Zodra u een door HubSpot verstrekt nummer hebt aangeschaft, moet u bepalen waar die oproepen moeten doorklinken, wat uw openingstijden voor telefoongesprekken zijn en hoe u uw voicemail wilt aanpassen.
Kies je voorkeursinstellingen voor het doorschakelen
Met HubSpot kunt u oproepen naar drie primaire bestemmingen doorsturen:
| Routeringsoptie |
Toepassingsvoorbeeld |
Belangrijkste vereiste |
| Overgaan in de browser |
Verkoop- en supportmedewerkers die grote volumes afhandelen vanaf hun bureau. |
Er moet een HubSpot-belvenster of Chrome-extensie actief zijn. |
| Bel via de mobiele app |
Buitenmedewerkers of mensen die zich door het kantoor verplaatsen. |
De mobiele HubSpot-app moet geïnstalleerd zijn en meldingen moeten zijn ingeschakeld. |
| Doorverbinden naar telefoon |
Gebruikers met een onbetrouwbare internetverbinding of specifieke vaste telefoonopstellingen. |
Hiervoor gelden de kosten voor inkomende gesprekken van je eigen provider. |
Ontvang inkomende gesprekken in je HubSpot-browser
Om inkomende gesprekken in je HubSpot-browser te ontvangen:
- Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Ga in het menu aan de linkerkant naar Algemeen en klik vervolgens op het tabblad Bellen.
- Klik in het gedeelte 'Voorkeuren voor inkomende gesprekken ' op het vervolgkeuzemenu 'Beltoon ' en selecteer vervolgens 'Beltoon in HubSpot-browser'.
- Klik op 'Opslaan'.
Let op: inkomende oproepen gaan alleen over in de browser als:
- Er ten minste één gebruiker is toegewezen aan het door HubSpot verstrekte nummer.
- De gebruiker is ingelogd.
- De gebruiker is gemarkeerd als beschikbaar.
- De gebruiker het HubSpot-venster voor inkomende oproepen of de Chrome-extensie actief heeft.
Als er geen geschikte gebruiker wordt gedetecteerd, worden oproepen doorgeschakeld naar de voicemail of geregistreerd als gemist. Als het nummer ook wordt doorgeschakeld naar een mobiele telefoon, hangt het van je mobiele provider af of dat apparaat overgaat; dit vervangt niet de vereiste dat het belvenster in de browser actief moet zijn.
Inkomende oproepen ontvangen in de mobiele HubSpot-app
Om inkomende oproepen te ontvangen in de mobiele HubSpot-app:
- Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Ga in het menu aan de linkerkant naar Algemeen en klik vervolgens op het tabblad Bellen.
- Klik in het gedeelte 'Voorkeuren voor inkomende oproepen ' op het vervolgkeuzemenu 'Beltoon ' en selecteer vervolgens 'Beltoon in mobiele app'.
- Klik op 'Opslaan'.
Let op: Android-gebruikers moeten ervoor zorgen dat meldingen op het vergrendelingsscherm zijn ingeschakeld om inkomende oproepen in de mobiele HubSpot-app te kunnen ontvangen.
Stuur inkomende oproepen van je door HubSpot verstrekte telefoonnummer door naar je mobiele apparaat of vaste lijn
Om inkomende oproepen van je door HubSpot verstrekte telefoonnummer door te schakelen naar je mobiele telefoon of vaste lijn:
- Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Ga in het menu aan de linkerkant naar Algemeen en klik vervolgens op het tabblad Bellen.
- Klik in het gedeelte 'Voorkeuren voor inkomende oproepen ' op het vervolgkeuzemenu 'Belvoorkeuren ' en selecteer vervolgens 'Doorsturen naar telefoonnummer'.
- Klik naast 'Ontbrekend doorschakelnummer' op 'Toevoegen'.
- Voer in het dialoogvenster uw telefoonnummer in, en eventueel een doorkiesnummer.
- U wordt gevraagd om uw telefoonnummer te verifiëren. U kunt kiezen hoe de verificatiecode aan u wordt verzonden door op 'SMS-bericht' of 'Telefoongesprek' te klikken.
- Klik op 'Stuur een sms ' of 'Bel me'.
- Voer de verificatiecode uit het sms-bericht of telefoontje in wanneer daarom wordt gevraagd.
- Klik op 'Opslaan'.
Let op: voor gesprekken die naar je telefoon worden doorgeschakeld, gelden de kosten voor inkomende gesprekken van je provider. De meeste telecomproviders in de Verenigde Staten bieden onbeperkt bellen zonder extra kosten, maar het is belangrijk om dit bij je telecomprovider te controleren voordat je doorschakelen instelt in HubSpot.
