Créer et gérer les associations des fiches d’informations du CRM avec les workflows

Résumé

Utilisez des workflows pour créer de nouvelles associations entre des fiches d’informations. Vous pouvez également appliquer, mettre à jour et supprimer les libellés d’association de vos fiches d’informations. Lorsque vous supprimez des libellés d’association, vous pouvez également supprimer toutes les associations avec le libellé sélectionné. 

Si vous créez une fiche d’informations dans un workflow, utilisez l’action Créer une fiche d’informations pour définir l’association lors de la création de la fiche d’informations. Utilisez Créer des associations pour associer des fiches d’informations qui existent déjà. Découvrez-en davantage sur la création de fiches d’informations avec des workflows . 

Quelles sont les limitations lors de la gestion des associations avec des actions de workflow d’association dans HubSpot ?

• Les actions d’association ne sont disponibles que pour les types d’objets suivants : contact, entreprise, transaction, ticket, lead, rendez-vous, formations, listes, services, facture, commande, paiement, abonnement, contrat (BÊTA), note de crédit, applications-objets et objets personnalisés.

• Ces actions ne peuvent pas être utilisées avec d'autres objets tels que des produits, des devis, etc. 

• Vous pouvez également créer des associations pour d’autres fiches d’informations associées de la fiche d’informations inscrite. Par exemple, à la place du contact inscrit, vous pouvez créer des associations entre l’entreprise associée à un contact et des transactions en fonction de propriétés correspondantes de ces autres types d’objet. Pour cela, vous pouvez choisir parmi les options de ciblage suivantes pour d’autres types d’objets :
  • Toutes les fiches d’informations associées (jusqu’à 100 dernières)
  • Dernière mise à jour
  • Création la plus récente
  • Première création
  • Associé le plus récemment
  • Premier associé
  • Fiches d’informations associées avec un libellé spécifique

Comment créer de nouvelles associations entre des fiches d’informations à l’aide de workflows

Utilisez cette action pour créer de nouvelles associations dans les fiches d'informations CRM. Par exemple, vous pouvez créer des associations entre des contacts et des entreprises lorsqu’ils ont des valeurs de propriété de nom d’entreprise correspondantes.

Vous pouvez également créer des associations pour les fiches d’informations associées de la fiche d’informations inscrite. Par exemple, à la place du contact inscrit, vous pouvez créer des associations entre l’entreprise associée du contact et des transactions en fonction de propriétés correspondantes de ces autres types d’objets.

Lors de la création d’associations, il est recommandé d’utiliser des libellés d’associations qui offrent davantage d’options de gestion à partir de l’outil workflows. Par exemple, vous pouvez supprimer les associations entre les fiches d’informations à l’aide de l’action Supprimer les libellés d’association , mais pas pour les fiches d’informations sans libellés d’association.

Pour créer une nouvelle association :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur le nom d'un workflow existant ou créez un nouveau workflow.
3. Définissez vos critères d'inscription.
4. Cliquez sur l'icône + Plus pour ajouter une action.
5. Dans le panneau de gauche, cliquez sur pour développer la section CRM. Cliquez ensuite sur Créer des associations.
6. Configurez les détails de votre action Créer des associations : 

• • Objets à associer : le type d’objet de la fiche d’informations dans laquelle la nouvelle association sera créée.
    • Ce paramètre sera défini par défaut sur le type d’objet inscrit du workflow (par exemple, le contact inscrit dans un workflow basé sur des contacts).
    • Vous pouvez également créer des associations pour les fiches d’informations associées à la fiche d’informations inscrite, telles que l’entreprise associée à un contact inscrit.

