Skapa och hantera fakturor

Skapa fakturor i HubSpot för att samla in digitala betalningar via Stripe-betalningsbehandling eller HubSpot-betalningar, eller för att spåra betalningar som gjorts utanför HubSpot. Den här installationsguiden går igenom hur du konfigurerar fakturor för ditt konto, inklusive hur du anpassar prefix, lägger till skatteinformation och konfigurerar fakturor för prenumerationer. Du kan också granska HubSpots standardmässiga egenskaper för fakturor.

Du kan skapa och slutföra fakturor utan att konfigurera en betalningsbehandlare och fortsätta att manuellt samla in betalningar. Om du vill acceptera onlinebetalningar måste du dock ställa in antingen Stripe-betalningsbehandling (tillgänglig för alla prenumerationer) eller HubSpot-betalningar ( endastStarter ,Professional eller Enterprise).

Valutan för en faktura kan ställas in som valfri valuta som stöds av HubSpot. Läs mer om hur du ställer in valutor för ditt konto.

Observera: fakturakrav kan variera från jurisdiktion till jurisdiktion. Du bör rådfråga din juridiska rådgivare eller skatterådgivare för att avgöra om HubSpot Invoices uppfyller dina efterlevnadsskyldigheter.

Skapa en faktura

Det finns ett antal olika sätt att skapa en faktura:

• Superadmins och användare med objektbehörighet för fakturor kan skapa en faktura direkt från en kontakt-, företags-, affärs- eller offertpost eller från indexsidan för fakturor.
• Från en publicerad offert för att kopiera offertinformationen till en ny faktura.
• Skapa och skicka automatiskt återkommande fakturor med hjälp av prenumerationer.
• Fakturor skapas automatiskt när betalningar görs via betalningslänkar eller offerter.

Skapa en faktura från indexsidan

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
• Klicka på Skapa faktura uppe till höger.

Skapa en faktura från en kontakt-, företags- eller affärspost

• Navigera till dina register:
  • Kontaktpersoner: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Kontakter.
  • Företag: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Företag.
  • Erbjudanden: I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Affärer.
• Klicka på namnet på posten.
  • För kontakter och företag klickar du på Lägg till i höger sidofält i avsnittet Fakturor och väljer sedan Skapa faktura.

• • För avtal klickar du på Lägg till i avsnittet Fakturor i den högra sidofältet och väljer sedan något av följande:
    
    • Konvertera avtal till faktura: skapa en faktura med hjälp av avtalets information, inklusive tillhörande radobjekt.
    • Skapa en tom faktura: skapa en ny faktura från början.
    • Lägg till befintlig faktura: välj en befintlig faktura som ska kopplas till affären.

• • • Du kan också skapa en faktura från redigeraren för radobjekt i en affär.

Skapa en faktura från en publicerad offert

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Offerter.
• Håll muspekaren över namnet på offerten, klicka på Åtgärder och välj sedan Konvertera till faktura. Detta skapar en ny faktura med hjälp av informationen i offerten.

Du kommer sedan till fakturaredigeraren där du kan konfigurera fakturadetaljerna. Om din offert har mer än en kontakt uppmanas du att ta bort extra kontakter i fakturaredigeraren.

Observera: När en faktura skapas används som standard ett standardiserat prefix INV följt av ett nummer som ökar i följd för varje faktura som skapas (t.ex. INV-1001 och sedan INV-1002). Du kan uppdatera prefixet och startnumret för fakturor i dina inställningar.

Ställ in fakturafakturering

I avsnittet Faktura till i fakturaredigeraren ställer du först in fakturans tillhörande poster, betalningsvillkor med mera.

• Vid skapandet kan varje faktura kopplas till en kontakt. När du har skapat en faktura kan du lägga till ytterligare kontakter med hjälp av associationerna i höger sidofält.
  
  Så här kopplar du fakturan till en kontakt:
  • Klicka på Lägg till kontakt.
  • I högerpanelen kan du söka efter en befintlig kontakt eller skapa en ny.
  • Klicka på Nästa och fortsätt med att ställa in de etiketter som behövs för kopplingen.
  • Klicka på Spara.
• Under skapandet kan varje faktura associeras med ett företag. När fakturan har skapats kan du lägga till ytterligare företag med hjälp av associationerna i höger sidofält.
• Så här kopplar du fakturan till ett företag:
  • Klicka på Lägg till företag.
  • I högerpanelen kan du söka efter ett befintligt företag eller skapa ett nytt.
  • Klicka på Nästa och fortsätt med att ställa in de etiketter som behövs.
  • Klicka på Spara.
• Så här lägger du till en faktureringsadress på fakturan:
  • Klicka på Redigera under Faktureringsadress.
  • Ange adressinformationen i den högra panelen.
  • Klicka på Använd.
• Så här lägger du till en leveransadress på fakturan:
  • Klicka på add Lägg till leveransadress.
  • Ange adressinformationen i den högra panelen.
  • Klicka på Spara.
• Som standard är fakturadatumet inställt på innevarande dag. För att uppdatera detta klickar du på fältet Fakturadatum och använder sedan datumväljaren för att välja ett nytt datum.
• Som standard förfaller fakturabetalningen till betalning vid fakturamottagandet. Om du vill välja olika betalningsvillkor klickar du på rullgardinsmenyn Betalningsvillkor och väljer sedan ett betalningsvillkor. Fältet Förfallodatum uppdateras automatiskt så att det motsvarar den valda termen.
• Eventuella egna egenskaper som har konfigurerats i fakturainställningarna visas på höger sida under Förfallodag. Om inställningen för att tillåta användare att åsidosätta dessa fält har aktiverats kan du göra ändringar i dem när du skapar fakturan.

