利用工作流程建立和管理 CRM 記錄關聯

摘要

使用工作流程在記錄之間建立新的關聯。您也可以為記錄套用、更新或移除關聯標籤。移除關聯標籤時，您亦可一併移除所有與該標籤相關的關聯

。

若您是在工作流程中建立記錄，請使用「建立記錄」動作，於建立記錄時設定關聯。若要關聯已存在的記錄，請使用「建立關聯」。進一步了解如何透過工作流程建立記錄。 

在 HubSpot 中使用關聯工作流程動作管理關聯時，有哪些限制？

• 關聯動作僅適用於以下物件類型：聯絡人、公司、商機、服務單、潛在客戶、預約、課程、房源、服務、發票、訂單、付款、訂閱、合約（BETA）、信用備忘錄、應用程式物件及自訂物件。

• 這些動作無法用於產品、報價單等其他物件。 

• 您亦可針對已註冊記錄的其他關聯記錄建立關聯。例如，您可跳過已註冊的聯絡人，改為根據這些其他物件類型的匹配屬性，在聯絡人的關聯公司與商機之間建立關聯。執行此操作時，您可以針對其他物件類型從以下目標選項中進行選擇：
  • 所有關聯記錄（最多 100 筆最近關聯的記錄）
  • 最近更新的
  • 最近建立
  • 首次建立
  • 最近關聯
  • 首次關聯
  • 與特定標籤相關聯的記錄

如何使用工作流程在記錄之間建立新的關聯

使用此動作可在 CRM 記錄內建立新的關聯。例如，當聯絡人與公司的「公司名稱」屬性值相同時，您可以建立兩者之間的關聯。

您亦可針對已加入關聯的記錄建立關聯。例如，您無需直接針對該聯絡人建立關聯，而是可根據其他物件類型的屬性匹配結果，在該聯絡人所屬的公司與商機之間建立關聯。

建立關聯時，建議使用關聯標籤，以便在工作流程工具中擁有更多管理選項。例如，您可以使用「移除關聯標籤」動作移除記錄之間的關聯，但無法對未設定關聯標籤的記錄執行此操作。 

建立新關聯的方式如下：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「自動化」>「工作流程」。
2. 點擊現有工作流程的名稱 ，或建立新的工作流程。
3. 設定您的註冊觸發條件。
4. 點擊+ 加號圖示以新增動作。
5. 在左側面板中，點擊展開CRM 區段 。接著， 點擊「建立關聯」。
6. 設定「建立關聯」動作的詳細資訊： 

• • 要建立關聯的物件： 將建立新關聯的記錄所屬的物件類型 。
    • 此設定預設會設定為工作流程的已加入物件類型（例如，在以聯絡人為基礎的工作流程中，即為已加入的聯絡人）。
    • 您也可以為已加入記錄的關聯記錄建立關聯，例如已加入聯絡人的關聯公司。

• • 要建立關聯的對象： 將與已加入工作流程的記錄建立關聯的記錄之物件類型。
    • 您可以建立與其他物件或活動的關聯。例如，您可以建立聯絡人與商機之間的關聯，或聯絡人與會議活動之間的關聯。
    • 若要建立與活動的關聯，您可以從以下活動類型中進行選擇：筆記、任務、會議活動、通話、電子郵件、通訊及 郵件。
  • 僅建立關聯而不套用任何標籤：勾選 此核取方塊，即可在不套用關聯標籤的情況下建立記錄關聯。 
  • 選擇要套用的標籤：選取 要套用至新關聯記錄的關聯標籤。
    • 此選項僅在您選擇建立附有關聯標籤的關聯時才會出現。 
    • 如果沒有可用標籤，您必須先為該關聯類型建立關聯標籤。
  • 在以下情況下建立關聯：對於 「建立關聯」動作 ，請選取「匹配屬性值 」選項 。 
    • 在記錄之間進行屬性比對時，僅會使用屬性值來決定是否匹配。一般而言，所選屬性的標籤和內部名稱不會用於比對，但枚舉屬性除外，其內部名稱將用於比對。 
    • 例如，如果某個聯絡人的「城市」屬性值 為「波士頓」，而某間公司的「地點」屬性值 為「波士頓」，則該聯絡人與該公司將被配對，並建立關聯。 
    • 反之，若某聯絡人的「城市」枚舉屬性標籤為「波士頓洛根國際機場」，而內部名稱為「波士頓」，則系統將使用「波士頓」進行屬性值比對。
  • 選擇已註冊記錄的屬性： 從已註冊記錄中選擇 一個屬性，以與待關聯記錄中的對應屬性進行配對。 
  • 選擇要進行比對的屬性：從記錄中選擇一個屬性，以與已註冊記錄中的對應屬性建立關聯。只有當已註冊記錄與待關聯記錄中均存在相符的屬性值時，才會建立關聯。例如，若要將交易與公司建立關聯，工作流程必須將交易屬性與具有相同值的公司屬性進行比對。您無法使用來自已關聯記錄的屬性值。

