Cree y gestione asociaciones de registros CRM con workflows

Resumen

Utilice workflows para crear nuevas asociaciones entre registros. También puede aplicar, actualizar y eliminar las etiquetas de asociación de sus registros. Al eliminar etiquetas de asociación, también puede eliminar todas las asociaciones con la etiqueta seleccionada. 

Si está creando un registro en un workflow, utilice la acción Crear registro para establecer la asociación durante la creación del registro. Utilice Crear asociaciones para asociar registros que ya existen. Más información sobre la creación de registros con workflows. 

¿Cuáles son las limitaciones al gestionar asociaciones con acciones de workflow de asociación en HubSpot?

• Las acciones de asociación sólo están disponibles para los siguientes tipos de objetos: contacto, empresa, negocio, ticket, lead, citas, cursos, listados, servicios, factura, pedido, pago, suscripción, contrato (BETA), abono, objetos-aplicación y objetos-personalizados.

• Estas acciones no pueden utilizarse con otros objetos como productos, cotizaciones, etc. 

• También puede crear asociaciones para otros registros asociados al registro inscrito. Por ejemplo, en lugar del contacto inscrito, puede crear asociaciones entre la empresa asociada a un contacto y los negocios basados en propiedades coincidentes de estos otros tipos de objetos. Al hacerlo, puede seleccionar entre las siguientes opciones de orientación para otros tipos de objetos:
  • Todos los registros asociados (hasta los 100 asociados más recientes)
  • Última actualización
  • De más reciente creación
  • Creado por primera vez
  • Asociado más recientemente
  • Primer asociado
  • Registros asociados con una etiqueta específica

Cómo crear nuevas asociaciones entre registros mediante workflows

Utiliza esta acción para crear nuevas asociaciones dentro de los Registros de CRM. Por ejemplo, puede crear asociaciones entre contactos y empresas cuando coincidan los valores de la propiedad Nombre de empresa .

También puede crear asociaciones para los registros asociados del registro inscrito. Por ejemplo, en lugar del contacto inscrito, puede crear asociaciones entre la empresa asociada al contacto y los negocios basadas en propiedades coincidentes de estos otros tipos de objetos.

Al crear asociaciones, se recomienda utilizar etiquetas de asociación que permitan más opciones de gestión desde la herramienta de workflows. Por ejemplo, puede eliminar asociaciones entre registros mediante la acción Eliminar etiquetas de asociación , pero no para registros sin etiquetas de asociación.

Para crear una nueva asociación:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
3. Establece tus desencadenantes.
4. Haga clic en el icono + para añadir una acción.
5. En el panel izquierdo, haz clic para ampliar la sección CRM . A continuación, haz clic en Crear asociaciones.
6. Configure los detalles de su acción Crear asociaciones : 

• • Objetos desde los que asociar: el tipo de objeto del registro donde se creará la nueva asociación.
    • Se establecerá por defecto en el tipo de objeto inscrito en el workflow (es decir, el contacto inscrito en un workflow basado en contactos).
    • También puede crear asociaciones para registros asociados del registro inscrito, como la empresa asociada de un contacto inscrito.

• • Objeto al que asociar: el tipo de objeto del registro que se asociará al registro inscrito.
    • Puede crear asociaciones con otros objetos o actividades. Por ejemplo, puede crear una asociación entre un contacto y un negocio o un contacto y una actividad de reunión.
    • Si está creando una asociación con una actividad, puede seleccionar entre los siguientes tipos de actividad: Notas, Tareas, Reuniones, Llamadas, Correos electrónicos, Comunicaciones y Correo postal.
  • Crear sólo asociación sin aplicar ninguna etiqueta: selecciona esta casilla de verificación para asociar registros sin aplicar una etiqueta de asociación. 
  • Selecciona una etiqueta para aplicar: selecciona la etiqueta de asociación que se aplicará al nuevo registro asociado.
    • Esta opción sólo aparecerá si has elegido crear una asociación con una etiqueta de asociación. 
    • Si no hay etiquetas disponibles, debe crear primero la etiqueta de asociación para ese tipo de asociación.
  • Crear asociación cuando haya: para la acción Crear asociaciones , selecciona la opción Coincidencia de valores de propiedad . 
    • Cuando se comparen propiedades entre registros, sólo se utilizarán los valores de las propiedades para decidir la coincidencia. Generalmente, la etiqueta y el nombre interno de las propiedades seleccionadas no se utilizarán para la correspondencia, excepto en el caso de las propiedades de enumeración , en las que se utilizará el nombre interno para la correspondencia. 
    • Por ejemplo, si un contacto tiene una propiedad Ciudad con el valor Boston, y una empresa tiene una propiedad Ubicación con el valor Boston, el contacto y la empresa se emparejarán y se creará una asociación. 
    • Alternativamente, si un contacto tiene una propiedad de enumeración Ciudad con la etiqueta Aeropuerto Internacional Boston Logan y el nombre interno Boston, se utilizará Boston para la coincidencia de valores de propiedad.
  • Seleccionar una propiedad del registro inscrito: selecciona una propiedad del registro inscrito para que coincida con una propiedad correspondiente del registro que se va a asociar. 
  • Seleccione una propiedad para establecer una correspond encia: elija una propiedad del registro para vincularla a una propiedad coincidente del registro inscrito. La asociación sólo se creará si los valores de propiedad coincidentes existen tanto en el registro inscrito como en el registro que se va a asociar. Por ejemplo, para asociar negocios con empresas, el workflow debe hacer coincidir una propiedad de negocio con una propiedad de empresa con el mismo valor. No puede utilizar valores de propiedad de registros asociados.

