CRM-System-Datensatzzuordnungen mit Workflows erstellen und verwalten

Zusammenfassung

Verwenden Sie Workflows, um neue Zuordnungen zwischen Datensätzen zu erstellen. Sie können auch die Zuordnungslabels Ihrer Datensätze anwenden, aktualisieren und entfernen. Beim Entfernen von Zuordnungen können Sie auch alle Zuordnungen mit dem ausgewählten Label entfernen. 

Wenn Sie einen Datensatz in einem Workflow erstellen, verwenden Sie die Aktion Datensatz erstellen , um die Zuordnung während der Datensatzerstellung festzulegen. Verwenden Sie Zuordnungen erstellen , um bereits vorhandene Datensätze zuzuordnen. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Datensätzen mithilfe von Workflows . 

Welche Einschränkungen gibt es bei der Verwaltung von Zuordnungen mit Zuordnung Workflow Aktionen in HubSpot?

• Zuordnungen sind nur für die folgenden Objekttypen verfügbar: Kontakt, Unternehmen, Deal, Ticket, Lead, Termine, Kurse, Listings, Dienstleistungen, Rechnung, Bestellung, Zahlung, Abonnement, Vertrag (BETA), Gutschrift, App-Objekte und benutzerdefinierte Objekte.

• Diese Aktionen können nicht mit anderen Objekten wie Produkten, Angeboten usw. verwendet werden. 

• Sie können auch Zuordnungen für andere zugeordnete Datensätze des aufgenommenen Datensatzes erstellen. Anstelle des aufgenommenen Kontakts können Sie beispielsweise Zuordnungen zwischen dem zugeordneten Unternehmen eines Kontakts und Deals auf der Grundlage übereinstimmender Eigenschaften aus diesen anderen Objekttypen erstellen. Dabei können Sie aus den folgenden Targeting-Optionen für andere Objekttypen wählen:
  • Alle zugeordneten Datensätze (bis zu 100 zuletzt zugeordnete)
  • Zuletzt aktualisiert
  • Zuletzt erstellt
  • Zuerst erstellt
  • Zuletzt zugeordnet
  • Erste Zuordnung
  • Zugeordnete Datensätze mit einem bestimmten Label

So erstellen Sie mithilfe von Workflows neue Zuordnungen zwischen Datensätzen

Verwenden Sie diese Aktion, um neue Verknüpfungen innerhalb von CRM-Datensätzen zu erstellen. Beispielsweise können Sie Zuordnungen zwischen Kontakten und Unternehmen erstellen, wenn sie übereinstimmende Eigenschaften für Unternehmensname-Werte aufweisen.

Sie können auch Zuordnungen für zugeordnete Datensätze des aufgenommenen Datensatzes erstellen. Anstelle des aufgenommenen Kontakts können Sie beispielsweise Zuordnungen zwischen dem dem Kontakt zugeordneten Unternehmen und Deals basierend auf übereinstimmenden Eigenschaften dieser anderen Objekttypen erstellen.

Beim Erstellen von Zuordnungen wird empfohlen, Zuordnung Label mehr Verwaltungsoptionen innerhalb des Workflows Tools ermöglichen. Beispielsweise können Sie mit der Aktion Zuordnungslabel entfernen Zuordnungen zwischen Datensätzen entfernen, jedoch nicht für Datensätze ohne Zuordnung Label.

So erstellen Sie eine neue Zuordnung:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Klicken Sie auf den Namen eines bestehenden Workflows oder erstellen Sie einen neuen Workflow.
3. Bearbeiten Sie Ihre Aufnahme-Trigger.
4. Klicken Sie auf das + Plus-Symbol, um eine Aktion hinzuzufügen.
5. Erweitern Sie im linken Bereich den Bereich CRM . Klicken Sie dann auf Vereinigungen erstellen.
6. Konfigurieren Sie die Aktionsdetails zum Erstellen von Zuordnungen: 

• • Objekte, von denen aus zugeordnet werden soll: der Objekttyp des Datensatzes, in dem die neue Zuordnung erstellt wird.
    • Dieser wird standardmäßig auf den aufgenommenen Objekttyp des Workflows festgelegt (d. h. den aufgenommenen Kontakt in einem kontaktbasierten Workflow ).
    • Sie können auch Zuordnungen für zugeordnete Datensätze des aufgenommenen Datensatzes erstellen, z. B. das zugeordnete Unternehmen eines aufgenommenen Kontakts.

