De toegang tot je HubSpot-middelen beperken

Je kunt de toegang tot inhoud, gegevens en meer beperken, zodat alleen de juiste teams en gebruikers ze kunnen bekijken en bewerken. Dit kan handig zijn als u uw bedrijfsmiddelen gescheiden wilt houden per afdeling of team. Het helpt uw gebruikers ook om gefocust en georganiseerd te blijven.

Tot welke middelen je de toegang kunt beperken, hangt af van je HubSpot abonnement:

Voordat je begint

Voordat je de toegang tot je inhoud en middelen instelt, moet je rekening houden met het volgende:

• Zelfs als de toegang tot specifieke middelen is beperkt tot bepaalde teams of gebruikers, hebben Super Admins nog steeds de mogelijkheid om ze te bekijken.
• Assets, zoals sjablonen, sequenties, documenten en playbooks, kunnen alleen worden bekeken door Super Admins en de teams en gebruikers die toegang hebben. Als je meer dan de eerste vijf documenten of sjablonen in een account wilt bekijken, moet je een Sales Hub of Service Hub Seat toegewezenhebben.
• Een Content of Marketing Hub Enterprise abonnement is vereist om de toegang tot blogberichten en pagina's door teams te beperken.
• Als een gebruiker de machtiging Beperk toegang tot teams heeft, maar zich in een team bevindt dat geen kindteam heeft, wordt de optie om toe te wijzen aan teams over het algemeen niet weergegeven.
• Voor onderdelen die niet in de bovenstaande tabel staan, kan de toegang op dit moment niet worden beperkt.
• Als je de toegang tot een tool voor een gebruiker beperkt, maar de toestemming Limit access by teams (alleen Enterprise) hebt ingeschakeld, heeft je gebruiker nog steeds toegang tot de tool als zijn team toegang heeft. Leer hoe u gebruikersrechten kunt bewerken.

Standaardmachtigingen instellen voor marketingcontent( alleenContent Hub en Marketing Hub Enterprise )

Standaard zijn nieuw gemaakte marketingassets toegankelijk voor alle gebruikers met rechten voor de asset. Het kan echter zijn dat u alleen specifieke gebruikers of teams wilt toestaan om bedrijfsmiddelen te maken of te bewerken.

In uw accountinstellingen kunt u automatisch de toegang tot nieuw aangemaakte marketingassets beperken, zodat alleen de maker van de asset en zijn team deze kunnen bekijken en bewerken. Dit geldt niet voor andere soorten bedrijfsmiddelen, zoals bestanden en mappen in de bestandentool.

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
2. Klik op het tabblad Teams.
3. Klik op om de schakelaar Toegang tot nieuwe inhoud beperken aan te zetten.

Toegang beperken

U kunt de toegang tot tools beperken door de onderstaande stappen te volgen. Voor dashboards, CRM-weergaven en voorkeuren voor e-mailabonnementen raadpleegt u de toolspecifieke sectie hieronder.

1. Navigeer in je HubSpot-account naar de tool waartoe je de toegang wilt beperken.
2. Als je één item wilt toewijzen, ga je met de muis over het item dat je wilt toewijzen, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer je Toegang beheren.
3. Om onderdelen in bulk toe te wijzen, selecteer je de selectievakjes naast het onderdeel dat je wilt toewijzen en klik je vervolgens op Toegang beheren of Gebruikers en teams toewijzen.
   
   

4. Selecteer in het dialoogvenster Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken.
5. Om de inhoud toe te wijzen aan teams of gebruikers, klik je op het tabblad Teams of Gebruikers en vervolgens op het selectievakje naast de teams en gebruikers die je wilt toewijzen.
6. Klik op Opslaan. Het onderdeel is nu alleen zichtbaar voor de geselecteerde gebruikers en teams.
   
   
   

Toolspecifieke instructies

CRM-records

Standaard kunnen gebruikers alle contactpersonen, bedrijven, deals en tickets bekijken en bewerken. U kunt de machtigingen van een gebruiker aanpassen zodat hij alleen records kan bekijken en bewerken die zijn eigendom zijn of die van zijn team zijn.

Om de toegang tot CRM-records voor uw gebruikers te beperken:

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
2. Beweeg de muis over de naam van de gebruiker die u wilt bewerken. Klik vervolgens op Rechten bewerken.
3. Klik in het linker zijbalkmenu op om CRM > CRM-objecten uit te vouwen.
4. Klik op het tabblad CRM op [Object] om de sectie uit te vouwen.
   • Klik op de vervolgkeuzemenu's naast de machtigingen Bekijken, Bewerken en Verwijderen voor een specifiek recordtype.
   • Selecteer Alle contactpersonen, De contactpersonen van hun team of Hun contactpersonen. Bij het configureren van de machtigingen Bewerken of Verwijderen kunt u ook Geen selecteren.
     

