Creare e gestire associazioni di record CRM con flussi di lavoro

Riepilogo

Utilizza i flussi di lavoro per creare nuove associazioni tra i record. Puoi anche applicare, aggiornare e rimuovere le etichette di associazione dei tuoi record. Quando rimuovi le etichette di associazione, puoi anche eliminare tutte le associazioni con l'etichetta selezionata.

Se stai creando un record in un flusso di lavoro, utilizza l'azione "Crea record " per impostare l'associazione durante la creazione del record. Utilizza "Crea associazioni" per associare record già esistenti. Scopri di più sulla creazione di record con i flussi di lavoro. 

Quali sono le limitazioni nella gestione delle associazioni con le azioni del flusso di lavoro di associazione in HubSpot?

• Le azioni di associazione sono disponibili solo per i seguenti tipi di oggetti: contatto, azienda, trattativa, ticket, lead, appuntamenti, corsi, inserzioni, servizi, fattura, ordine, pagamento, abbonamento, contratto (BETA), nota di credito, oggetti app e oggetti personalizzati.

• Queste azioni non possono essere utilizzate con altri oggetti come prodotti, preventivi, ecc. 

• Puoi anche creare associazioni per altri record associati al record iscritto. Ad esempio, invece del contatto iscritto, puoi creare associazioni tra l'azienda associata a un contatto e le trattative in base alle proprietà corrispondenti di questi altri tipi di oggetto. In questo caso, puoi scegliere tra le seguenti opzioni di targeting per altri tipi di oggetto:
  • Tutti i record associati (fino ai 100 associati più recenti)
  • Aggiornati più di recente
  • Creati più di recente
  • Creati per primi
  • Associati più di recente
  • Associati per la prima volta
  • Record associati a un'etichetta specifica

Come creare nuove associazioni tra record utilizzando i flussi di lavoro

Utilizza questa azione per creare nuove associazioni all'interno dei record CRM. Ad esempio, puoi creare associazioni tra contatti e aziende quando presentano valori corrispondenti nella proprietà Nome azienda.

È inoltre possibile creare associazioni per i record associati al record registrato. Ad esempio, invece del contatto registrato, è possibile creare associazioni tra l'azienda associata al contatto e le trattative in base alle proprietà corrispondenti di questi altri tipi di oggetto.

Quando si creano associazioni, si consiglia di utilizzare etichette di associazione che consentono più opzioni di gestione dall'interno dello strumento dei flussi di lavoro. Ad esempio, è possibile rimuovere le associazioni tra i record utilizzando l'azione Rimuovi etichette di associazione, ma non per i record senza etichette di associazione. 

Per creare una nuova associazione:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Automazione > Flussi di lavoro.
2. Fare clic sulnome di un flusso di lavoro esistente o crearne uno nuovo.
3. Imposta i trigger di iscrizione.
4. Fai clic sull 'icona + per aggiungere un'azione.
5. Nel pannello di sinistra, clicca per espandere la sezione CRM . Quindi , clicca su Crea associazioni.
6. Configura i dettagli dell'azione Crea associazioni: 

• • Oggetti da associare: il tipo di oggetto del record in cui verrà creata la nuova associazione.
    • Per impostazione predefinita, questo sarà impostato sul tipo di oggetto iscritto al flusso di lavoro (ad esempio, il contatto iscritto in un flusso di lavoro basato sui contatti).
    • Puoi anche creare associazioni per i record associati al record registrato, come l'azienda associata a un contatto registrato.

