CRM-recordassociaties beheren met workflows

Gebruik workflows om het beheer van de associatielabels van uw records te automatiseren en nieuwe associaties te creëren.

Let op: de volgende acties zijn beschikbaar voor contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, leads, afspraken, cursussen, aanbiedingen, diensten en workflows voor aangepaste objecten. Deze acties kunnen niet worden gebruikt met andere objecten, zoals producten, offertes, enz.

Maak nieuwe associaties tussen records

Gebruik deze actie om nieuwe koppelingen binnen CRM-records te maken. U kunt bijvoorbeeld koppelingen maken tussen contactpersonen en bedrijven wanneer ze overeenkomende waarden hebben voor de eigenschap Bedrijfsnaam.

Een nieuwe koppeling maken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel uw inschrijvingstriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel om het CRM-gedeelte uit te vouwen. Klikvervolgens op Associaties maken.
6. Configureer de details van uw actie Associaties maken :
   • Ingeschreven object: dit wordt standaard ingesteld op het objecttype van de workflow. Als u bijvoorbeeld een op contacten gebaseerde workflow hebt gemaakt, wordt dit ingesteld op Ingeschreven contact.
   • Te koppelen object: het objecttype van het record dat moet worden gekoppeld aan het ingeschreven record.
   • Alleen associatie maken zonder label toe te passen: schakel dit selectievakjein om records te associëren zonder een associatielabel toe te passen.
   • Selecteer een label om toe te passen: selecteer het associatielabel dat moet worden toegepast op het nieuw geassocieerde record. Deze optie wordt alleen weergegeven als u ervoor hebt gekozen om een associatie met een associatielabel te maken.
   • Koppeling maken wanneer er: selecteer voor de actie Koppelingen maken de optie Overeenkomende eigenschapswaarden .
     • Bij het matchen van eigenschappen tussen records worden alleen eigenschapswaarden gebruikt om te bepalen of er een match is. Over het algemeen worden het label en de interne naam van de geselecteerde eigenschappen niet gebruikt voor het matchen, behalve bij enumeratie-eigenschappen, waarbij de interne naam wel wordt gebruikt voor het matchen.
     • Als een contactpersoon bijvoorbeeld een eigenschap Stad heeft met de waarde Boston en een bedrijf een eigenschap Locatie heeft met de waarde Boston, worden de contactpersoon en het bedrijf gematcht en wordt er een koppeling gemaakt.
     • Als een contactpersoon daarentegen een opsommingseigenschap Stad heeft met het label Boston Logan International Airport en de interne naam Boston, wordt Boston gebruikt voor het matchen van eigenschapswaarden.
   • Selecteer een eigenschap van het geregistreerde record: selecteer een eigenschap uit het geregistreerde record die moet worden gekoppeld aan een overeenkomstige eigenschap uit het record dat moet worden geassocieerd.
   • Selecteer een eigenschap om te matchen: kies een eigenschap uit het record dat moet worden gekoppeld aan een overeenkomende eigenschap uit het geregistreerde record.
7. Nadat u uwactie 'Koppelingen maken ' hebt ingesteld, klikt u bovenaan op Opslaan.

Koppelingslabels toepassen op een record

Gebruik deze actie om een associatielabel toe te passen op reeds geassocieerde records. U kunt ervoor kiezen om associatielabels toe te passen op alle geassocieerde records van een bepaald objecttype of verder verfijnen op welke geassocieerde records u het associatielabel wilt toepassen.

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel uw inschrijvingstriggers in.
4. Klik op het pluspictogram (+) om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel om het CRM-gedeelte uit te vouwen. Klikvervolgens op Associatielabels toepassen.
6. Configureer de details van uw actie 'Associatielabel toepassen ':
   
   • Ingeschreven object: dit wordt standaard ingesteld op het objecttype van de workflow. Als u bijvoorbeeld een op contacten gebaseerde workflow hebt gemaakt, wordt dit ingesteld op Ingeschreven contact.
   • Gekoppeld object: het objecttype van records die zijn gekoppeld aan het geregistreerde record. Alleen objecten met gedefinieerde associatielabels worden weergegeven.
   • Label voor gekoppeld object selecteren: het associatielabel dat moet worden toegepast op de gekoppelde records.
   • Geselecteerd label toepassen op alle gekoppelde records: schakel dit selectievakjein om het associatielabel toe te passen op alle records van het geselecteerde objecttype dat is gekoppeld aan het geregistreerde record.
   • Verfijn welke records u wilt openen: kies om te verfijnen op welke gekoppelde records de actie van toepassing is. Dit veld wordt alleen weergegeven als Toegepaste label toepassen op alle gekoppelde records niet is geselecteerd.
     • Op basis van overeenkomende eigenschap: het associatielabel wordt alleen toegepast als de waarde van de opgegeven eigenschap overeenkomt met de waarde van de overeenkomstige eigenschap in het geregistreerde record. U wilt bijvoorbeeld alleen een beslisser instellen als zowel de contactpersoon als het geassocieerde bedrijf dezelfde waarde voor de eigenschap Land/regio hebben.
       • Selecteer een eigenschap voor het geregistreerde record: selecteer een eigenschap uit het geregistreerde record die moet worden gekoppeld aan een overeenkomstige eigenschap uit het gekoppelde record.
       • Selecteer een eigenschap van het gekoppelde record: selecteer een eigenschap uit het gekoppelde record die moet worden gekoppeld aan een overeenkomstige eigenschap uit het geregistreerde record.

