Bellen

Als je een gebruiker bent met eenbetaalde Sales Hub of Service Hub account, kun je direct bellen naar contactpersonen vanuit hun record in HubSpot met behulp van een door HubSpot verstrekt telefoonnummer, een uitgaand telefoonnummer dat is geregistreerd voor bellen, of een externe belprovider. Je kunt het gesprek opnemen, notities maken tijdens het gesprek en het gesprek opslaan in de record van de contactpersoon. Als je midden in een gesprek zit met een contact in de conversatie-inbox, kun je de beltool ook rechtstreeks vanuit de antwoordeditor openen.

Houd er rekening mee dat het aantal belminuten in je HubSpot account afhankelijk is van je abonnement. Er verschijnt een waarschuwing in je account wanneer je limiet bijna is bereikt. Als je je limiet bereikt tijdens een gesprek, kun je dat gesprek wel afmaken, maar kun je die maand geen andere gesprekken meer voeren. Belminuten worden gereset op de eerste dag van elke maand.

Let op: alle inkomende en uitgaande gesprekken in het datacenter van HubSpot in de EU worden gerouteerd via het datacenter van Twilio in Ierland. Dit betekent dat wanneer je Twilio gebruikt vanuit het EU-datacenter, je spraakgegevens worden gerouteerd via Twilio Ierland. Twilio messaging data valt niet onder deze wijziging. Voor klanten die in het EU-datacenter zijn opgenomen, geldt deze wijziging voor uitgaande gespreksgegevens na 1 december 2022 en voor inkomende gespreksgegevens na 30 augustus 2023.

Voordat u aan de slag gaat

• Zorg ervoor dat je voldoet aan de technische vereisten om te bellen met HubSpot.
• Stel een beloptie in je account in.

Bellen vanuit een contactrecord

Een gesprek starten vanuit een contactrecord:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Klik op de naam van een record.

• Klik in de linker zijbalk op het pictogram calling bellen.
• Als je geen belinstellingen hoeft bij te werken voordat je gaat bellen, selecteer je een telefoonnummer in het vervolgkeuzemenu. Het gesprek begint onmiddellijk. Ontdek hoe u een extensie invoert, opneemt of uzelf dempt zodra het gesprek is verbonden.
  
  
• Om je instellingen bij te werken voordat je gaat bellen, klik je op Gespreksopties openen. HubSpot bewaart standaard je meest recente belinstellingen.
  • Als een contactpersoon die je belt zich heeft afgemeld voor alle communicatie, moet je de contactpersoon een eenmalige wettelijke basis geven om met hem of haar te communiceren voordat je belt. Klik in het dialoogvenster op Eenmalig rechtsgrond geven om een rechtsgrond toe te wijzen en uit te leggen waarom je met de contactpersoon mag communiceren. Je moet een rechtsgrondslag toekennen aan contactpersonen die zich hebben afgemeld voor alle communicatie, zelfs als de instellingen voor gegevensprivacy zijn uitgeschakeld in je account.

Let op: hoewel deze functies in HubSpot leven, is je juridische team de beste bron om je advies te geven over naleving voor jouw specifieke situatie.

• • Klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer een telefoonnummer.
    • Als je belt vanuit een record van een contactpersoon, gebruikt de beltool standaard het telefoonnummer dat is opgeslagen in de eigenschap Telefoonnummer van de contactpersoon. Je kunt een ander telefoonnummer toevoegen door te klikken op + Telefoonnummer toevoegen.
      • Klik op het dropdown menu en selecteer een bestaande telefoonnummer eigenschap, voer dan het telefoonnummer in het tekstveld in. Gebruik hetvervolgkeuzemenu Land om automatisch de landcode in te stellen en het juiste telefoonnummerformaat toe te passen. Ofselecteer Voeg een aangepaste telefoon eigenschap toe om een eenregelig tekstveld eigenschap te maken in de Contactinformatie eigenschap groep om een ander telefoonnummer op te slaan om naar te bellen.

• • • Als u een eigenschap van een aangepast telefoonnummer wilt verwijderen, klikt u op hetpictogram edit bewerken naast het nummer dat u wilt verwijderen en klikt u vervolgens op delete verwijderen.

• • • Als je belt vanuit een andere objectrecord, selecteer je de contactpersoon of het bedrijf dat je wilt bellen. Als u belt vanuit een aangepast objectrecord, kunt u alleen kiezen uit de bijbehorende records die in het vervolgkeuzemenu Bellen staan.

