CRM-recordassociaties met workflows maken en beheren

Samenvatting

Gebruik workflows om nieuwe koppelingen tussen records aan te maken. Je kunt ook koppelingslabels voor je records toepassen, bijwerken en verwijderen. Wanneer je koppelingslabels verwijdert, kun je ook alle koppelingen met het geselecteerde label verwijderen.

Als je een record aanmaakt in een workflow, gebruik dan de actie 'Record aanmaken' om de koppeling in te stellen tijdens het aanmaken van het record. Gebruik 'Koppelingen aanmaken' om reeds bestaande records aan elkaar te koppelen. Lees meer over het aanmaken van records met workflows. 

Wat zijn de beperkingen bij het beheren van koppelingen met koppelingsworkflowacties in HubSpot?

• Koppelingsacties zijn alleen beschikbaar voor de volgende objecttypen: contactpersoon, bedrijf, deal, ticket, lead, afspraken, cursussen, vermeldingen, diensten, factuur, bestelling, betaling, abonnement, contract (BETA), creditnota, app-objecten en aangepaste objecten.

• Deze acties kunnen niet worden gebruikt met andere objecten, zoals producten, offertes, enz. 

• Je kunt ook koppelingen maken voor andere gekoppelde records van het geregistreerde record. In plaats van het geregistreerde contact kun je bijvoorbeeld koppelingen maken tussen het gekoppelde bedrijf van een contact en deals op basis van overeenkomende eigenschappen van deze andere objecttypen. Hierbij kun je kiezen uit de volgende targetingopties voor andere objecttypen:
  • Alle gekoppelde records (maximaal 100 meest recent gekoppelde)
  • Meest recent bijgewerkt
  • Meest recent aangemaakt
  • Als eerste aangemaakt
  • Meest recent gekoppeld
  • Eerst gekoppeld
  • Gekoppelde records met een specifiek label

Hoe u nieuwe koppelingen tussen records kunt maken met behulp van workflows

Gebruik deze actie om nieuwe koppelingen binnen CRM-records te maken. U kunt bijvoorbeeld koppelingen maken tussen contactpersonen en bedrijven wanneer ze overeenkomende waarden voor de eigenschap Bedrijfsnaam hebben.

U kunt ook koppelingen maken voor gekoppelde records van het geregistreerde record. In plaats van het geregistreerde contact kunt u bijvoorbeeld koppelingen maken tussen het bijbehorende bedrijf van het contact en deals op basis van overeenkomende eigenschappen van deze andere objecttypen.

Bij het maken van koppelingen wordt aanbevolen om koppelingslabels te gebruiken, zodat u meer beheeropties hebt vanuit de workflowtool. U kunt bijvoorbeeld koppelingen tussen records verwijderen met de actie Koppelingslabels verwijderen, maar dit is niet mogelijk voor records zonder koppelingslabels. 

Een nieuwe koppeling maken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel uw inschrijvingstriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel om het CRM-gedeelte uit te vouwen. Klikvervolgens op Associaties aanmaken.
6. Configureer de details van uw actie 'Associaties maken': 

• • Objecten om te koppelen vanuit: het objecttype van het record waar de nieuwe koppeling wordt aangemaakt.
    • Dit wordt standaard ingesteld op het objecttype van de workflow (bijvoorbeeld het geregistreerde contact in een op contacten gebaseerde workflow).
    • U kunt ook koppelingen maken voor gekoppelde records van het geregistreerde record, zoals het bedrijf dat is gekoppeld aan een geregistreerd contact.

