Begrijpen hoe gevoelige gegevens worden gebruikt in HubSpot tools

Zodra je Sensitive Data in je HubSpot-account hebt ingeschakeld, zijn er bepaalde tools die unieke overwegingen of gedragingen hebben bij het gebruik van Sensitive Data. In dit artikel lees je meer over waar Sensitive Data kan worden gebruikt en hoe je dit binnen elke tool op de juiste manier kunt beheren.

Raadpleeg de pagina met voorwaarden voor gevoelige gegevens voor meer informatie over gevoelige gegevens. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over het inschakelen van gevoelige gegevens en het maken van eigenschappen voor gevoelige gegevens.

Let op: gevoelige gegevens worden niet ondersteund in sommige tools, waaronder chatbots, personalisatietokens, playbooks en sandboxes. Zeer gevoelige gegevens zijn verder beperkt en kunnen alleen in bepaalde scenario's worden gebruikt.

Zeer gevoelige gegevens in HubSpot-tools

Alle volgende secties zijn van toepassing op gevoelige gegevens, maar slechts enkele van de genoemde tools worden ondersteund voor zeer gevoelige gegevens. Zeer gevoelige gegevens kunnen alleen worden gebruikt in de volgende scenario's:

• Eigenschapswaarden bekijken en bewerken in HubSpot.
• Uploaden naar formulieren via HubSpot-formulieren, niet-HubSpot-formulieren en de geauthenticeerde API voor het indienen van formulieren.
• Bijlagen handmatig uploaden naar records of via notities, één-op-één e-mails en zeer gevoelige bestandseigenschappen.

Eigenschappen voor gevoelige gegevens

Zodra je een eigenschap hebt aangemaakt om gevoelige gegevens op te slaan:

• Superbeheerders kunnen machtigingen op veldniveau instellen om de weergave en bewerking van de eigenschap te beperken tot specifieke gebruikers en teams. Dit wordt ten zeerste aanbevolen om ervoor te zorgen dat gevoelige gegevens alleen door bepaalde gebruikers kunnen worden bekeken of gewijzigd.
• Superbeheerders kunnen gebruikersacties met betrekking tot eigenschapswaarden voor gevoelige gegevens bekijken in het auditlogboek.
• Superbeheerders kunnen de eigenschap 'Gevoelige gegevens' bewerken of verwijderen.

Eigenschappenwaarden voor gevoelige gegevens

Gebruikers met toegang tot een eigenschap voor gevoelige gegevens kunnen de waarden van de eigenschap handmatig of via import en workflows bijwerken. Als uw account HubSpot-medewerkers toegang geeft om ondersteuningsproblemen op te lossen, hebben HubSpot-medewerkers geen toegang om de waarden van eigenschappen voor gevoelige gegevens te bekijken.

Voor eigenschappen met zeer gevoelige gegevens moeten gebruikers met toegang tot de waarden van de eigenschap klikken om te decoderen om de waarde te bekijken of te bewerken. Bijvoorbeeld:

Bijlagen

Met de mogelijkheid om gevoelige gegevens en zeer gevoelige gegevens op te slaan, kunt u bestanden met gevoelige informatie opslaan in tools binnen HubSpot. Zodra u de instelling voor gevoelige gegevens inschakelt, worden bijlagen die op de onderstaande manieren worden geüpload, beschermd door een extra versleutelingslaag in de databaseopslag van HubSpot. Hierdoor wordt ook de optie om bestanden extern te delen zonder authenticatie verwijderd en krijgen HubSpot-medewerkers geen toegang tot de bijlagen.

Wanneer bestanden via de volgende methoden worden toegevoegd, worden ze beschermd:

• Geüpload vanaf uw computer in een record in het gedeelte Bijlagen.
• Geüpload naar een record via een nieuwe notitie.
• Geüpload naar een record via een e-mail van een contactpersoon.
• Geüpload naar een record in de mobiele app van HubSpot.
• Geüpload naar een bestandstype-eigenschap.
• Geüpload via een formulierinzending.
• Geüpload via import.