Cómo aplicar etiquetas de asociación a un registro mediante workflows

Utiliza esta acción para aplicar una etiqueta de asociación a registros ya asociados. Puede elegir aplicar etiquetas de asociación a todos los registros asociados de un determinado tipo de objeto o afinar aún más a qué registros asociados aplicar la etiqueta de asociación. También puede aplicar etiquetas de asociación a los registros asociados del registro inscrito.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
3. Establece tus desencadenantes.
4. Haga clic en el icono + para añadir una acción.
5. En el panel izquierdo, haz clic para ampliar la sección CRM . A continuación, haz clic en Aplicar etiquetas de asociación.
6. Configura tu Aplica la etiqueta de asociación detalles de la acción:
   
   • Objetos desde los que asociar: el tipo de objeto del registro donde se aplicará la etiqueta de asociación.
     • Se establecerá por defecto en el tipo de objeto inscrito en el workflow (es decir, el contacto inscrito en un workflow basado en contactos).
     • También puede aplicar etiquetas de asociación a los registros asociados al registro inscrito, como los contactos asociados a un negocio inscrito en un workflow basado en negocios.

1. • Objeto asociado: el tipo de objeto de los registros asociados al registro inscrito. Sólo aparecerán los objetos con etiquetas de asociación definidas. 
   • Seleccionar etiqueta para objeto asociado: la etiqueta de asociación que se aplicará a los registros asociados. 
   • Aplicar la etiqueta seleccionada a todos los registros asociados: selecciona esta casilla de verificación para aplicar la etiqueta de asociación a todos los registros del tipo de objeto seleccionado asociados al registro inscrito.
   • Refinar a qué registros acceder: elige refinar a qué registros asociados se aplicará la acción. Este campo sólo aparecerá si se ha seleccionado la opción Aplicar la etiqueta seleccionada a todos los registros de asociación no.  
     • Por propiedad coincidente: la etiqueta de asociación sólo se aplicará cuando el valor de la propiedad especificada coincida con el valor de la propiedad correspondiente en el registro inscrito. Por ejemplo, puede que sólo quieras establecer un Responsable de la toma de decisiones cuando tanto el contacto como la empresa asociada tengan el mismo País/Región valor de propiedad. Al establecer las correspondencias, los valores de las propiedades distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
       • Seleccionar una propiedad del registro inscrito: Selecciona una propiedad del registro inscrito para que coincida con una propiedad correspondiente del registro asociado. 
       • Seleccionar una propiedad del registro asociado: Selecciona una propiedad del registro asociado para que coincida con una propiedad correspondiente del registro inscrito. 

Por favor, ten en cuenta: al hacer coincidir propiedades entre registros, sólo se utilizarán los valores de propiedad para determinar la coincidencia. La etiqueta y el nombre interno de las propiedades seleccionadas se no utilizarán para el cotejo. Generalmente, la etiqueta y el nombre interno de las propiedades seleccionadas no se utilizarán para la correspondencia, excepto en el caso de las propiedades de enumeración , en las que se utilizará el nombre interno para la correspondencia. Por ejemplo, si un contacto tiene una propiedad Ciudad con el valor Boston, y una empresa tiene una propiedad Ubicación con el valor Boston, el contacto y la empresa se emparejarán y se creará una asociación.

• • • Por valor de propiedad del registro inscrito: la etiqueta de asociación sólo se aplicará cuando el registro inscrito cumpla los requisitos de los valores de propiedad especificados. Por ejemplo, puede que sólo quieras aplicar una etiqueta de asociación de Responsable de la toma de decisiones cuando la empresa inscrita tenga más de cinco empleados. 
      • Seleccionar una propiedad del Registro de Inscritos: Selecciona una propiedad del Registro de Inscritos. 
      • Operador: selecciona entre es igual a o no es igual a operadores
      • Valor de entrada del registro inscrito: seleccione o introduzca un valor de propiedad que se utilizará con el operador. 

7. • • Por valor de propiedad del registro asociado: la etiqueta de asociación sólo se aplicará cuando el registro asociado cumpla los requisitos de los valores de propiedad especificados. Por ejemplo, puede que quieras aplicar una etiqueta de asociación de Responsable de la toma de decisiones sólo cuando la propiedad Cargo del contacto se haya establecido en Gerente. 
       • Seleccionar una propiedad del registro asociado: selecciona una propiedad del registro asociado. 
       • Operador: selecciona entre es igual a o no es igual a operadores
       • Valor de entrada del registro asociado: Selecciona o introduce un valor de propiedad para utilizarlo con el operador. 
8. Después de configurar tu acción Crear asociaciones , en la parte superior, haz clic en Guardar.

