Zodra je Gevoelige gegevens hebt ingeschakeld in je HubSpot-account, hebben bepaalde tools unieke overwegingen of gedrag bij het gebruik van Gevoelige gegevens. In dit artikel lees je meer over waar gevoelige gegevens kunnen worden gebruikt en hoe je deze op de juiste manier beheert binnen elke tool.
Ga voor meer informatie over Gevoelige gegevens naar de pagina Termen voor Gevoelige gegevens. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over het inschakelen van Sensitive Data en het maken van Sensitive Data-eigenschappen.
Let op: Gevoelige gegevens worden niet ondersteund in sommige tools, waaronder chatbots, personalisatietokens, playbooks en sandboxes. Zeer gevoelige gegevens worden verder beperkt en kunnen alleen in bepaalde scenario's worden gebruikt.
Alle volgende secties zijn van toepassing op Sensitive Data, maar slechts enkele van de genoemde tools worden ondersteund voor Highly Sensitive Data. Zeer gevoelige data kan alleen worden gebruikt in de volgende scenario's:
Eigenschappen gevoelige gegevens
Zodra je een eigenschap hebt aangemaakt om Gevoelige gegevens op te slaan:
- Superadmins kunnen permissies op veldniveau instellen om de weergave en bewerkingstoegang voor de eigenschap te beperken tot specifieke gebruikers en teams. Dit wordt sterk aangeraden om ervoor te zorgen dat gevoelige gegevens alleen door bepaalde gebruikers kunnen worden gezien of gewijzigd.
- Superadmins kunnen gebruikersacties gerelateerd aan Sensitive Data property waarden bekijken in het auditlogboek.
- Superadmins kunnen de eigenschap Gevoelige gegevens bewerken of verwijderen.
Let op: bij downgraden vanuit een Enterprise-abonnement waarbij Gevoelige gegevens is ingeschakeld:
- Superadmins kunnen bestaande Sensitive Data eigenschappen verwijderen, maar kunnen geen nieuwe Sensitive Data eigenschappen aanmaken of de details van bestaande Sensitive Data eigenschappen bewerken.
- Superbeheerders kunnen nog steeds de waarden van een eigenschap met gevoelige gegevens bekijken en bewerken. Niet-admin gebruikers die eerder toegang hadden tot de waarden zullen deze niet langer kunnen bekijken of bewerken.
Waarden van eigenschappen voor gevoelige gegevens
Gebruikers met toegang tot een Sensitive Data eigenschap kunnen de waarden van de eigenschap handmatig of via import en workflows bijwerken. Als je account HubSpot-medewerkers toegang geeft om problemen met ondersteuning op te lossen, hebben HubSpot-medewerkers geen toegang om de waarden van eigenschappen met gevoelige gegevens te bekijken.
Voor eigenschappen met zeer gevoelige gegevens moeten gebruikers met toegang tot de waarden van de eigenschap klikken om te decoderen om de waarde te bekijken of te bewerken. Bijvoorbeeld:
Bijlagen
Met de mogelijkheid om Gevoelige gegevens en Zeer gevoelige gegevens op te slaan, kun je bestanden met gevoelige informatie opslaan in tools in HubSpot. Zodra je de instelling Gevoelige gegevens inschakelt, worden bijlagen die op de onderstaande manieren worden geüpload, beschermd door een extra laag van encryptie in de databaseopslag van HubSpot. Dit verwijdert ook de optie om bestanden extern te delen zonder verificatie en zorgt ervoor dat HubSpot-medewerkers geen toegang hebben tot de bijlagen.
Wanneer bestanden worden toegevoegd via de volgende methoden, worden ze beschermd:
Je kunt de toegang van gebruikers tot bijlagen regelen via machtigingen voor elke tool. Je kunt bijvoorbeeld de toegang tot contactpersonen beperken voor specifieke gebruikers die geen toegang zouden mogen hebben tot contactpersonenbestanden.
Let op: bestanden worden niet beschermd in de volgende scenario's:
- Alleen bestanden die worden geüpload nadat Gevoelige gegevens is ingeschakeld, krijgen de extra bescherming. Bestaande bestanden zullen het standaard beveiligingsniveau gebruiken, zelfs als ze op de bovenstaande manieren zijn geüpload.