U kunt de toegang van gebruikers tot bijlagen beheren via machtigingen voor elke tool. U kunt bijvoorbeeld de toegang tot contacten beperken voor specifieke gebruikers die geen toegang mogen hebben tot contactbestanden.

Breeze-tools

Breeze, de AI van HubSpot, kan u helpen bij het automatiseren van taken, het verzamelen van gegevensinzichten, het opstellen van content en meer op het HubSpot-klantenplatform. Alleen gebruikers met Super Admin-machtigingen kunnen bepaalde Breeze-tools inschakelen, zoals Breeze Assistant.

Breeze Assistant-producten zijn compatibel met accounts waarbij Sensitive Data is ingeschakeld. Er gelden echter enkele beperkingen, waardoor aangepaste eigenschapswaarden voor Sensitive Data-eigenschappen niet kunnen worden gebruikt om blootstelling van Sensitive Data te voorkomen.

Als u Sensitive Data inschakelt, worden de eigenschappen voor gevoelige gegevens die u aanmaakt niet gebruikt om Breeze-modellen te trainen. Andere klantgegevens binnen uw account kunnen echter wel worden gebruikt om Breeze-modellen te trainen. U kunt ervoor kiezen om uw klantgegevens niet te laten gebruiken voor machine learning door een e-mail te sturen naar privacy@hubspot.com. Raadpleeg voor meer informatie de servicevoorwaarden en het privacybeleid van HubSpot.

Let op: deel geen gevoelige informatie in uw geconfigureerde gegevensinvoer voor Breeze-functies, inclusief uw prompts. Superbeheerders kunnengeneratieve Breeze-functies configureren in de accountbeheer-instellingenop . Voor informatie over hoe Breeze uw gegevens gebruikt om betrouwbare AI te bieden, waarbij u de controle over uw gegevens behoudt, kunt u onze veelgestelde vragen over Breeze Trust raadplegen.

Raadpleeg de Breeze-modelkaarten voor meer informatie over Breeze. Gebruik Breeze niet als u niet wilt dat Breeze uw gevoelige gegevens verwerkt.

Datacenters

U kunt gevoelige informatie opslaan in elk datacenter dat u gebruikt.

Als u niet hebt aangegeven dat u HIPAA-gegevens opslaat, komt u in aanmerking voor migratie van een datacenter in Noord-Amerika naar het datacenter in de Europese Unie. Als u hebt aangegeven dat u HIPAA-gegevens opslaat, kunt u niet naar een ander datacenter migreren.

Gegevenssynchronisatie

U kunt gevoelige gegevens synchroniseren via veldtoewijzingen met gegevenssynchronisatie-apps. Bij het synchroniseren van gegevens:

• De synchronisatie kan bidirectioneel zijn. Omdat het niet altijd bekend is of de velden van een app van een derde partij gevoelig zijn, zijn er gevallen waarin niet-gevoelige velden kunnen worden gesynchroniseerd met een HubSpot-eigenschap voor gevoelige gegevens. Als bekend is dat het veld van een app van een derde partij gevoelig is, kan het niet worden gesynchroniseerd met een niet-gevoelige HubSpot-eigenschap.
• Sensitive Data- en Highly Sensitive Data-eigenschappen worden als gelijkwaardig beschouwd voor apps voor gegevenssynchronisatie.

Formulieren

Met de mogelijkheid om gevoelige gegevens op te slaan in HubSpot, kunt u HubSpot-formulieren en niet-HubSpot-formulieren gebruiken om vertrouwelijk gevoelige informatie van uw bezoekers te verzamelen. Gevoelige gegevens die via formulieren worden verzameld, worden versleuteld en veilig gesynchroniseerd met het CRM. Alle bestanden die worden geüpload via formulierinzendingen die zijn gekoppeld aan een eigenschap voor gevoelige gegevens, worden ook als gevoelig beschouwd.

