Synkroniser aktiviteter og oppgaver mellom HubSpot og Salesforce

Etter at du har avdraget integreringen mellom HubSpot og Salesforce, kan du synkronisere aktiviteter i HubSpot for marketers og salg med oppgaver i Salesforce. Ved å synkronisere HubSpot-aktiviteter som e-poster som åpnes, klikk og skjemainnsendinger med Salesforce-oppgaver får teamet ditt en fullstendig oversikt over kundeforløpet, interaksjoner og aktiviteter i ett enkelt, enhetlig system, noe som forbedrer samarbeidet og effektiviteten. Du kan også rapportere om aktiviteter i HubSpot i Salesforce.

Før du setter i gang

Før du begynner å konfigurere synkroniseringen, må du være oppmerksom på følgende:

• Når du slår på synkroniseringen, importeres ikke alle oppgavedata automatisk fra Salesforce til HubSpot. Individuelle oppføringer synkroniseres når de opprettes eller oppdateres i Salesforce. For å importere alle data til HubSpot, bruk en import.
• Når du velger en HubSpot-aktivitet som skal synkroniseres med Salesforce, vil alle HubSpot-aktiviteter av den typen synkroniseres.
• E-poster som opprettes i Salesforce ved hjelp av Einstein Aktivitet Capture-verktøyet, synkroniseres ikke med HubSpot, ettersom de ikke opprettes som aktiviteter (e-post) i Salesforce.

Typer synkroniseringer mellom HubSpot og Salesforce

Avhengig av hvordan aktivitetene i Salesforce er satt opp, om du vil at synkroniseringen skal være enveis eller toveis, og hvilke aktiviteter du ønsker å synkronisere, kan du velge mellom to typer synkronisering :

• Synkronisering av tidslinje
• Synkronisering av aktiviteter

Synkronisering av tidslinje

Det er en enveis synkronisering fra HubSpot til Salesforce som synkroniserer hendelser på tidslinjen i HubSpot til Salesforce som oppgaver.

Hendelser i HubSpot som støttes av synkroniseringen av Tidslinjen

Følgende HubSpot-hendelser støttes av synkroniseringen av Tidslinje:

• Skjemainnsendinger
• E-postmarkedsføring, åpninger og klikk
• Salg av e-post, åpninger og klikk
• Møteplanlagte møter
• Ringer
• Notater opprettet
• Visning av innhold fra salg
• Opprettede oppgaver
• Hendelser fra avdragene fra integreringer

Synkroniser tidslinjer for hendelser i HubSpot med tidslinjer for Salesforce-oppgaver

Vær oppmerksom på følgende tidsrammer etter at synkroniseringen er slått på:

• E-poster, oppgaver, møter, notater og visninger av salgsinnhold: Disse aktivitetene synkroniseres bare etter at kontakten har blitt trigget til å synkronisere. Aktiviteter fra før kontakten synkroniseres, vil ikke bli synkronisert med tilbakevirkende kraft.
• Markedsføringsarrangementer: Kun markedsføringsarrangementer som har funnet sted innen 30 dager etter at kontakten ble synkronisert, vil synkroniseres med Salesforce.
• Skjemainnsendinger: Bare skjemainnsendinger som har skjedd innen ett år etter at kontakten ble synkronisert, vil synkroniseres med Salesforce.

Vær oppmerksom på dette:

• Hver gang en kontakt åpner eller klikker på en e-post som er sendt fra HubSpot-kontoen din, avdupliserer HubSpot hver type aktivitet på objekttypens tidslinje. Hvis du har satt opp disse aktivitetene til å synkroniseres med Salesforce, blir de tilsvarende Salesforce-oppgavene opprettet via HubSpots programmeringsgrensesnitt for e-posthendelser, som ikke avdupliserer aktiviteter.
• Hvis en kontakt åpner eller klikker på en e-postmarkedsføring flere ganger, vil det opprettes flere Salesforce-oppgaver.
• Hvis en kontakt videresender en e-postmarkedsføringskontakt til en annen mottaker, vil alle påfølgende e-poster som åpnes og klikkes på, attribueres til den opprinnelige kontakten, og flere Salesforce-oppgaver vil bli opprettet.

