Skapa fakturor i HubSpot för att samla in digitala betalningar via Stripe-betalningshantering eller HubSpot-betalningar, eller för att spåra betalningar som gjorts utanför HubSpot. Den här installationsguiden går igenom hur du konfigurerar fakturor för ditt konto, inklusive hur du anpassar prefix, lägger till skatteinformation och ställer in fakturor för prenumerationer. Du kan också granska HubSpots standardfakturaegenskaper.
Du kan skapa och slutföra fakturor utan att konfigurera en betalningsprocessor och fortsätta att manuellt samla in betalningar. Om du vill acceptera onlinebetalningar måste du dock konfigurera antingen Stripe-betalningshantering (tillgänglig för alla prenumerationer) eller HubSpot-betalningar ( endastStarter, Professional eller Enterprise).
Observera: när du har genomfört transaktioner med Stripe-betalningshantering med ditt anslutna Stripe-konto är det för närvarande inte möjligt att ansluta ett alternativt Stripe-konto eller konfigurera HubSpot Payments. På samma sätt är det för närvarande inte möjligt att flytta från HubSpot Payments till Stripe-betalningshantering när du har genomfört transaktioner med HubSpot Payments. Om du inte har gjort några transaktioner och vill byta, vänligen kontakta support.
Skapa en faktura
Superadministratörer och användare med objektbehörighet för fakturor kan skapa en faktura direkt från en kontakt-, företags-, affärs- eller offertpost eller från indexsidan för fakturor. Du kan också skapa en faktura från en publicerad offert för att kopiera informationen i offerten till en ny faktura.
Observera: Om du använder HubSpot-betalningar kan du skapa fakturor om ditt kontos standardvaluta är inställd på USD. Om du inte har konfigurerat någon betalningsprocessor eller om du har konfigurerat Stripe som betalningsprocessor kan du skapa fakturor om din standardvaluta anges här.
Så här skapar du en faktura från indexsidan:
- Klicka på Skapa faktura uppe till höger.
Så här skapar du en faktura från en kontakt-, företags- eller avtalspost:
- Navigera till dina poster:
- Kontakter :
- Företag:
- Erbjudanden:
- Klicka på namnet på posten.
- Klicka på Lägg till i avsnittet Fakturor i det högra sidofältet och välj sedan Skapa faktura. Klicka på Konvertera avtal till faktura för att skapa en faktura med hjälp av avtalets information, inklusive tillhörande radposter.
- Om du vill koppla en befintlig faktura till posten klickar du på Lägg till och väljer sedan Lägg till befintlig faktura.
Så här skapar du en faktura från en publicerad offert:
- Håll muspekaren över namnet på offerten, klicka på Åtgärder och välj sedan Konvertera till faktura. Detta skapar en ny faktura med hjälp av informationen i offerten.
Du kommer sedan till fakturaredigeraren för att konfigurera fakturadetaljer.
Observera: När du skapar en faktura används som standard ett standardiserat prefix INV följt av ett nummer som ökar sekventiellt för varje faktura som skapas (t.ex. INV-1001 och sedan INV-1002). Du kan uppdatera prefixet och startnumret för fakturor i dina inställningar.
Konfigurera fakturafakturering
I avsnittet Fakturera till i fakturaredigeraren ställer du först in fakturans tillhörande poster, betalningsvillkor med mera.
- Varje faktura måste vara kopplad till minst en kontakt. Så här kopplar du fakturan till en kontakt:
- Klicka på Lägg till kontakt.
- I den högra panelen kan du söka efter en befintlig kontakt eller skapa en ny.
- Klicka på Nästa och fortsätt att ställa in de etiketter som behövs.
- Klicka på Spara.
- Varje faktura kan kopplas till ett företag. Så här kopplar du fakturan till ett företag:
- Klicka på Lägg till företag.
- I högerpanelen kan du söka efter ett befintligt företag eller skapa ett nytt.
- Klicka på Nästa och fortsätt att ställa in de etiketter som behövs.
- Klicka på Spara.
- Så här lägger du till en faktureringsadress på fakturan:
- Klicka på Redigera under Faktureringsadress.
- Ange adressinformationen i den högra panelen.
- Klicka på Använd.
- Som standard är fakturadatumet inställt på innevarande dag. För att uppdatera detta klickar du på fältet Fakturadatum och använder sedan datumväljaren för att välja ett nytt datum.