6. Als u wilt bewerken wie met een record mag communiceren, klikt u in het menu aan de linkerkant op CRM > CRM-objecten.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu naast Communiceren.
   • Selecteer Alle records, Records waarvan hun team eigenaar is, Records waarvan zij eigenaar zijn of Geen.
7. Klik na het bijwerken van de machtigingen rechtsboven op Opslaan.

Let op: gebruikers moeten zich afmelden bij het account en weer aanmelden voordat de updates van hun machtigingen van kracht worden. Meer informatie over gebruikersrechten

CRM-weergaven

U kunt de toegang tot standaardweergaven niet beperken, maar aangepaste CRM-weergaven kunnen zo worden ingesteld dat ze alleen voor u zichtbaar zijn, zichtbaar zijn voor uw team of zichtbaar zijn voor iedereen.

Zo beperkt u de toegang tot een aangepaste CRM-weergave:

1. Navigeer naar uw records (bijvoorbeeld CRM > Contactpersonen).
2. Klik bovenaan op Alle weergaven.
3. Beweeg de muis over de weergavenaam en klik op Opties. Selecteer Delen beheren in het vervolgkeuzemenu.
4. Selecteer in het dialoogvenster de volgende opties:
   • Privé: de weergave is alleen voor jou zichtbaar.
   • Mijn team: de weergave is alleen zichtbaar voor gebruikers in jouw team.
   • Iedereen: de weergave is zichtbaar voor alle gebruikers in je HubSpot-account.
5. Klik op Opslaan.

Gesprekken inbox

Nadat je een inbox hebt gemaakt, kun je bewerken welke gebruikers en teams deze kunnen bekijken door de toegangsinstellingen voor de inbox te bewerken. Leer hoe u uw inboxgebruikers beheert.

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inbox & Helpdesk > Inboxen.
2. Beweeg de muis over de inbox die u wilt beheren en klik op Bewerken.
3. Klik bovenin op het tabblad Toegang .
4. Selecteer onder het gedeelte Toegang de optie Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken.
   

Dashboards

Als je een Marketing Hub, Service Hub, Sales Hub of Content Hub Enterprise account hebt, kunnen dashboard-eigenaren instellen welke teams View en Edit toegang hebben tot aangepaste dashboards.

1. Klik linksbovenop het vervolgkeuzemenuToegewezen en klik vervolgens op Toegang bewerken.
   

3. Selecteer in het rechterpaneel de volgende opties:
   • Privé aan eigenaar: alleen de eigenaar van het dashboard toestaan het dashboard te zien, selecteer het keuzerondje Privé aan eigenaar. Klik vervolgens op Opslaan.
   • Iedereen: alle gebruikers toegang geven tot het dashboard. Wanneer u deze optie kiest, kunt u kiezen tussen Bekijken en bewerken of Alleen bekijken.
   • Alleen specifieke gebruikers en teams (alleenEnterprise ): alleen specifieke teams en gebruikers toegang geven tot het dashboard.

Objectleidingen

Superadmins in een Professional of Enterprise account kunnen beheren welke gebruikers en teams toegang hebben tot specifieke pijplijnen. Voor elke pijplijn kun je toegang geven aan alle gebruikers in het account, of toegang beperken tot individuele gebruikers en teams.

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten en selecteer vervolgens het object met de pijplijn waarvoor u de toegang wilt beheren.
2. Klik bovenaan op het tabblad Pipelines.
3. Klik in de sectie Selecteer een pijplijn op het vervolgkeuzemenu en selecteer een pijplijn die u wilt bewerken.
4. Klik op Acties en selecteer Toegang beheren.
5. Selecteer in het rechterpaneel Privé voor mij, Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken.

Door een gebruiker of team expliciet toegang te geven tot een pijplijn, wordt de toegang voor alle anderen beperkt. Als een gebruiker geen toestemming heeft om de pijplijn te bekijken:

• Beperkte pijplijnen worden grijs weergegeven in het HubSpot-account op desktop en de mobiele app.
• Ze kunnen een specifieke record bekijken als ze een directe link krijgen van een gebruiker met toegang tot de pijplijn.
• Ze kunnen records van beperkte pijplijnen bekijken in rapporten.
• Ze kunnen records uit beperkte pijplijnen bekijken als associaties op records.
• Ze kunnen naar records binnen de pijplijn zoeken.
• Ze kunnen geen nieuwe records binnen de pijplijn maken.

