Tworzenie i zarządzanie powiązaniami rekordów CRM z przepływami pracy

Podsumowanie

Wykorzystaj przepływy pracy do tworzenia nowych powiązań między rekordami. Możesz również przypisywać, aktualizować i usuwać etykiety powiązań dla swoich rekordów. Podczas usuwania etykiet powiązań możesz również usunąć wszystkie powiązania z wybraną etykietą.

Jeśli tworzysz rekord w ramach przepływu pracy, użyj akcji „Utwórz rekord”, aby ustawić powiązanie podczas tworzenia rekordu. Użyj opcji „Utwórz powiązania”, aby powiązać rekordy, które już istnieją. Dowiedz się więcej o tworzeniu rekordów za pomocą przepływów pracy. 

Jakie są ograniczenia dotyczące zarządzania powiązaniami za pomocą akcji przepływu pracy w HubSpot?

• Czynności związane z powiązaniami są dostępne tylko dla następujących typów obiektów: kontakt, firma, transakcja, zgłoszenie, lead, spotkania, kursy, oferty, usługi, faktura, zamówienie, płatność, subskrypcja, umowa (BETA), nota kredytowa, obiekty aplikacji i obiekty niestandardowe.

• Czynności te nie mogą być używane z innymi obiektami, takimi jak produkty, oferty itp. 

• Możesz również tworzyć powiązania dla innych powiązanych rekordów zarejestrowanego rekordu. Na przykład zamiast zarejestrowanego kontaktu możesz tworzyć powiązania między firmą powiązaną z kontaktem a transakcjami na podstawie pasujących właściwości z tych innych typów obiektów. W tym celu możesz wybrać jedną z następujących opcji kierowania dla innych typów obiektów:
  • Wszystkie powiązane rekordy (do 100 ostatnio powiązanych)
  • Ostatnio zaktualizowane
  • Najnowsze
  • Pierwsze utworzone
  • Najnowsze powiązania
  • Pierwsze powiązanie
  • Rekordy powiązane z określoną etykietą

Jak tworzyć nowe powiązania między rekordami za pomocą przepływów pracy

Użyj tej akcji, aby utworzyć nowe powiązania w rekordach CRM. Na przykład możesz utworzyć powiązania między kontaktami a firmami, gdy mają one pasujące wartości właściwości Nazwa firmy.

Można również tworzyć powiązania dla rekordów powiązanych z rekordem zarejestrowanym. Na przykład zamiast zarejestrowanego kontaktu można tworzyć powiązania między firmą powiązaną z tym kontaktem a transakcjami na podstawie pasujących właściwości z tych innych typów obiektów.

Podczas tworzenia powiązań zaleca się stosowanie etykiet powiązań, które zapewniają więcej opcji zarządzania w ramach narzędzia przepływów pracy. Na przykład można usunąć powiązania między rekordami za pomocą akcji Usuń etykiety powiązań, ale nie dotyczy to rekordów bez etykiet powiązań. 

Aby utworzyć nowe powiązanie:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknijnazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij ikonę plusa (+), aby dodać akcję.
5. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM . Następnie kliknij Utwórz powiązania.
6. Skonfiguruj szczegóły akcji Utwórz powiązania: 

• • Obiekty do powiązania: typ obiektu rekordu, w którym zostanie utworzone nowe powiązanie.
    • Domyślnie zostanie to ustawione na typ obiektu zarejestrowanego w przepływie pracy (tj. kontakt zarejestrowany w przepływie pracy opartym na kontaktach).
    • Możesz również tworzyć powiązania dla rekordów powiązanych z rekordem zarejestrowanym, takich jak firma powiązana z zarejestrowanym kontaktem.