• • Objekt, dem zugeordnet werden soll: der Objekttyp des Datensatzes, der dem aufgenommenen Datensatz zugeordnet werden soll.
    • Sie können Zuordnungen zu anderen Objekten oder Aktivitäten erstellen. Sie können zum Beispiel eine Zuordnung zwischen einem Kontakt und einem Deal oder zwischen einem Kontakt und einer Meeting-Aktivität erstellen.
    • Wenn Sie eine Zuordnung zu einer Aktivität erstellen, können Sie aus den folgenden Aktivitätentypen auswählen: Notizen, Aufgaben, Meeting-Events, Anrufe, E-Mails, Kommunikation und Briefpost.
  • Nur Zuordnung erstellen ohne Label: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Datensätze zuzuordnen, ohne ein Label für die Zuordnung anzuwenden. 
  • Wählen Sie ein anzuwendendes Label: wählen Sie das Assoziationslabel, das auf den neu zugeordneten Datensatz angewendet werden soll.
    • Diese Option wird nur angezeigt, wenn Sie eine Verknüpfung mit einem Label für die Verknüpfung erstellt haben. 
    • Wenn keine Label verfügbar sind, müssen Sie zuerst das Zuordnungslabel für diesen Zuordnungszuordnung Typ erstellen .
  • Assoziation erstellen, wenn vorhanden: für die Aktion Assoziationen erstellen , wählen Sie die Option Übereinstimmende Eigenschaftswerte . 
    • Beim Abgleichen von Eigenschaften zwischen Datensätzen werden nur Eigenschaftswerte zur Entscheidung über die Übereinstimmung verwendet. Im Allgemeinen werden das Label und der interne Name der ausgewählten Eigenschaften nicht für den Abgleich verwendet, außer bei Aufzählungseigenschaften , bei denen der interne Name zum Abgleich verwendet wird. 
    • Wenn zum Beispiel ein Kontakt über die Eigenschaft Stadt mit dem Wert Boston und ein Unternehmen über die Eigenschaft Ort mit dem Wert Boston verfügt, werden der Kontakt und das Unternehmen abgeglichen und eine Verbindung hergestellt. 
    • Wenn ein Kontakt eine Eigenschaft mit der Aufzählung " Stadt " mit dem Label "Boston Logan International Airport " und dem internen Namen "Boston" hat, wird "Boston" für den Abgleich der Eigenschaften verwendet.
  • Eine Eigenschaft des erfassten Datensatzes auswählen: wählen Sie eine Eigenschaft aus dem erfassten Datensatz aus, die mit einer entsprechenden Eigenschaft des zu verknüpfenden Datensatzes abgeglichen werden soll. 
  • Eigenschaft zum Abgleich auswählen: Wählen Sie eine Eigenschaft im Eintrag aus, die mit einer übereinstimmenden Eigenschaft aus dem aufgenommenen Eintrag verknüpft werden soll. Die Zuordnung wird nur erstellt, wenn die übereinstimmenden Eigenschaften sowohl im aufgenommenen Datensatz als auch in dem zuzuordnenden Datensatz vorhanden sind. Um beispielsweise Deals mit Unternehmen zu verknüpfen, muss der Workflow eine Dealeigenschaft mit einer Unternehmenseigenschaft mit demselben Wert abgleichen. Sie können keine Eigenschaftswerte aus zugeordneten Datensätzen verwenden.

