salesforce.

Rodzaje synchronizacji między HubSpot i Salesforce

W zależności od tego , jak skonfigurowane są działania Salesforce, czy synchronizacja ma być jednokierunkowa czy dwukierunkowa oraz które działania mają zostać zsynchronizowane, istnieją dwa rodzaje synchronizacji do wyboru :

• Synchronizacja Osi czasu
• Synchronizacja aktywności

Synchronizacja Osi czasu

Jest to jednokierunkowa synchronizacja z HubSpot do Salesforce, która synchronizuje oś czasu HubSpot do Salesforce jako zadania.

Zdarzenia HubSpot obsługiwane przez synchronizację Osi czasu

Następujące zdarzenia HubSpot są obsługiwane przez synchronizację Osi czasu:

• Przesyłanie formularza
• Wysyłki, otwarcia i kliknięcia marketingowych wiadomości e-mail
• Wysyłki, otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail Sales
• Terminarz spotkań
• Wykonane połączenia
• Utworzone notatki
• Oglądane treści Sales
• Utworzone zadania
• Zdarzenia z zainstalowanych integracji

Synchronizacja osi czasu dla zdarzeń HubSpot z zadaniami Salesforce

Należy pamiętać o następujących ramach czasowych po włączeniu synchronizacji:

• Wiadomości e-mail dotyczące sprzedaży, zadania, spotkania, notatki i widoki treści sprzedażowych: te działania będą synchronizowane tylko po wyzwalaczu synchronizacji kontaktu. Wszelkie działania sprzed synchronizacji kontaktów nie zostaną zsynchronizowane z mocą wsteczną.
• Marketingowe eventy e-mail: tylko marketingowe eventy e-mail, które miały miejsce w ciągu 30 dni od synchronizacji kontaktu, zostaną zsynchronizowane z Salesforce.
• Przesyłanie formularza: tylko przesyłanie formularza, które miało miejsce w ciągu jednego roku od synchronizacji kontaktu, zostanie zsynchronizowane z Salesforce.

Uwaga :

• Za każdym razem, gdy kontakt otwiera lub klika e-mail marketingowy wysłany z konta HubSpot, HubSpot deduplikuje każdy typ aktywności na osi czasu rekordu obiektu. Jeśli skonfigurowałeś te działania e-mail do synchronizacji z Salesforce, odpowiadające im zadania Salesforce są tworzone za pośrednictwem API Email Zdarzeń HubSpot, które nie deduplikuje działań.
• Jeśli kontakt otworzy lub kliknie e-mail marketingowy wiele razy, zostanie utworzonych wiele zadań Salesforce.
• Jeśli kontakt przekaże marketingową wiadomość e-mail innemu odbiorcy, wszelkie kolejne otwarcia i kliknięcia wiadomości e-mail zostaną przypisane do pierwotnego kontaktu i utworzonych zostanie więcej zadań Salesforce.

Jak skonfigurować synchronizację Osi czasu

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu lewego paska bocznego przejdź do Integracje > Connected Apps.
3. Wyszukaj i wybierz Salesforce.
4. Kliknij kartę Działania .
5. W sekcji Oś czasu, obok odpowiedniego zdarzenia HubSpot, kliknij, aby włączyć przełącznik, aby zsynchronizować to zdarzenie z zadaniem Salesforce.
6. Aby określić typ zadania Salesforce dla aktywności, kliknij menu rozwijane Typ zadania Salesforce i wybierz typ zadania. Jeśli nie zostanie wybrany konkretny typ zadania (tj. wybrana zostanie opcja -- Brak typu zadania -- ), aktywność zostanie zsynchronizowana z Salesforce jako zadanie bez typu.

Synchronizacja aktywności

Jest to dwukierunkowa synchronizacja między HubSpot i Salesforce. Ten typ synchronizacji pozwala na synchronizację dwukierunkową, zapewniając bardziej szczegółową kontrolę nad tym, co się synchronizuje i w jakim kierunku.

Aby włączyć synchronizację aktywności:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu lewego paska bocznego przejdź do Integracje > Connected Apps.
3. Wyszukaj i wybierz Salesforce.
4. Kliknij kartę Wykrywanie funkcji .

5. Na karcie Enable new Activity Sync kliknij przycisk Rata. 

Uwaga: jeśli włączysz zarówno synchronizację aktywności, jak i synchronizację Osi czasu dla tego samego typu zdarzenia, synchronizacja aktywności zastąpi odpowiednie ustawienie synchronizacji Osi czasu, aby zapobiec tworzeniu zduplikowanych rekordów w Salesforce.

Zdarzenia HubSpot obsługiwane przez synchronizację aktywności

Następujące zdarzenia HubSpot są obsługiwane przez synchronizację aktywności:

• Zadania
• E-maile
• Połączenia
• Spotkania

Jak skonfigurować synchronizację aktywności

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu lewego paska bocznego przejdź do Integracje > Connected Apps.
3. Wyszukaj i wybierz Salesforce.
4. Kliknij kartę Działania .
5. Kliknij kartę Zadania, E-maile, Połączenia lub Spotkania , aby zsynchronizować odpowiednią aktywność HubSpot.
6. Dla typu zdarzenia, które chcesz zsynchronizować, kliknij, aby włączyć przełącznik synchronizacji.

