CRM-recordassociaties beheren met workflows (BETA)

Gebruik workflows om het beheer van de associatielabels van je records te automatiseren en nieuwe associaties aan te maken. De volgende acties zijn beschikbaar voor contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- en custom-objectworkflows.

Nieuwe associaties tussen records maken

Gebruik deze actie om nieuwe koppelingen binnen CRM-records te maken. U kunt bijvoorbeeld associaties maken tussen contactpersonen en bedrijven als de eigenschappen Bedrijfsnaam overeenkomen.

Zo maakt u een nieuwe koppeling:

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow.
• Stel uw inschrijftriggers in.
• Klik op het plus-pictogram om een actie toe te voegen.
• Klik in het linkerpaneel op om de CRM-sectie uit te vouwen. Klik vervolgens op Koppelingen maken.
  • Ingeschreven object: dit wordt standaard ingesteld op het objecttype van de workflow. Als u bijvoorbeeld een workflow op basis van contactpersonen hebt gemaakt, wordt dit ingesteld op Contact ingeschreven.
  • Object om te associëren: het objecttype van het record dat moet worden geassocieerd met het ingeschreven record.
  • Alleen associatie maken zonder label toe te passen: schakel dit selectievakje in om records te associëren zonder een associatielabel toe te passen.
  • Selecteer een label om toe te passen: selecteer het associatielabel dat moet worden toegepast op het nieuw geassocieerde record. Deze optie verschijnt alleen als je ervoor hebt gekozen om een associatie met een associatielabel aan te maken.
  • Associatie maken als er: voor de actie Associaties maken , selecteer de optie Eigendomswaarden matchen .
    • Bij het matchen van eigenschappen tussen records worden alleen de waarden van de eigenschappen gebruikt om de match te bepalen. Het label en de interne naam van de geselecteerde eigenschappen worden niet gebruikt voor het matchen.
    • Als een contactpersoon bijvoorbeeld de eigenschap Stad heeft met de waarde Boston en een bedrijf heeft een eigenschap Locatie met de waarde Boston, dan worden de contactpersoon en het bedrijf gematcht en wordt er een associatie gemaakt.

• • Selecteer een eigenschap van een geregistreerd record: selecteer een eigenschap uit het geregistreerde record die moet worden gematcht met een overeenkomstige eigenschap uit het record dat moet worden geassocieerd.
  • Selecteer een eigenschap om op te matchen: selecteer een eigenschap uit het te koppelen record om te matchen met een overeenkomstige eigenschap uit het geregistreerde record.
• Klik bovenin op Opslaan nadat u de actie Koppelingen maken hebt ingesteld.

Let op: u kunt alleen eenregelige tekst, meerregelige tekst of telefoonnummer eigenschappen gebruiken bij het matchen van records om koppelingen te maken.

Associatielabels op een record toepassen

Gebruik deze actie om een associatielabel toe te passen op reeds gekoppelde records. Je kunt ervoor kiezen om associatielabels toe te passen op alle gekoppelde records van een bepaald objecttype of om verder te verfijnen op welke gekoppelde records het associatielabel moet worden toegepast.

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow.
• Stel uw inschrijftriggers in.
• Klik op het + plus pictogram om een actie toe te voegen.
  
• Klik in het linkerpaneel op om de sectie CRM uit te vouwen. Klik vervolgens op Associatielabels toepassen.
• Configureer de details van de actie Associatielabels toepassen :
  
  • Ingeschreven object: dit wordt standaard ingesteld op het objecttype van de workflow. Als u bijvoorbeeld een workflow op basis van contactpersonen hebt gemaakt, wordt dit ingesteld op Contact ingeschreven.
  • Gekoppeld object: het objecttype van de records die zijn gekoppeld aan het ingeschreven record. Alleen objecten met gedefinieerde koppelingslabels worden weergegeven.
  • Selecteer label voor geassocieerd object: het associatielabel dat moet worden toegepast op de geassocieerde records.
  • Geselecteerd label toepassen op alle gekoppelde records: selecteer dit selectievakje om het koppelingslabel toe te passen op alle records van het geselecteerde objecttype die gekoppeld zijn aan het ingeschreven record.
  • Verfijn op welke records: kies om te verfijnen op welke gekoppelde records de actie wordt toegepast. Dit veld verschijnt alleen als de optie Geselecteerd label toepassen op alle gekoppelde records niet is geselecteerd .
    • Op overeenkomstige eigenschap: het associatielabel wordt alleen toegepast als de waarde van de gespecificeerde eigenschap overeenkomt met de waarde van de overeenkomstige eigenschap in het ingeschreven record. U wilt bijvoorbeeld alleen een Beslisser instellen als zowel de contactpersoon als het gekoppelde bedrijf dezelfde Land/Regio eigenschap hebben.
      • Selecteer een eigenschap voor de geregistreerde record: selecteer een eigenschap uit de geregistreerde record die moet worden gematcht met een overeenkomstige eigenschap uit de geassocieerde record.
      • Selecteer een eigenschap van geassocieerde record: selecteer een eigenschap uit de geassocieerde record die moet worden gematcht met een overeenkomstige eigenschap uit de ingeschreven record.