• • Obiekt, z którym ma zostać utworzone powiązanie: typ obiektu rekordu, który ma zostać powiązany z rekordem zarejestrowanym.
    • Można tworzyć powiązania z innymi obiektami lub działaniami. Na przykład można utworzyć powiązanie między kontaktem a transakcją lub między kontaktem a działaniem typu spotkanie.
    • Jeśli tworzysz powiązanie z działaniem, możesz wybrać jeden z następujących typów działań: Notatki, Zadania, Spotkania, Połączenia, E-maile, Komunikaty i Poczta tradycyjna.
  • Utwórz powiązanie bez stosowania etykiety: zaznacz to pole wyboru, aby powiązać rekordy bez stosowania etykiety powiązania. 
  • Wybierz etykietę do zastosowania: zaznacz etykietę powiązania, która ma zostać zastosowana do nowo powiązanego rekordu.
    • Ta opcja pojawi się tylko wtedy, gdy zdecydowałeś się utworzyć powiązanie z etykietą powiązania. 
    • Jeśli nie ma dostępnych etykiet, musisz najpierw utworzyć etykietę powiązania dla tego typu powiązania.
  • Utwórz powiązanie, gdy występują: dla akcji Utwórz powiązania wybierz opcję Zgodne wartości właściwości . 
    • Podczas dopasowywania właściwości między rekordami do ustalenia dopasowania będą używane wyłącznie wartości właściwości. Zasadniczo etykieta i nazwa wewnętrzna wybranych właściwości nie będą używane do dopasowywania, z wyjątkiem właściwości wyliczeniowych, w przypadku których do dopasowywania używana będzie nazwa wewnętrzna. 
    • Na przykład, jeśli kontakt ma właściwość Miasto o wartości Boston, a firma ma właściwość Lokalizacja o wartości Boston, kontakt i firma zostaną dopasowane i zostanie utworzone powiązanie. 
    • Alternatywnie, jeśli kontakt ma właściwość wyliczeniową Miasto z etykietą Międzynarodowe lotnisko Boston Logan i nazwą wewnętrzną Boston, do dopasowania wartości właściwości zostanie użyte słowo „Boston”.
  • Wybierz właściwość zarejestrowanego rekordu: wybierz właściwość z zarejestrowanego rekordu, która ma zostać dopasowana do odpowiedniej właściwości z rekordu, z którym ma zostać utworzone powiązanie. 
  • Wybierz właściwość do dopasowania: wybierz właściwość z rekordu, która ma zostać powiązana z pasującą właściwością z zarejestrowanego rekordu. Powiązanie zostanie utworzone tylko wtedy, gdy pasujące wartości właściwości istnieją zarówno w zarejestrowanym rekordzie, jak i w rekordzie, który ma zostać powiązany. Na przykład, aby powiązać transakcje z firmami, przepływ pracy musi dopasować właściwość transakcji do właściwości firmy o tej samej wartości. Nie można używać wartości właściwości z powiązanych rekordów.

Jak zastosować etykiety powiązania do rekordu za pomocą przepływów pracy

Użyj tej akcji, aby zastosować etykietę powiązania do już powiązanych rekordów. Możesz zdecydować się na zastosowanie etykiet powiązania do wszystkich powiązanych rekordów określonego typu obiektu lub jeszcze bardziej zawęzić zakres, do których powiązanych rekordów ma zostać zastosowana etykieta powiązania. Możesz również zastosować etykiety powiązania do powiązanych rekordów z rekordem zarejestrowanym. 

1. Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknijnazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij ikonę plusa (+), aby dodać akcję.
5. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM . Następnie kliknij Zastosuj etykiety powiązania.
6. Skonfiguruj szczegóły akcji Zastosuj etykiety powiązania :
   
   • Obiekty do powiązania: typ obiektu rekordu, do którego zostanie zastosowana etykieta powiązania.
     • Domyślnie zostanie to ustawione na typ obiektu zarejestrowanego w przepływie pracy (tj. kontakt zarejestrowany w przepływie pracy opartym na kontaktach).
     • Możesz również zastosować etykiety powiązania dla rekordów powiązanych z rekordem zarejestrowanym, takich jak kontakty powiązane z transakcją zarejestrowaną w przepływie pracy opartym na transakcjach.