- Bestanden die worden geüpload naar en gehost op de bestandentool hebben geen extra beveiliging, dus bestanden met Gevoelige Gegevens moeten niet worden opgeslagen in de bestandentool. Als een gebruiker in andere HubSpot tools een bestand toevoegt dat is opgeslagen in de Bestanden-tool (bijvoorbeeld via de optie Bestaand kiezen bij uploaden), dan wordt voor die bestanden het standaard beveiligingsniveau gebruikt.
- HubSpot beperkt de toegang tot CRM-bijlagen niet als u de URL deelt met een andere geverifieerde gebruiker in uw account. Vermijd het delen van URL's voor bijlagen met gebruikers die de bestanden niet zouden moeten kunnen bekijken.
Breeze, de AI van HubSpot, kan je helpen bij het automatiseren van taken, het verzamelen van gegevensinzichten, het opstellen van content en meer in het HubSpot-klantenplatform. Alleen gebruikers met Super Admin rechten kunnen bepaalde AI tools aanzetten, zoals AI Assistants.
Als je Gevoelige gegevens inschakelt, worden de eigenschappen van Gevoelige gegevens die je aanmaakt niet gebruikt om de AI-modellen van HubSpot te trainen. Andere Klantgegevens binnen je account kunnen echter wel worden gebruikt om de AI-modellen van HubSpot te trainen. Je kunt je afmelden voor het gebruik van je Klantgegevens voor machine learning door een e-mail te sturen naar privacy@hubspot.com. Bekijk voor meer informatie de Servicevoorwaarden van HubSpot en het Privacybeleid van HubSpot.
Let op: vermijd het delen van gevoelige informatie in je prompts. Om het product te verbeteren, registreert en bewaart HubSpot uw prompts, gegenereerde taal en gebruiksgegevens wanneer u AI-producten gebruikt. HubSpot deelt uw prompts met AI-serviceproviders om uw gebruik van AI-producten mogelijk te maken en AI-serviceproviders slaan uw prompts op ten behoeve van inhoudsmoderatie. Uw prompts kunnen aan u worden toegewezen. Op uw gebruik van HubSpot's beta AI Producten zijn onze Bèta Voorwaarden van toepassing en op AI Producten die zijn opgenomen in onze Abonnementsdiensten zijn onze Productspecifieke Voorwaarden van toepassing.
De AI-producten van HubSpot maken geen deel uit van de functies voor Gevoelige gegevens. Bepaalde AI-producten kunnen Gevoelige gegevens verwerken die je mogelijk niet van plan was op te nemen bij het genereren van resultaten op basis van de ingevoerde prompt. Deze tools omvatten:
Als je bijvoorbeeld gevoelige gegevens bespreekt tijdens een conversatie, moet je de tool Conversatiesamenvattingen niet gebruiken. Hoewel het misschien niet je bedoeling was om Gevoelige Gegevens in te voeren in je vraag, zou de tool Conversatiesamenvattingen alle inhoud van de conversatie verwerken.
Raadpleeg de kaarten met AI-modellen voor meer informatie over de AI-tools van HubSpot. Vermijd het gebruik van AI-tools als je niet wilt dat de AI-tools je Gevoelige gegevens verwerken.
Datacenters
Je kunt gevoelige informatie opslaan in elk Data Center dat je gebruikt.
Als u de opslag van HIPAA-gegevens niet hebt aangegeven, komt u in aanmerking voor migratie van een datacenter in Noord-Amerika naar het datacenter in de Europese Unie. Om toegang te krijgen tot de migratiefunctionaliteit, kunnen Super Admins zich aanmelden voor de publieke bèta van Wijziging datacenter hostinglocatie voor gevoelige gegevens.
Als je de opslag van HIPAA-gegevens hebt aangegeven, kun je niet migreren naar een ander datacenter.
Gegevenssynchronisatie
Je kunt gevoelige gegevens synchroniseren via veldtoewijzingen met apps voor gegevenssynchronisatie. Bij het synchroniseren van gegevens:
- De synchronisatie kan in twee richtingen plaatsvinden. Omdat het niet altijd bekend is of de velden van een app van derden gevoelig zijn, zijn er enkele gevallen waarin niet-gevoelige velden kunnen worden gesynchroniseerd van en naar een HubSpot Sensitive Data eigenschap. Als bekend is dat het veld van een app van derden gevoelig is, kan het niet worden gesynchroniseerd met een niet-gevoelige HubSpot eigenschap.
