Gérer les associations d'enregistrements CRM avec des workflows (BETA)

Utilisez des workflows pour automatiser la gestion des libellés des associations de vos documents et créez de nouvelles associations . Les actions suivantes sont disponibles pour les workflows de contact, de société, d'affaire, de ticket et d'objet personnalisé.

Créer de nouvelles associations entre les enregistrements 

Utilisez cette action pour créer de nouvelles associations dans les enregistrements CRM. Par exemple, vous pouvez créer des associations entre des contacts et des entreprises lorsque les valeurs de la propriété Nom de l'entreprise correspondent. 

Pour créer une nouvelle association :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow existant ou créez un nouveau workflow.
• Définissez vos critère d'inscription.
• Cliquez sur l'icône Plus + pour ajouter une action.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur pour développer la section CRM . Cliquez ensuite sur Créer des associations.
  • Objet enrôlé : Ce type d'objet sera défini par défaut sur le type d'objet du workflow. Par exemple, si vous avez créé un workflow basé sur les contacts, celui-ci sera défini sur Contact inscrit.
  • Objet à associer : le type d'objet de l'enregistrement à associer à l'enregistrement enrôlé. 
  • Créer une association uniquement sans appliquer d'étiquette : cochez cette case pour associer des enregistrements sans appliquer d'étiquette d'association.
  • Sélectionnez un libellé à appliquer : sélectionnez le libellé d'association à appliquer au nouvel enregistrement associé. Cette option n'apparaît que si vous avez choisi de créer une association avec un libellé d'association.
  • Créer une association lorsqu'il y a : pour l'action Créer des associations , sélectionnez l'option Correspondance des valeurs de propriété . 
    • Lors de la mise en correspondance des propriétés entre les enregistrements, seules les valeurs des propriétés seront utilisées pour déterminer la correspondance. Le Libellé et le nom interne des propriétés sélectionnées seront non utilisés pour la mise en correspondance. 
    • Par exemple, si un contact possède une propriété City avec la valeur Boston, et qu'une entreprise possède une propriété Location avec la valeur Boston, le contact et l'entreprise seront mis en correspondance et une association sera créée. 

• • Sélectionner une propriété de l'enregistrement inscrit : sélectionner une propriété de l'enregistrement inscrit à mettre en correspondance avec une propriété correspondante de l'enregistrement à associer. 
  • Select a property to match on : sélectionner une propriété de l'enregistrement à associer à une propriété correspondante de l'enregistrement enrôlé.
• Après avoir configuré votre action Créer des associations , cliquez en haut sur Enregistrer. 

Remarque : vous ne pouvez utiliser que des propriétés de type texte à une ligne, texte à plusieurs lignes ou numéro de téléphone lors de la mise en correspondance d'enregistrements pour créer des associations. 

Appliquer des libellés d'association à un enregistrement 

Utilisez cette action pour appliquer un libellé d'association à des enregistrements déjà associés. Vous pouvez choisir d'appliquer les libellés d'association à tous les enregistrements associés d'un certain type d'objet ou d'affiner davantage les enregistrements associés auxquels appliquer le libellé d'association. 

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow existant ou créez un nouveau workflow.
• Définissez vos critère d'inscription.
• Cliquez sur l'icône + plus pour ajouter une action.
  
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur pour développer la section CRM . Cliquez ensuite sur Appliquer les libellés d'association.
• Configurez votre Appliquer l'étiquette d'association détails de l'action :
  
  • Objet enrôlé : Ce type d'objet sera défini par défaut sur le type d'objet du workflow. Par exemple, si vous avez créé un workflow basé sur les contacts, celui-ci sera défini sur Contact inscrit.
  • Objet associé : le type d'objet des enregistrements associés à l'enregistrement enrôlé. Seuls les objets dont les libellés d'association sont définis apparaîtront. 
  • Sélectionner l'étiquette pour l'objet associé : l'étiquette d'association à appliquer aux enregistrements associés. 
  • Appliquer l'étiquette sélectionnée à tous les enregistrements associés : cochez cette case pour appliquer l'étiquette d'association à tous les enregistrements du type d'objet sélectionné associés à l'enregistrement enrôlé.
  • Affiner les enregistrements auxquels accéder : choisit d'affiner les enregistrements associés auxquels l'action s'appliquera. Ce champ n'apparaît que si le champ Appliquer le libellé sélectionné à tous les enregistrements associés n'a pas été sélectionné .  
    • En fonction de la propriété correspondante : l'étiquette d'association ne sera appliquée que si la valeur de la propriété spécifiée correspond à la valeur de la propriété correspondante dans l'enregistrement inscrit. Par exemple, il se peut que vous ne souhaitiez définir un Decision maker que lorsque le contact et l'entreprise associée ont la même valeur de propriété Country/Region . 
      • Sélectionner une propriété pour l'enregistrement inscrit : sélectionner une propriété de l'enregistrement inscrit à mettre en correspondance avec une propriété correspondante de l'enregistrement associé. 
      • Sélectionner une propriété de l'enregistrement associé : sélectionner une propriété de l'enregistrement associé à mettre en correspondance avec une propriété correspondante de l'enregistrement enrôlé. 