如何使用工作流程將關聯標籤套用至記錄

使用此動作可將關聯標籤套用至已建立關聯的記錄。您可以選擇將關聯標籤套用至特定物件類型的所有關聯記錄，或進一步篩選要套用關聯標籤的關聯記錄。 您亦可為已註冊記錄的關聯記錄套用關聯標籤。 

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「自動化」>「工作流程」。
2. 點選現有工作流程的名稱 ，或建立新的工作流程。
3. 設定您的登錄觸發條件。
4. 點擊+ 加號圖示以新增動作。
5. 在左側面板中，點擊展開CRM 區段 。接著， 點擊「套用關聯標籤」。
6. 設定「套用關聯標籤」動作的 詳細資訊：
   
   • 要關聯的物件來源： 將套用關聯標籤的記錄所屬的物件類型 。
     • 此設定預設會設定為工作流程的已加入物件類型（例如，在以聯絡人為基礎的工作流程中，即為已加入的聯絡人）。
     • 您也可以為已加入記錄的關聯記錄套用關聯標籤，例如在以交易為基礎的工作流程中，與已加入交易相關聯的任何聯絡人。

1. • 關聯物件： 與已加入記錄相關聯的記錄之物件類型。僅會顯示已定義關聯標籤的物件。 
   • 為關聯物件選取標籤： 要套用至關聯記錄的關聯標籤。 
   • 將選取的標籤套用至所有關聯記錄：勾選 此核取方塊，即可將關聯標籤套用至與已登錄記錄相關聯的所有選取物件類型記錄。
   • 篩選要存取的記錄：選擇此選項可篩選此動作將套用的關聯記錄。此欄位僅在未 勾選 「將選定的標籤套用至所有關聯記錄 」時才會顯示。 
     • 透過屬性比對：僅當指定屬性的值與已登錄記錄中對應屬性的值相符時，才會套用關聯標籤。例如，您可能僅希望在 聯絡人和關聯公司皆具有相同「國家/地區」屬性值 時， 才設定「決策者」 。進行比對時，屬性值會區分大小寫。
       • 為已登錄記錄選擇屬性：從已登錄記錄中選擇一個屬性，以與關聯記錄中的對應屬性進行比對。 
       • 選擇關聯記錄的屬性： 從關聯記錄中選取 一個屬性，以與已登錄記錄中的對應屬性進行比對。 

請注意：在記錄之間進行屬性比對時，僅會使用屬性值來判定是否匹配。所選屬性的標籤與內部名稱將不會用於比對。 一般而言，所選屬性的標籤與內部名稱不會用於配對，但枚舉屬性除外，其內部名稱將用於配對。例如，若某聯絡人的「城市」屬性值 為波士頓，而某公司的「地點」屬性值 亦為波士頓，則該聯絡人與公司將被配對，並建立關聯。

• • • 依據已註冊記錄的屬性值： 僅當已註冊記錄符合指定屬性值的要求時，才會套用關聯標籤 。例如，您可能僅希望在已註冊的公司擁有超過五名員工時，才套用「決策者」的關聯標籤。 
      • 選擇已註冊記錄的屬性： 從已註冊記錄中選取 一個屬性。 
      • 運算子：從「等於」或 「不等於」運算子中 選取
      • 已註冊記錄的輸入值：選擇 或輸入要與運算子搭配使用的屬性值。 