- De eigenschappen Gevoelige gegevens en Zeer gevoelige gegevens worden als hetzelfde beschouwd voor apps voor gegevenssynchronisatie.
Met de mogelijkheid om gevoelige gegevens op te slaan in HubSpot, kun je HubSpot formulieren en niet-HubSpot formulieren gebruiken om vertrouwelijk gevoelige gegevens van je bezoekers te verzamelen. Gevoelige gegevens die via formulieren worden verzameld, worden versleuteld en veilig gesynchroniseerd naar de CRM. Bestanden die worden geüpload via formulieren die gekoppeld zijn aan een Sensitive Data eigenschap worden ook als gevoelig beschouwd.
Alleen gebruikers met de juiste machtigingen om Gevoelige Gegevens te bekijken, kunnen de waarden van ingevulde formulieren en bestanden die als gevoelig zijn gemarkeerd, bekijken. Alle meldingen over het indienen van formulieren voldoen ook aan de vereisten voor gebruikersrechten voor gevoelige gegevens.
Integraties
Ontwikkelaars kunnen de API-documentatie gebruiken om integraties te bouwen die Gevoelige Gegevens synchroniseren. Conform de voorwaarden voor Gevoelige gegevens erkent u, indien u ervoor kiest om te integreren met producten van derden of deze anderszins te gebruiken in verband met de Abonnementsdienst, dat Klantgegevens die door dergelijke Producten van derden worden gehost of verwerkt, worden gehost in overeenstemming met het beleid van die derden.
Als u HIPAA-beschermde gevoelige gegevens opslaat, wordt de Snowflake Data Share-integratie alleen ondersteund voor de volgende regio's: AWS US_EAST_1 en AWS EU_CENTRAL_1.
Meldingen
Zodra Gevoelige gegevens zijn ingeschakeld in je account, zullen bepaalde meldingen standaard geen voorvertoning bevatten (bijv. een voorvertoning van een notitie) om te voorkomen dat Gevoelige gegevens worden weergegeven. Dit gebeurt momenteel voor de volgende meldingen: je wordt vermeld met @ in een record of in een opmerking, je krijgt een taak toegewezen of een herinnering voor een taak, er is activiteit in een record dat je volgt of er is een opmerking over een activiteit waarbij je betrokken bent.
Voor e-mailmeldingen worden voorvertoningen standaard verborgen, maar je kunt ervoor kiezen om ze toe te staan:
- Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
- Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Privacy & Toestemming.
- Klik in het linkermenu op Privacy tools.
- Klik op Instellingen gevoelige gegevens bewerken.
- Schakel de optie Volledige inhoud weergeven in e-mails met meldingen in om voorbeeldweergaven toe te staan.
- Als je in het verleden voorvertoningen hebt ingeschakeld, schakel dan de optie Volledige inhoud weergeven in e-mails met meldingen uit om voorvertoningen van meldingen te verbergen.
- Klik op Klaar.
Werkstromen
Als je een Sensitive Data eigenschap in workflows gebruikt, is het aan te raden om de toegang tot de workflows tool te beperken omdat workflows momenteel geen permissies op veldniveau afdwingen.
Het volgende wordt momenteel niet ondersteund in workflows:
- Associatieacties die eigenschappen van Gevoelige gegevens gebruiken of ernaar verwijzen
- Kopieer eigenschappen die verwijzen naar eigenschappen met gevoelige gegevens
- Personalisatietokens die eigenschappen van Gevoelige gegevens gebruiken of ernaar verwijzen
- Inschrijvingstriggers gebaseerd op wijzigingen in de waarden van eigenschappen van gevoelige gegevens
- Raadpleeg het HubSpot Trust Center voor meer informatie over het beveiligingsprogramma van HubSpot.
- Raadpleeg dit artikel om te leren hoe u de instellingen voor gevoelige gegevens beheert en eigenschappen voor gevoelige gegevens aanmaakt.
- Raadpleeg de documentatie voor ontwikkelaars om te leren hoe u Gevoelige gegevens via API kunt beheren.
Marketing Hub
Enterprise
Sales Hub
Enterprise
Service Hub
Enterprise
Operations Hub
Enterprise
Content Hub
Enterprise