Gesprekken ontvangen met de HubSpot Sales Chrome-extensie
Als je de HubSpot Sales Chrome-extensie hebt, kun je bellen en gebeld worden zonder dat je een specifiek venster of tabblad open hoeft te houden. Inkomende gesprekken gaan over in je browser op elke HubSpot-pagina. Om deze functie in te schakelen:
- Klik in je browser op het HubSpot-tandwielpictogram (sprocketIcon ) .
- Klik op het tabblad 'Instellingen '.
- Zet de schakelaar ‘Bellen inschakelen’ aan.
- Pas voor inkomende gesprekken je belinstellingen aan, zodat de telefoon in de HubSpot-browser overgaat.
Beheer je beschikbaarheid via werktijden en voicemail
Om ervoor te zorgen dat je oproepen buiten kantooruren correct worden doorgeschakeld, moet je je werkuren voor oproepen en aangepaste voicemailberichten configureren.
Werkuren instellen
Met werktijden kunnen gebruikers specifieke tijden en datums instellen waarop ze beschikbaar zijn om oproepen aan te nemen.
Zodra u uw werktijden hebt ingesteld, worden inkomende gesprekken buiten deze uren automatisch doorgeschakeld naar de voicemail of naar een ander beschikbaar teamlid. Meer informatie over inkomende gesprekken.
- Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Ga in het menu aan de linkerkant naar Algemeen en klik vervolgens op het tabblad Bellen.
- Selecteer in het gedeelte 'Werkuren voor telefoongesprekken' de dag, starttijd, eindtijd en tijdzone via de vervolgkeuzemenu's om je werkuren in te stellen.
- Klik op '+ Werktijden toevoegen' om je werktijden verder aan te passen.
- Klik op het pictogram ‘ delete ’ ( Verwijderen ) om werkuren te verwijderen.
- Klik op 'Opslaan'.
Voicemail aanpassen
Maak tekst-naar-spraak- of audio-voicemails die zijn aangepast voor tijdens en buiten de werktijden. Oproepopname moet zijn ingeschakeld om voicemails te kunnen ontvangen.
Let op: voicemails zijn alleen beschikbaar voor inkomende browseroproepen, niet voor doorgeschakelde inkomende oproepen.
- Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Klik in het menu in de linkerzijbalk op 'Bellen' en selecteer vervolgens 'Gespreksinstellingen'.
- Klik naast een door HubSpot verstrekt telefoonnummer op 'Acties' en selecteer vervolgens 'Bewerken'.
- Klik onder 'Tijdens kantooruren ' en 'Buiten kantooruren' op het vervolgkeuzemenu 'Kies een audiobericht ':
- Om een tekst-naar-spraak-voicemail in te stellen:
- Klik in het vervolgkeuzemenu 'Kies een audiobericht ' op 'Audioberichten toevoegen/bewerken'.
- Typ op het tabblad 'Een audiobericht toevoegen ' de naam van het bericht.
- Klik op het vervolgkeuzemenu 'Kies een berichttype ' en selecteer 'Tekst-naar-spraak'.
- Typ in het tekstvak het bericht dat u wilt afspelen wanneer een oproep naar de voicemail wordt doorgeschakeld.
- Klik op de vervolgkeuzemenu's 'Taal' en 'Stem' om de taal en stem voor uw voicemail te selecteren. Dit bepaalt ook de taal en stem die worden gebruikt voor het bericht over toestemming voor opname. Klik op deafspeelknop ' playerPlay ' om een voorbeeld van uw bericht te beluisteren.
- Klik op ‘Opslaan’.
- Een voicemail met een audiobestand instellen:
- Klik in het vervolgkeuzemenu 'Een audiobericht kiezen ' op 'Audioberichten toevoegen/bewerken'.
- Typ op het tabblad 'Een audiobericht toevoegen ' de naam van het bericht.
- Klik op het vervolgkeuzemenu 'Type bericht kiezen ' en selecteer 'Audio uploaden'.
- Klik op 'Bestand uploaden' om een .mp3- of .wav-audiobestand te uploaden dat kleiner is dan vijf megabyte.
- Klik op 'Opslaan'.
- Zodra u terugkeert naar het rechterpaneel ‘Telefoonnummer beheren’, verschijnt het audiobericht dat u hebt gemaakt automatisch in het betreffende vervolgkeuzemenu. Klik nogmaals op het vervolgkeuzemenu ‘Kies een audiobericht’ om over te schakelen naar een ander audiobericht of om meer audioberichten toe te voegen of te bewerken.
- Klik op 'Opslaan'.
Sales Hub
Starter, Professional, Enterprise
Service Hub
Starter, Professional, Enterprise