• • Oggetto a cui associare: il tipo di oggetto del record da associare al record registrato.
    • È possibile creare associazioni con altri oggetti o attività. Ad esempio, è possibile creare un'associazione tra un contatto e un'opportunità o tra un contatto e un'attività di riunione.
    • Se si sta creando un'associazione con un'attività, è possibile selezionare tra i seguenti tipi di attività: Note, Attività, Eventi riunione, Chiamate, E-mail, Comunicazioni e Posta ordinaria.
  • Crea solo l'associazione senza applicare alcuna etichetta: seleziona questa casella di controllo per associare i record senza applicare un'etichetta di associazione. 
  • Seleziona un'etichetta da applicare: seleziona l'etichetta di associazione da applicare al record appena associato.
    • Questa opzione apparirà solo se hai scelto di creare un'associazione con un'etichetta di associazione. 
    • Se non sono disponibili etichette, è necessario creare prima l'etichetta di associazione per quel tipo di associazione.
  • Crea associazione quando sono presenti: per l'azione Crea associazioni , selezionare l'opzione Valori delle proprietà corrispondenti . 
    • Quando si abbinano le proprietà tra i record, per determinare la corrispondenza verranno utilizzati solo i valori delle proprietà. In genere, l'etichetta e il nome interno delle proprietà selezionate non verranno utilizzati per l'abbinamento, ad eccezione delle proprietà di enumerazione in cui il nome interno verrà utilizzato per l'abbinamento. 
    • Ad esempio, se un contatto ha una proprietà Città con il valore Boston e un'azienda ha una proprietà Ubicazione con il valore Boston, il contatto e l'azienda verranno abbinati e verrà creata un'associazione. 
    • In alternativa, se un contatto ha una proprietà di enumerazione Città con l'etichetta Aeroporto Internazionale Logan di Boston e il nome interno Boston, Bostonverrà utilizzato per la corrispondenza del valore della proprietà.
  • Seleziona una proprietà del record registrato: seleziona una proprietà dal record registrato da abbinare a una proprietà corrispondente del record da associare. 
  • Seleziona una proprietà su cui effettuare l'abbinamento: scegli una proprietà dal record da collegare a una proprietà corrispondente del record registrato. L'associazione verrà creata solo se i valori delle proprietà corrispondenti esistono sia nel record registrato che nel record da associare. Ad esempio, per associare le trattative alle aziende, il flusso di lavoro deve abbinare una proprietà della trattativa a una proprietà dell'azienda con lo stesso valore. Non è possibile utilizzare i valori delle proprietà dei record associati.

Come applicare etichette di associazione a un record utilizzando i flussi di lavoro

Utilizza questa azione per applicare un'etichetta di associazione a record già associati. Puoi scegliere di applicare etichette di associazione a tutti i record associati di un determinato tipo di oggetto oppure restringere ulteriormente la selezione dei record associati a cui applicare l'etichetta. È inoltre possibile applicare etichette di associazione ai record associati al record iscritto. 

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Automazione > Flussi di lavoro.
2. Fare clic sulnome di un flusso di lavoro esistente o crearne uno nuovo.
3. Imposta i trigger di registrazione.
4. Fare clic sull 'icona + per aggiungere un'azione.
5. Nel pannello di sinistra, clicca per espandere la sezione CRM . Quindi , clicca su Applica etichette di associazione.
6. Configura i dettagli dell'azione "Applica etichetta di associazione ":
   
   • Oggetti da associare: il tipo di oggetto del record a cui verrà applicata l'etichetta di associazione.
     • Per impostazione predefinita, questo sarà impostato sul tipo di oggetto iscritto al flusso di lavoro (ad esempio, il contatto iscritto in un flusso di lavoro basato sui contatti).
     • È inoltre possibile applicare etichette di associazione ai record associati al record registrato, come ad esempio i contatti associati a un'opportunità registrata in un flusso di lavoro basato sulle opportunità.