So wenden Sie mithilfe von Workflows Zuordnungslabel auf einen Datensatz an

Verwenden Sie diese Aktion, um ein Label auf bereits zugehörige Datensätze anzuwenden. Sie können auswählen, ob Sie Zuordnungslabel auf alle zugeordneten Datensätze eines bestimmten Objekttyps anwenden möchten, oder weiter verfeinern, auf welche zugeordneten Datensätze das Zuordnungslabel angewendet werden soll. Sie können auch Zuordnungslabel auf zugeordnete Datensätze des aufgenommenen Datensatzes anwenden.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Klicken Sie auf den Namen eines bestehenden Workflows oder erstellen Sie einen neuen Workflow.
3. Bearbeiten Sie Ihre Aufnahme-Trigger.
4. Klicken Sie auf das + Plus-Symbol, um eine Aktion hinzuzufügen.
5. Erweitern Sie im linken Bereich den Bereich CRM . Klicken Sie dann auf Zuordnungslabel anwenden.
6. Konfigurieren Sie Ihre Zuordnungslabel anwenden Details zu dieser Aktion:
   
   • Objekte, von denen aus zugeordnet werden sollen: der Objekttyp des Datensatzes, auf den das Zuordnungslabel angewendet wird.
     • Dieser wird standardmäßig auf den aufgenommenen Objekttyp des Workflows festgelegt (d. h. den aufgenommenen Kontakt in einem kontaktbasierten Workflow ).
     • Sie können Zuordnungen auch auf zugeordnete Datensätze des aufgenommenen Datensatzes anwenden, z. B. auf alle Kontakte, die einem aufgenommenen Deal in einem dealbasierten Workflow zugeordnet sind.

1. • Zugeordnetes Objekt: der Objekttyp der Datensätze, die mit dem registrierten Datensatz verknüpft sind. Nur Objekte mit definierten Zuordnungslabels werden angezeigt. 
   • Label für zugehöriges Objekt auswählen: das Assoziations-Label, das auf die zugehörigen Datensätze angewendet werden soll. 
   • Ausgewähltes Label auf alle zugehörigen Datensätze anwenden: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um das Zuordnungslabel auf alle mit dem erfassten Datensatz verknüpften Datensätze des ausgewählten Objekttyps anzuwenden.
   • Verfeinern Sie die Datensätze, auf die Sie zugreifen möchten: können Sie festlegen, auf welche zugehörigen Datensätze die Aktion angewendet werden soll. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die Option Ausgewählte Label auf alle zugeordneten Datensätze anwenden nicht ausgewählt wurde.  
     • Nach übereinstimmender Eigenschaft: wird das Zuordnungslabel nur angewendet, wenn der Wert der angegebenen Eigenschaft mit dem Wert der entsprechenden Eigenschaft im registrierten Datensatz übereinstimmt. Sie möchten z. B. nur dann ein Entscheider festlegen, wenn sowohl der Kontakt als auch das zugehörige Unternehmen denselben Eigenschaftswert Land/Region haben. Beim Abgleich wird bei den Eigenschaften zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.
       • Eine Eigenschaft für den eingeschriebenen Datensatz auswählen: wählen Sie eine Eigenschaft aus dem eingeschriebenen Datensatz aus, die mit einer entsprechenden Eigenschaft aus dem zugehörigen Datensatz abgeglichen werden soll. 
       • Eine Eigenschaft des zugehörigen Datensatzes auswählen: wählen Sie eine Eigenschaft aus dem zugehörigen Datensatz aus, die mit einer entsprechenden Eigenschaft des registrierten Datensatzes abgeglichen werden soll. 

Bitte beachten Sie: Beim Abgleich von Eigenschaften zwischen Datensätzen werden nur die Eigenschaftswerte zur Bestimmung der Übereinstimmung herangezogen. Das Label und der interne Name der ausgewählten Eigenschaften werden nicht für den Abgleich verwendet. Im Allgemeinen werden das Label und der interne Name der ausgewählten Eigenschaften nicht für den Abgleich verwendet, außer bei Aufzählungseigenschaften , bei denen der interne Name zum Abgleich verwendet wird. Wenn zum Beispiel ein Kontakt über die Eigenschaft Stadt mit dem Wert Boston und ein Unternehmen über die Eigenschaft Ort mit dem Wert Boston verfügt, werden der Kontakt und das Unternehmen abgeglichen und eine Verbindung hergestellt.

