Bellen

Als je een gebruiker bent met eenbetaalde Sales Hub of Service Hub seat, kun je direct bellen naar contactpersonen vanuit hun record in HubSpot met behulp van een door HubSpot verstrekt telefoonnummer, een uitgaand telefoonnummer dat is geregistreerd voor calling, of een externe leverancier van calls. Je kunt het gesprek opnemen, aantekeningen maken tijdens het gesprek en het gesprek opslaan in het record van de contactpersoon. Als je midden in een gesprek zit met een contactpersoon in de gesprekken inbox, kun je de calling tool ook direct vanuit de antwoordeditor openen.

Voordat je aan de slag gaat, moet je ervoor zorgen dat je voldoet aan de technische vereisten om te bellen met HubSpot en dat je een call optie hebt ingesteld in je account.

Houd er rekening mee dat het aantal belminuten in je HubSpot account afhankelijk is van je abonnement. Er verschijnt een waarschuwing in je account wanneer je limiet bijna is bereikt. Als je je limiet bereikt terwijl je aan het bellen bent, kun je dat gesprek wel afmaken, maar kun je die maand geen andere calls meer maken. Calling minuten worden gereset op de eerste dag van elke maand.

Let op: alle inkomende en uitgaande oproepen in het EU-datacenter van HubSpot worden gerouteerd via het datacenter van Twilio in Ierland. Dit betekent dat wanneer u Twilio gebruikt vanuit het EU-datacenter, uw spraakgegevens worden gerouteerd via Twilio Ierland. Twilio messaging data valt niet onder het bereik van deze verandering. Voor klanten die zijn aangemeld bij het EU-datacenter is deze wijziging van toepassing op uitgaande oproepgegevens na 1 december 2022 en op inkomende oproepgegevens na 30 augustus 2023.

Bellen vanuit een contactpersoonrecord

Een gesprek starten vanuit een contactpersoonrecord:

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
• Klik op de naam van een record.

• Klik in de linkerzijbalk op het pictogram calling call.
• Als u geen instellingen voor het bellen hoeft bij te werken voordat u een oproep plaatst, selecteert u een telefoonnummer in het vervolgkeuzemenu. Het gesprek begint onmiddellijk. Ontdek hoe u een extensie invoert, record maakt of uzelf dempt zodra het gesprek is verbonden.
  
• Om je instellingen bij te werken voordat je gaat bellen, klik je op Gespreksopties openen. HubSpot bewaart standaard je meest recente instellingen voor bellen.
  • Als een contactpersoon die je belt zich heeft afgemeld voor alle communicatie, moet je de contactpersoon een eenmalige wettelijke basis geven om met hem of haar te communiceren voordat je belt. Klik in het dialoogvenster op Eenmalig rechtsgrond geven om een rechtsgrond toe te wijzen en uit te leggen waarom u met de contactpersoon mag communiceren. Je moet een rechtsgrondslag toekennen aan contactpersonen die zich hebben afgemeld voor alle communicatie, zelfs als de instellingen voor gegevensprivacy zijn uitgeschakeld in je account.

Let op: hoewel deze functies in HubSpot beschikbaar zijn, is je juridische team de beste bron om je advies te geven over naleving van de regels in jouw specifieke situatie.

• • Klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer een telefoonnummer.
    • Als je belt vanuit een Contactpersoonrecord, gebruikt de beltool standaard het telefoonnummer dat is opgeslagen in de eigenschap Telefoonnummer van de contactpersoon. Je kunt een ander telefoonnummer toevoegen door te klikken op + Telefoonnummer toevoegen.
      • Klik op het dropdownmenu en selecteer een bestaande eigenschap voor het telefoonnummer, voer vervolgens het telefoonnummer in het tekstveld in. Gebruik hetvervolgkeuzemenu Land om automatisch de landcode in te stellen en het juiste telefoonnummerformaat toe te passen. Ofselecteer Voeg een aangepaste telefoon eigenschap toe om een eenregelig tekstveld eigenschap te maken in de Contactinformatie eigenschap groep om een ander telefoonnummer op te slaan om naar te bellen.

• • • Als u een eigenschap van een aangepast telefoonnummer wilt verwijderen, klikt u op hetpotloodpictogram edit naast het nummer dat u wilt verwijderen en klikt u vervolgens op delete verwijderen.

• • • If you're calling from another object record, select the contact or company to call. Als je belt vanuit een aangepast object record, kun je alleen kiezen uit de bijbehorende records die in het Call dropdown menu staan.