7. W sekcji Tworzenie i aktualizacja [aktywności] dokonaj oceny tego, co dzieje się, gdy zdarzenie aktywności jest tworzone lub aktualizowane w HubSpot i Salesforce.
8. W sekcji Usuwanie [aktywności] wybierz, co stanie się w HubSpot i Salesforce, gdy zdarzenie aktywności zostanie usunięte .
9. W sekcji Deduplikacja według mapowania pól kliknij menu rozwijane i wybierz mapowania pól , których chcesz użyć do deduplikacji zdarzeń aktywności.
10. W sekcji Resolve Sync Conflict Rule kliknij menu rozwijane i wybierz aplikację , która powinna być preferowana do rozwiązywania konfliktów danych.

11. W sekcji Powiązania , jeśli chcesz zsynchronizować powiązanie kontaktu i powiązanie konta, kliknij, aby włączyć przełączniki Synchronizuj powiązanie konta i Synchronizuj powiązanie kontaktu .

• • Dla każdego powiązania kliknij menu rozwijane Primary association field i wybierz pole , którego HubSpot ma użyć do powiązania dwóch obiektów.
  • Kliknij menu rozwijane Etykieta powiąz ania i wybierz etykietę powiązania , której chcesz użyć.
  • Kliknij menu rozwijane Kierunek synchronizacji i wybierz sposób, w jaki powiązanie ma być synchronizowane między HubSpot i Salesforce(synchronizacja dwukierunkowa, tylko Salesforce do HubSpot lub tylko HubSpot do Salesforce).

12. W sekcji Mapowania właściwości dokonaj oceny sposobu synchronizacji pól Salesforce z właściwościami aktywności HubSpot. Najedź kursorem na właściwość i kliknij Akcje, a następnie wybierz Edytuj , aby edytować mapowanie lub Usuń , aby usunąć mapowanie. Kliknij Dodaj nowe mapowanie , aby dodać nowe mapowanie pól.

Raport z działań HubSpot w Salesforce

1. Przejdź do swojego konta Salesforce.
2. Kliknij kartę Raporty .
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Nowy raport.
4. W lewym menu paska bocznego kliknij Aktywności , aby wyświetlić listę wszystkich raportów opartych na aktywnościach.
5. Kliknij Działania z Kontaktami lub Działania z Leadami (dla kontaktów i leadów należy utworzyć osobne raporty).
6. W prawym górnym rogu kliknij opcję Rozpocznij raport.

7. Aby filtrować według określonego typu aktywności lub daty aktywności, kliknij kartę Filtry w lewym górnym rogu. Następnie kliknij istniejące domyślne filtry , aby je edytować, lub kliknij Dodaj filtr , aby wyszukać inne filtry, które chcesz zastosować.
8. W prawym górnym rogu kliknij Uruchom raport , aby uruchomić raport lub kliknij Zapisz , aby zapisać raport.

Rozwiązywanie błędów synchronizacji aktywności

Podczas synchronizacji działań marketingowych i sprzedażowych HubSpot z zadaniami Salesforce może pojawić się obserwujący komunikat o błędzie:

Problem z uzyskaniem informacji o zadaniu z Salesforce. Mamy problem z uzyskaniem danych typu zadania z Salesforce. Może to być spowodowane tym, że użytkownik Salesforce nie ma uprawnień do odczytu pola Type.

Aby rozwiązać ten błąd, należy obserwować dwa poniższe kroki. 

1. Upewnij się, że pole Type jest widoczne dla wszystkich profili w Salesforce

1. Przejdź do swojego konta Salesforce:

• • Salesforce Classic:
    • W prawym górnym rogu kliknij przycisk Setup (lub [Your Name] > Setup).
    • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Build > Customize > Activities > Task Fields.
    • Na liście pól kliknij opcję Typ.
  • Doświadczenie z Lightning:
    • W prawym górnym rogu kliknij ikonę settings i wybierz settings Konfiguracja.
    • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Narzędzia platformy > Obiekty i pola > Menedżer obiektów.
    • Na liście obiektów kliknij opcję Zadanie.
    • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Pola & Relacje. 
    • Na liście pól kliknij opcję Typ.

2. Kliknij przycisk Ustaw zabezpieczenia na poziomie pola.

3. W wierszu nagłówka tabeli Field-Level Security for Profile zaznacz pole wyboru Visible .
4. Na górze kliknij przycisk Zapisz. Dzięki temu pole typu zadania będzie widoczne dla wszystkich profili.

2. Upewnij się, że pole Typ jest widoczne w układzie strony zadania w Salesforce

1. Przejdź do swojego konta Salesforce:

• • Salesforce Classic:
    • W prawym górnym rogu kliknij przycisk Setup (lub [Your Name] > Setup).
    • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do strony Build > Customize > Activities > Task Page Layouts.
    • Po lewej stronie układu zadań kliknij Edytuj.
  • Doświadczenie z Lightning:
    • W prawym górnym rogu kliknij ikonę koła zębatego settings i wybierz settings Konfiguracja.
    • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Narzędzia platformy > Obiekty i pola > Menedżer obiektów.
    • Na liście obiektów kliknij opcję Zadanie.
    • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Układy stron. 
    • Kliknij opcję Układ zadań.

2. Kliknij element Tekst na pasku narzędzi, a następnie przeciągnij go i upuść w wybranym miejscu układu strony.
3. W lewym górnym rogu paska narzędzi kliknij przycisk Zapisz , aby zastosować zmiany układu.

Po uczynieniu pola Type widocznym dla wszystkich profili i dodaniu go do układu zadań w Salesforce, sprawdź, czy błąd został rozwiązany w HubSpot:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij Salesforce. 
3. Przejdź do zakładki Działania . 
4. Jeśli błąd został rozwiązany, komunikat o błędzie nie będzie już wyświetlany w tej sekcji.