Agent Hub のワークフローアクションで CRM レコードデータを対象として使用する方法

Agent Hub でワークフローを作成する際は、「1 件のレコードを検索」、「複数のレコードを検索」、「1 件の関連レコードを検索」、「複数の関連レコードを検索」の各アクションを使用して、ワークフローの対象として CRM レコードを指定してください。たとえば、トリガーがどのレコードにも関連付けられていないワークフローを設定した場合や、まったく別の関連レコードをターゲットにしたり、そのレコードのデータを利用したりしたい場合などです。 

ワークフローアクションで他のレコードタイプを使用する

アクションで別のレコードを使用するには、選択したアクションの前に「レコードを1件検索」アクションを追加し、特定のレコードを検索して特定してください。たとえば、ワークフローが取引イベントによってトリガーされた場合、他のレコードのプロパティーに基づいて、まったく別の会社や関連する取引を参照することができます。

また、「複数のレコードを検索」アクションを使用して、複数のレコードを検索することもできます。たとえば、このアクションを使用すると、営業アクティビティーの件数に基づいて、エンゲージメントが最も高い取引トップ5を特定することができます。その後、「レコードの編集」アクションを使用して、これらの商談をより優先度の高い取引パイプラインに更新することができます。 

ご注意： [ 1件のレコードを検索 ] アクションと [ 複数のレコードを検索 ] アクションは、アカウントごとに1秒あたり5回の実行制限が共通で適用されます。この制限を超えると、余分な実行は再試行され、遅延が生じる可能性があります。

1件のレコードを検索する操作

1. HubSpotアカウントで、［エージェント］＞ ［Agent Hub］に移動します。
2. 上部の［ワークフロー］タブをクリックします。
3. エージェント作成ツールで作成済みのワークフローの名前をクリックします。
4. 左上、またはアクションワークフローエディタ内で、「+」追加アイコンをクリックします。 
5. 左側のパネルで、「1件のレコードを検索」アクションを探して選択します。次に、アクションを設定します：
   • 検索対象レコード：検索対象となるオブジェクトの種類（会社レコードや取引レコードなど）。 
   • [オブジェクトタイプ] を検索：対応するレコードを検索するために使用されるプロパティー。識別基準に一致するレコードが複数ある場合は、最も古いレコードが使用されます。これを以下の内容に基づいて作成できます：
     • レコードに特定のプロパティー値がある場合。たとえば、連絡先の会社レコードが、アカウント内の特定のブランドに関連付けられている場合などです。あるいは、Google スプレッドシートのトリガーに指定されたメールアドレスが、連絡先のメールアドレスと一致する場合。
     • あるいは、2つのレコードのプロパティーを照合することもできます。たとえば、連絡先の「会社ドメイン名」プロパティーが、ある企業の「ドメイン名」プロパティーと一致する場合などです。
   • 「レコードを1件検索」アクションの設定が完了したら、検索結果のレコードを他のアクションで活用する方法について学びましょう。
     
     

多くの記録を見つける

1. HubSpotアカウントで、［エージェント］＞ ［Agent Hub］に移動します。
2. 上部の［ワークフロー］タブをクリックします。
3. エージェント作成ツールで作成済みのワークフローの名前をクリックします。
4. 左上、またはアクションワークフローエディタ内で、「+」追加アイコンをクリックします。
5. 左側のパネルで、「1件のレコードを検索」アクションを探して選択します。次に、アクションを設定します：
   1. 検索対象のレコード：検索対象となるオブジェクトタイプ（会社レコードや取引レコードなど）。
   2. [オブジェクトタイプ] を検索：対応するレコードを検索するために使用されるフィルター。たとえば、レコードに特定のプロパティー値がある場合などです。たとえば、特定の業界に属するすべてのレコードを絞り込みたい場合などがあります。 
   3. 並べ替え基準：どのレコードを取得するかを決定する際に、レコードを並べ替える基準となるプロパティー。たとえば、売上高が最も大きい上位10社の企業情報を取得し、それらを並べ替えたい場合などがあります。
   4. レコード数の上限：取得するレコードの数。「複数のレコードを検索」アクションを使用する場合、検索できるレコード数は100件までとなっています。 
6. 「複数のレコードを検索」アクションの設定が完了したら、検索されたレコードを他のアクションで活用する方法について学びましょう。
   
   
   

ワークフローアクションに関連レコードを使用する

「関連レコードを1件検索」または「関連レコードを複数検索」アクションを使用して、他の関連レコードを検索し、利用します。このアクションを使用すると、「1件のレコードを検索」アクションで見つかったレコード、または登録済みレコードのいずれかと関連付けられたレコードを検索できます。