Let op: je moet de landcode vermelden als je belt van of naar een ondersteund land buiten de Verenigde Staten. Afhankelijk van het land kan het formaat een "+" bevatten. HubSpot belt ook het nummer dat is ingesteld voor de eigenschap Telefoonnummer van de contactpersoon. Als je contactpersoon geen waarde heeft voor deze eigenschap, voeg dan een telefoonnummer toe.

• • Klik op het vervolgkeuzemenu Van nummer en selecteer of voeg een ander geregistreerd telefoonnummer toe om vanaf te bellen.
  • Selecteer Bellen vanuit browser, Bellen vanaf telefoon of Bellen vanuit HubSpot app.
    • Als je Telefoon bellen selecteert, word je gebeld door een automatisch systeem dat je vervolgens doorverbindt met je contactpersoon.

Let op: als u de optie Call from phone gebruikt, worden er twee gesprekken gevoerd: één naar de eerste telefoon om de opname in te stellen en één naar de tweede telefoon voor het eigenlijke gesprek. Hierdoor worden twee keer zoveel belminuten gebruikt.

• • • Als je Call from browser selecteert, gebruik je de audio van je computer om te bellen en verschijnt er een pop-upvenster.

• • • Als je Call from HubSpot app selecteert, verschijnt er een pushmelding op je telefoon die aangeeft dat je een gesprek begint. Tik op de pushmelding om naar het gespreksscherm op de HubSpot mobiele app te gaan en verder te gaan met je gesprek.

• • Klik op Call als je klaar bent.

• Tijdens het gesprek kun je het gespreksvenster naar een andere locatie op je scherm slepen of het venster minimaliseren zodat je nog steeds je gegevens in HubSpot kunt bekijken.

• U kunt tijdens het gesprek ook naar een bijbehorend record navigeren om details over het bijbehorende bedrijf of de deal te bekijken. Klik in de rechterzijbalk op de recordnaam om naar de tijdlijn van dat record te gaan.

• De beller-ID van de ontvanger toont het telefoonnummer dat je hebt geselecteerd in het vervolgkeuzemenu Van. Zodra het gesprek is verbonden, kunt u een extensie invoeren, het gesprek opnemen, uzelf dempen en notities maken in het pop-upvenster:
  • Voer notities in tijdens het gesprek in het tekstvak.
  • Het gesprek opnemen:
    • Outbound calls: klik Record linksboven. Gespreksopname wordt automatisch ingeschakeld voor één partij. Als een superbeheerder gespreksopname inschakelt voor een gebruiker op een door HubSpot verstrekt telefoonnummer, zullen gesprekken automatisch worden opgenomen. Als je gesprekken opneemt in jurisdicties die toestemming van twee partijen vereisen, moet je toestemming krijgen van de partij die je belt om de gespreksopname in te schakelen. In dit geval ontvang je een waarschuwing nadat je op Record hebt geklikt. Zorg ervoor dat je de contactpersoon informeert dat je het gesprek opneemt en klik vervolgens op I have informed them.
    • Inkomende oproepen: als je Inkomende oproep toestaan hebt ingeschakeld op je account, begint de inkomende oproep naar het door HubSpot opgegeven nummer automatisch met opnemen. Voordat de opname begint, wordt de inkomende oproeper geïnformeerd dat het gesprek wordt opgenomen en dat hij of zij toestemming geeft voor de opname door aan de lijn te blijven.

Let op: als u tijdens een gesprek stopt met opnemen, wordt de gespreksopname niet opgeslagen. Er zijn andere redenen waarom opnames niet worden opgeslagen, zoals verbindingsproblemen of toestemmingsvereisten voor twee partijen. Lees meer over waarom uw gespreksopname mogelijk niet wordt opgeslagen.

• • Om jezelf uit te schakelen tijdens het gesprek, klik je op de knop Dempen.

• • Klik op de knop Toetsenblok om een extensie in te voeren of de kiezer te openen.

• • Om het microfoon- of luidsprekerapparaat dat je gebruikt te wijzigen, klik je op het vervolgkeuzemenu Audio.
  • Naast het vervolgkeuzemenu Audio kun je de kwaliteitsscore van je netwerk bekijken. Deze score wordt gemeten aan de hand van de Mean Opinion Score (MOS). Als de netwerkkwaliteit slecht is, kun je overwegen om naar een ander netwerk te gaan of met je IT-team samen te werken om je netwerkverbinding te verbeteren. Meer informatie over de technische vereisten voor het gebruik van de tool Calling.