• • Objet à associer : le type d’objet de la fiche d’informations à associer à la fiche d’informations inscrite.
    • Vous pouvez créer des associations avec d’autres objets ou activités. Par exemple, vous pouvez créer une association entre un contact et une transaction ou un contact et une activité de réunion.
    • Si vous créez une association avec une activité, vous pouvez choisir parmi les types d’activité suivants : Notes, Tâches, Réunions, Appels, E-mails, Communications et Courrier postal.
  • Créer une association uniquement sans appliquer de libellé : cochez cette case pour associer des fiches d'informations sans appliquer de libellé d'association. 
  • Sélectionnez un libellé à appliquer : sélectionnez le libellé d'association à appliquer à la nouvelle fiche d'informations associée.
    • Cette option n'apparaît que si vous avez choisi de créer une association avec un libellé d'association. 
    • Si aucun libellé n’est disponible, vous devez d’abord créer le libellé d’association pour ce type d’association .
  • Créer une association lorsqu'il y a : pour l'action Créer des associations, sélectionnez l'option Correspondance des valeurs de propriété. 
    • Lors de la correspondance des propriétés entre des fiches d'informations, seules les valeurs des propriétés seront utilisées pour déterminer la correspondance. En règle générale, le libellé et le nom interne des propriétés sélectionnées ne seront pas utilisés pour la correspondance, sauf pour les propriétés d'énumération où le nom interne sera utilisé pour la correspondance. 
    • Par exemple, si un contact possède une propriété Ville avec la valeur Boston, et qu'une entreprise possède une propriété Lieu avec la valeur Boston, le contact et l'entreprise seront mis en correspondance et une association sera créée. 
    • Par ailleurs, si un contact a une propriété d'énumération Ville avec le libellé Aéroport international Logan de Boston et le nom interne Boston, Boston sera utilisé pour la correspondance de la valeur de la propriété.
  • Sélectionner une propriété de la fiche d'informations inscrite : sélectionnez une propriété de la fiche d'informations inscrite à mettre en correspondance avec une propriété correspondante de la fiche à associer. 
  • Sélectionner une propriété à associer : choisissez une propriété de la fiche d'informations à associer à une propriété correspondant de la fiche d'informations inscrite. L’association n’est créée que si les valeurs de propriété correspondantes existent à la fois sur la fiche d’informations inscrite et sur la fiche d’informations à associer. Par exemple, pour associer des transactions à des entreprises, le workflow doit associer une propriété de transaction à une propriété d’entreprise ayant la même valeur. Vous ne pouvez pas utiliser les valeurs des propriétés des fiches d’informations associées.

Comment appliquer des libellés d’association à une fiche d’informations à l’aide de workflows

Utilisez cette action pour appliquer un libellé d'association à des fiches d'informations déjà associées. Vous pouvez choisir d'appliquer des libellés d'association à toutes les fiches d'informations associées d'un certain type d'objet ou d'affiner davantage les fiches d'informations associées auxquelles appliquer le libellé d'association. Vous pouvez également appliquer des libellés d’association aux fiches d’informations associées de la fiche d’informations inscrite.

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur le nom d'un workflow existant ou créez un nouveau workflow.
3. Définissez vos critères d'inscription.
4. Cliquez sur l'icône + Plus pour ajouter une action.
5. Dans le panneau de gauche, cliquez sur pour développer la section CRM. Cliquez ensuite sur Appliquer les libellés d'association.
6. Configurez vos détails de l'action Appliquer le libellé d'association :
   
   • Objets à associer : le type d’objet de la fiche d’informations où le libellé d’association sera appliqué.
     • Ce paramètre sera défini par défaut sur le type d’objet inscrit du workflow (par exemple, le contact inscrit dans un workflow basé sur des contacts).
     • Vous pouvez également appliquer des libellés d’association aux fiches d’informations associées de la fiche d’informations inscrite, telles que les contacts associés à une transaction inscrite dans un workflow basé sur une transaction.