7. • • 根據關聯記錄的屬性值： 僅當關聯記錄符合指定屬性值的要求時，才會套用關聯標籤。 例如，您可能希望在聯絡人的「職稱」屬性 設定為「經理」時，才 套用「決策者 」的關聯標籤 。 
       • 選擇關聯記錄的屬性： 從關聯記錄中選擇 一個屬性。 
       • 運算子：從「等於」或 「不等於」運算子中 選取
       • 關聯記錄的輸入值：選擇 或輸入要與運算子搭配使用的屬性值。 
8. 設定完「建立關聯」動作 後，請點擊頂部的「儲存」。

如何使用工作流程更新記錄的現有關聯標籤

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「自動化」>「工作流程」。
2. 點擊現有工作流程的名稱 ，或建立新的工作流程。
3. 設定您的納入觸發條件。
4. 點擊+ 加號圖示以新增動作。
5. 在左側面板中，點擊展開CRM 區段 。接著， 點擊「更新關聯標籤」。
6. 設定「更新關聯標籤」動作的 詳細資訊：
   
   • 要關聯的物件來源： 將套用更新關聯標籤的記錄之物件 類型。
     • 此設定預設為工作流程的已加入物件類型（例如，在以聯絡人為基礎的工作流程中，即為已加入的聯絡人）。
     • 您亦可更新已加入記錄相關聯記錄的關聯標籤，例如在以交易為基礎的工作流程中，與包含已加入交易的聯絡人相關聯的任何公司。

1. • 關聯物件： 與該記錄相關聯的物件 。僅會顯示已定義關聯標籤的物件。
   • 選取現有標籤： 用於關聯不同記錄的現行關聯標籤。 
   • 新增至或取代現有標籤：您可以 選擇新增至或取代現有的關聯標籤。
     • 新增至現有標籤：將 關聯標籤新增至 現有的關聯標籤中。例如，若某聯絡人目前具有「主要聯絡人」的關聯標籤，新增「決策者」關聯 標籤後，系統將更新已登錄記錄所關聯的聯絡人，使其同時具有「主要聯絡人 」與 「決策者」的關聯 標籤。
     • 取代現有標籤：清除 現有的關聯標籤並新增一個新的關聯標籤。例如，若某聯絡人目前具有「主要聯絡人」的關聯標籤，選擇此動作並搭配「決策者」關聯 標籤，將把與已註冊記錄相關聯的聯絡人更新為僅具有「決策者」關聯標籤。
   • 選擇要追加或取代現有標籤的標籤 ：選擇要用來追加或取代現有關聯標籤的新關聯標籤。 
2. 設定完「更新關聯標籤」動作 後，請點擊頂部的「儲存」。
    
    
   
   
    

如何使用工作流程移除記錄的現有關聯標籤及關聯

使用此動作可清除現有的關聯標籤。執行此操作時，您亦可選擇保留或移除此標籤所對應記錄之間的關聯。此外，您亦可選擇移除已加入記錄之其他關聯記錄的關聯標籤。 

然而，無法透過工作流程移除未附帶標籤的關聯。 建議改為使用「移除關聯」或「刪除 CRM 物件間的多重關聯」API 端點，以批次方式移除關聯。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「自動化」>「工作流程」。
2. 點擊現有工作流程的名稱 ，或建立新的工作流程。
3. 設定您的註冊觸發條件。
4. 點擊+ 加號圖示以新增動作。
5. 在左側面板中，點擊展開CRM 區段 。接著， 點擊「移除關聯標籤」。
6. 設定「移除關聯標籤」動作的 詳細資訊：
   
   • 要關聯的對象： 將移除關聯標籤的記錄所屬的物件類型 。
     • 此設定預設將設為工作流程的已加入物件類型（例如，在以聯絡人為基礎的工作流程中，即為已加入的聯絡人）。
     • 您也可以清除已加入記錄其他關聯記錄的關聯標籤。

1. • 關聯物件： 與該記錄相關聯的物件 。僅會顯示已定義關聯標籤的物件。 
   • 選取要移除的現有標籤：選取 要從已登錄物件及關聯物件中移除的關聯標籤。 
   • 移除此標籤的現有關聯：勾選 此核取方塊以移除記錄之間的關聯。 
2. 設定完「更新關聯標籤」動作 後，請點擊頂部的「儲存」。

請注意：此動作的每日執行上限為 500 萬次，包含執行失敗的次數。