Activiteiten aanmaken of registreren bij een record

In HubSpot worden bepaalde activiteiten automatisch bij de records geregistreerd, maar je kunt ook handmatig nieuwe telefoongesprekken, e-mails, vergaderingen en berichten aanmaken, of activiteiten vastleggen die buiten HubSpot hebben plaatsgevonden (bijvoorbeeld een vergadering met een klant die niet was ingepland, of een bericht dat via LinkedIn is verzonden). Geregistreerde activiteiten geven een volledig beeld van de contacten en interacties met een dossier.

De activiteiten zijn:

• Oproepen
• E-mails
• Vergaderingen
• Opmerkingen
• Taken
• LinkedIn, WhatsApp of sms-berichten
• Post

Je kunt ook gegevens importeren om in één keer nieuwe activiteiten aan te maken en deze aan records te koppelen .

Activiteiten aanmaken of registreren op de desktop

1. Ga naar uw gegevens (bijvoorbeeld Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.).
2. Klik op de naam van het record. Ontdek hoe je een activiteit rechtstreeks vanuit het voorbeeld kunt registreren.
3. Klik linksboven op het pictogram van de activiteit die je wilt aanmaken of registreren. De pictogrammen die worden weergegeven, kunnen verschillen als je de volgorde van de pictogrammen hebt aangepast.
   
   • Klik op het email e-mailpictogram om een verkoopmail op te stellen. De e-maileditor wordt geopend, zodat u een e-mail kunt opstellen en verzenden.
   • Klik op het description pictogram 'Notitie' om een notitie aan te maken.
   • Klik op het calling pictogram 'Bellen' om te bellen. De belfunctie wordt geopend, zodat u kunt bellen.
   • Klik op het meetings pictogram ‘Vergadering’ om een vergadering te plannen. De vergaderplanner wordt geopend, zodat u een vergadering kunt boeken.
   • Klik op het tasksIcon pictogram 'Taak' om een taak aan te maken. De taakeditor wordt geopend, zodat u een taak kunt inplannen.
   • Klik op het socialWhatsapp WhatsApp-pictogram om een WhatsApp-bericht aan te maken. De berichteditor wordt geopend, zodat u uw bericht kunt opstellen en verzenden. Deze optie wordt alleen weergegeven als je je account hebt gekoppeld aan WhatsApp en het contact een waarde heeft voor de eigenschap ‘WhatsApp-nummer ’.
   • Klik op het logEmail pictogram 'E-mail registreren ' om een verzonden e-mail te registreren.
   • Klik op het logCall pictogram 'Gesprek registreren' om een gevoerd gesprek te registreren.
   • Klik op het logMeeting pictogram ‘Vergadering registreren ’ om een bijgewoonde vergadering te registreren.
   • Klik op het logLinkedInMessage LinkedIn-pictogram om een verzonden LinkedIn-bericht te registreren.
   • Klik op het logWhatsAppMessage WhatsApp-pictogram om een verzonden WhatsApp-bericht te loggen .
   • Klik op het logSMS SMS-logboekpictogram om een verzonden SMS-bericht te registreren.
   • Klik op het logPostalMail pictogram 'Post registreren ' om verzonden post te registreren.
4. Stel, afhankelijk van de activiteit, de volgende opties in:
   • Datum: kies bij het registreren van activiteiten in het vervolgkeuzemenu de datum waarop de activiteit plaatsvond.
   • Tijd: kies bij het registreren van activiteiten uit het vervolgkeuzemenu het tijdstip waarop de activiteit plaatsvond.
   • Tekstopmaak: selecteer de pictogrammen om tijdens het invoeren van tekst opmaak toe te passen, zoals vetgedrukt of onderstrepen.
   • Invoegopties: selecteer de pictogrammen om afbeeldingen, fragmenten, artikelen uit de kennisbank enz. in te voegen die bij de activiteit zijn vastgelegd.
   • Koppeling met records: relaties tussen records toevoegen, bewerken of verwijderen (bijvoorbeeld: een notitie koppelen aan twee ticketrecords, een bedrijf verwijderen uit een geregistreerd gesprek).
   • Gespreksresultaat: selecteer het resultaat van een gesprek. De standaardopties zijn: Bezet, Verbonden, Livebericht achtergelaten, Voicemail achtergelaten, Geen antwoord en Verkeerd nummer. Je kunt ook aangepaste opties selecteren.
   • Gespreksrichting: kies ‘Uitgaand ’ of ‘Inkomend’. Lees meer over het gebruik van een door HubSpot verstrekt telefoonnummer om inkomende gesprekken door te schakelen naar je apparaat, of over hoe je vanuit HubSpot uitgaande gesprekken kunt voeren .
   • Soort oproep: selecteer het soort oproep. Dit is een extra statistiek die in rapporten kan worden gebruikt.
   • Resultaat van de vergadering: selecteer het resultaat van een vergadering. De standaardopties zijn: Bezet, Verbonden, Livebericht achtergelaten, Voicemail achtergelaten, Geen antwoord en Verkeerd nummer. Je kunt ook aangepaste opties selecteren.
   • Soort vergadering: selecteer het soort vergadering. Dit is een extra statistiek die in rapporten kan worden gebruikt.
   • Deelnemers aan de vergadering: zoek en selecteer bestaande contactpersonen die aan je vergadering hebben deelgenomen. Er kunnen maximaal 50 deelnemers worden weergegeven; vergaderingen worden nog steeds bijgehouden voor extra contactpersonen, ook al worden deze niet weergegeven.
   • Gebelde contactpersonen: zoek en selecteer bestaande contactpersonen die u hebt gebeld.
   • Opvolging van een taak: selecteer deze optie om een telefoongesprek, e-mail of taak aan te maken die op de door u gewenste datum is ingepland (bijvoorbeeld: een e-mail registreren en een taak aanmaken die over twee werkdagen moet worden afgehandeld).
5. Zodra je je activiteit of notitie hebt ingevuld, klik je op ‘Activiteit registreren ’ of ‘Notitie opslaan’. De activiteit verschijnt nu op de tijdlijn van het record.