1. • Obiekt powiązany: typobiektu rekordów powiązanych z rekordem objętym przepływem pracy. Wyświetlą się tylko obiekty z zdefiniowanymi etykietami powiązania. 
   • Wybierz etykietę dla obiektu powiązanego: etykieta powiązania,która ma zostać zastosowana do powiązanych rekordów. 
   • Zastosuj wybraną etykietę do wszystkich powiązanych rekordów: zaznacz to pole wyboru, aby zastosować etykietę powiązania do wszystkich rekordów wybranego typu obiektu powiązanych z zarejestrowanym rekordem.
   • Ogranicz dostęp do rekordów: wybierz, aby zawęzić zakres rekordów powiązanych, do których zostanie zastosowana ta akcja. To pole pojawi się tylko wtedy, gdy opcja Zastosuj wybraną etykietę do wszystkich powiązanych rekordów nie została zaznaczona.  
     • Według dopasowania właściwości: etykieta powiązania zostanie zastosowana tylko wtedy, gdy wartość określonej właściwości będzie zgodna z wartością odpowiedniej właściwości w zarejestrowanym rekordzie. Na przykład, możesz chcieć ustawić decydenta tylko wtedy, gdy zarówno kontakt, jak i powiązana firma mają tę samą wartość właściwości Kraj/Region . Podczas dopasowywania wartości właściwości rozróżniana jest wielkość liter.
       • Wybierz właściwość dla zarejestrowanego rekordu: wybierz właściwość z zarejestrowanego rekordu, która ma być dopasowana do odpowiedniej właściwości z rekordu powiązanego. 
       • Wybierz właściwość powiązanego rekordu: wybierz właściwość z powiązanego rekordu, która ma zostać dopasowana do odpowiedniej właściwości z zarejestrowanego rekordu. 

Uwaga: podczas dopasowywania właściwości między rekordami do określenia dopasowania będą używane wyłącznie wartości właściwości. Etykieta i nazwa wewnętrzna wybranych właściwości nie będą używane do dopasowywania. Zasadniczo etykieta i nazwa wewnętrzna wybranych właściwości nie będą wykorzystywane do dopasowywania, z wyjątkiem właściwości wyliczeniowych, w przypadku których nazwa wewnętrzna będzie wykorzystywana do dopasowywania. Na przykład, jeśli kontakt ma właściwość Miasto o wartości Boston, a firma ma właściwość Lokalizacja o wartości Boston, kontakt i firma zostaną dopasowane i zostanie utworzone powiązanie.

• • • Według wartości właściwości zarejestrowanego rekordu: etykieta powiązania zostanie zastosowana tylko wtedy, gdy zarejestrowany rekord spełnia wymagania określone dla wartości właściwości. Na przykład możesz chcieć zastosować etykietę powiązania „Decydent” tylko wtedy, gdy zarejestrowana firma zatrudnia ponad pięciu pracowników. 
      • Wybierz właściwość zarejestrowanego rekordu: wybierz właściwość z zarejestrowanego rekordu. 
      • Operator: wybierz spośród operatorów „jest równe” lub „nie jest równe”
      • Wartość wejściowa zarejestrowanego rekordu: wybierz lub wprowadź wartość właściwości, która ma być użyta z operatorem. 

7. • • Według wartości właściwości powiązanego rekordu: etykieta powiązania zostanie zastosowana tylko wtedy, gdy powiązany rekord spełnia wymagania określone przez podane wartości właściwości. Na przykład, możesz chcieć zastosować etykietę powiązania „Decision maker ” tylko , gdy właściwość „Job Title ” kontaktu została ustawiona na „Manager”. 
       • Wybierz właściwość powiązanego rekordu: wybierz właściwość z powiązanego rekordu. 
       • Operator: wybierz spośród operatorów „jest równe” lub „nie jest równe”
       • Wartość wejściowa powiązanego rekordu: wybierz lub wprowadź wartość właściwości, która ma być użyta z operatorem. 
8. Po skonfigurowaniu akcji Utwórz powiązania kliknij przycisk Zapisz u góry.

Jak zaktualizować istniejące etykiety powiązań rekordu za pomocą przepływów pracy

1. Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknijnazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij ikonę plusa (+), aby dodać akcję.
5. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM . Następnie kliknij opcję Aktualizuj etykiety powiązań.
6. Skonfiguruj szczegóły akcji „Zaktualizuj etykiety powiązań ”:
   
   • Obiekty do powiązania: typ obiektu rekordu, do którego zostanie zastosowana zaktualizowana etykieta powiązania.
     • Domyślnie zostanie to ustawione na typ obiektu zarejestrowanego w przepływie pracy (tj. kontakt zarejestrowany w przepływie pracy opartym na kontaktach).
     • Możesz również zaktualizować etykiety powiązań dla rekordów powiązanych z rekordem zarejestrowanym, takich jak firmy powiązane z kontaktami posiadającymi zarejestrowaną transakcję w przepływie pracy opartym na transakcjach.