Alleen gebruikers met de juiste machtigingen om gevoelige gegevens te bekijken, kunnen de waarden van formulierinzendingen en bestanden die als gevoelig zijn gemarkeerd, bekijken. Alle meldingen van formulierinzendingen voldoen ook aan de vereisten voor gebruikersmachtigingen voor gevoelige gegevens.

Integraties

Ontwikkelaars kunnen de API-documentatie gebruiken om integraties te bouwen die gevoelige gegevens synchroniseren. Volgens de voorwaarden voor gevoelige gegevens erkent u, als u ervoor kiest om te integreren met of anderszins gebruik te maken van producten van derden in verband met de abonnementsdienst, dat klantgegevens die door dergelijke producten van derden worden gehost of verwerkt, worden gehost in overeenstemming met het beleid van die derden.

Als u door HIPAA beschermde gevoelige gegevens opslaat, wordt de Snowflake Data Share- integratie alleen ondersteund voor de volgende regio's: AWS US_EAST_1 en AWS EU_CENTRAL_1.

Beheer van meerdere accounts (BETA)

Accounts die gevoelige gegevens gebruiken, kunnen geen bronaccount zijn voor de gegevensspiegelingsfunctie in het beheer van meerdere accounts. Deze beperking voorkomt dat gevoelige gegevens onbedoeld worden gedeeld met een ander account.

Als u gevoelige gegevens inschakelt, wordt uw account niet geselecteerd als bronaccount voor gegevensspiegeling. Als uw account al een bronaccount voor gegevensspiegeling is, wordt gegevensspiegeling voor het account automatisch uitgeschakeld wanneer u gevoelige gegevens inschakelt.

Meldingen

Zodra gevoelige gegevens zijn ingeschakeld in uw account, bevatten bepaalde meldingen standaard geen voorbeelden (bijvoorbeeld een voorbeeld van de tekst van een notitie) om te voorkomen dat gevoelige gegevens worden weergegeven. Dit geldt momenteel voor de volgende meldingen: u wordt @-vermeld in een record of in een opmerking, u krijgt een taak toegewezen of ontvangt een herinnering voor een taak, er is activiteit op een record dat u volgt, of er is een opmerking over een activiteit waarbij u betrokken bent.

Voor e-mailmeldingen zijn voorbeelden standaard verborgen, maar u kunt ervoor kiezen om ze toe te staan:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar Privacy en toestemming.
3. Klik in het linkermenu op Privacytools.
4. Klik op Instellingen voor gevoelige gegevens bewerken.
5. Om previews van meldingen toe te staan, schakelt u de optie Volledige inhoud weergeven in meldings-e-mails in.

6. Als u in het verleden voorbeelden hebt ingeschakeld en u wilt voorbeelden van meldingen verbergen, schakelt u de optie Volledige inhoud weergeven in meldings-e-mails uit.
7. Klik op Gereed.

Workflows

Als u een eigenschap voor gevoelige gegevens in workflows gebruikt, wordt aanbevolen om de toegang tot de workflowtool te beperken.

U kunt eigenschappen voor gevoelige gegevens gebruiken met triggers voor inschrijving wanneer aan filtercriteria wordt voldaan en AND/OR -workflowvertakkingen. Het volgende wordt momenteel niet ondersteund in workflows:

• Eigenschappenacties kopiëren die verwijzen naar eigenschappen voor gevoelige gegevens
• Personalisatietokens die eigenschappen voor gevoelige gegevens gebruiken of verwijzen naar eigenschappen voor gevoelige gegevens
• Wanneer een gebeurtenis plaatsvindt, worden registraties geactiveerd op basis van wijzigingen in de waarden van eigenschappen voor gevoelige gegevens.

Aanvullende bronnen

• Raadpleeg het HubSpot Trust Center voor meer informatie over het beveiligingsprogramma van HubSpot.
• Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over het beheren van instellingen voor gevoelige gegevens en het maken van eigenschappen voor gevoelige gegevens.
• Raadpleeg de documentatie voor ontwikkelaars voor meer informatie over het beheren van gevoelige gegevens via API.