Activiteiten aanmaken of registreren in de mobiele HubSpot-app

1. Open de HubSpot-app op je iOS- of Android-apparaat.
2. Tik linksboven op het pictogram listViewIcon om het zijbalkmenu uit te vouwen en tik vervolgens op [object] (bijv. contacten, deals) in de linkerzijbalk.
3. Tik op de naam van een record.
4. Tik op ‘Notitie toevoegen’, ‘Taak aanmaken’ of ‘Activiteit registreren’. Als u‘Activiteit loggen’ hebt geselecteerd, kies dan een van de volgende opties: ‘Telefoongesprek’, ‘E-mail’, ‘Vergadering’, ‘SMS’, ‘WhatsApp-bericht’, ‘LinkedIn-bericht’ of ‘Post’.

5. Voer de gegevens voor je notitie, activiteit of taak in. Als je de mobiele app op een Android-apparaat gebruikt, kun je met behulp van snippets snel een kort, herbruikbaar tekstblok invoeren in de activiteitsdetails. 
6. Als je een activiteit vastlegt:
   • Tik op de schakelaar ‘Vervolgtaak’ om deze in te schakelen en, indien gewenst, een nieuwe taak aan te maken als vervolgactie op je activiteit.
   • Tik op de attach pictogram 'bijvoegen' om een bestand aan je geregistreerde activiteit toe te voegen. Lees meer over het uploaden en beheren van bestanden in de mobiele HubSpot-app. 
7. Als je een telefoongesprek of vergadering registreert, kun je aanvullende informatie invoeren, zoals het resultaat, het type en de duur. Om soorten gesprekken of vergaderingen in te stellen, moet u eerst de uitkomsten en soorten in uw desktop-app hebben geconfigureerd; pas daarna kunt u ze op uw mobiele apparaat selecteren. 
   • Tikop ‘Oproepresultaat’ of ‘Oproeptype’ en selecteer eenresultaat of type.

• Tik op‘Resultaat van de vergadering’ of ‘Type vergadering’ en selecteer een resultaat of type. 
• Tik op een Android-apparaat op ‘Duur’ om de duur van een vergadering in te stellen.

8. Tik rechtsboven op ‘Opslaan’. De notitie, activiteit of taak verschijnt nu in de tijdlijn van het record. Ontdek hoe je activiteiten bij records kunt bewerken in de mobiele app.