Aktivitäten und Aufgaben zwischen HubSpot und Salesforce synchronisieren

Nach der Installation der HubSpot-Salesforce-Integration können Sie die Marketing- und Vertriebsaktivitäten von HubSpot mit den Aufgaben von Salesforce synchronisieren, um ein vollständigeres Bild der Interaktionen mit Ihren Leads und Kontakten sowie der Produktivität Ihres Teams zu erhalten. Sie können auch Berichte über HubSpot-Aktivitäten in Salesforce erstellen.

Salesforce-Aufgaben mit HubSpot synchronisieren

So erstellen Sie Aufgaben in HubSpot, wenn Aufgaben in Salesforce erstellt werden:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marktplatzsymbol marketplace. Klicken Sie dann im Abschnitt Verwalten auf Verknüpfte Apps.
• Klicken Sie auf „Salesforce“.
• Klicken Sie auf die Registerkarte „Aktivitäten“.
• Klicken Sie auf den Schalter „Salesforce-Aufgabensynchronisierung“, um ihn zu aktivieren.

Wenn der folgende Fehler auf der Registerkarte Aktivitäten auftritt,erfahren Sie, wie Sie ihn beheben können:

Problem beim Abrufen von Aufgabeninformationen aus Salesforce. Wir haben Probleme beim Abrufen von Aufgabentypdaten aus Salesforce. Dies könnte daran liegen, dass der Salesforce-Benutzer keine Berechtigung zum Lesen des Feldes Typ hat.

Nachdem die Aufgabensynchronisierung mit Salesforce aktiviert wurde, werden neue Aufgaben, die in Salesforce erstellt wurden, im entsprechenden Objektdatensatz in HubSpot angezeigt, wenn eine Synchronisierung stattfindet. Die folgenden Felder für Aufgaben in Salesforce werden mit HubSpot synchronisiert:

• Zugewiesen an
• Bezieht sich auf
• Fälligkeitsdatum
• Kommentare

Um eine bidirektionale Synchronisierung für HubSpot- und Salesforce-Aufgaben in beiden Systemen einzurichten, aktivieren Sie die Chronik-Synchronisierung für HubSpot-Aufgaben.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Salesforce-Aufgabensynchronisierung aktivieren, werden neue Salesforce-Aufgaben in Zukunft mit HubSpot synchronisiert. Erfahren Sie, wie Sie bestehende Salesforce-Aufgaben in HubSpot importieren können.

Synchronisierung von HubSpot-Aktivitäten mit Salesforce-Aufgaben

Sie können HubSpot-Marketing- oder -Vertriebsaktivitäten mit Salesforce als Aufgaben synchronisieren. Beispiel: Ein Kontakt, der eine Marketing-E-Mail öffnet, kann als Aufgabe mit Salesforce synchronisiert werden. Wenn Sie die HubSpot-Integrationen verwenden, können Sie die damit verbundenen Kontaktaktivitäten auch als Aufgaben mit Salesforce synchronisieren.

Die folgenden Aktivitäten in HubSpot können mit Salesforce als Aufgaben synchronisiert werden:

• Formulareinsendungen
• Gesendete/geöffnete/geklickte Marketing-E-Mails
• Gesendete/geöffnete/geklickte/beantwortete Verkaufs-E-Mails
• Geplante Begegnungen
• Getätigte Anrufe
• Erstellte Notizen
• Gesehene Verkaufsinhalte
• Erstellte Aufgaben
• Integrationsereignis installiert
  

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marktplatzsymbol marketplace. Klicken Sie dann im Abschnitt Verwalten auf Verknüpfte Apps.
• Klicken Sie im Abschnitt Salesforce-Integration auf das Dropdown-Menü „Mehr“ und wählen Sie „Details anzeigen“ aus.
• Klicken Sie auf die Registerkarte „Aktivitäten“.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einer HubSpot-Marketing- oder Vertriebsaktivität, die als Aufgabe mit Salesforce synchronisiert werden soll.
• Um den Salesforce-Aufgabentyp für die Aktivität festzulegen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Salesforce-Aufgabentyp“ und wählen Sie einen Aufgabentyp aus. Wenn Sie keinen bestimmten Aufgabentyp auswählen (d. h., – Kein Aufgabentyp – ist ausgewählt), wird die Aktivität als Aufgabe ohne Aufgabentyp mit Salesforce synchronisiert.

Sobald Sie eine HubSpot-Aktivität für die Synchronisierung mit Salesforce ausgewählt haben, werden alle HubSpot-Aktivitäten dieses Typs synchronisiert. 

Um eine bidirektionale Synchronisierung für HubSpot- und Salesforce-Aufgaben in beiden Systemen einzurichten, aktivieren Sie die Salesforce-Aufgabensynchronisierung.

