Synchronisierung von Aktivitäten und Aufgaben zwischen HubSpot und Salesforce

Nach der Installation der HubSpot-Salesforce-Integration können Sie HubSpot Marketing- und Sales-Aktivitäten mit Salesforce-Aufgaben synchronisieren. Durch die Synchronisierung von HubSpot-Aktivitäten wie E-Mail-Öffnungen, Klicks und Formulareinsendungen mit Salesforce-Aufgaben erhält Ihr Team einen vollständigen Überblick über die Customer Journey, Interaktionen und Aktivitäten in einem einzigen, einheitlichen System und verbessert so die Zusammenarbeit und Effizienz. Sie können auch Berichte über HubSpot-Aktivitäten in Salesforce erstellen.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit der Einrichtung der Synchronisierung beginnen, beachten Sie bitte Folgendes:

• Wenn Sie die Synchronisierung aktivieren, werden nicht automatisch alle Aufgabendaten von Salesforce nach HubSpot importiert. Einzelne Datensätze werden synchronisiert, wenn sie in Salesforce erstellt oder aktualisiert werden. Um alle Daten nach HubSpot zu importieren, verwenden Sie einen Import.
• Sobald Sie eine HubSpot-Aktivität zur Synchronisierung mit Salesforce auswählen, werden alle HubSpot-Aktivitäten dieses Typs synchronisiert.
• E-Mails, die in Salesforce mit dem Tool zur Erfassung von Einstein-Aktivitäten erstellt wurden, werden nicht mit HubSpot synchronisiert, da sie in Salesforce nicht als Aufgaben-Aktivitäten (E-Mails) erstellt werden.

Arten der Synchronisierung zwischen HubSpot und Salesforce

Je nachdem , wie Ihre Salesforce-Aktivitäten eingerichtet sind, ob die Synchronisierung ein- oder beidseitig erfolgen soll und welche Aktivitäten synchronisiert werden sollen, gibt es zwei Arten der Synchronisierung, die Sie auswählen können:

• Chronik synchronisieren
• Synchronisierung von Aktivitäten 

Chronik synchronisieren

Dabei handelt es sich um eine unidirektionale Synchronisierung von HubSpot mit Salesforce, bei der HubSpot-Chronik-Events als Aufgaben mit Salesforce synchronisiert werden.

HubSpot-Events, die von der Chronik-Synchronisierung unterstützt werden

Die folgenden HubSpot-Events werden von der Chronik-Synchronisierung unterstützt:

• Formular-Einsendungen
• Gesendete, geöffnete und angeklickte Marketing-E-Mails
• Gesendete, geöffnete und angeklickte Vertriebs-E-Mails
• Geplante Meetings
• Anrufe getätigt
• Notizen erstellt
• Aufgerufener Vertriebs-Content
• Erstellte Aufgaben
• Events aus installierten Integrationen

Zeitrahmen für HubSpot-Chronik-Events mit Salesforce-Aufgaben synchronisieren

Bitte beachten Sie die folgenden Zeitrahmen, nachdem die Synchronisierung aktiviert wurde:

• Vertriebs-E-Mails, Aufgaben, Meetings, Notizen und Aufrufe von Vertriebsinhalten: Diese Aktivitäten werden erst synchronisiert, nachdem die Synchronisierung des Kontakts ausgelöst wurde. Alle Aktivitäten vor der Kontaktsynchronisierung werden nicht rückwirkend synchronisiert.
• Marketing-E-Mail-Events: Nur Marketing-E-Mail-Events, die innerhalb von 30 Tagen nach der Synchronisierung des Kontakts aufgetreten sind, werden mit Salesforce synchronisiert.
• Formulareinsendungen: Nur Formulareinsendungen, die innerhalb eines Jahres nach der Synchronisierung des Kontakts erfolgt sind, werden mit Salesforce synchronisiert.

Bitte beachten Sie:

• Jedes Mal, wenn ein Kontakt eine von Ihrem HubSpot-Account gesendete Marketing-E-Mail öffnet oder darauf klickt, dedupliziert HubSpot jede Art von Aktivität auf der Datensatz Chronik. Wenn Sie diese E-Mail-Aktivitäten so eingerichtet haben, dass sie mit Salesforce synchronisiert werden, werden die entsprechenden Salesforce-Aufgaben über HubSpots E-Mail-Events API erstellt, das nicht deduplizieren Aktivitäten.
• Wenn ein Kontakt eine Marketing-E-Mail mehrmals öffnet oder anklickt, werden mehrere Salesforce-Aufgaben erstellt.
• Wenn ein Kontakt eine Marketing-E-Mail an einen anderen Empfänger weiterleitet, werden alle nachfolgenden E-Mail-Öffnungen und -Klicks dem ursprünglichen Kontakt zugeschrieben und es werden weitere Salesforce-Aufgaben erstellt.