• • Object waarmee moet worden gekoppeld: het objecttype van het record dat moet worden gekoppeld aan het geregistreerde record.
    • U kunt koppelingen maken met andere objecten of activiteiten. U kunt bijvoorbeeld een koppeling maken tussen een contactpersoon en een deal of tussen een contactpersoon en een vergaderactiviteit.
    • Als u een koppeling met een activiteit maakt, kunt u kiezen uit de volgende activiteitstypen: Notities, Taken, Vergaderingen, Telefoongesprekken, E-mails, Communicatie en Post.
  • Alleen koppeling maken zonder een label toe te passen: vink dit selectievakjeaan om records te koppelen zonder een koppelingslabel toe te passen. 
  • Selecteer een label om toe te passen: selecteer het koppelingslabel dat moet worden toegepast op het nieuw gekoppelde record.
    • Deze optie verschijnt alleen als u ervoor hebt gekozen om een koppeling met een koppelingslabel te maken. 
    • Als er geen labels beschikbaar zijn, moet u eerst het koppelingslabel voor dat koppelingstype aanmaken.
  • Koppeling maken wanneer er: selecteer voor de actie Koppelingen maken de optie Overeenkomende eigenschapswaarden . 
    • Bij het matchen van eigenschappen tussen records worden alleen eigenschapswaarden gebruikt om de match te bepalen. Over het algemeen worden het label en de interne naam van de geselecteerde eigenschappen niet gebruikt voor het matchen, behalve bij opsommingseigenschappen, waarbij de interne naam wel wordt gebruikt voor het matchen. 
    • Als een contactpersoon bijvoorbeeld een eigenschap Stad heeft met de waarde Boston en een bedrijf een eigenschap Locatie heeft met de waarde Boston, worden de contactpersoon en het bedrijf gematcht en wordt er een koppeling gemaakt. 
    • Als een contactpersoon daarentegen een opsommings-eigenschap 'Stad' heeft met het label 'Boston Logan International Airport' en de interne naam 'Boston', wordt 'Boston'gebruikt voor het matchen van eigenschapswaarden.
  • Selecteer een eigenschap van het geregistreerde record: selecteer een eigenschap uit het geregistreerde record die moet worden gekoppeld aan een overeenkomstige eigenschap uit het record waarmee een koppeling moet worden gemaakt. 
  • Selecteer een eigenschap om te matchen: kies een eigenschap uit het record dat moet worden gekoppeld aan een overeenkomende eigenschap uit het geregistreerde record. De koppeling wordt alleen gemaakt als de overeenkomende eigenschapswaarden zowel in het geregistreerde record als in het te koppelen record voorkomen. Om bijvoorbeeld deals aan bedrijven te koppelen, moet de workflow een deal-eigenschap matchen met een bedrijfseigenschap met dezelfde waarde. U kunt geen eigenschapswaarden uit gekoppelde records gebruiken.

Koppellabels toepassen op een record met behulp van workflows

Gebruik deze actie om een associatielabel toe te passen op reeds geassocieerde records. U kunt ervoor kiezen om associatielabels toe te passen op alle geassocieerde records van een bepaald objecttype of verder te verfijnen op welke geassocieerde records u het associatielabel wilt toepassen. U kunt ook associatielabels toepassen op geassocieerde records van het ingeschreven record. 

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel uw registratietriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel om het CRM-gedeelte uit te vouwen. Klikvervolgens op Associatielabels toepassen.
6. Configureer de details van uw actie 'Toepassen van associatielabels ':
   
   • Objecten om te koppelen vanuit: het objecttype van het record waarop het koppelingslabel wordt toegepast.
     • Dit wordt standaard ingesteld op het geregistreerde objecttype van de workflow (d.w.z. de geregistreerde contactpersoon in een op contactpersonen gebaseerde workflow).
     • U kunt ook associatielabels toepassen op gekoppelde records van het geregistreerde record, zoals contactpersonen die zijn gekoppeld aan een geregistreerde deal in een dealgebaseerde workflow.