Bitte beachten Sie: Vertriebsaktivitäten, die mit mehreren HubSpot-Kontakten verknüpft sind, werden nur in dem zuletzt erstellten HubSpot-Kontakt erstellt, der erfolgreich mit Salesforce synchronisiert wird. Wenn zwei (oder mehr) HubSpot-Kontakte am gleichen Datum erstellt wurden, wählt HubSpot den Kontakt mit der höchsten Objekt-ID aus. Wenn zum Beispiel eine Vertriebs-E-Mail an zwei Empfänger gesendet wurde, wird dieses Engagement mit den Kontaktdatensätzen beider Empfänger in HubSpot verknüpft, aber wenn dieses Engagement als Aufgabe mit Salesforce synchronisiert wird, kann es nur mit einem Salesforce-Kontakt verknüpft werden. 

Werte im Feld Zugewiesen zu in der entsprechenden Salesforce-Aufgabe

HubSpot befolgt diese Schritte, um den Wert zu ermitteln, der mit dem Feld Zugewiesen zu in der entsprechenden Salesforce-Aufgabe synchronisiert wird:

• HubSpot synchronisiert den zuständigen Mitarbeiter für die Aktivität mit dem Feld Zugewiesen zu in der entsprechenden Salesforce-Aufgabe nur dann, wenn der zuständige Mitarbeiter für die Aktivität einem Benutzer in Salesforce zugeordnet ist. Dies gilt nur für Aktivitäten mit zuständigen Mitarbeitern (d. h., HubSpot-Aufgaben, Notizen und Anrufe).
• Ist der zuständige Mitarbeiter für die Aktivität keinem Benutzer in Salesforce zugeordnet oder hat die Aktivität keinen zuständigen Mitarbeiter (z. B. gesendete Marketing-E-Mail), synchronisiert HubSpot den zuständigen Mitarbeiter für ein Objekt nur dann mit dem Feld Zugewiesen zu in der entsprechenden Salesforce-Aufgabe, wenn der Mitarbeiter einem Benutzer in Salesforce zugeordnet ist.
• Wenn sowohl der zuständige Mitarbeiter für die Aktivität als auch der für das Objekt zuständige Mitarbeiter keinem Benutzer in Salesforce zugeordnet sind, wird der Integrationsbenutzer zum Feld Zugewiesen zu in der Salesforce-Aufgabe hinzugefügt.

Erfahren Sie mehr darüber, wie HubSpot die Informationen von zuständigen Mitarbeitern synchronisiert. Wenn Sie festgelegt haben, dass für Salesforce-Aufgaben zurück mit HubSpot synchronisiert werden, wird der Wert im Feld Zugewiesen zu zurück mit HubSpot synchronisiert.

Bericht über HubSpot-Aktivitäten in Salesforce

Nachdem Sie HubSpot-Aktivitäten mit Salesforce-Aufgaben synchronisiert haben, können Sie darüber Berichte in Salesforce erstellen, indem Sie einen benutzerdefinierten Aktivitätsbericht erstellen.

• Gehen Sie zu Ihrem Salesforce-Konto.
• Klicken Sie auf die Registerkarte „Berichte“.
• Klicken Sie auf Neuer Bericht….
• Klicken Sie auf das Symbol +, um den Ordner „Aktivitäten“ zu erweitern.
• Klicken Sie auf „Aktivitäten mit Kontakten“ oder auf „Aktivitäten mit Leads“ (für Kontakte und Leads müssen separate Berichte erstellt werden).
• Klicken Sie unten rechts auf „Erstellen“.

• Wählen Sie neben „Anzeigen“ aus, welche Aktivitäten, Aktivitätsstatus und Aktivitätstypen angezeigt werden sollen.
• Um nach einem bestimmten Aktivitätstyp oder Aktivitätsnamen zu filtern (z. B. einer bestimmten Marketing-E-Mail), klicken Sie neben „Filter“ auf „Hinzufügen“. 

• Klicken Sie auf das erste Dropdown-Menü und wählen Sie „Betreff“ aus.
• Klicken Sie auf das zweite Dropdown-Menü und wählen Sie „enthält“ oder „beginnt mit“ aus.
• Klicken Sie auf das dritte Dropdown-Menü und geben Sie die Aktivitätsdetails ein. Zum Beispiel haben Marketing- und Vertriebs-E-Mails, die geöffnet werden, einen Betreff, der mit dem Wort " Geöffnet" beginnt, und Übermittlungen eines Formulars mit dem Namen " Contact us" haben den Betreff " Submitted: Contact us".

• Klicken Sie auf „Bericht ausführen“, um den Bericht auszuführen. Klicken Sie auf „Speichern“, um den Bericht zu speichern.