Superadministratorer og individuelle brukere kan angi tilgjengelighet utenfor kontoret basert på brukerens tidssone. Når en bruker ikke er på kontoret, endres tilgjengeligheten til borte, og vedkommende vil ikke være kvalifisert for automatisk tildeling i innboksen eller helpdesken.
Brukere kan manuelt endre tilgjengelighetsstatusen sin på siden med brukeroppføringer, i innboksen eller i helpdesken. Når en bruker endrer status manuelt, gjenspeiles dette i alle brukeropplevelsene.
Angi at en bruker ikke er på kontoret
Slik angir du at en bruker ikke er på kontoret:
- Gå til Brukere og team i menyen i venstre sidefelt.
- Klikk på en brukerpost i brukertabellen.
- Klikk på fanen Preferanser. Klikk deretter på Arbeidstid i menyen til venstre.
- Klikk på nedtrekksmenyen Tidssone for å velge riktig tidssone for brukeren. Klikk deretter på Lagre.
- Klikk på + Legg til datoer under Utenfor kontoret. Hvis du vil angi en tidsperiode for når du skal være borte fra kontoret, klikker du på datovelgerfeltene og velger datoer. Bruk rullegardinmenyene til å velge start- og sluttidspunkt. For å fjerne datoer klikker du på delete sletteikonet.
- Klikk på Lagre.
- Øverst i brukeroppføringen vil brukerens tilgjengelighetsstatus og arbeidstid for dagen gjenspeile start- og sluttdatoen for brukerens fraværsperiode.
- Hvis du vil endre tilgjengelighetsstatusen manuelt, klikker du på rullegardinmenyen Brukerstatus og klikker deretter på Tilgjengelig eller Fraværende.
- Klikk på Redigerarbeidstid for å redigere arbeidstiden .
Administrer tilgjengelighetsstatus fra innboksen eller Help Desk
I begynnelsen av en brukers fravær settes tilgjengelighetsstatusen automatisk til Borte. Når en bruker er ute av kontoret, settes tilgjengelighetsstatusen automatisk til Tilgjengelig. Brukere kan manuelt endre tilgjengelighetsstatusen sin før slutten av fraværsperioden, slik at den gjenspeiler når de er tilgjengelige. Hvis du gjør dette, vil brukeren bli bedt om å bekrefte om han/hun ønsker å avslutte fraværsperioden tidlig eller fortsette å være satt som borte.
For å endre tilgjengelighetsstatusen manuelt går du til ett av følgende alternativer:
- Brukeroppføring:
- Gå til Brukere og team i menyen i venstre sidefelt .
- Klikk på en brukerpost i brukertabellen.
- Klikk på rullegardinmenyen Brukerstatus øverst i brukeroppføringen, og klikk deretter på Tilgjengelig eller Fraværende.
- I dialogboksen klikker du på Ja, angi meg selv som tilgjengelig.
Innboks:
- I øverste venstre hjørne kan du slå bryteren på eller av for å endre tilgjengelighetsstatusen din.
- I dialogboksen klikker du på Ja, angi meg selv som tilgjengelig.
- Help Desk:
- Slå bryteren nederst i venstre hjørne på eller av for å endre tilgjengelighetsstatusen din.
- I dialogboksen klikker du på Ja, angi meg selv som tilgjengelig.