1. • Objet associé : le type d'objet des fiches d'informations associées à la fiche inscrite. Seuls les objets dont les libellés d'association sont définis apparaîtront. 
   • Sélectionner le libellé pour l'objet associé : le libellé d'association à appliquer aux fiches d'informations associées. 
   • Appliquer le libellé sélectionné à toutes les fiches d'informations associées : cochez cette case pour appliquer le libellé d'association à toutes les fiches d'informations du type d'objet sélectionné associées à la fiche d'informations inscrite.
   • Affiner les fiches d'informations auxquels accéder : choisit d'affiner les fiches d'informations associées auxquels l'action s'appliquera. Ce champ n'apparaît que si le champ Appliquer le libellé sélectionné à toutes les fiches d'informations associées n'a pas été sélectionné.  
     • En fonction de la propriété correspondante : le libellé d'association ne sera appliqué que si la valeur de la propriété spécifiée correspond à la valeur de la propriété correspondante dans la fiche d'informations inscrite. Par exemple, il se peut que vous ne souhaitiez définir un Décisionnaire que lorsque le contact et l'entreprise associée ont la même valeur de propriété Pays/Région. Lors de la correspondance, les valeurs des propriétés sont sensibles à la casse.
       • Sélectionner une propriété pour la fiche d'informations inscrite : sélectionnez une propriété de la fiche d'informations inscrite à mettre en correspondance avec une propriété correspondante de la fiche d'informations associée. 
       • Sélectionner une propriété de la fiche d'informations associée : sélectionnez une propriété de la fiche d'informations associée à mettre en correspondance avec une propriété correspondante de la fiche d'informations inscrite. 

Remarque : lors de la mise en correspondance des propriétés entre les fiches d'informations, seules les valeurs des propriétés seront utilisées pour déterminer la correspondance. Le libellé et le nom interne des propriétés sélectionnées seront non utilisés pour la mise en correspondance. En règle générale, le libellé et le nom interne des propriétés sélectionnées ne seront pas utilisés pour la correspondance, sauf pour les propriétés d'énumération où le nom interne sera utilisé pour la correspondance. Par exemple, si un contact possède une propriété Ville avec la valeur Boston, et qu'une entreprise possède une propriété Lieu avec la valeur Boston, le contact et l'entreprise seront mis en correspondance et une association sera créée.

• • • Par valeur de propriété de la fiche d'informations inscrite : le libellé d'association ne sera appliqué que si la fiche inscrite répond aux exigences des valeurs de propriété spécifiées. Par exemple, il se peut que vous ne souhaitiez appliquer un libellé d'association Décisionnaire que lorsque l'entreprise inscrite compte plus de cinq employés. 
      • Sélectionner une propriété de la fiche d'informations inscrit : sélectionnez une propriété de la fiche d'informations inscrite. 
      • Opérateur : sélectionnez les opérateurs est égal à ou n'est pas égal à
      • Valeur d’entrée de la fiche d’informations inscrite : sélectionnez ou saisissez une valeur de propriété à utiliser avec l’opérateur. 

7. • • Par valeur de propriété de la fiche d'informations associée : le libellé d'association ne sera appliqué que si la fiche associée répond aux exigences des valeurs de propriété spécifiées. Par exemple, vous pouvez vouloir appliquer un libellé d'association de Décisionnaire uniquement lorsque la propriété Titre du poste du contact a été définie comme Responsable. 
       • Sélectionner une propriété de la fiche associée : sélectionnez une propriété de la fiche d'informations associée. 
       • Opérateur : sélectionnez les opérateurs est égal à ou n'est pas égal à
       • Valeur d'entrée de la fiche d'informations associée : sélectionnez ou saisissez une valeur de propriété à utiliser avec l'opérateur. 
8. Après avoir configuré votre action Créer des associations , cliquez en haut sur Enregistrer.

Comment mettre à jour les libellés d’association existants d’une fiche d’informations à l’aide de workflows

Remplacez votre libellé d’association existant ou ajoutez un nouveau libellé d’association à la fiche d’informations associée. Vous pouvez également mettre à jour les libellés d’association des fiches d’informations associées de la fiche d’informations inscrite. Par exemple, dans un workflow basé sur des transactions, vous pouvez inscrire toutes les transactions fermées gagnées qui sont passées à fermées gagnées. Ensuite, ciblez les contacts associés aux transactions qui ont le libellé Décisionnaire pour mettre à jour le libellé d’association en Champion. 