Lägg till radobjekt

I avsnittet Radobjekt lägger du till de artiklar som din köpare ska köpa. Läs om hur du använder radobjekt med fakturor.

Lägg till kommentarer

Om du vill lägga till anteckningar för köparen på fakturan kan du göra det i fältet Comments (Kommentarer ). Du kan använda textalternativen längst ned i textfältet för att formatera din text, lägga till en hyperlänk eller infoga ett utdrag. Du kan lägga till en standardkommentar som ska visas på varje faktura i fakturainställningarna.

Konfigurera faktureringsalternativ

I avsnittet Fakturering väljer du om du vill acceptera onlinebetalningar, anger vilka betalningsalternativ som ska vara tillgängliga för köparen och väljer om du vill samla in information om fakturerings- och leveransadress. Inställningar för onlinebetalningar ärvs från dina inställningar för betalningskassan.

• Om du vill acceptera betalningar online måste du aktivera Checkout-omkopplaren. Om knappen Checkout är avaktiverad kommer nedanstående alternativ inte att vara tillgängliga.
  • Markera kryssrutorna bredvid de betalningsformer som du vill acceptera (t.ex. kredit- eller betalkort eller bankdebiteringar, t.ex. ACH).
  • Om du vill samla in information om faktureringsadress i kassan markerar du kryssrutan Samla in faktureringsadress för kreditkortsköp.
  • Om du vill samla in information om leveransadress i kassan markerar du kryssrutan Samla in leveransadress. När köparen anger sin leveransinformation kan de bara välja bland de länder som du har angett i betalningsinställningarna.
  • Om du vill att kunden ska kunna ange ett anpassat belopp vid betalningstillfället markerar dukryssrutan Tillåt kunden att betala ett belopp som är lägre än skuldsumman . Om du vill registrera en manuell eller befintlig betalning som en delbetalning kan du göra det på fakturans indexsida. Anpassade betalningsbelopp måste vara mindre än det totala förfallna beloppet.

Avancerade inställningar

I avsnittet Avancerade inställningar kan du anpassa språk och lokal för fakturan samt fakturans URL. Klicka på Avancerade inställningar för att komma åt de avancerade inställningarna.

• Som standard är det språk som används för titlar och etiketter på sidan inställt på engelska. Om du vill ändra detta till ett annat språk klickar du på rullgardinsmenyn Language och väljer sedan ett språk.
• Som standard används USA-format för datum- och adressformat. Om du vill ändra detta till ett annat format klickar du på rullgardinsmenyn Lokal och väljer sedan en lokal.
• Om du vill ange en anpassad URL för fakturan med någon av dina anslutna domäner klickar du på rullgardinsmenyn Domän och väljer sedan en domän. Du kan också ange en anpassad slug i slutet av URL:en genom att ange ett värde i fältet Slug för innehåll. En förhandsgranskning av fakturans URL visas under URL-fälten.
• Om du har skatte-ID:n i ditt konto och vill inkludera dem i fakturan markerar du kryssrutorna för motsvarande skatte-ID.

Spara och slutföra

När som helst under skapandet av fakturan kan du klicka på Spara uppe till vänster för att spara fakturan som ett utkast. Du kan när som helst gå tillbaka till ett utkast för att redigera eller ta bort det. Du kan också klicka på Förhandsgranska uppe till höger för att se hur fakturan kommer att se ut för köparen.

Om du är redo att slutföra fakturan så att du kan skicka den till köparen:

• Klicka på Slutför uppe till höger. När en faktura har slutbehandlats kan den inte raderas.

• Läs igenom ansvarsfriskrivningen i dialogrutan och klicka sedan på Slutför.

Skicka fakturan

När du har slutfört fakturan visas en dialogruta med alternativ för att skicka fakturan till din köpare via e-post. Du kan stänga prompten genom att klicka på X och skicka den senare. Påminnelser via e-post hanteras via dina fakturainställningar.