Documenten, playbooks, sequenties en verkoopsjablonen

Als u een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account heeft, kunt u het toegangsniveau instellen voor uw documenten, playbooks, sequenties of sjablonen. Je kunt ze privé maken voor de eigenaar, delen met iedereen of delen met specifieke gebruikers en teams.

Leer hoe u de toegang tot verkoopinhoud kunt beperken.

Domeinen

Standaard kunnen gebruikers met rechten voor domeininstellingen alle domeinen bekijken en bewerken, en content publiceren naar alle domeinen. Als je een Marketing Hub of Content Hub Enterprise account hebt, kun je beperken welke gebruikers content kunnen bewerken of publiceren naar bepaalde domeinen.

Ontdek hoe u machtigingen voor domeinpublicaties kunt toewijzen aan teams.

Sociale accounts

Als u een Marketing Hub Professional- of Enterprise-account hebt, kunt u de toegang tot uw sociale accounts beperken. Houd rekening met het volgende:

• Als er meerdere gebruikers zijn gekoppeld aan een sociaal account, kunnen alleen Super Admins beheren welke gebruikers en teams toegang hebben tot dat sociale account.
• Als er slechts één gebruiker is gekoppeld aan het sociale account, kunnen zowel Super Admins als de gebruiker die het account heeft gekoppeld de toegang tot dat account beheren.

Als je een gebruiker of team expliciet toegang geeft tot een sociaal account, wordt de toegang voor alle anderen beperkt. Gebruikers of teams zonder toegang kunnen geen berichten van die account bekijken of beheren in de sociale tool. Meer informatie over het beheren van de sociale publicaties en accounttoegang van uw gebruikers.

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Marketing > Social.
2. Klik op het tabblad Accounts in de kolom Accounttoegang op Alleen ik, Iedereen of [aantal teams en gebruikers].
3. Selecteer in het rechterpaneel Privé voor mij, Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken. Alleen klanten met een Marketing Hub Enterprise abonnement kunnen de toegang beperken tot gebruikers en teams.
   • Als u specifieke gebruikers of teams selecteert, zoekt u in de zoekbalk naar de gebruiker of het team en schakelt u het selectievakje links van de gebruiker of het team in.
   • Om de toegang van een account te verwijderen, verwijdert u het selectievakje naast de naam van de gebruiker of het team of klikt u op de X in het gedeelte Wie heeft toegang.
4. Klik onderaan het paneel op Opslaan.
   

E-mails

Als u een Marketing Hub Enterprise account heeft, kunt u Bewerk toegang tot specifieke marketing e-mails toewijzen aan individuele gebruikers of teams vanuit het e-mail dashboard met behulp van de algemene instructies. E-mails die aan een team zijn toegewezen, kunnen alleen worden bewerkt door gebruikers in dat team. E-mails die niet zijn toegewezen, zijn toegankelijk voor alle gebruikers en teams met de gebruikersmachtiging voor e-mail.

Als een gebruiker in je HubSpot account geen toegang heeft om een specifieke e-mail te bewerken, dan kan hij/zij toegang aanvragen door de onderstaande stappen te volgen:

1. Klik op de naam van de e-mail waartoe je toegang wilt hebben.
2. Ga rechtsboven met de muis over de knop Review and Send en klik vervolgens op Request permission update.
   

4. Klik in het dialoogvenster op het keuzemenu Approver en selecteer een beheerder in je team.
5. Je kunt optioneel een bericht invoeren om uit te leggen waarom je bewerkingstoegang tot de e-mail nodig hebt.
6. Klik op Aanvraag verzenden. De goedkeurder die je hebt geselecteerd, krijgt een bericht dat je toegang tot de e-mail hebt aangevraagd. Je ontvangt een bevestigingsmail nadat de goedkeurder toegang heeft verleend.

Bestanden

Als u een Professional- of Enterprise-account hebt, kunt u de toegang tot afzonderlijke bestanden, mappen en submappen beheren in de bestandstool om verder te bepalen welke gebruikers of teams ze kunnen bekijken of bewerken.

Bij het configureren van bestandstoegang kun je alle gebruikers of teams toegang geven tot een hoofdmap, maar de toegang tot een submap beperken. Je kunt geen maptoegangsinstellingen configureren voor systeemmappen die door HubSpot worden gegenereerd.