Cómo actualizar las etiquetas de asociación existentes de un registro mediante workflows

Sustituya la etiqueta de asociación existente o añada una nueva etiqueta de asociación al registro asociado. También puede actualizar las etiquetas de asociación de los registros asociados al registro inscrito. Por ejemplo, en un workflow basado en negocios, puede inscribir todos los negocios cerrados ganados que hayan pasado a un cierre ganado. A continuación, dirígete a los contactos asociados a esos negocios que tengan la etiqueta Responsable de la toma de decisiones para actualizar la etiqueta de asociación a Campeón.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
3. Establece tus desencadenantes.
4. Haga clic en el icono + para añadir una acción.
5. En el panel izquierdo, haz clic para ampliar la sección CRM . A continuación, haz clic en Actualizar etiquetas de asociación.
6. Configura tu Etiqueta de asociación de actualización detalles de la acción:
   
   • Objetos desde los que asociar: el tipo de objeto del registro donde se aplicará la etiqueta de asociación actualizada.
     • Se establecerá por defecto en el tipo de objeto inscrito en el workflow (es decir, el contacto inscrito en un workflow basado en contactos).
     • También puede actualizar las etiquetas de asociación para los registros asociados del registro inscrito, como cualquier empresa asociada a contactos con un negocio inscrito en un workflow basado en negocios.

1. • Objeto asociado: el objeto asociado al registro. Sólo aparecerán los objetos con etiquetas de asociación definidas.
   • Seleccionar etiqueta existente: la etiqueta de asociación actual utilizada para asociar los distintos registros. 
   • Agregar a la etiqueta existente o sustituirla: puedes elegir agregar a la etiqueta de asociación existente o sustituirla.
     • Agregar a etiqueta existente: Agregar una etiqueta de asociación a la etiqueta de asociación existente. Por ejemplo, si un contacto tiene actualmente una etiqueta de asociación de Principal, al añadir una etiqueta de asociación de Responsable de decisiones se actualizarán los contactos asociados a los registros inscritos a Principal y Responsable de decisiones etiqueta de asociación.
     • Sustituye una etiqueta existente: Borra la etiqueta de asociación existente y añade una nueva etiqueta de asociación. Por ejemplo, si un contacto tiene actualmente una etiqueta de asociación de Contacto principal, Elegir esta acción con una etiqueta de asociación de Responsable de la toma de decisiones actualizará los contactos asociados a los registros inscritos sólo a la etiqueta de asociación de Responsable de la toma de decisiones.
   • Selecciona la etiqueta que vas a añadir a o Sustituye la etiqueta existente por: Selecciona la nueva etiqueta de asociación que vas a añadir o sustituye la etiqueta de asociación existente por. 
2. Después de configurar la acción Actualizar etiqueta de asociación , en la parte superior, haga clic en Guardar.
   
   
   
   
    

Cómo eliminar las etiquetas de asociación y las asociaciones existentes de un registro mediante workflows

Utilice esta acción para borrar las etiquetas de asociación existentes. Al hacerlo, también puede optar por conservar o eliminar las asociaciones entre registros con esta etiqueta. También puede optar por eliminar las etiquetas de asociación de otros registros asociados al registro inscrito.

Sin embargo, no es posible eliminar asociaciones sin etiqueta mediante workflows. En su lugar, se recomienda utilizar los puntos finales de la API Eliminar una asociación o Eliminar varias asociaciones entre objetos de CRM para eliminar asociaciones de forma masiva.

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
3. Establece tus desencadenantes.
4. Haga clic en el icono + para añadir una acción.
5. En el panel izquierdo, haz clic para ampliar la sección CRM . A continuación, haz clic en Eliminar etiquetas de asociación.
6. Configura tu Eliminar etiquetas de asociación detalles de la acción:
   
   • Objetos desde los que asociar: el tipo de objeto del registro donde se eliminará la etiqueta de asociación.
     • Se establecerá por defecto en el tipo de objeto inscrito en el workflow (es decir, el contacto inscrito en un workflow basado en contactos).
     • También puede borrar las etiquetas de asociación de otros registros asociados al registro inscrito.

1. • Objeto asociado: el objeto asociado al registro. Sólo aparecerán los objetos con etiquetas de asociación definidas. 
   • Selecciona las etiquetas existentes que quieras eliminar: selecciona las etiquetas de asociación que quieras eliminar tanto de los objetos inscritos como de los asociados. 
   • Eliminar las asociaciones existentes con esta etiqueta: Selecciona esta casilla de verificación para eliminar las asociaciones entre los registros. 
2. Después de ajustar su acción Actualizar etiqueta de asociación , en la parte superior, haga clic en Guardar.

Nota: esta acción tiene un límite diario de 5 millones de ejecuciones de acciones, incluidos los fallos de ejecución de acciones.