- Som standard förfaller fakturabetalningen till betalning vid fakturamottagandet. Om du vill välja olika betalningsvillkor klickar du på rullgardinsmenyn Betalningsvillkor och väljer sedan ett betalningsvillkor. Fältet Förfallodatum uppdateras automatiskt så att det motsvarar den valda termen.
- Om du vill lägga till ett inköpsordernummer på fakturan anger du numret i fältet PO-nummer.
Lägg till radposter
I avsnittet Varuposter lägger du till de artiklar som köparen ska köpa.
- Om du använder Stripes betalningshantering kan du konfigurera fakturans valuta med hjälp av rullgardinsmenyn Valuta. Läs mer om vilka valutor som stöds av Stripes betalningshantering.
- Så här lägger du till befintliga produkter från ditt produktbibliotek (endastProfessional eller Enterprise ):
- Klicka på Välj från produktbiblioteket.
- I den högra panelen markerar du kryssrutorna bredvid de produkter som din köpare ska köpa. Klicka sedan på Lägg till.
- Så här lägger du till en anpassad radpost på fakturan:
- Klicka på Skapa anpassad radpost.
- I den högra panelen konfigurerar du detaljerna för raden och klickar sedan på Spara. Fälten Namn och Enhetspris är obligatoriska.
- När du har sparat artikeln kan du uppdatera dess detaljer i artikelredigeraren, bland annat genom att öka antalet och ange en enhetsrabatt (antingen valuta eller procentbaserad).
- När du har lagt till dina rader kan du granska delsumman, inklusive eventuella rabatter som har tillämpats, i avsnittet Sammanfattning.
Lägga till kommentarer
Om du vill lägga till några anteckningar för köparen på fakturan kan du lägga till dem i fältet Kommentarer. Du kan använda textalternativen längst ned i textfältet för att formatera din text, lägga till en hyperlänk eller infoga ett utdrag. Du kan lägga till en standardkommentar som ska visas på varje faktura i fakturainställningarna.
Konfigurera faktureringsalternativ (endastStarter, Professional och Enterprise )
I avsnittet Fakturering väljer du om du vill acceptera onlinebetalningar, ange vilka betalningsalternativ som ska vara tillgängliga för köparen och välj om du vill samla in information om fakturerings- och leveransadress. Inställningar för onlinebetalningar ärvs från dina inställningar för betalningskassan.
- Om du vill acceptera onlinebetalningar måste du slå på Checkout-omkopplaren. Om checkout-omkopplaren är avaktiverad kommer nedanstående alternativ inte att vara tillgängliga.
Avancerade inställningar
I avsnittet Avancerade inställningar kan du anpassa språk och lokal för fakturan samt fakturans URL. Klicka på Avancerade inställningar för att komma åt de avancerade inställningarna.
- Som standard är det språk som används för titlar och etiketter på sidan inställt på engelska. Om du vill uppdatera detta till ett annat språk klickar du på rullgardinsmenyn Språk och väljer sedan ett språk.
- Som standard används USA-format för datum- och adressformat. Om du vill ändra till ett annat format klickar du på rullgardinsmenyn Lokal och väljer sedan en lokal.
- Om du vill ange en anpassad URL för fakturan med någon av dina anslutna domäner klickar du på rullgardinsmenyn Domän och väljer sedan en domän. Du kan också ange en anpassad slug i slutet av URL:en genom att ange ett värde i fältet Content slug. En förhandsgranskning av fakturans URL visas under URL-fälten.
- Om du har skatte-ID:n i ditt konto och vill inkludera dem i fakturan markerar du kryssrutorna för motsvarande skatte-ID.
Spara och slutför
När som helst under skapandet av fakturan kan du klicka på Spara uppe till vänster för att spara fakturan som ett utkast. Du kan när som helst gå tillbaka till ett utkast för att redigera eller ta bort det. Du kan också klicka på Förhandsgranska uppe till höger för att se hur fakturan kommer att se ut för köparen.
Om du är redo att slutföra fakturan så att du kan skicka den till köparen:
- Klicka på Slutför uppe till höger. När en faktura har slutförts kan den inte redigeras eller raderas.
- Läs igenom ansvarsfriskrivningen i dialogrutan och klicka sedan på Slutför.