Om de toegang tot je bestanden of map te beperken:

2. Beweeg de muis over een bestand of map en klik op Acties. Selecteer vervolgens Toegang beheren.
   

3. Configureer in het rechterpaneel de toegang tot je bestand of map:
   • Alleen voor mij: de toegang is beperkt tot uw gebruikersaccount.
   • Beschikbaar voor iedereen: alle gebruikers kunnen het bestand of de map bekijken en bewerken.
   • Selecteer gebruikers en teams die toegang hebben: alleen geselecteerde gebruikers kunnen het bestand of de map bewerken. Als je een Professional- of Enterprise-abonnement hebt, kun je de toegang ook beperken per toegewezen team. Meer informatie over het beheren van teams.
     • Schakel het selectievakje in naast de gebruikers of teams aan wie je toegang wilt verlenen.
     • Om de toegang van een team te verwijderen, vink je het selectievakje naast de naam van de gebruiker of het team uit, of klik je op de X in het gedeelte Wie heeft toegang.
4. Klik onderin het paneel op Opslaan.

Eigenschappen

Superbeheerders in een Marketing Hub, Service Hub, Sales Hub of Content Hub Enterprise account kunnen de toegang tot een eigenschap beperken, zodat alleen specifieke gebruikers en teams de eigenschap op records kunnen bewerken. Een beperkte eigenschap blijft zichtbaar voor alle gebruikers.

Gebruikers en teams die geen toegang hebben, zien het bericht U hebt niet de rechten om de waarde van dit veld te bewerken wanneer u met de muis over de eigenschap in een record beweegt. Leer hoe u de bewerkingstoegang voor eigenschappen kunt beperken.

Zijbalken van records

Je kunt de zijbalken aanpassen die worden weergegeven op contact-, bedrijfs-, deal- en ticketrecords, zodat verschillende teams verschillende weergaven hebben. Leer hoe u de recordbalken voor specifieke teams kunt aanpassen.

Rapporten

Als je een Marketing Hub, Service Hub, Sales Hub of Content Hub Enterprise account hebt, zijn er meerdere manieren om de toegang tot rapporten te beperken:

• Als een rapport niet is toegevoegd aan een dashboard, kunt u de toegang ertoe individueel beperken vanuit de rapportagetool.
• Als een rapport is toegevoegd aan een dashboard, kunt u de toegang tot het dashboard beperken door toegang toe te wijzen aan het dashboard.

U kunt de toegang tot rapporten in de analysegereedschappen of individuele aangepaste analyseweergaven niet beperken.

Segmenten

Superbeheerders in een Marketing Hub, Service Hub of Sales Hub Enterprise account kunnen instellen welke teams toegang hebben tot welke segmenten door segmenttoegang te bewerken. Je kunt de toegang ook verder beheren door segmenten toe te wijzen en records te beperken op basis van eigenaarschap van records.

Werkstromen

Als je een Marketing Hub, Service Hub of Sales Hub Enterprise account hebt, kun je workflows toewijzen aan een specifiek team vanuit het workflows dashboard met behulp van de algemene instructies.

Workflows die zijn toegewezen aan een team kunnen alleen worden bekeken en bewerkt door gebruikers van dat team. Elke workflow die niet is toegewezen, is toegankelijk voor alle gebruikers en teams met de gebruikersrechten voor workflows.

Campagnes

Als u een Marketing Hub Enterprise-account hebt, kunt u de toegang tot uw marketingcampagnes beperken zodat bepaalde teams de details van de campagne kunnen beheren en kunnen wijzigen welke middelen eraan zijn gekoppeld.

1. Beweeg de muis over een campagne waarvoor u de toegang wilt bewerken, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Toegang beheren.
2. Selecteer in het rechterpaneel Beschikbaar voor iedereen of Selecteer teams die kunnen bewerken.
3. Zoek en selecteer in de zoekbalk het selectievakje links van de naam van het team dat je toegang wilt geven tot de campagne.
4. Als u de toegang tot de campagne wilt verwijderen, verwijdert u het selectievakje naast de naam van het team of klikt u op de X in het gedeelte Wie heeft toegang .
5. Klik onder aan het paneel op Opslaan.

Advertenties

Als je een Marketing Hub Enterprise-account hebt, kun je nadat je Google-, Facebook- of LinkedIn-advertentieaccounts hebt gekoppeld aan HubSpot, deze toewijzen aan specifieke gebruikers en teams.

1. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Marketing > Advertenties.
2. Beweeg de muis over een advertentieaccount waarvoor je de toegang wilt bewerken en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer Toegang beheren.
3. Selecteer in het rechterpaneel Beschikbaar voor iedereen of Selecteer teams die kunnen bewerken.
4. Zoek en selecteer in de zoekbalk het selectievakje links van de naam van het team dat je toegang wilt geven tot de advertentieaccount.
5. Als u de toegang tot de campagne wilt verwijderen, verwijdert u het selectievakje naast de naam van het team of klikt u op de X in het gedeelte Wie heeft toegang .
6. Klik onder aan het paneel op Opslaan.