Let op: je moet de landcode vermelden als je belt van of naar een ondersteund land buiten de Verenigde Staten. Afhankelijk van het land kan het formaat een "+" bevatten. HubSpot belt ook het nummer dat is ingesteld voor de eigenschap Telefoonnummer van de contactpersoon. Als je contactpersoon geen waarde heeft voor deze eigenschap, voeg dan een telefoonnummer toe.

• • Klik op het vervolgkeuzemenu Van nummer en selecteer of voeg een ander geregistreerd telefoonnummer toe om vanaf te bellen.
  • Selecteer Bellen vanuit browser, Bellen vanuit telefoon of Bellen vanuit HubSpot app.
    • Als je Bel vanaf telefoon selecteert, ontvang je een telefoontje van een geautomatiseerd systeem dat je vervolgens doorverbindt met je contactpersoon.

Let op: als je de optie Bellen vanaf telefoon gebruikt, worden er twee gesprekken gevoerd: één naar de eerste telefoon om de opname in te stellen en één naar de tweede telefoon voor het daadwerkelijke gesprek. Hierdoor worden twee keer zoveel belminuten gebruikt.

• • • Als je bellen vanuit browser selecteert, gebruik je de audio van je computer om te bellen en verschijnt er een pop-up venster.

• • • Als je Bellen vanuit HubSpot app selecteert, verschijnt er een pushmelding op je telefoon die aangeeft dat je een gesprek begint. Tik op de pushmelding om naar het gespreksscherm op de HubSpot mobiele app te gaan en verder te gaan met je gesprek.

• • Als je klaar bent, klik je op Bellen.

• Tijdens het gesprek kun je het gespreksvenster naar een andere locatie op je scherm slepen of het venster minimaliseren zodat je nog steeds je gegevens in HubSpot kunt bekijken.

• Je kunt tijdens het gesprek ook naar een gekoppelde record navigeren om details over het gekoppelde bedrijf of de deal te bekijken. Klik in de rechter zijbalk op de recordnaam om naar de tijdlijn van die record te navigeren.

• De beller-ID van de ontvanger toont het telefoonnummer dat je hebt geselecteerd in het vervolgkeuzemenu Van. Zodra het gesprek is verbonden, kun je een extensie invoeren, het gesprek opnemen, jezelf dempen en notities maken in het pop-upvenster:
  • Voer notities in tijdens het gesprek in het tekstvak.
  • Het gesprek opnemen:
    • Uitgaande gesprekken: klik linksboven op Opnemen. Gespreksopname wordt automatisch ingeschakeld voor één partij. Als een Super Admin de gespreksopname inschakelt voor een gebruiker op een HubSpot telefoonnummer, dan worden gesprekken automatisch opgenomen. Als je gesprekken opneemt in rechtsgebieden waar toestemming van twee partijen vereist is, moet je toestemming krijgen van de partij die je belt om de gespreksopname in te schakelen. In dit geval ontvang je een waarschuwing nadat je op Opnemen hebt geklikt. Zorg ervoor dat je de contactpersoon informeert dat je het gesprek opneemt en klik vervolgens op Ik heb ze geïnformeerd.
    • Inkomende gesprekken: als je Toegestaan gespreksopname hebt ingeschakeld voor je account, begint het inkomende gesprek naar het door HubSpot opgegeven nummer automatisch met opnemen. Voordat de opname begint, wordt de inkomende beller geïnformeerd dat het gesprek wordt opgenomen en dat hij of zij toestemming geeft voor de opname door aan de lijn te blijven.

Let op: als u tijdens een gesprek stopt met opnemen, wordt de gespreksopname niet opgeslagen. Er zijn andere redenen waarom opnames niet worden opgeslagen, zoals verbindingsproblemen of toestemmingsvereisten voor twee partijen. Lees meer over waarom uw gespreksopname mogelijk niet wordt opgeslagen.

• • Klik op het pictogram Dempen om jezelf tijdens het gesprek uit te schakelen.

• • Om een extensie in te voeren of de kiezer te openen, klikt u op het pictogram Toetsenblok.

• • Om het microfoon- of luidsprekerapparaat dat u gebruikt te wijzigen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Audio.
  • Naast het vervolgkeuzemenu Audio kun je de kwaliteitsscore van je netwerk bekijken. Deze score wordt gemeten aan de hand van de Mean Opinion Score (MOS). Als de netwerkkwaliteit slecht is, kun je overwegen om naar een ander netwerk te gaan of samen te werken met je IT-team om je netwerkverbinding te verbeteren. Meer informatie over de technische vereisten voor het gebruik van de beltool.