• Först ska du ställa in dina e-postadressfält:
  • Fältet Till fylls automatiskt i med e-postadressen till den kontaktperson som är kopplad till fakturan. För att ändra denna adress klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en kontakt. Du kan också ange en ny e-postadress och HubSpot kommer automatiskt att skapa en kontaktpost för dem efter att ha skickat fakturan.
  • För att lägga till en e-postadress i fältet Cc klickar du på rullgardinsmenyn, väljer kontakter eller anger egna e-postadresser. Du kan lägga till upp till nio e-postadresser i CC-fältet.
  • Om en standard-e-postadress har ställts in i fakturainställningarna fylls fältet Från automatiskt i med standard-e-postadressen. Annars fylls det i med din personliga e-postadress. Om en standard-e-postadress har angetts, men inställningen för att tillåta användare att skicka fakturor från sin personliga e-post eller andra teamets e-post som de har tillgång till har aktiverats, kan du välja en annan e-postadress.
    • Om ingen standard-e-postadress har angetts kommer den e-postadress du väljer att bli standardadress för framtida fakturaskick, men den kan ändras före varje skickning.
    • Svar på det här e-postmeddelandet kommer att skickas till Från-adressen . Om du väljer en e-postadress som används för en ansluten inkorg, inklusive delade teamets e-postinkorgar, kan du hantera följare i HubSpots inkorg för konversationer.
• Klicka på Skicka faktura. Köparen får då ett e-postmeddelande som innehåller fakturadetaljerna med en länk för att visa fakturan i sin webbläsare, tillsammans med en PDF-version av fakturan som en bilaga.
• Om du istället manuellt vill kompositera ett e-postmeddelande med en länk till fakturan klickar du på Skriv e-post manuellt.

Automatiserat skapande av fakturor

Skapa och skicka automatiskt återkommande fakturor med hjälp av prenumerationer

Följ dessa steg för att automatisera faktureringen baserat på en prenumeration.

Visa fakturor som skapats automatiskt från betalningar via betalningslänkar eller offerter

När en faktura skapas automatiskt från en betalningslänk eller offert, kommer fakturan att kopplas till betalningen.

Du kan visa fakturorna från indexsidan för fakturor eller visa den tillhörande fakturan från själva betalningsposten. Fakturan skickas inte automatiskt till kunden. Om du vill skicka fakturan följer du dessa steg.

Hantera fakturor

När du har skapat fakturor kan du hantera dem från fakturans indexsida, på samma sätt som du hanterar andra CRM-poster.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
• Klicka på namnet på fakturan.
• I den högra panelen kan du ange fakturans ägare med hjälp av fältet Ägare, visa dess egenskaper, visa gjorda betalningar och hantera fakturans associationer, inklusive att lägga till ytterligare kontakter och företag.

Hantera utkast till fakturor

• Redigera : fortsätt att konfigurera fakturan.
• Visa historik för egenskaper: kontrollera tidigare värden för egenskaper för fakturan.
• Klona: skapa en ny faktura med samma uppgifter.
• Ta bort: ta bort fakturautkastet.

Hantera slutbehandlade fakturor

För slutbehandlade fakturor kan du komma åt följande alternativ genom att klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder uppe till höger:

• Redigera: Ominställningen för att redigera fakturor har aktiverats kan Superadmins och användare med redigeringsbehörighet för fakturor redigera slutbehandlade fakturor från indexsidan för fakturor. När ändringarna har sparats rekommenderas att ett meddelande skickas till kunden för att informera dem om att fakturan har ändrats, inklusive detaljer om ändringarna.

• Registrera betalning: markera manuellt fakturan som betald genom att skapa en ny betalningspost eller tillämpa en befintlig. När du har valt detta alternativ:
  • Skapa en ny betalningspost genom att fylla i fälten för betalningsuppgifter i höger sidofält och sedan klicka på Registrera betalning. Betalningen kommer sedan att visas under Betalningar när du visar fakturans detaljer.
  • Om du vill tillämpa en befintlig betalning på fakturan klickar du på fliken Tillämpa befintlig i det högra sidofältet. Sök sedan efter en betalningspost med hjälp av betalningsbeloppet, ID eller kontaktens e-postadress som är kopplad till betalningen. Välj betalningen och klicka sedan på Tillämpa betalning. Betalningen kommer sedan att visas under Betalningar när du visar fakturans detaljer.

Observera: När dumanuellt markerar fakturan som betald får kontaktpersonerna inte något kvitto automatiskt. Om du vill ha ett kvitto kan du skicka ett till kontakten från indexsidan för betalningar.