So richten Sie die Chronik-Synchronisierung ein

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen>Verknüpfte Apps .  
3. Suchen Sie nach Salesforce und wählen Sie es aus.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Aktivitäten .
5. Klicke im Abschnitt Chronik neben dem jeweiligen HubSpot-Event auf den Schalter, um dieses Event mit einer Salesforce-Aufgabe zu synchronisieren.
6. Um den Salesforce-Aufgabentyp für die Aktivität festzulegen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Salesforce-Aufgabentyp und wählen Sie einen Aufgabentyp aus. Wenn Sie keinen bestimmten Aufgabentyp auswählen (d. h., – Kein Aufgabentyp – ist ausgewählt), wird die Aktivität als Aufgabe ohne Aufgabentyp mit Salesforce synchronisiert.

Synchronisierung von Aktivitäten

Es handelt sich um eine bidirektionale Synchronisierung zwischen HubSpot und Salesforce. Diese Art der Synchronisierung ermöglicht eine bidirektionale Synchronisierung und gibt eine genauere Kontrolle darüber, was synchronisiert wird und in welche Richtung.

So aktivieren Sie die Synchronisierung von Aktivitäten:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen>Verknüpfte Apps .  
3. Suchen Sie nach Salesforce und wählen Sie es aus.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Funktionen entdecken .

5. Klicken Sie auf der Karte Neue Aktivitätensynchronisierung aktivieren auf Installieren. 

Bitte beachten: Wenn Sie sowohl die Synchronisierung von Aktivitäten als auch die Chronik-Synchronisierung für denselben Event-Typ aktivieren, überschreibt die Synchronisierung von Aktivitäten die entsprechende Einstellung für die Synchronisierung der Chronik, um zu verhindern, dass doppelte Datensätze in Salesforce erstellt werden.

HubSpot-Events, die von der Aktivitäten-Synchronisierung unterstützt werden

Die folgenden HubSpot-Events werden von der Aktivitäten-Synchronisierung unterstützt:

• Aufgaben
• E-Mails
• Anrufe
• Meetings

So richten Sie die Synchronisierung von Aktivitäten ein

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen>Verknüpfte Apps .  
3. Suchen Sie nach Salesforce und wählen Sie es aus.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Aktivitäten .
5. Klicken Sie auf die Registerkarte Aufgaben, E-Mails, Anrufe oder Meetings , um die entsprechende HubSpot-Aktivität zu synchronisieren.
6. Klicken Sie für den Event-Typ, den Sie synchronisieren möchten, auf den Synchronisierungsschalter, um ihn zu aktivieren.

7. Überprüfen Sie im Abschnitt Erstellen und Aktualisieren von [Aktivität], was passiert, wenn ein Aktivitäts-Event in HubSpot und Salesforce erstellt oder aktualisiert wird.
8. Wählen Sie im Abschnitt [Aktivität] löschen aus, was in HubSpot und Salesforce passiert, wenn ein Aktivitäts-Event gelöscht wird.
9. Klicken Sie im Abschnitt Deduplizierung nach Feldzuordnung auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die Feldzuordnungen aus, die Sie verwenden möchten, um die Aktivitäten-Events zu deduplizieren.
10. Klicken Sie im Abschnitt Synchronisierungskonfliktregel lösen auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die App aus, die zur Lösung von Datenkonflikten bevorzugt werden soll.

11. Wenn Sie den Kontakt-Zuordnung und den Account-Zuordnung synchronisieren möchten, klicken Sie im Abschnitt Zuordnungen auf die Schalter Account-Zuordnung synchronisieren und Kontakt synchronisieren Zuordnung , um sie zu aktivieren.

• • Klicken Sie für jede Zuordnung auf das Dropdown-Menü Primäre Zuordnung und wählen Sie das Feld aus, das HubSpot verwenden soll, um die beiden Objekte zuzuordnen.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zuordnungslabel und wählen Sie das gewünschte Zuordnungslabel aus.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Synchronisierungsrichtung und wählen Sie aus, wie die Zuordnung zwischen HubSpot und Salesforce synchronisiert werden soll (beidseitige Synchronisierung, nur Salesforce mit HubSpot oder nur HubSpot mit Salesforce).

12. Überprüfen Sie im Abschnitt Eigenschaftszuordnungen, wie Salesforce-Felder mit HubSpot-Aktivitäten-Eigenschaften synchronisiert werden. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Eigenschaft und klicken Sie auf Aktionen. Wählen Sie dann Bearbeiten aus , um die Zuordnung zu bearbeiten, oder Löschen , um die Zuordnung zu löschen. Klicken Sie auf Neue Zuordnung hinzufügen , um eine neue Feldzuordnungen hinzuzufügen.