1. • Oggetto associato: il tipo di oggetto dei record associati al record registrato. Verranno visualizzati solo gli oggetti con etichette di associazione definite. 
   • Seleziona etichetta per oggetto associato: l'etichetta di associazione da applicare ai record associati. 
   • Applica l'etichetta selezionata a tutti i record associati: seleziona questa casella di controllo per applicare l'etichetta di associazione a tutti i record del tipo di oggetto selezionato associati al record registrato.
   • Restringere i record a cui accedere: scegli di restringere i record associati a cui verrà applicata l'azione. Questo campo apparirà solo se l'opzione "Applica l'etichetta selezionata a tutti i record associati " non è stata selezionata.  
     • In base alla corrispondenza della proprietà: l'etichetta di associazione verrà applicata solo quando il valore della proprietà specificata corrisponde al valore della proprietà corrispondente nel record registrato. Ad esempio, potresti voler impostare un " Responsabile delle decisioni " solo quando sia il contatto che l'azienda associata hanno lo stesso valore della proprietà "Paese/Regione" . Durante la corrispondenza, i valori delle proprietà distinguono tra maiuscole e minuscole.
       • Seleziona una proprietà per il record registrato: seleziona una proprietà dal record registrato da abbinare a una proprietà corrispondente del record associato. 
       • Seleziona una proprietà del record associato: seleziona una proprietà dal record associato da abbinare a una proprietà corrispondente del record registrato. 

Nota: durante la corrispondenza delle proprietà tra i record, per determinare la corrispondenza verranno utilizzati solo i valori delle proprietà. L'etichetta e il nome interno delle proprietà selezionate non verranno utilizzati per la corrispondenza. In generale, l'etichetta e il nome interno delle proprietà selezionate non saranno utilizzati per l'abbinamento, ad eccezione delle proprietà di enumerazione in cui il nome interno sarà utilizzato per l'abbinamento. Ad esempio, se un contatto ha una proprietà Città con il valore Boston e un'azienda ha una proprietà Ubicazione con il valore Boston, il contatto e l'azienda saranno abbinati e verrà creata un'associazione.

• • • In base al valore della proprietà del record registrato: l'etichetta di associazione verrà applicata solo quando il record registrato soddisfa i requisiti dei valori di proprietà specificati. Ad esempio, potresti voler applicare un'etichetta di associazione "Responsabile delle decisioni" solo quando l'azienda registrata ha più di cinque dipendenti. 
      • Seleziona una proprietà del record registrato: seleziona una proprietà dal record registrato. 
      • Operatore: selezionare tra gli operatori "è uguale a" o " non è uguale a "
      • Valore di input del record registrato: selezionare o inserire un valore di proprietà da utilizzare con l'operatore. 

7. • • In base al valore della proprietà del record associato: l'etichetta di associazione verrà applicata solo quando il record associato soddisfa i requisiti dei valori di proprietà specificati. Ad esempio, potresti voler applicare un'etichetta di associazione " Decision maker " solo quando la proprietà "Job Title " del contatto è stata impostata su "Manager". 
       • Seleziona una proprietà del record associato: seleziona una proprietà dal record associato. 
       • Operatore: selezionare tra gli operatori "è uguale a" o " non è uguale a "
       • Valore di input del record associato: seleziona o inserisci un valore di proprietà da utilizzare con l'operatore. 
8. Dopo aver configurato l'azione Crea associazioni , in alto, fare clic su Salva.

Come aggiornare le etichette di

di un record utilizzando i flussi di lavoro

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Automazione > Flussi di lavoro.
2. Fai clic sulnome di un flusso di lavoro esistente o crea un nuovo flusso di lavoro.
3. Imposta i trigger di registrazione.
4. Fare clic sull 'icona + per aggiungere un'azione.
5. Nel pannello di sinistra, clicca per espandere la sezione CRM . Quindi , clicca su Aggiorna etichette di associazione.
6. Configura i dettagli dell'azione Aggiorna etichette di associazione :
   
   • Oggetti da associare: il tipo di oggetto del record a cui verrà applicata l'etichetta di associazione aggiornata.
     • Per impostazione predefinita, questo sarà impostato sul tipo di oggetto iscritto al flusso di lavoro (ad esempio, il contatto iscritto in un flusso di lavoro basato sui contatti).
     • Puoi anche aggiornare le etichette di associazione per i record associati al record registrato, come le aziende associate ai contatti con un'opportunità registrata in un flusso di lavoro basato sulle opportunità.

