Contactgegevens automatisch invullen op basis van e-mails

Let op: vanaf 25 juni 2026 is de instelling om contactgegevens automatisch in te vullen op basis van e-mails gemigreerd naar ‘conversational enrichment’. Lees hier hoe u uw verrijkingsinstellingen kunt beheren.

Gebruik de instelling 'Contactgegevens invullen vanuit e-mails met HubSpot AI' om contactgegevens automatisch in te vullen op basis van e-mailhandtekeningen en berichten van je contactpersonen. Deze AI-aangedreven functie scant de contactgegevens in de e-mailhandtekening. Ook kan de functie de tekst van de e-mail scannen op een telefoonnummer. Als de gegevens van het contact nog niet in het contactrecord staan, worden de contactgegevens automatisch bijgewerkt.

Deze functie kan e-mails scannen die zijn verzonden naar je gekoppelde persoonlijke e-mailadres of team-e-mailadres, antwoorden op geregistreerde e-mails of een e-mail die via het doorstuuradres van HubSpot in het CRM is geregistreerd.

Voordat je aan de slag gaat

Bekijk de volgende vereisten, beperkingen en overwegingen voordat je met deze functie aan de slag gaat.

Vereisten

• Om deze functie te kunnen gebruiken, moet je een gekoppeld persoonlijk e-mailadreshebben waarbij de automatisering van de inbox is ingeschakeld.

Beperkingen en aandachtspunten

• Deze functie scant e-mails die zijn ontvangen nadat de instelling is ingeschakeld. E-mails die eerder zijn ontvangen, worden niet met terugwerkende kracht gescand.
• In aanmerking komende contactgegevens worden alleen ingevuld als het veld geen waarde heeft en nog nooit door een gebruiker in uw HubSpot-account is bijgewerkt. Deze functie overschrijft geen bestaande contactgegevens en maakt geen nieuwe contacten aan.
• Deze functie scant alleen het eerste e-mailantwoord van een contactpersoon. Als de in aanmerking komende contactgegevens niet in het eerste antwoord worden gedetecteerd, worden de velden niet ingevuld, zelfs niet als de contactgegevens in een volgend antwoord zijn opgenomen.
• Deze functie is standaard ingeschakeld. Aangezien de instelling afhankelijk is van de gekoppelde e-mail van een gebruiker, kan deze niet globaal worden geconfigureerd voor alle gebruikers in het account.
• Deze functie kan e-mails scannen die zijn opgesteld in alle door HubSpot ondersteunde talen, behalve Japans. Lees meer over het taanaanbod van HubSpot.

Automatische updates van contactgegevens in- of uitschakelen

Let op: wanneer e-mailcontactverrijking is ingeschakeld, wordt de instelling ‘Contactgegevens invullen vanuit e-mails met HubSpot AI ’ automatisch uitgeschakeld. Lees meer over het gebruik van conversatieverrijking voor e-mails.

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het menu aan de linkerkant, in het gedeelte 'Gegevensbeheer', op 'Objecten'.
3. Klik op de pagina 'Objecten ' op het vervolgkeuzemenu 'Selecteer een object ' en selecteer 'Contacten'.
4. Selecteer of deselecteer op het tabblad 'Instellingen' het selectievakje 'Contactgegevens uit e-mails invullen met HubSpot AI ' om de instelling in of uit te schakelen.
   • Zodra de instelling is ingeschakeld, kan het tot tien minuten duren voordat de functie begint met het scannen van nieuwe e-mails.
   • E-mails die zijn ontvangen voordat de instelling was ingeschakeld, worden niet met terugwerkende kracht gescand.
5. Om een bestand te exporteren met alle contactgegevens die automatisch door HubSpot AI zijn ingevuld, klik je op 'Ingevulde gegevens exporteren'.
6. Klik in het dialoogvenster op 'Exporteren'.

Door AI ingevulde contactgegevens

Wanneer er contactgegevens in een e-mail worden gedetecteerd, kunnen de hieronder vermelde contactkenmerken worden ingevuld. Als een contactkenmerk met behulp van AI wordt bijgewerkt, is de wijzigingsbron van het kenmerk HubSpot AI.

• Voornaam
• Achternaam
• Telefoonnummer*
• Functietitel
• Mobiel telefoonnummer*
• Fax
• Plaats
• Staat/regio
• Land
• Postcode
• Straat

*De AI van HubSpot scant zowel de tekst van de e-mail als de handtekening op zoek naar een telefoonnummer.