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur le nom d'un workflow existant ou créez un nouveau workflow.
3. Définissez vos critères d'inscription.
4. Cliquez sur l'icône + Plus pour ajouter une action.
5. Dans le panneau de gauche, cliquez sur pour développer la section CRM. Ensuite, cliquez sur Mettre à jour les libellés des associations.
6. Configurez vos détails de l'action Mettre à jour le libellé d'association :
   
   • Objets à associer : le type d’objet de la fiche d’informations auquel le libellé d’association mis à jour sera appliqué.
     • Ce paramètre sera défini par défaut sur le type d’objet inscrit du workflow (par exemple, le contact inscrit dans un workflow basé sur des contacts).
     • Vous pouvez également mettre à jour les libellés d’association des fiches d’informations associées de la fiche d’informations inscrite, telles que les entreprises associées aux contacts avec une transaction inscrite dans un workflow basé sur une transaction.

1. • Objet associé : l'objet associé à la fiche d'informations. Seuls les objets dont les libellés d'association sont définis apparaîtront.
   • Sélectionner le libellé existant : le libellé d'association actuelle utilisée pour associer les différentes fiches d'informations. 
   • Ajouter ou remplacer le libellé existant : vous pouvez choisir d'ajouter ou de remplacer le libellé existant de l'association.
     • Ajouter au libellé existant : ajouter un libellé d'association au libellé existante. Par exemple, si un contact a actuellement un libellé d'association Principal, l'ajout d'un libellé d'association Décisionnaire mettra à jour les contacts associés aux fiches d'informations inscrites avec un libellé d'association Principal et Décisionnaire.
     • Remplacer un libellé existant : efface le libellé d'association existant et ajoute un nouveau libellé d'association. Par exemple, si un contact a actuellement un libellé d'association Contact principal, le choix de cette action avec un libellé d'association Décisionnaire mettra à jour les contacts associés aux fiches d'informations inscrites avec un libellé d'association Décisionnaire uniquement.
   • Sélectionner le libellé à ajouter à ou Remplacer le libellé existant par : sélectionnez le nouveau libellé d'association à ajouter ou remplacer le libellé d'association existant par. 
2. Après avoir configuré votre action Mettre à jour le libellé d’association , en haut, cliquez sur Enregistrer.
    
    
   
   
    

Comment supprimer les libellés d’association et les associations existants d’une fiche d’informations à l’aide de workflows

Utilisez cette action pour effacer vos libellés d’association existants. Ce faisant, vous pouvez également choisir de conserver ou de supprimer les associations entre les fiches d’informations affichant ce libellé. Vous pouvez également choisir de supprimer les libellés d’association d’autres fiches d’informations associées de la fiche d’informations inscrite.

Toutefois, il n’est pas possible de supprimer des associations sans libellé à l’aide de workflows. Il est recommandé d’utiliser plutôt Supprimer une association ou Supprimer plusieurs associations entre les points de terminaison d’API d’objets CRM pour supprimer les associations en masse.

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur le nom d'un workflow existant ou créez un nouveau workflow.
3. Définissez vos critères d'inscription.
4. Cliquez sur l'icône + Plus pour ajouter une action.
5. Dans le panneau de gauche, cliquez sur pour développer la section CRM. Cliquez ensuite sur Supprimer les libellés d'association.
6. Configurez vos détails de l'action Supprimer les libellés d'associations :
   
   • Objets à associer : le type d’objet de la fiche d’informations où le libellé d’association sera supprimé.
     • Ce paramètre sera défini par défaut sur le type d’objet inscrit du workflow (par exemple, le contact inscrit dans un workflow basé sur des contacts).
     • Vous pouvez également effacer les libellés d’association pour d’autres fiches d’informations associées de la fiche d’informations inscrite.

1. • Objet associé : l'objet associé à la fiche d'informations. Seuls les objets dont les libellés d'association sont définis apparaîtront. 
   • Sélectionner les libellés existants à supprimer : sélectionner les libellés d'association à supprimer à la fois de l'objet inscrit et de l'objet associé. 
   • Supprimer les associations existantes avec ce libellé : cochez cette case pour supprimer les associations entre les fiches d'informations. 
2. Après avoir configuré votre action Mettre à jour le libellé d'association, en haut, cliquez sur Enregistrer.

Remarque : cette action a une limite quotidienne de 5 millions d'exécutions d'actions, y compris les échecs d'exécution d'action.