Slik konfigurerer du synkronisering av Tidslinjen

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen til venstre navigerer du til Integreringer > Tilkoblede apper.
3. Søk etter og velg Salesforce.
4. Klikk på fanen Aktiviteter .
5. I Tidslinje-delen , ved siden av den respektive HubSpot-hendelsen, klikker du for å slå på bryteren for å synkronisere den aktuelle hendelsen med en Salesforce-oppgave.
6. Hvis du vil angi Salesforce-oppgavetypen for aktiviteten, klikker du på rullegardinmenyen Salesforce-oppgavetype og velger en oppgavetype. Hvis du ikke velger en spesifikk oppgavetype (dvs. -- Ingen oppgavetype -- er valgt), vil aktiviteten synkroniseres med Salesforce som en oppgave uten type.

Synkronisering av aktiviteter

Det er en toveis synkronisering mellom HubSpot og Salesforce. Denne typen synkronisering gir mulighet for toveis synkronisering, noe som gir mer detaljert kontroll over hva som synkroniseres og i hvilken retning.

Slik slår du på synkronisering av Aktivitet:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen til venstre navigerer du til Integreringer > Tilkoblede apper.
3. Søk etter og velg Salesforce.
4. Klikk på fanen Funksjonsoppdagelse .

5. Klikk på Avdrag på kortet Aktiver ny aktivitetssynkronisering . 

Merk: Hvis du slår på både Aktivitet-synkronisering og Tidslinje-synkronisering for samme type hendelse, vil Aktivitet-synkroniseringen overstyre den tilsvarende innstillingen for Tidslinje-synkronisering for å forhindre at det opprettes dupliserte oppføringer i Salesforce.

HubSpot-hendelser som støttes av synkroniseringen av Aktivitet

Følgende HubSpot-hendelser støttes av synkronisering av Aktivitet:

• Oppgaver
• E-poster
• Ringer
• Møte

Slik konfigurerer du synkronisering av Aktiviteter

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
2. I menyen til venstre navigerer du til Integreringer > Tilkoblede apper.
3. Søk etter og velg Salesforce.
4. Klikk på fanen Aktiviteter .
5. Klikk på fanen Oppgaver, E-post, Ringer eller Møter for å synkronisere den respektive HubSpot-aktiviteten.
6. For den hendelsen du vil synkronisere, klikker du for å slå på synkroniseringsbryteren.

7. I avsnittet Opprette og oppdatere [Aktivitet] kan du gjennomgå hva som skjer når en hendelse opprettes eller oppdateres i HubSpot og Salesforce.
8. I delen Slette [Aktivitet] velger du hva som skal skje i HubSpot og Salesforce når en aktivitet slettes.
9. I delen Avduplisering etter feltkartlegging klikker du på rullegardinmenyen og velger feltkartleggingen du vil bruke til å avduplisere aktivitetene.
10. I delen Løs regel for synkroniseringskonflikt klikker du på rullegardinmenyen og velger appen som skal foretrekkes for å løse eventuelle datakonflikter .

11. Hvis du vil synkronisere tilknytningen til kontakten og kontoen i Tilknytninger , klikker du på for å slå på Synkroniser tilknytning til konto og Synkroniser tilknytning til kontakt .

• • For hver tilknytning klikker du på rullegardinmenyen Primary association field og velger feltet du vil at HubSpot skal bruke for å tilknytte de to objektene.
  • Klikk på rullegardinmenyen Tilknytningsetikett , og velg tilknytningsetiketten du vil bruke.
  • Klikk på rullegardinmenyen Synkroniseringsretning og velg hvordan du vil at tilknytningen skal synkroniseres mellom HubSpot og Salesforce(toveis synkronisering , kun Salesforce til HubSpot eller kun HubSpot til Salesforce).

12. I delen Egenskapstilordninger kan du gjennomgå hvordan Salesforce-felt synkroniseres med egenskaper for HubSpot-aktiviteter. Hold musepekeren over en egenskap og klikk på Handlinger, og velg deretter Rediger for å redigere tilordningen eller Slett for å slette tilordningen. Klikk på Legg til ny tilordning for å legge til en ny feltkartlegging.