1. • Gekoppeld object: het objecttype van records die zijn gekoppeld aan het geregistreerde record. Alleen objecten met gedefinieerde koppelingslabels worden weergegeven. 
   • Label voor gekoppeld object selecteren: het koppelingslabel dat moet worden toegepast op de gekoppelde records. 
   • Toepassen van geselecteerd label op alle gekoppelde records: vink dit selectievakjeaan om het koppelingslabel toe te passen op alle records van het geselecteerde objecttype die aan het geregistreerde record zijn gekoppeld.
   • Verfijn op welke records u toegang wilt hebben: kies om te verfijnen op welke gekoppelde records de actie van toepassing zal zijn. Dit veld verschijnt alleen als 'Pas het geselecteerde label toe op alle gekoppelde records' niet is geselecteerd.  
     • Op basis van eigenschap: het associatielabel wordt alleen toegepast wanneer de waarde van de opgegeven eigenschap overeenkomt met de waarde van de overeenkomstige eigenschap in het geregistreerde record. U wilt bijvoorbeeld alleen een Beslisser instellen wanneer zowel het contact als het geassocieerde bedrijf dezelfde waarde voor de eigenschap Land/Regio hebben. Bij het matchen wordt bij de eigenschapswaarden rekening gehouden met hoofdletters en kleine letters.
       • Selecteer een eigenschap voor het geregistreerde record: selecteer een eigenschap uit het geregistreerde record die moet worden gematcht met een overeenkomstige eigenschap uit het gekoppelde record. 
       • Selecteer een eigenschap van het gekoppelde record: selecteer een eigenschap uit het gekoppelde record die moet worden gematcht met een overeenkomstige eigenschap uit het geregistreerde record. 

Let op: bij het matchen van eigenschappen tussen records worden alleen eigenschapswaarden gebruikt om de match te bepalen. Het label en de interne naam van de geselecteerde eigenschappen worden niet gebruikt voor het matchen. Over het algemeen worden de label en interne naam van de geselecteerde eigenschappen niet gebruikt voor het matchen, behalve bij opsommingseigenschappen, waarbij de interne naam wel wordt gebruikt voor het matchen. Als een contactpersoon bijvoorbeeld een eigenschap 'Stad' heeft met de waarde 'Boston' en een bedrijf een eigenschap 'Locatie' heeft met de waarde 'Boston', worden de contactpersoon en het bedrijf gematcht en wordt er een koppeling gemaakt.

• • • Op basis van de eigenschapswaarde van het geregistreerde record: het associatielabel wordt alleen toegepast wanneer het geregistreerde record voldoet aan de vereisten van de opgegeven eigenschapswaarden. U wilt bijvoorbeeld alleen een associatielabel van Beslisser toepassen wanneer het geregistreerde bedrijf meer dan vijf werknemers heeft. 
      • Selecteer een eigenschap van het geregistreerde record: selecteer een eigenschap uit het geregistreerde record. 
      • Operator: kies uit de operatoren 'is gelijk aan' of 'is niet gelijk aan'
      • Invoerwaarde van het geregistreerde record: selecteer of voer een eigenschapswaarde in die met de operator moet worden gebruikt. 

7. • • Op basis van de eigenschapswaarde van het gekoppelde record: het koppelingslabel wordt alleen toegepast wanneer het gekoppelde record voldoet aan de vereisten van de opgegeven eigenschapswaarden. U wilt bijvoorbeeld een koppelingslabel van 'Alleen besluitvormer' toepassen wanneer de eigenschap 'Functietitel' van de contactpersoon is ingesteld op 'Manager'. 
       • Selecteer een eigenschap van het gekoppelde record: selecteer een eigenschap uit het gekoppelde record. 
       • Operator: kies uit de operatoren 'is gelijk aan' of 'is niet gelijk aan'
       • Invoerwaarde van het gekoppelde record: selecteer of voer een eigenschapswaarde in die met de operator moet worden gebruikt. 
8. Nadat u de actie Associaties maken hebt ingesteld, klikt u bovenaan op Opslaan.

Een

associatielabel van een record bijwerken met workflows

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel uw registratietriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel om het CRM-gedeelte uit te vouwen. Klikvervolgens op Associatielabels bijwerken.
6. Configureer de details van uw actie 'Associatielabels bijwerken ':
   
   • Objecten om te koppelen vanuit: het objecttype van het record waarop het bijgewerkte koppelingslabel zal worden toegepast.
     • Dit wordt standaard ingesteld op het geregistreerde objecttype van de workflow (d.w.z. de geregistreerde contactpersoon in een op contactpersonen gebaseerde workflow).
     • U kunt ook associatielabels bijwerken voor gekoppelde records van het geregistreerde record, zoals bedrijven die zijn gekoppeld aan contactpersonen met een geregistreerde deal in een dealgebaseerde workflow.