Let op: bij het matchen van eigenschappen tussen records worden alleen eigenschapswaarden gebruikt om de match te bepalen. De label en interne naam van de geselecteerde eigenschappen worden niet gebruikt voor het matchen. Over het algemeen worden het label en de interne naam van de geselecteerde eigenschappen niet gebruikt voor het matchen, behalve voor enumeratie-eigenschappen, waarbij de interne naam wel wordt gebruikt voor het matchen. Als een contactpersoon bijvoorbeeld een eigenschap Stad heeft met de waarde Boston en een bedrijf een eigenschap Locatie heeft met de waarde Boston, worden de contactpersoon en het bedrijf gematcht en wordt er een associatie gemaakt.

• • • Op basis van de eigenschapwaarde van het geregistreerde record: het associatielabel wordt alleen toegepast wanneer het geregistreerde record voldoet aan de vereisten van de opgegeven eigenschapwaarden. U wilt bijvoorbeeld alleen een associatielabel van Beslisser toepassen wanneer het geregistreerde bedrijf meer dan vijf werknemers heeft.
      • Selecteer een eigenschap van het geregistreerde record: selecteer een eigenschap uit het geregistreerde record.
      • Operator: kies uit de operatoren is gelijk aan of is niet gelijk aan
      • Ingevoerde waarde van geregistreerd record: selecteer of voer een eigenschapwaarde in die met de operator moet worden gebruikt.
        

7. • • Op basis van eigenschapswaarde van gekoppeld record: het koppelingslabel wordt alleen toegepast wanneer het gekoppelde record voldoet aan de vereisten van de opgegeven eigenschapswaarden. U kunt bijvoorbeeld een koppelingslabel van Beslisser alleen toepassen wanneer de eigenschap Functietitel van het contact is ingesteld op Manager.
       • Selecteer een eigenschap van het gekoppelde record: selecteer een eigenschap uit het gekoppelde record.
       • Operator: kies uit de operatoren is gelijk aan of is niet gelijk aan
       • Ingevoerde waarde van gekoppeld record: selecteer of voer een eigenschapwaarde in die met de operator moet worden gebruikt.

7. Nadat u uw actie 'Associaties maken ' hebt ingesteld, klikt u bovenaan op Opslaan.
   

Werk de associatielabels van uw record bij

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel uw inschrijvingstriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel om het CRM-gedeelte uit te vouwen. Klikvervolgens op Associatielabels bijwerken.
6. Configureer de details van uw actie 'Koppelingslabel bijwerken ':
   
   • Ingeschreven object: dit wordt standaard ingesteld op het objecttype van de workflow. Als u bijvoorbeeld een op contacten gebaseerde workflow hebt gemaakt, wordt dit ingesteld op Ingeschreven contact.
   • Gekoppeld object: het object dat aan het record is gekoppeld. Alleen objecten met gedefinieerde associatielabels worden weergegeven.
   • Bestaand label selecteren: het huidige associatielabel dat wordt gebruikt om de verschillende records te associëren.
   • Toevoegen aan of vervangen van bestaand label: u kunt ervoor kiezen om het bestaande associatielabel toe te voegen of te vervangen.
     • Toevoegen aan bestaand label: voeg een associatielabeltoe aan het bestaande associatielabel. Als een contactpersoon momenteel bijvoorbeeld het associatielabel Primair heeft, worden de contactpersonen die zijn geassocieerd met de geregistreerde records bijgewerkt naar het associatielabel Primair en Beslisser .
     • Bestaand label vervangen: wis het bestaande associatielabel en voeg een nieuw associatielabel toe. Als een contactpersoon momenteel bijvoorbeeld een aangepast associatielabel van Extra contactpersoon heeft, worden de contactpersonen die zijn gekoppeld aan de geregistreerde records bij het kiezen van deze actie bij het associatielabel Beslisser bijgewerkt naar alleen het associatielabel Beslisser. U kunt deze actie niet gebruiken om primaire associatielabels te vervangen, zoals het standaard associatielabel Primair .
   • Selecteer label om toe te voegen aan of Bestaand label vervangen door: selecteer het nieuwe associatielabel om toe te voegen aan of het bestaande associatielabel te vervangen door.
7. Nadat u de actie Associatielabel bijwerken hebt ingesteld, klikt u bovenaan op Opslaan.
   
   
   

Verwijder de associatielabels van uw record

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
3. Stel uw inschrijvingstriggers in.
4. Klik op het plusteken (+) om een actie toe te voegen.
5. Klik in het linkerpaneel om het CRM-gedeelte uit te vouwen. Klikvervolgens op Associatielabels verwijderen.
6. Configureer de details van uw actie 'Koppelingslabels verwijderen ':
   
   • Ingeschreven object: dit wordt standaard ingesteld op het objecttype van de workflow. Als u bijvoorbeeld een op contacten gebaseerde workflow hebt gemaakt, wordt dit ingesteld op Ingeschreven contact.
   • Gekoppeld object: het object dat aan het record is gekoppeld. Alleen objecten met gedefinieerde associatielabels worden weergegeven.
   • Bestaande labels selecteren om te verwijderen: selecteer de associatielabels die u wilt verwijderen uit zowel de geregistreerde als de geassocieerde objecten.
   • Bestaande associaties met dit label verwijderen: vink dit selectievakjeaan om de associaties tussen de records te verwijderen.
7. Nadat u uw actie Koppelingslabel bijwerken hebt ingesteld, klikt u bovenaan op Opslaan.

Let op: deze actie heeft een dagelijkse limiet van 5 miljoen actie-uitvoeringen, inclusief mislukte actie-uitvoeringen.