• Klik op Einde gesprek als het gesprek is beëindigd callingHangup i.

• U kunt extra notities toevoegen, een gespreksresultaat toewijzen, de bijbehorende records bewerken, de gesprekskwaliteit beoordelen of een opvolgtaak aanmaken.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een resultaat en selecteer een resultaat.

• • Als aangepaste gespreks- en vergadertypen zijn ingeschakeld( alleenSales Hub Professional en Enterprise ), kun je op het keuzemenu Selecteer gesprekstype klikken om het gesprekstype te selecteren.
  • Voer extra notities in het tekstvak in.
  • Selecteer een waardering voor de kwaliteit van het gesprek.
  • Om een taakherinnering te maken, klikt u op Een opvolgtaak maken.
  • Om te bewerken naar welke gekoppelde records dit gesprek wordt gelogd, klikt u op het Gekoppeld aan [x] record dropdownmenu. Meer informatie over het koppelen van activiteiten aan records.
  • Om te zien hoeveel van je toegewezen maandelijkse minuten je hebt gebruikt, klik je op het vervolgkeuzemenu Meer .

• Klik op Gesprek opslaan.

Als je midden in een live chat of e-mailconversatie met een bezoeker in de inbox zit, kun je de calling tool rechtstreeks vanuit de antwoordeditor openen zodat je meteen telefonisch contact kunt maken met de bezoeker.

Let op: je kunt geen integratie van gesprekken van derden gebruiken om te bellen vanuit de inbox voor gesprekken.

• Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.
• Klik in de linker zijbalk op een gesprek om het te openen.
• Klik in de antwoordeditor op het vervolgkeuzemenu voor kanaalomschakeling en selecteer Calling.
• HubSpot slaat standaard je meest recente instellingen voor calls op. Om je instellingen bij te werken voordat je gaat bellen:
  • Klik op Bellen vanaf en selecteer een ander telefoonnummer.
  • Klik op Apparaat en selecteer Bellen vanaftelefoon of Bellen vanuitbrowser.
  • Of klik op Gespreksopties openen om het gespreksvenster te openen en je instellingen te bewerken.
• Als u klaar bent om te bellen, selecteert u een telefoonnummer.

• Het oproepvenster verschijnt in de inbox en het gesprek begint onmiddellijk. Net als bij het bellen vanuit een contactpersoonrecord, kun je het gesprek opnemen, jezelf dempen, een extensie invoeren of notities maken tijdens het gesprek.
• Als het gesprek klaar is, klik je op callingHangup einde gesprek.
• Voeg in het gespreksvenster extra notities toe of geef een beoordeling voor de gesprekskwaliteit en klik vervolgens op Gesprek opslaan.

Je kunt het record van het gesprek in de thread bekijken en de opnames openen. Als je een Sales Hub of Service Hub Enterprise gebruiker bent in een account met Conversation Intelligence (CI) ingeschakeld, kun je ook de transcripties bekijken, indien beschikbaar. Het duurt een paar minuten voordat gespreksopnamen en transcripties verschijnen in het gespreksrecord.

Gesprekken bekijken op de tijdlijn van records

Nadat je het gesprek hebt opgeslagen, verschijnt het op de tijdlijn van de contactpersoon.

• Om de oproep uit alle geassocieerde tijdlijnen van records te verwijderen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteert u Verwijderen.
• Om het resultaat van de oproep te bewerken, klikt u op het dropdown menu Outcome .
• De Richting wordt automatisch ingesteld als een uitgaand gesprek. Inkomende oproepen worden niet automatisch geregistreerd op de tijdlijn van de bijbehorende contactpersoon. Meer informatie over het gebruik van een door HubSpot verstrekt telefoonnummer om inkomende oproepen te ontvangen die worden doorgestuurd naar uw persoonlijke apparaat.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Type om het type gesprek te bewerken.
• Om een opmerking toe te voegen aan het geregistreerde gesprek, klik je op Opmerking toevoegen.
• Om meer opnamedetails te bekijken, klikt u op Review call. Het hulpmiddel voor het bekijken van opnames wordt geopend in een paneel aan de rechterkant. Als u Conversation Intelligence (CI) gebruikt om gesprekken op te nemen en te transcriberen, kunt u de opname en het transcript ook hier openen. Meer informatie over het gebruik van de tool voor het bekijken van opnames.

Ontdek hoe u ook toegang hebt tot al uw calls via uw oproepindexpagina.