関連付けられたレコードを1件検索

1. HubSpotアカウントで、［エージェント］＞ ［Agent Hub］に移動します。
2. 上部の［ワークフロー］タブをクリックします。
3. エージェント作成ツールで作成済みのワークフローの名前をクリックします。
4. 左上、またはワークフローエディタ内で、「+ 追加」アイコンを検索して選択します。
5. 左側のパネルで、「関連付けされたレコードを1件検索」アクションをクリックします。次に、アクションを設定します： 
   • 出典：当協会の情報源。たとえば、トリガーからコンタクトレコードなどの登録済みレコードや、前の「レコードを1件検索」アクションで見つかったレコードを選択することができます。 
   • 関連付けを行う：検索対象のオブジェクトタイプ。たとえば、関連付けられた案件やチケットを特定したい場合などがあります。 
   • ラベルでフィルタリング：関連付けラベルに基づいて、関連付けられたオブジェクトをフィルタリングします。CRM関連付けラベルの詳細については、こちらをご覧ください。 
   • 複数のレコードが一致する場合は、「最も最近関連付けられたもの」または「最初に関連付けられたもの」から選択してください。 
6. 「関連レコードを1件検索」アクションの設定が完了したら、検索されたレコードを他のアクションで活用する方法について学びましょう。
   
   

関連付けられた複数のレコードを検索

1. HubSpotアカウントで、［エージェント］＞ ［Agent Hub］に移動します。
2. 上部の［ワークフロー］タブをクリックします。
3. エージェント作成ツールで作成済みのワークフローの名前をクリックします。
4. 左上、またはアクションワークフローエディタ内で、「+」追加アイコンをクリックします。
5. 左側のパネルで、「関連付けされたレコードを複数検索」アクションを検索して選択します。次に、アクションを設定します：
   • 出典：当協会の情報源。たとえば、トリガーからコンタクトレコードなどの登録済みレコードや、前の「レコードを1件検索」アクションで見つかったレコードを選択することができます。
   • 関連付けを行う：検索対象のオブジェクトタイプ。たとえば、関連付けられた取引やチケットを特定したい場合などがあります。
   • ラベルでフィルタリング：関連付けラベルに基づいて、関連付けられたオブジェクトをフィルタリングします。CRM関連付けラベルの詳細については、こちらをご覧ください。
   • 複数のレコードが一致する場合は、「最も最近関連付けられたもの」または「最初に関連付けられたもの」から選択してください。
   • レコード数の上限：取得するレコードの数。「関連レコードを多数検索」アクションを使用する場合、関連レコードの数は1,000件までに制限されます。
6. 「関連レコードを1件検索」アクションの設定が完了したら、検索されたレコードを他のアクションで活用する方法について学びましょう。
   
   

ターゲティングアクションからの出力を活用する

• アクションでレコードをターゲットにするには：新しいアクションを設定する際、そのアクションのレコードをターゲットレコードとして指定してください。
  • たとえば、「静的セグメントに追加」アクションでは、「セグメントに追加するレコード」ドロップダウンメニューから、1つまたは複数のレコードを選択できます。あるいは、「レコードの編集」アクションを使用すれば、対象となるすべてのレコードに対して、同じプロパティー変更を適用することができます。
  • レコードを使用するには、最初のドロップダウンメニューをクリックして、該当するレコードを選択してください。
• レコードのデータ変数を使用する：アクションのデータ変数を使用する。これは、「1件のレコードを検索」および「関連するレコードを1件検索」アクションにのみ適用されます。 
  • たとえば、タスクを作成したり通知を送信したりする際、「レコードを1件検索」アクションのプロパティー（会社の説明など）を利用することができます。アクションでのデータ変数の使用方法について詳しくはこちらをご覧ください。
  • また、自動送信メールや Webhook を送信する際、他のオブジェクトタイプのデータ変数をカスタムトークンとして参照することもできます。
    
    

ご注意：「メールを送信」アクションを使用する場合、「1件のレコードを検索」または「1件の関連レコードを検索」アクションから、他のオブジェクトタイプのトークンを使用することができます。たとえば、自動送信メールに、取引レコードやチケットの記録から取得したデータを活用しましょう。ワークフローが連絡先によってトリガーされ、関連付けられた他の連絡先に自動メールを送信する場合、データトークンには登録済みの連絡先のデータのみが入力されます。