1. • Obiekt powiązany: obiekt powiązany z rekordem. Wyświetlą się tylko obiekty z zdefiniowanymi etykietami powiązania.
   • Wybierz istniejącą etykietę: aktualnaetykieta powiązania używana do powiązania różnych rekordów. 
   • Dodaj do istniejącej etykiety lub zastąp ją: możesz wybrać dodanie do istniejącej etykiety powiązania lub jej zastąpienie.
     • Dodaj do istniejącej etykiety: dodaj etykietę powiązania do istniejącej etykiety powiązania. Na przykład, jeśli kontakt ma obecnie etykietę powiązania „Główny”, dodanie etykiety powiązania „Decydent” spowoduje aktualizację kontaktów powiązanych z zarejestrowanymi rekordami do etykiet powiązania „Główny” i „Decydent ”.
     • Zastąp istniejącą etykietę: usuń istniejącą etykietę powiązania i dodaj nową. Na przykład, jeśli kontakt ma obecnie etykietę powiązania „Główny kontakt”, wybranie tej opcji z etykietą powiązania „Decydent” spowoduje aktualizację kontaktów powiązanych z zarejestrowanymi rekordami wyłącznie do etykiety powiązania „Decydent ”.
   • Wybierz etykietę do dołączenia lub zastąp istniejącą etykietę: wybierz nową etykietę powiązania, którą chcesz dołączyć lub zastąpić istniejącą etykietę powiązania. 
2. Po skonfigurowaniu akcji „Zaktualizuj etykietę powiązania ” kliknij przycisk Zapisz u góry.
    
    
   
   
    

Jak usunąć istniejące etykiety powiązania i powiązania rekordu za pomocą przepływów pracy

Użyj tej akcji, aby wyczyścić istniejące etykiety powiązań. Robiąc to, możesz również zdecydować, czy zachować, czy usunąć powiązania między rekordami z tą etykietą. Możesz również zdecydować się na usunięcie etykiet powiązań dla innych powiązanych rekordów z rekordem zarejestrowanym. 

Nie jest jednak możliwe usunięcie powiązań bez etykiety za pomocą przepływów pracy. Zamiast tego zaleca się użycie punktów końcowych API Usuń powiązanie lub Usuń wiele powiązań między obiektami CRM, aby usunąć powiązania zbiorczo.

1. Na koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknijnazwę istniejącego przepływu pracy lub utwórz nowy przepływ pracy.
3. Ustaw wyzwalacze rejestracji.
4. Kliknij ikonę plusa (+), aby dodać akcję.
5. W panelu po lewej stronie kliknij, aby rozwinąć sekcję CRM . Następnie kliknij Usuń etykiety powiązania.
6. Skonfiguruj szczegóły akcji Usuń etykiety powiązań :
   
   • Obiekty, z których ma nastąpić powiązanie: typ obiektu rekordu, z którego zostanie usunięta etykieta powiązania.
     • Domyślnie zostanie to ustawione na typ obiektu zarejestrowanego w przepływie pracy (tj. kontakt zarejestrowany w przepływie pracy opartym na kontaktach).
     • Możesz również wyczyścić etykiety powiązań dla innych powiązanych rekordów z rekordem zarejestrowanym.

1. • Obiekt powiązany: obiekt powiązany z rekordem. Wyświetlane będą tylko obiekty z zdefiniowanymi etykietami powiązania. 
   • Wybierz istniejące etykiety do usunięcia: wybierz etykiety powiązań, które chcesz usunąć zarówno z obiektu zarejestrowanego, jak i powiązanego. 
   • Usuń istniejące powiązania z tą etykietą: zaznacz to pole wyboru, aby usunąć powiązania między rekordami. 
2. Po skonfigurowaniu akcji „Zaktualizuj etykietę powiązania ” kliknij przycisk Zapisz u góry.

Uwaga: dla tej akcji obowiązuje dzienny limit 5 milionów wykonanych akcji, wliczając w to nieudane próby wykonania.