Let op: bij het matchen van eigenschappen tussen records worden alleen de waarden van de eigenschappen gebruikt om de match te bepalen. Het label en de interne naam van de geselecteerde eigenschappen worden niet gebruikt voor het matchen. Als een contactpersoon bijvoorbeeld de eigenschap Stad heeft met de waarde Boston en een bedrijf heeft een eigenschap Locatie met de waarde Boston, worden de contactpersoon en het bedrijf gematcht en wordt er een associatie gemaakt.

• • • Op eigenschapwaarde van ingeschreven record: het associatielabel wordt alleen toegepast als het ingeschreven record voldoet aan de vereisten van de gespecificeerde eigenschapwaarden. U wilt bijvoorbeeld alleen een associatielabel Beslisser toepassen als het ingeschreven bedrijf meer dan vijf werknemers heeft.
      • Selecteer een eigenschap van het record: selecteer een eigenschap uit het record.
      • Operator: selecteer uit is gelijk aan of is niet gelijk aan operators
      • Invoerwaarde record: selecteer of voer een waarde in voor de eigenschap die gebruikt moet worden met de operator.
        

• • • Op eigenschapwaarde van geassocieerde record: het associatielabel wordt alleen toegepast als de geassocieerde record voldoet aan de vereisten van de gespecificeerde eigenschapwaarden. U kunt bijvoorbeeld een associatielabel van Beslisser alleen toepassen op als de eigenschap Functie van de contactpersoon is ingesteld op Manager.
      • Selecteer een eigenschap van geassocieerde record: selecteer een eigenschap van de geassocieerde record.
      • Operator: kies uit is gelijk aan of is niet gelijk aan operatoren.
      • Gekoppelde recordinvoerwaarde: selecteer of voer een eigenschapwaarde in die moet worden gebruikt met de operator.
• Klik bovenin op Opslaan nadat u de actie Koppelingen maken hebt ingesteld.
  

De koppelingslabels van uw record bijwerken

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
• Stel uw inschrijftriggers in.
• Klik op het plus-pictogram om een actie toe te voegen.
• Klik in het linkerpaneel op om de CRM-sectie uit te vouwen. Klik vervolgens op Associatielabels bijwerken.
• Configureer de details van de actie Associatielabels bijwerken :
  
  • Ingeschreven object: dit wordt standaard ingesteld op het objecttype van de workflow. Als u bijvoorbeeld een op contact gebaseerde workflow hebt gemaakt, wordt dit ingesteld op Contact ingeschreven.
  • Gekoppeld object: het object dat aan het record is gekoppeld. Alleen objecten met gedefinieerde koppelingslabels worden weergegeven.
  • Selecteer bestaand label: het huidige koppelingslabel dat wordt gebruikt om de verschillende records te koppelen.
  • Toevoegen aan of vervangen van bestaand label: u kunt kiezen om toe te voegen aan of te vervangen van het bestaande associatielabel.
    • Toevoegen aan bestaand label: voeg een associatielabel toe aan het bestaande associatielabel. Als een contactpersoon bijvoorbeeld momenteel het associatielabel Primair heeft, worden door het toevoegen van een associatielabel Beslisser de contactpersonen die aan de geregistreerde records zijn gekoppeld bijgewerkt naar het associatielabel Primair en Beslisser .
    • Een bestaand label vervangen: Wis het bestaande associatielabel en voeg een nieuw associatielabel toe. Als een contactpersoon bijvoorbeeld momenteel het associatielabel Primaire contactpersoon heeft, worden door het kiezen van deze actie met een associatielabel Beslisser de contactpersonen die gekoppeld zijn aan de geregistreerde records bijgewerkt naar alleen het associatielabel Beslisser.
  • Selecteer label om toe te voegen aan of Bestaand label vervangen door: selecteer het nieuwe associatielabel om toe te voegen of vervang het bestaande associatielabel door.
• Nadat u de actie Associelabel bijwerken hebt ingesteld, klikt u bovenaan op Opslaan.
  
  
  

De koppelingslabels van uw record verwijderen

• Ga in je HubSpot-account naar Automatiseringen > Workflows.
• Klik op de naam van een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
• Stel uw inschrijftriggers in.
• Klik op het plus-pictogram om een actie toe te voegen.
• Klik in het linkerpaneel op om de sectie CRM uit te vouwen. Klik vervolgens op Associatielabels verwijderen.
• Configureer de details van de actie Associatielabels verwijderen :
  
  • Ingeschreven object: dit wordt standaard ingesteld op het objecttype van de workflow. Als u bijvoorbeeld een op contact gebaseerde workflow hebt gemaakt, wordt dit ingesteld op Contact ingeschreven.
  • Gekoppeld object: het object dat aan het record is gekoppeld. Alleen objecten met gedefinieerde koppelingslabels worden weergegeven.
  • Selecteer bestaande labels om te verwijderen: selecteer de associatielabels om te verwijderen van zowel de ingeschreven als de geassocieerde objecten.
  • Verwijder bestaande associaties met dit label: vink dit selectievakje aan om de associaties tussen de records te verwijderen.
• Klik na het instellen van uw actie Associelabel bijwerken bovenaan op Opslaan.