Veuillez noter: lors de la mise en correspondance des propriétés entre les enregistrements, seules les valeurs des propriétés seront utilisées pour déterminer la correspondance. Le Libellé et le nom interne des propriétés sélectionnées seront non utilisés pour la mise en correspondance. Par exemple, si un contact possède une propriété City avec la valeur Boston, et qu'une entreprise possède une propriété Location avec la valeur Boston, le contact et l'entreprise seront mis en correspondance et une association sera créée.

• • • Par valeur de propriété de l'enregistrement inscrit : l'étiquette d'association ne sera appliquée que si l'enregistrement inscrit répond aux exigences des valeurs de propriété spécifiées. Par exemple, il se peut que vous ne souhaitiez appliquer un libellé d'association "Décideur" que lorsque l'entreprise inscrite compte plus de cinq employés. 
      • Sélectionner une propriété de l'enregistrement inscrit : sélectionner une propriété de l'enregistrement inscrit. 
      • Opérateur : select from is equal to or is not equal to operators
      • Valeur d'entrée de l'enregistrement enrôlé : sélectionner ou saisir une valeur de propriété à utiliser avec l'opérateur. 
         

• • • Par valeur de propriété de l'enregistrement associé : l'étiquette d'association ne sera appliquée que si l'enregistrement associé répond aux exigences des valeurs de propriété spécifiées. Par exemple, vous pouvez vouloir appliquer un libellé d'association de Décideur uniquement lorsque la propriété Titre du poste du contact a été définie comme Directeur. 
      • Sélectionner une propriété de l'enregistrement associé : sélectionner une propriété de l'enregistrement associé. 
      • Opérateur : select from is equal to or is not equal to operators
      • Valeur d'entrée de l'enregistrement associé : sélectionner ou saisir une valeur de propriété à utiliser avec l'opérateur. 
• Après avoir configuré votre action Créer des associations , cliquez en haut sur Enregistrer.
   

Mettez à jour les libellés des associations de votre disque 

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow existant ou créez un nouveau workflow.
• Définissez vos critère d'inscription.
• Cliquez sur l'icône Plus + pour ajouter une action.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur pour développer la section CRM . Ensuite, cliquez sur Mettre à jour les libellés des associations.
• Configurez votre étiquette d'association Mettre à jour les détails de l'action :
  
  • Objet enrôlé : Ce type d'objet sera défini par défaut sur le type d'objet du workflow. Par exemple, si vous avez créé un workflow basé sur les contacts, il sera défini sur Contact inscrit.
  • Objet associé : l'objet associé à l'enregistrement. Seuls les objets dont les libellés d'association sont définis apparaîtront.
  • Sélectionner l'étiquette existante : l'étiquette d'association actuelle utilisée pour associer les différents enregistrements. 
  • Ajouter ou remplacer le libellé existant : vous pouvez choisir d'ajouter ou de remplacer le libellé existant de l'association.
    • Ajouter à l'étiquette existante : ajouter une étiquette d'association à l'étiquette d'association existante. Par exemple, si un contact a actuellement une étiquette d'association Primary, l'ajout d'une étiquette d'association Decision maker mettra à jour les contacts associés aux enregistrements inscrits avec une étiquette d'association Primary et Decision maker .
    • Remplacer un libellé existant : efface le libellé d'association existant et ajoute un nouveau libellé d'association. Par exemple, si un contact a actuellement une étiquette d'association Contact principal, le choix de cette action avec une étiquette d'association Décideur mettra à jour les contacts associés aux enregistrements inscrits avec une étiquette d'association Décideur uniquement.
  • Sélectionner le libellé à ajouter à ou Remplacer le libellé existant par : Sélectionner le nouveau libellé d'association à ajouter ou remplacer le libellé d'association existant par. 
• Après avoir configuré votre action Mettre à jour le libellé de l'association , en haut, cliquez sur Enregistrer.
   
   
   

Retirez les libellés de l'association de votre disque 

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom d'un workflow existant ou créez un nouveau workflow.
• Définissez vos critère d'inscription.
• Cliquez sur l'icône Plus + pour ajouter une action.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur pour développer la section CRM . Cliquez ensuite sur Supprimer les libellés d'association.
• Configurez votre Supprimer les étiquettes d'association détails de l'action :
  
  • Objet enrôlé : Ce type d'objet sera défini par défaut sur le type d'objet du workflow. Par exemple, si vous avez créé un workflow basé sur les contacts, celui-ci sera défini sur Contact inscrit.
  • Objet associé : l'objet associé à l'enregistrement. Seuls les objets dont les libellés d'association sont définis apparaîtront. 
  • Sélectionner les libellés existants à supprimer : sélectionner les libellés d'association à supprimer à la fois de l'objet inscrit et de l'objet associé. 
  • Supprimer les associations existantes avec ce libellé : cochez cette case pour supprimer les associations entre les enregistrements. 
• Après avoir configuré votre action Mettre à jour le libellé de l'association , en haut, cliquez sur Enregistrer.