• • • Nach dem Eigenschaftswert des eingeschriebenen Datensatzes: wird das Zuordnungslabel nur angewendet, wenn der eingeschriebene Datensatz die Anforderungen der angegebenen Eigenschaftswerte erfüllt. Sie möchten z. B. das Label "Entscheidungsträger" nur dann anwenden, wenn das angemeldete Unternehmen mehr als fünf Mitarbeiter hat. 
      • Eine Eigenschaft des eingetragenen Datensatzes auswählen: wählen Sie eine Eigenschaft aus dem eingetragenen Datensatz aus. 
      • Operator: select from ist gleich oder ist ungleich Operatoren
      • Eingabewert für aufgenommenen Datensatz: Wählen Sie einen Eigenschaftswert aus oder geben Sie ihn ein, der mit dem Operator verwendet werden soll. 

7. • • Nach dem Eigenschaftswert des zugehörigen Datensatzes: wird das Zuordnungslabel nur angewendet, wenn der zugehörige Datensatz die Anforderungen der angegebenen Eigenschaftswerte erfüllt. Sie möchten zum Beispiel das Label Entscheidungsträger nur dann anwenden, wenn die Eigenschaft Berufsbezeichnung des Kontakts auf Managergesetzt wurde. 
       • Eine Eigenschaft des zugehörigen Datensatzes auswählen: wählen Sie eine Eigenschaft aus dem zugehörigen Datensatz aus. 
       • Operator: select from ist gleich oder ist ungleich Operatoren
       • Verknüpft mit einem Datensatz: Wählen Sie eine Eigenschaft aus oder geben Sie einen Eigenschaftswert ein, der mit dem Operator verwendet werden soll. 
8. Klicken Sie nach dem Einrichten Ihrer Verbände erstellen Aktion oben auf Speichern als.

So aktualisieren Sie die bestehenden Zuordnungslabel eines Datensatzes mithilfe von Workflows

Ersetzt Ihr vorhandenes Zuordnungslabel oder hängt ein neues Zuordnungslabel an den zugeordneten Datensatz an. Sie können auch die Zuordnung Label für zugeordnete Datensätze des aufgenommenen Datensatzes aktualisieren. In einem dealbasierten Workflow können Sie z. B. alle abgeschlossenen und gewonnenen Deals aufnehmen, die zu einem abgeschlossenen und gewonnenen Übergang übergegangen sind. Zielen Sie dann auf die Kontakte ab, die den Deals zugeordnet sind und das Label Entscheidungsträger haben, um das Zuordnungslabel auf Champion zu aktualisieren.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Klicken Sie auf den Namen eines bestehenden Workflows oder erstellen Sie einen neuen Workflow.
3. Bearbeiten Sie Ihre Aufnahme-Trigger.
4. Klicken Sie auf das + Plus-Symbol, um eine Aktion hinzuzufügen.
5. Erweitern Sie im linken Bereich den Bereich CRM . Klicken Sie dann auf Update association labels.
6. Konfigurieren Sie Ihre Aktualisieren Sie Ihr Label für Zuordnungen Details zu dieser Aktion:
   
   • Objekte, von denen aus zugeordnet werden sollen: der Objekttyp des Datensatzes, auf den das aktualisierte Zuordnungslabel angewendet wird.
     • Dieser wird standardmäßig auf den aufgenommenen Objekttyp des Workflows festgelegt (d. h. den aufgenommenen Kontakt in einem kontaktbasierten Workflow ).
     • Sie können auch die Zuordnung Label für zugeordnete Datensätze des aufgenommenen Datensatzes aktualisieren, z. B. alle Unternehmen, die Kontakten mit einem aufgenommenen Deal in einem dealbasierten Workflow zugeordnet sind.