Berichte zu HubSpot-Aktivitäten in Salesforce erstellen

1. Gehen Sie zu Ihrem Salesforce-Konto.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Berichte .
3. Klicken Sie oben rechts auf Neuer Bericht.
4. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Aktivitäten , um eine Liste aller aktivitätsbasierten Berichte anzuzeigen.
5. Klicken Sie auf Aktivitäten mit Kontakten oder Aktivitäten mit Leads (separate Berichte müssen für Kontakte und Leads erstellt werden).
6. Klicken Sie oben rechts auf Bericht starten.

7. Um nach einem bestimmten Aktivität Typ oder Aktivität Datum zu filtern, klicken Sie oben links auf die Registerkarte Filter . Klicken Sie dann auf die vorhandenen Standardfilter , um diese zu bearbeiten, oder klicken Sie auf Filter hinzufügen , um nach anderen Filtern zu suchen, die Sie anwenden möchten.
8. Klicken Sie oben rechts auf Bericht ausführen , um den Bericht auszuführen, oder klicken Sie auf Speichern , um den Bericht zu speichern.

Fehler bei der Synchronisierung von Aktivitäten beheben

Wenn Sie Marketing- und Sales-Aktivitäten von HubSpot mit Salesforce-Aufgaben synchronisieren, kann die folgende Fehlermeldung auftreten:

Problem beim Abrufen der Aufgabeninformationen von Salesforce. Wir haben Probleme beim Abrufen von Aufgabentypdaten aus Salesforce. Dies kann daran liegen, dass der Salesforce-Benutzer keine Berechtigung zum Lesen des Typ-Felds hat.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diesen Fehler zu beheben. 

1. Sicherstellen, dass das Feld Typ für alle Profile in Salesforce sichtbar ist

1. Navigieren Sie zu Ihrem Salesforce Account:

• • Salesforce Classic:
    • Klicken Sie oben rechts auf Setup (oder [Ihr Name] > Setup).
    • Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Angepasste >Aktivitäten-Aufgabenfelder  > erstellen>.  
    • Klicken Sie in der Liste der Felder auf Typ.
  • Erfahrung mit Blitzen:
    • Klicken Sie oben rechts auf das settings Zahnradsymbol und wählen Sie Setup aussettings. 
    • Navigiere im linken Seitenleistenmenü zu Plattformtools>, Objekte und Felder>Objektmanager.   
    • Klicken Sie in der Liste der Objekte auf Aufgabe.
    • Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Felder Beziehungen. 
    • Klicken Sie in der Liste der Felder auf Typ.

2. Klicken Sie auf Sicherheit auf Feldebene festlegen.

3. Aktivieren Sie in der Kopfzeile der Tabelle Feldebenensicherheit für Profile das Kontrollkästchen Sichtbar.
4. Klicken Sie oben auf Speichern. Damit wird das Aufgabenfeld für alle Profile sichtbar.

2. Sicherstellen, dass das Feld Typ auf dem Aufgabenseitenlayout in Salesforce sichtbar ist

1. Gehen Sie zu Ihrem Salesforce-Konto:

• • Salesforce Classic:
    • Klicken Sie oben rechts auf Setup (oder [Ihr Name] > Setup).
    • Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Layoutsfür benutzerdefinierte > Aufgabenseiten für Aktivitäten  > erstellen>.  
    • Klicken Sie links neben Aufgabenlayout auf Bearbeiten.
  • Erfahrung mit Blitzen:
    • Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol settings und wählen Sie settings Einrichten.
    • Navigiere im linken Seitenleistenmenü zu Plattformtools>, Objekte und Felder>Objektmanager.   
    • Klicken Sie in der Liste der Objekte auf Aufgabe.
    • Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Seitenlayouts. 
    • Klicken Sie auf Aufgabenlayout.

2. Klicken Sie auf das Element Typ in der Symbolleiste und ziehen Sie es per Drag & Drop an die gewünschte Stelle im Seitenlayout.
3. Klicken Sie oben links in der Symbolleiste auf Speichern, um Ihre Layout-Änderungen zu übernehmen.

Nachdem Sie das Feld Typ für alle Profile sichtbar gemacht und zu Ihrem Aufgabenlayout in Salesforce hinzugefügt haben, überprüfen Sie, ob der Fehler in HubSpot behoben ist:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
2. Klicken Sie auf „Salesforce“. 
3. Gehen Sie zur Registerkarte Aktivitäten . 
4. Wenn der Fehler behoben wurde, wird die Fehlermeldung in diesem Abschnitt nicht mehr angezeigt.