1. • Oggetto associato: l'oggetto associato al record. Verranno visualizzati solo gli oggetti con etichette di associazione definite.
   • Seleziona etichetta esistente: l'etichetta di associazione corrente utilizzata per associare i diversi record. 
   • Aggiungi o sostituisci etichetta esistente: puoi scegliere di aggiungere o sostituire l'etichetta di associazione esistente.
     • Aggiungi all'etichetta esistente: aggiungi un'etichetta di associazione all'etichetta di associazione esistente. Ad esempio, se un contatto ha attualmente un'etichetta di associazione " Primario", l'aggiunta di un'etichetta di associazione "Decisore" aggiornerà i contatti associati ai record registrati con le etichette di associazione "Primario" e "Decisore" .
     • Sostituisci un'etichetta esistente: cancella l'etichetta di associazione esistente e aggiungi una nuova etichetta di associazione. Ad esempio, se un contatto ha attualmente un'etichetta di associazione " Contatto principale", scegliendo questa azione con un'etichetta di associazione "Decisore" aggiornerà i contatti associati ai record iscritti solo all'etichetta di associazione "Decisore".
   • Seleziona l'etichetta da aggiungere o Sostituisci l'etichetta esistente con: seleziona la nuova etichetta di associazione da aggiungere o con cui sostituire l'etichetta di associazione esistente. 
2. Dopo aver configurato l'azione "Aggiorna etichetta di associazione ", in alto, fare clic su Salva.
    
    
   
   
    

Come rimuovere le etichette di associazione e le associazioni esistenti di un record utilizzando i flussi di lavoro

Utilizza questa azione per cancellare le etichette di associazione esistenti. Quando lo fai, puoi anche scegliere di mantenere o rimuovere le associazioni tra i record con questa etichetta. Puoi anche scegliere di rimuovere le etichette di associazione per altri record associati al record registrato. 

Tuttavia, non è possibile rimuovere le associazioni senza un'etichetta utilizzando i flussi di lavoro. Si consiglia invece di utilizzare gli endpoint API Rimuovi un'associazione o Elimina più associazioni tra oggetti CRM per rimuovere le associazioni in blocco.

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Automazione > Flussi di lavoro.
2. Fare clic sulnome di un flusso di lavoro esistente o crearne uno nuovo.
3. Imposta i trigger di iscrizione.
4. Fare clic sull 'icona + per aggiungere un'azione.
5. Nel pannello di sinistra, clicca per espandere la sezione CRM . Quindi , clicca su Rimuovi etichette di associazione.
6. Configura i dettagli dell'azione Rimuovi etichette di associazione :
   
   • Oggetti da cui associare: il tipo di oggetto del record da cui verrà rimossa l'etichetta di associazione.
     • Per impostazione predefinita, questo sarà impostato sul tipo di oggetto iscritto al flusso di lavoro (ad esempio, il contatto iscritto in un flusso di lavoro basato sui contatti).
     • Puoi anche cancellare le etichette di associazione per altri record associati al record registrato.

1. • Oggetto associato: l'oggetto associato al record. Verranno visualizzati solo gli oggetti con etichette di associazione definite. 
   • Seleziona le etichette esistenti da rimuovere: seleziona le etichette di associazione da rimuovere sia dagli oggetti registrati che da quelli associati. 
   • Rimuovi le associazioni esistenti con questa etichetta: seleziona questa casella di controllo per rimuovere le associazioni tra i record. 
2. Dopo aver configurato l'azione Aggiorna etichetta di associazione , in alto, clicca su Salva.

Nota: questa azione ha un limite giornaliero di 5 milioni di esecuzioni, inclusi i tentativi falliti.