1. • Gekoppeld object: het object dat aan het record is gekoppeld. Alleen objecten met gedefinieerde koppelingslabels worden weergegeven.
   • Bestaand label selecteren: het huidige associatielabel dat wordt gebruikt om de verschillende records te koppelen. 
   • Toevoegen aan of vervangen van bestaand label: u kunt ervoor kiezen om het bestaande koppelingslabel aan te vullen of te vervangen.
     • Toevoegen aan bestaand label: voeg een koppelingslabeltoe aan het bestaande koppelingslabel. Als een contactpersoon bijvoorbeeld momenteel het koppelingslabel 'Primair' heeft, zal het toevoegen van het koppelingslabel 'Beslisser' ervoor zorgen dat de contactpersonen die aan de geregistreerde records zijn gekoppeld, worden bijgewerkt naar de koppelingslabels 'Primair' en 'Beslisser '.
     • Bestaand label vervangen: verwijder het bestaande associatielabel en voeg een nieuw associatielabel toe. Als een contactpersoon bijvoorbeeld momenteel het associatielabel 'Primair contact' heeft, worden de contactpersonen die aan de geregistreerde records zijn gekoppeld, bij het kiezen van deze actie met het associatielabel 'Beslisser' alleen bijgewerkt naar het associatielabel 'Beslisser '.
   • Label selecteren om toe te voegen aan of Bestaand label vervangen door: selecteer het nieuwe associatielabel om toe te voegen aan of ter vervanging van het bestaande associatielabel. 
2. Nadat u uw actie 'Associatielabel bijwerken ' hebt ingesteld, klikt u bovenaan op 'Opslaan'.
    
    
   
   
    

De bestaande koppelingslabels en koppelingen van een record verwijderen met behulp van workflows

Gebruik deze actie om uw bestaande associatielabels te wissen. Wanneer u dit doet, kunt u er ook voor kiezen om de associaties tussen records met dit label te behouden of te verwijderen. U kunt er ook voor kiezen om associatielabels te verwijderen voor andere geassocieerde records van het geregistreerde record. 

Het is echter niet mogelijk om koppelingen zonder label te verwijderen met behulp van workflows. In plaats daarvan wordt aanbevolen om de API-eindpunten 'Een koppeling verwijderen' of 'Meerdere koppelingen tussen CRM-objecten verwijderen' te gebruiken om koppelingen in bulk te verwijderen.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op denaam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel uw inschrijvingstriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel om het CRM-gedeelte uit te vouwen. Klikvervolgens op 'Koppelingslabels verwijderen'.
6. Configureer de details van uw actie 'Koppelingslabels verwijderen ':
   
   • Objecten om te koppelen vanuit: het objecttype van het record waar het koppelingslabel zal worden verwijderd.
     • Dit wordt standaard ingesteld op het geregistreerde objecttype van de workflow (d.w.z. de geregistreerde contactpersoon in een op contactpersonen gebaseerde workflow).
     • U kunt ook koppelingslabels verwijderen voor andere gekoppelde records van het geregistreerde record.

1. • Gekoppeld object: het object dat aan het record is gekoppeld. Alleen objecten met gedefinieerde koppelingslabels worden weergegeven. 
   • Selecteer bestaande labels om te verwijderen: selecteer de koppelingslabels die u wilt verwijderen uit zowel de geregistreerde als de gekoppelde objecten. 
   • Bestaande koppelingen met dit label verwijderen: vink dit selectievakjeaan om de koppelingen tussen de records te verwijderen. 
2. Nadat u uw actie 'Koppelingslabel bijwerken ' hebt ingesteld, klikt u bovenaan op Opslaan.

Let op: voor deze actie geldt een dagelijkse limiet van 5 miljoen uitvoeringen, inclusief mislukte uitvoeringen.