• Als het gesprek klaar is, klik je op Einde gesprek callingHangup i.

• U kunt extra notities toevoegen, een gespreksresultaat toewijzen, de bijbehorende records bewerken, de gesprekskwaliteit beoordelen of een opvolgtaak aanmaken.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een resultaat en selecteer een resultaat.

• • Als aangepaste gespreks- en vergadertypen zijn ingeschakeld (alleenSales Hub Professional en Enterprise ), kun je op het keuzemenu Selecteer gesprekstype klikken om het gesprekstype te selecteren.
  • Voer extra notities in het tekstvak in.
  • Selecteer een waardering voor de kwaliteit van het gesprek.
  • Om een taakherinnering te maken, klikt u op Een opvolgtaak maken.
  • Om te bewerken naar welke gekoppelde records deze oproep wordt gelogd, klikt u op het Uitrolmenu Gekoppeld aan [x] record . Meer informatie over het koppelen van activiteiten aan records.
  • Om te zien hoeveel van je toegewezen maandelijkse minuten je hebt gebruikt, klik je op het vervolgkeuzemenu Meer .

• Klik op Gesprek opslaan.

Als u midden in een live chat- of e-mailgesprek met een bezoeker in de inbox zit, kunt u de beltool rechtstreeks vanuit de antwoordeditor openen zodat u onmiddellijk telefonisch contact kunt opnemen met de bezoeker.

Let op: u kunt geen gebruik maken van een belintegratie van derden om te bellen vanuit de inbox van gesprekken.

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.
• Klik in de linker zijbalk op een gesprek om het te openen.
• Klik in de antwoordeditor op het vervolgkeuzemenu voor kanaalomschakeling en selecteer Gesprek.
• HubSpot slaat standaard je meest recente belinstellingen op. U kunt uw instellingen bijwerken voordat u gaat bellen:
  • Klik op Bellen vanaf en selecteer een ander telefoonnummer.
  • Klik op Apparaat en selecteer Bellen vanaftelefoon of Bellen vanafbrowser.
  • Of klik op Gespreksopties openen om het gespreksvenster te openen en je instellingen te bewerken.
• Als je klaar bent om te bellen, selecteer je een telefoonnummer.

• Het oproepvenster verschijnt in de inbox en het gesprek begint meteen. Net als bij het bellen vanuit een contactrecord, kun je het gesprek opnemen, jezelf dempen, een extensie invoeren of notities maken tijdens het gesprek.
• Als het gesprek klaar is, klik je op callingHangup gesprek beëindigen.
• Voeg in het gespreksvenster extra notities toe of geef een beoordeling voor de gesprekskwaliteit.

Je kunt het gespreksrecord in de thread bekijken en de opnames openen. Als je een Sales Hub of Service Hub Enterprise gebruiker bent in een account met Conversation Intelligence (CI) ingeschakeld, kun je ook de transcripties bekijken, indien beschikbaar. Het duurt een paar minuten voordat gespreksopnamen en transcripties verschijnen in het gespreksverslag.

Gesprekken bekijken op de tijdlijn

Nadat je het gesprek hebt opgeslagen, verschijnt het op de tijdlijn van de contactpersoon.

• Om het gesprek te verwijderen uit alle gekoppelde tijdlijnen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Verwijderen.
• Om het resultaat van het gesprek te bewerken, klik je op het Outcome dropdown menu.
• De Richting wordt automatisch ingesteld als een uitgaand gesprek. Inkomende gesprekken worden niet automatisch gelogd op de tijdlijn van de bijbehorende contactpersoon. Meer informatie over het gebruik van een door HubSpot verstrekt telefoonnummer om inkomende gesprekken doorgestuurd te krijgen naar je persoonlijke apparaat.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Type om het gesprekstype te bewerken.
• Om een opmerking aan het geregistreerde gesprek toe te voegen, klik je op Opmerking toevoegen.
• Als u meer opnamedetails wilt bekijken, klikt u op Gesprek beoordelen. De opnametoepassing wordt geopend in een paneel aan de rechterkant. Als je Conversation Intelligence (CI) gebruikt om gesprekken op te nemen en te transcriberen, kun je de opname en het transcript ook hier openen. Meer informatie over het gebruik van de opnametool.

Ontdek hoe u ook toegang hebt tot al uw gesprekken via uw gesprekkenindexpagina.