Rapport om aktiviteter i HubSpot i Salesforce

1. Naviger til Salesforce-kontoen din.
2. Klikk på fanen Rapporter .
3. Klikk på Ny rapport øverst til høyre.
4. Klikk på Aktiviteter i menyen til venstre for å se en liste over alle aktivitetsbaserte rapporter.
5. Klikk på Aktiviteter med kontakter eller Aktiviteter med leads (det må opprettes separate rapporter for kontakter og leads).
6. Klikk på Start rapport øverst til høyre.

7. Hvis du vil filtrere etter en bestemt type aktivitet eller dato for aktivitet, klikker du på fanen Filtre øverst til venstre. Klikk deretter på de eksisterende standardfiltrene for å redigere dem, eller klikk på Legg til filter for å søke etter andre filtre du ønsker å bruke.
8. Klikk på Kjør rapport øverst til høyre for å kjøre rapporten, eller klikk på Lagre for å lagre rapporten.

Feilsøke feil ved synkronisering av aktiviteter

Du kan støte på følgende feilmelding når du synkroniserer HubSpot for marketers aktiviteter med Salesforce-oppgaver:

Problem med å hente oppgaveinformasjon fra Salesforce. Vi har problemer med å få oppgavetype-data fra Salesforce. Dette kan skyldes at Salesforce-brukeren ikke har tillatelse til å lese Type-feltet.

Følg de to trinnene nedenfor for å løse denne feilen. 

1. Sørg for at Type-feltet er synlig for alle profiler i Salesforce

1. Naviger til Salesforce-kontoen din:

• • Salesforce Classic:
    • Klikk på Oppsett øverst til høyre (eller [Ditt navn] > Oppsett).
    • I menyen til venstre navigerer du til Build > Customize > Aktiviteter > Oppgavefelt.
    • Klikk på Type i listen over felt.
  • Lightning Experience:
    • Klikk på tannhjulikonet øverst til høyre settings tannhjulikonet og velg settings Oppsett.
    • I menyen til venstre navigerer du til Platform Tools > Objekts and Fields > Objekt Manager.
    • Klikk på Oppgave i listen over objekter.
    • Gå til Fields & Relationships i menyen i venstre sidefelt. 
    • Klikk på Type i listen over felt.

2. Klikk på Angi sikkerhet på feltnivå.

3. I overskriftsraden i tabellen Sikkerhet på feltnivå for profil markerer du avkrysningsboksen Synlig .
4. Klikk på Lagre øverst. Dette gjør oppgavetypefeltet synlig for alle profiler.

2. Sørg for at Type-feltet er synlig på oppgavesidelayoutet i Salesforce

1. Gå til Salesforce-kontoen din:

• • Salesforce Classic:
    • Klikk på Oppsett øverst til høyre (eller [Ditt navn] > Oppsett).
    • I menyen til venstre navigerer du til Bygg > Tilpass > Aktiviteter > Oppsett av oppgavesider.
    • Klikk på Rediger til venstre i Oppgaveoppsett.
  • Lightning Experience:
    • Klikk på tannhjulikonet øverst til høyre settings og velg settings Oppsett.
    • I menyen til venstre navigerer du til Platform Tools > Objekts and Fields > Objekt Manager.
    • Klikk på Oppgave i listen over objekter.
    • Gå til Sideoppsett i menyen i venstre sidefelt. 
    • Klikk på Oppgaveoppsett.

2. Klikk på Type-elementet i verktøylinjen, og dra og slipp det på ønsket sted på sideoppsettet.
3. Klikk på Lagre øverst til venstre i verktøylinjen for å ta i bruk layoutendringene.

Etter at du har gjort Type-feltet synlig for alle profiler og lagt det til i oppgaveoppsettet i Salesforce, kan du sjekke om feilen er løst i HubSpot:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på Salesforce. 
3. Gå til fanen Aktiviteter . 
4. Hvis feilen er løst, vises ikke lenger feilmeldingen i denne delen.