Skicka
När du har slutfört fakturan visas en dialogruta med alternativ för att skicka fakturan till din köpare via e-post.
- Först ska du ställa in dina e-postadressfält:
- Fältet Till fylls automatiskt i med e-postadressen till den första kontaktpersonen som är kopplad till fakturan. Om du vill ändra den här adressen klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en kontakt. Du kan också ange en ny e-postadress och HubSpot kommer automatiskt att skapa en kontaktpost för dem efter att ha skickat fakturan.
- Cc-fältet kommer automatiskt att fyllas i med adresserna till alla andra kontakter som var kopplade till fakturan när den skapades. Om du vill lägga till fler adresser i det här fältet klickar du på rullgardinsmenyn, väljer kontakter eller anger egna e-postadresser.
- Fältet From fylls automatiskt i med din anslutna e-postadress, men du kan välja vilken e-postadress som helst som är ansluten till kontot.
- Klicka på Skicka faktura.
- Om du istället manuellt vill skriva ett personligt e-postmeddelande med en länk till fakturan klickar du på Skriv e-post manuellt.
Köparen får då ett e-postmeddelande med fakturadetaljerna och en länk för att visa fakturan i sin webbläsare.
Du kan också skicka fakturan vid ett senare tillfälle från indexsidan för fakturor, där du också kan hantera dina befintliga fakturor. Läs mer om hur du hanterar och delar fakturor nedan.
Hantera fakturor
När du har skapat fakturor kan du hantera dem från fakturans indexsida, på samma sätt som du hanterar andra CRM-poster.
- Klicka på namnet på fakturan.
- I den högra panelen kan du ange fakturans ägare med hjälp av fältet Ägare, visa dess egenskaper, se gjorda betalningar och hantera fakturans associationer.
Hantera utkast till fakturor
För utkast till fakturor kan du komma åt följande alternativ genom att klicka på rullgardinsmenyn
Åtgärder längst upp till höger:
- Redigera : Fortsätt att skapa fakturan.
- Ta bort: ta bort fakturautkastet.
- Klona: skapa en ny faktura med samma uppgifter.
Hantera färdigställda fakturor
För slutbehandlade fakturor kan du komma åt följande alternativ genom att klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder uppe till höger:
- Redigera: ominställningen för att redig era fakturor har aktiverats kan superadministratörer och användare med redigeringsbehörighet för fakturor redigera slutbehandlade fakturor från indexsidan för fakturor. När ändringarna har sparats rekommenderas att ett meddelande skickas till kunden för att informera dem om att fakturan har ändrats, inklusive detaljer om ändringarna.
Vänligen notera:
- En faktura kan inte redigeras om en betalning har gjorts på den.
- Om kunden håller på att göra en betalning medan du gör ändringar kommer en öppen utcheckning att avbrytas när du sparar den redigerade fakturan. Om betalningen görs först kommer redigeringen att inaktiveras.
- Visa faktura: öppna fakturan i en separat webbläsarflik.
- Kopieralänk: kopiera fakturans URL för att skicka till en köpare.
- Skicka: skicka fakturan via ett e-postmeddelande. Läs mer om hur du skickar e-postmeddelanden med fakturor.
- Hämta: hämta en PDF-fil av fakturan.
- Registrerabetalning: markera manuellt fakturan som betald genom att skapa en ny betalningspost eller tillämpa en befintlig. När du har valt det här alternativet:
- Skapa en ny betalningspost, fyll i fälten med betalningsuppgifter i höger sidofält och klicka sedan på Registrera betalning. Betalningen kommer sedan att visas under Betalningar när du visar fakturans detaljer.
- Om du vill tillämpa en befintlig betalning på fakturan klickar du på fliken Tillämpa befintlig i det högra sidofältet. Sök sedan efter en betalningspost med hjälp av betalningsbeloppet, ID eller kontaktens e-postadress som är kopplad till betalningen. Välj betalningen och klicka sedan på Tillämpa betalning. Betalningen kommer sedan att visas under Betalningar när du visar fakturans detaljer.
Observera: När du manuellt markerar fakturan som betald får kontaktpersonerna inte något kvitto automatiskt. Om du vill ha ett kvitto kan du skicka ett till kontakten från indexsidan för betalningar.
