Hantera användarnas tillgänglighet för helpdesken

I helpdesken avgör en användares tillgänglighetsstatus om denne automatiskt kan tilldelas nya ärenden. Denna status ställs in automatiskt utifrån användarens arbetstider, men användarna kan också uppdatera den manuellt. Dessutom kan teammedlemmar med behörigheten ”Tillgänglighetshantering” ändra tillgänglighetsstatusen för andra teammedlemmar.

Läs mer om automatisk tilldelning av ärenden i helpdesken.

Om du har en tilldelad plats kan du använda sidan för personalhantering för att konfigurera och övervaka användarnas tillgänglighet och kapacitetsgränser för ärenden i helpdesken.

Observera: en användares arbetstid, frånvaro och tillgänglighetsstatus visas både i inkorgen och i helpdesken.

Ställ in användarens arbetstider

Ställ in veckans arbetstid utifrån användarens tidszon. När en användare befinner sig utanför sin arbetstid ändras tillgänglighetsstatusen till Borta och användaren kan inte tilldelas ärenden automatiskt i helpdesken. När användarens arbetstid börjar ändras tillgänglighetsstatusen automatiskt till Tillgänglig.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Användare och team i menyn till vänster.
3. Klicka på en användarpost i användartabellen.
4. Klicka på fliken Inställningar. Klicka sedan på Arbetstider i menyn i vänster sidfält.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Tidszon för att välja rätt tidszon för användaren. Klicka sedan på Spara.
6. Under ”Allmänna arbetstider” klickar du på ”+ Lägg till arbetstider”. Använd rullgard insmeny erna för att välja veckodagar samt start- och sluttider. För att ta bort en dag klickar du på rad eringsikonen ” delete ”.
7. Klicka på Spara.
8. Högst upp i användarpostens översikt kan du nu se användarens tillgänglighetsstatus och arbetstider för dagen.
   
   • Om du vill ändra tillgänglighetsstatusen manuellt klickar du på rullgardinsmenyn Användarstatus och väljer sedan Tillgänglig eller Borta.
   • För att redigera arbetstiderna klickar du på Redigera arbetstider.

Ställ in användarens frånvarotider

Ställ in tillgänglighet vid frånvaro utifrån användarens tidszon. När en användare är frånvarande ändras deras tillgänglighet till Borta och de kan inte tilldelas ärenden automatiskt i inkorgar eller helpdesk.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Användare och team i menyn till vänster.
3. Klicka på en användarpost i användartabellen.
4. Klicka på fliken Inställningar. Klicka sedan på Arbetstider i menyn i vänster sidfält.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Tidszon för att välja rätt tidszon för användaren. Klicka sedan på Spara.
6. Under Borta från kontoret klickar du på + Lägg till datum.
7. Ange ett namn på händelsen, t .ex. Årlig semester.
8. För att ange en tidsperiod då du är borta från kontoret, klicka på datumväljarna och välj datum. Använd rullgardinsmenyerna för att välja start- och sluttider. För att ta bort datum, klicka på raderingsikonen.
9. Klicka på Spara.
10. Högst upp i användarregistret kommer användarens tillgänglighetsstatus och arbetstider för dagen att återspegla start- och slutdatum för användarens frånvaroperiod.
    
    • Om du vill ändra tillgänglighetsstatusen manuellt klickar du på rullgardinsmenyn Användarstatus och väljer sedan Tillgänglig eller Borta.
    • För att redigera arbetstiderna klickar du på Redigera arbetstider.

Synkronisera kalenderhändelser för frånvaro med HubSpot

Om du använder HubSpots kalendersynkronisering med Google eller Outlook-kalendern kan du automatiskt synkronisera händelser om frånvaro mellan din kalender och HubSpot.

Så här synkroniserar du frånvaro-händelser mellan HubSpot och din Google- eller Outlook-kalender:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Användare och team i menyn till vänster.
3. Klicka på en användarpost i användartabellen.
4. Klicka på fliken Inställningar. Klicka sedan på Arbetstider i menyn till vänster .
5. I avsnittet Borta från kontoret markerar du kryssrutan Synkronisera frånvaro med din kalender .

Ställ in din tillgänglighetsstatus från helpdesken

När en användares arbetstid börjar ställs tillgänglighetsstatusen automatiskt in på Tillgänglig. När en användares arbetstid slutar ställs tillgänglighetsstatusen automatiskt in på Borta. Användare kan manuellt ändra sin tillgänglighetsstatus under dagen för att ange när de är Borta.

Så här ändrar du din tillgänglighetsstatus manuellt:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Service > Helpdesk. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Service > Helpdesk.
2. Klicka på rullgardinsmenyn ”Du är tillgänglig ” i det nedre vänstra hörnet. Välj sedan ett alternativ:
   
   • Ange som borta: du markeras som Borta tills statusen uppdateras manuellt eller tills dina arbetstider börjar, då din status automatiskt ändras till Tillgänglig.
   • Ställ in som borta tillfälligt: om du har en tilldelad Service Seat kan du ställa in dig själv som Borta under en viss tidsperiod.
     
     • I dialogrutan väljer du en fördefinierad tidsperiod. För att ange en anpassad tidsperiod klickar du på ”Anpassad” och anger sedan önskad tid. När tidsperioden har löpt ut återgår din status till ”Tillgänglig”.
     • Klicka på Spara.

Observera: när du markerar dig som tillfälligt frånvarande har den valda tidsperioden företräde framför dina arbetstider. Om dina arbetstider börjar medan du är tillfälligt markerad som frånvarande kommer din status att förbli ”Frånvarande ” tills timern löper ut eller tills du manuellt byter tillbaka till ”Tillgänglig”.

Du kan också ställa in användarens frånvarotider för helpdesken. Läs mer i den här artikeln.

Ställ in tillgänglighetsstatus för teammedlemmar

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I vänster sidomeny navigerar du till Inkorgen och helpdesken > Tillgänglighetshantering.
3. I tabellen kan du se vilka användare som har åtkomst till dina inkorgar eller helpdesken.
4. För att filtrera användare klickar du på filtren högst upp i tabellen och väljer ett värde. De filter du tillämpar kommer att vara synliga för alla användare som öppnar den här vyn framöver.
5. För att ta bort filter klickar du på Rensa filter.
6. Klicka på användarstatusen och sedan på Tillgänglig eller Borta.

Observera: om du är en gratisanvändare kan du se dina övriga teammedlemmars status, men du kan inte ändra en annan användares sändningsstatus.

När användaren går till sin helpdesk kommer hen att se ett meddelande om att en administratör har ändrat hens status till Borta. För att kunna ta emot chattmeddelanden igen måste hen klicka på Ställ in mig som tillgänglig.

Konfigurera regler för kanalvidarebefordran

Lär dig hur du ställer in vidarebefordringsregler för varje helpdeskkanal så att inkommande ärenden automatiskt vidarebefordras till specifika användare och team i ditt konto.