Synchronisation des activités et tâches entre HubSpot et Salesforce

Après avoir installé l' intégration HubSpot-Salesforce, vous pouvez synchroniser les activités de marketing et de vente HubSpot avec les tâches Salesforce pour obtenir une image plus complète des interactions avec vos prospects et contacts et de la productivité de votre équipe. Vous pouvez également établir des rapports sur les activités HubSpot dans Salesforce.

Synchronisation des tâches Salesforce dans HubSpot

Pour créer des tâches dans HubSpot lorsque des tâches sont créées dans Salesforce :

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
• Cliquez sur Salesforce.
• Cliquez sur l'onglet Activités.
• Cliquez sur le bouton de Synchronisation de la tâche Salesforce pour l'activer.

Si vous rencontrez l'erreur suivante dans l'onglet Activités,découvrez comment la résoudre:

Problème d'obtention d'informations sur les tâches à partir de Salesforce. Nous avons des difficultés à obtenir les données relatives au type de tâche depuis Salesforce. Cela peut être dû au fait que l'utilisateur de Salesforce n'a pas le droit de lire le champ Type.

Une fois la synchronisation des tâches Salesforce activée () , les nouvelles tâches créées dans Salesforce apparaîtront dans l'enregistrement de l'objet correspondant dans HubSpot lorsqu'une synchronisation se produira. Les champs suivants sur les tâches dans Salesforce seront synchronisés dans HubSpot :

• Attribué à
• Liée à
• Date d'échéance
• Commentaires

Pour configurer la synchronisation bidirectionnelle pour les tâches HubSpot et Salesforce sur les deux systèmes, activez la synchronisation de la chronologie pour les tâches HubSpot.

Remarque : lorsque vous activez la synchronisation des tâches Salesforce, les nouvelles tâches Salesforce seront synchronisées avec HubSpot à l'avenir. Découvrez comment importer des tâches Salesforce existantes dans HubSpot.

Synchronisation des activités HubSpot avec les tâches Salesforce

Vous pouvez synchroniser les activités de marketing HubSpotou de  venteavec Salesforce sous forme de tâches. Par exemple, un contact qui ouvre un e-mail marketing peut synchroniser une tâche avec Salesforce. Si vous utilisez Intégrations HubSpot vous pouvez également synchroniser les activités des contacts associés avec Salesforce en tant que tâches.

Les activités suivantes de HubSpot peuvent être synchronisées avec Salesforce en tant que tâches :

• Soumissions de formulaire
• Envois/ouvertures/clics d'e-mails de marketing
• Envoi/ouverture/clics/réponses des e-mails de vente
• Réunions prévues
• Appels effectués
• Notes créées
• Contenu commercial consulté
• Tâches créées
• Événement d'intégration installé
  

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
• Dans la section d'intégration Salesforce, cliquez sur le menu déroulant Plus et sélectionnez Afficher les détails.
• Cliquez sur l'onglet Activités.
• Cochez la case à côté d'une activité de marketing ou de vente HubSpot à synchroniser avec Salesforce comme tâche.
• Pour spécifier le type de tâche Salesforce pour l'activité, cliquez sur le menu déroulant Type de tâche Salesforce et sélectionnez un type de tâche. Si vous ne sélectionnez pas un type de tâche spécifique (si -- Aucun type de tâche -- est sélectionné), l'activité sera synchronisée avec Salesforce comme une tâche sans type.

Une fois que vous avez sélectionné une activité HubSpot à synchroniser avec Salesforce, toutes les activités HubSpot de ce type seront synchronisées. 

Pour configurer la synchronisation bidirectionnelle pour les tâches HubSpot et Salesforce sur les deux systèmes, activez la synchronisation de la tâche Salesforce.

Veuillez noter que les activités deventeassociées à plusieurs contacts HubSpot ne seront créées que dans le contact HubSpot le plus récemment créé qui se synchronise avec Salesforce. Si deux contacts HubSpot (ou plus) ont été créés à la même date, HubSpot sélectionnera le contact ayant l'ID d'objet le plus élevé. Par exemple, si un e-mail de vente a été envoyé à deux destinataires, cet engagement est associé aux enregistrements de contact des deux destinataires dans HubSpot, mais lorsque cet engagement est synchronisé avec Salesforce en tant que tâche, il ne peut être associé qu'à un seul contact Salesforce. 

Valeurs du champ Attribué à pour la tâche Salesforce correspondante

HubSpot suit ces étapes pour décider de la synchronisation de la valeur avec le champ Attribué à de la tâche Salesforce correspondante :

• HubSpot synchronise le propriétaire d'activité avec le champ Attribué de la tâche Salesforce correspondante uniquement si le propriétaire d'activité est associé à un utilisateur dans Salesforce. Cela s'applique uniquement aux activités avec les propriétaires (c'est-à-dire les tâches HubSpot, les notes et les appels).
• Si le propriétaire d'activité n'est pas associé à un utilisateur dans Salesforce ou si l'activité n'a pas de propriétaire (ex : e-mail marketing envoyé), HubSpot synchronise le propriétaire de l'objet avec le champ Attribué à de la tâche Salesforce correspondante uniquement si le propriétaire d'objet est associé à un utilisateur dans Salesforce.
• Si le propriétaire de l'activité et le propriétaire de l'objet ne sont pas associés à un utilisateur dans Salesforce, l'utilisateur de l'intégration sera ajouté au champ Attribué à de la tâche Salesforce.

Découvrez-en davantage sur la synchronisation des informations des propriétaires par HubSpot. Si vous avez activé la synchronisation retour des tâches Salesforce avec HubSpot, la valeur du champ Attribué à sera resynchronisée avec HubSpot.

Rapport sur les activités HubSpot dans Salesforce

Après avoir synchronisé les activités de HubSpot avec des tâches Salesforce, vous pouvez le signaler dans Salesforce en créant un rapport d'activité personnalisé.

• Accédez à votre compte Salesforce.
• Cliquez sur l'onglet Rapports.
• Cliquez sur Nouveau rapport....
• Cliquez sur l'icône + pour agrandir le dossier Activités.
• Cliquez sur Activités avec contacts ou Activités avec Leads (des rapports séparés doivent être créés pour les contacts et les leads).
• Dans l'angle inférieur droit, cliquez sur Créer.

• À côté de Afficher, sélectionnez les activités, les statuts d'activité et les types d'activités à afficher.
• Pour filtrer par type d'activité ou par nom d'activité (par exemple, un e-mail marketing spécifique), à côté des Filtres, cliquez sur Ajouter. 

• Cliquez sur le premier menu déroulant et sélectionnez Objet.
• Cliquez sur le deuxième menu déroulant et sélectionnez contient ou commence par.
• Cliquez sur le troisième menu déroulant et saisissez les détails de l'activité. Par exemple, les activités d'ouverture d'e-mails de marketing et de vente auront un objet commençant par le mot Opened, et les soumissions d'un formulaire nommé Contact us auront pour objet Submitted : Contact us.

• Pour exécuter le rapport, cliquez sur Exécuter le rapport. Pour enregistrer le rapport, cliquez sur Enregistrer.