-
- Så här tar du bort en betalning:
- Klicka på namnet på fakturan.
-
-
- I den högra sidofältet, i avsnittet Betalningar, klickar du på Visa associerad betalning.
- Klicka på betalningsbeloppet.
- Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder längst upp till höger och klicka sedan på Ta bort.
- Klicka på Ta bort post för att bekräfta.
- Makulera: markera fakturan som makulerad. När du har markerat en faktura som ogiltig kan du inte längre ta betalt för fakturan eller makulera den. Detta kan inte ångras.
- Om en onlinebetalning har gjorts mot fakturan är det inte möjligt att makulera fakturan, även om en återbetalning görs.
- Om en manuell betalning har registrerats mot fakturan måste betalningen tas bort innan du kan makulera fakturan.
- Klona: skapa en ny faktura med samma uppgifter.
Filtrera och exportera fakturor
För att
filtrera indexsidan
efter specifika fakturaegenskaper:
- Klicka på Avancerade filter uppe till vänster.
- Klicka på + Lägg till filter i den högra panelen för att skapa ett nytt filter.
- Sök efter och välj den egenskap som du vill filtrera efter och ange sedan filterkriterierna.
- Om du vill välja en annan fastighet klickar du på AND eller OR. Läs mer om hur du skapar filter och sparar vyer.
- Om du vill redigera kolumnerna som visas i tabellen klickar du på Redigera kol umner längst upp till höger i tabellen.
- Klicka på Exportera längst upp till höger i tabellen om du vill exportera alla dina fakturor, eller markera kryssrutorna bredvid de fakturor du vill exportera och klicka sedan på Exportera. Läs mer om hur du exporterar poster.
Skicka fakturor
När du har skapat en faktura kan du dela den via en direktlänk eller e-post, eller infoga fakturor när du skriver meddelanden i CRM-poster och i konversationernas inkorg.
Så här skickar du fakturan i ett e-postmeddelande:
Du kan också manuellt skicka ett e-postmeddelande med en fakturalänk eller infoga länken i meddelanden.
Observera: Om du skickar en faktura i ett manuellt skrivet e-postmeddelande eller genom att infoga en länk uppdateras inte egenskapen Datum för senaste sänd ning. Läs mer om fakturaegenskaper.
Så här skickar du ett manuellt e-postmeddelande med en länk till fakturan:
- Klicka på namnet på fakturan.
- Klicka på Åtgärder i det högra sidofältet och välj sedan Skicka.
- I dialogrutan klickar du på Skriv e-post manuellt. Du kommer då att omdirigeras till den avtalspost som är kopplad till fakturan där du kan skriva ditt e-postmeddelande. En länk till fakturan kommer automatiskt att inkluderas i e-postmeddelandets brödtext.
- När du har skrivit ditt e-postmeddelande klickar du på Skicka.
Så här delar du en direktlänk till en faktura:
- Klicka på namnet på fakturan.
- Klicka på Åtgärder i det högra sidofältet och välj sedan Kopiera länk.
- Du kan sedan infoga länken i den meddelandeplattform du föredrar, och köparen kan klicka på länken för att se fakturan på den URL som du konfigurerade när du skapade fakturan.
Så här infogar du en faktura i ett enskilt e-postmeddelande eller meddelande i konversationernas inkorg:
- Klicka på Infoga i meddelandekomponeraren och välj sedan Fakturor.
- Välj en faktura eller klicka på Hantera för att navigera till indexsidan för fakturor.
När du har valt en faktura kommer en hyperlänk att läggas till i meddelandet med fakturanumret.
Granska redigeringshistorik
Du kan visa historiken för redigeringar av en faktura, inklusive eventuella statusändringar, och när e-postmeddelanden om fakturor skickades, vilka användare som utförde åtgärden samt datum och tid för åtgärden.
- Klicka på namnet på fakturan.
- I den högra panelen rullar du ner till historikpanelen.
Observera: för närvarande stöder inte HubSpot-byggda kontointegrationer, till exempel Quickbooks Online och Xero, synkronisering av fakturor från HubSpot. Du kan dock exportera dina fakturaposter och ladda upp dem till ditt bokföringssystem. Du kan prenumerera på uppdateringar om nya funktioner för fakturaintegration, till exempel fakturasynkronisering, genom att fylla i det här formuläret.