1. • Zugeordnetes Objekt: das mit dem Datensatz verknüpfte Objekt. Nur Objekte mit definierten Zuordnungslabels werden angezeigt.
   • Vorhandenes Label auswählen: das aktuelle Assoziationslabel, das für die Zuordnung der verschiedenen Datensätze verwendet wird. 
   • Vorhandenes Label hinzufügen oder ersetzen: können Sie wählen, ob Sie das vorhandene Label der Vereinigung ergänzen oder ersetzen möchten.
     • Zu bestehendem Label hinzufügen: fügt ein Label für eine Assoziation zu dem bestehenden Label für eine Assoziation hinzu. Wenn zum Beispiel ein Kontakt derzeit das Assoziationslabel Primary hat, werden durch Hinzufügen des Assoziationslabels Decision maker die mit den eingetragenen Datensätzen verknüpften Kontakte auf Primary und Decision maker aktualisiert.
     • Ersetzen Sie ein bestehendes Label: löschen Sie das bestehende Label und fügen Sie ein neues Label hinzu. Wenn beispielsweise ein Kontakt derzeit das Assoziationslabel Primärer Kontakt hat, werden bei Auswahl dieser Aktion mit dem Assoziationslabel Entscheidungsträger nur die mit den eingetragenen Datensätzen verknüpften Kontakte auf Entscheidungsträger aktualisiert.
   • Wählen Sie das Label aus, das an oder angehängt werden soll. Ersetzen Sie das vorhandene Label durch: wählen Sie das neue Assoziationslabel aus, das angehängt werden soll, oder ersetzen Sie das vorhandene Assoziationslabel durch. 
2. Nachdem Sie die Aktion Zuordnungslabel aktualisieren eingerichtet haben, klicken Sie oben auf Speichern.
    
    
   
   
    

So entfernen Sie die bestehenden Zuordnungen und Zuordnungen eines Datensatzes mithilfe von Workflows

Verwenden Sie diese Aktion, um Ihre bestehenden Zuordnungen-Label zu löschen. Dabei können Sie auch die Zuordnungen zwischen Datensätzen mit diesem Label beibehalten oder entfernen. Sie können auch die Zuordnung Label für andere zugeordnete Datensätze des aufgenommenen Datensatzes entfernen.

Es ist jedoch nicht möglich, Zuordnungen ohne Label mithilfe von Workflows zu entfernen. Stattdessen wird empfohlen, die API-Endpunkte Entfernen einer Zuordnung oder Löschen mehrerer Zuordnungen zwischen CRM-Objekten zu verwenden, um Zuordnungen gleichzeitig zu entfernen.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Klicken Sie auf den Namen eines bestehenden Workflows oder erstellen Sie einen neuen Workflow.
3. Bearbeiten Sie Ihre Aufnahme-Trigger.
4. Klicken Sie auf das + Plus-Symbol, um eine Aktion hinzuzufügen.
5. Erweitern Sie im linken Bereich den Bereich CRM . Klicken Sie dann auf Zuordnungslabel entfernen.
6. Konfigurieren Sie Ihre Entfernen Sie die Label der Zuordnungen Details zu dieser Aktion:
   
   • Objekte, von denen aus zugeordnet werden sollen: der Objekttyp des Datensatzes, in dem das Zuordnungslabel entfernt wird.
     • Dieser wird standardmäßig auf den aufgenommenen Objekttyp des Workflows festgelegt (d. h. den aufgenommenen Kontakt in einem kontaktbasierten Workflow ).
     • Sie können auch die Zuordnung Label für andere zugeordnete Datensätze des aufgenommenen Datensatzes löschen.

1. • Zugehöriges Objekt: das mit dem Datensatz verbundene Objekt. Nur Objekte mit definierten Zuordnungslabels werden angezeigt. 
   • Vorhandene Labels zum Entfernen auswählen: wählen Sie die Zuordnungslabels aus, die sowohl von den erfassten als auch von den verknüpften Objekten entfernt werden sollen. 
   • Bestehende Verknüpfungen mit diesem Label entfernen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Verknüpfungen zwischen den Datensätzen zu entfernen. 
2. Nachdem Sie die Aktion Zuordnungslabel aktualisieren eingerichtet haben, klicken Sie oben auf Speichern.

Bitte beachten: Diese Aktion hat ein tägliches Limit von 5 Millionen Aktionsausführungen, einschließlich fehlgeschlagener Aktionsausführungen.