• • För att ta bort en betalning:

• • • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
    • Klicka på namnet på fakturan.
    • Klicka på Visa associerad betalning i avsnittet Betalningar i den högra sidofältet.
    • Klicka på betalningsbeloppet.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder längst upp till höger och klicka sedan på Ta bort.
    • Klicka på Ta bort post för att bekräfta.

• Visa faktura: öppna fakturan i en separat webbläsarflik.
• Visa historik för egenskaper: kontrollera tidigare värden för egenskaper för fakturan.
• Kopieralänk: kopiera fakturans URL för att skicka till en köpare.
• Skicka: skicka fakturan via ett e-postmeddelande. Läs mer om hur du skickar fakturor via e-post.
• Ladda ner: ladda ner en PDF av fakturan.
• Klona: skapa en ny faktura med samma uppgifter.

• Radera: Ominställningen för att radera fakturor har aktiverats kan Superadmins och användare med redigeringsbehörighet för fakturor radera obetalda slutbehandlade fakturor från indexsidan för fakturor. Raderingen av fakturor är permanent och kan inte ångras.

Observera: fakturanumren fortsätter att öka sekventiellt från den senast skapade fakturan (även om den eller någon annan faktura har tagits bort). Om fakturor raderas kan det därför uppstå ett permanent glapp i fakturanumreringen. Numreringen kan bara återställas om alla fakturor raderas (men betalda fakturor kan inte raderas). Du bör rådgöra med ditt redovisningsteam för att säkerställa att det fungerar med dina nuvarande system.

• Makulera: markera fakturan som makulerad. När du har markerat en faktura som ogiltig kan du inte längre ta betalt för fakturan eller annullera den. Detta kan inte ångras.
  • Om en onlinebetalning har gjorts mot fakturan är det inte möjligt att makulera fakturan, även om en återbetalning görs.
  • Om en manuell betalning har registrerats mot fakturan måste betalningen tas bort innan du kan makulera fakturan.

Filtrera och exportera fakturor

• Klicka på Avancerade filter uppe till vänster.
• Klicka på + Lägg till filter i den högra panelen för att skapa ett nytt filter.
• Sök efter och välj den egenskap du vill filtrera efter och ställ sedan in filterkriterierna.
• Om du vill välja en annan egenskap klickar dupå AND eller OR. Läs mer om hur du skapar filter och sparar vyer.
  
  
• Om du vill redigera kolumnerna som visas i tabellen klickar du på Redigera kol umner längst upp till höger i tabellen.
• Klicka på Exportera längst upp till höger i tabellen om du vill exportera alla dina fakturor, eller markera kryssrutorna bredvid de fakturor du vill exportera och klicka sedan på Exportera. Läs mer om hur du exporterar poster.

Skicka fakturor

När du har skapat en faktura kan du dela den via en direktlänk eller e-post, eller infoga fakturor när du kompositör meddelanden på CRM-poster och i konverteringens inkorg.

För att skicka fakturan i ett e-postmeddelande:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
• Klicka på namnet på fakturan.
• Klicka på Åtgärder i det högra sidofältet och välj sedan Skicka.
• I dialogrutan konfigurerar du dina e-postadressfält och klickar sedan på Skicka faktura.

• Köparen får då ett e-postmeddelande med fakturauppgifter och en länk för att se fakturan i sin webbläsare, samt en PDF-version av fakturan som bilaga.

Du kan också manuellt skicka ett e-postmeddelande med en fakturalänk eller infoga länken i meddelanden.

Observera: Om du skickar en faktura i ett manuellt skrivet e-postmeddelande eller genom att infoga en länk uppdateras inte egenskapen Datum för senaste sändning. Läs mer om fakturans egenskaper.

För att manuellt skicka ett personligt e-postmeddelande med en länk till fakturan:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
• Klicka på namnet på fakturan.
• Klicka på Åtgärder i det högra sidofältet och välj sedan Skicka.
• I dialogrutan klickar du på Skriv e-post manuellt. Du kommer då att omdirigeras till den avtalspost som är kopplad till fakturan där du kan kompositera ditt e-postmeddelande. En länk till fakturan kommer automatiskt att inkluderas i e-postmeddelandets brödtext.
• När du har kompositör ditt e-postmeddelande klickar du på Skicka.

För att dela en direktlänk till en faktura:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
• Klicka på namnet på fakturan.
• Klicka på Åtgärder i den högra sidofältet och välj sedan Kopiera länk.

• Du kan sedan infoga länken i den meddelandeplattform du föredrar, och köparen kan klicka på länken för att se fakturan på den URL som du konfigurerade när du skapade fakturan.

För att infoga en faktura i ett enskilt e-postmeddelande eller meddelande i inkorgen för konverteringar:

• I kompositören för meddelanden klickar du på Infoga och väljer sedan Fakturor.
• Välj en faktura eller klicka på Hantera för att navigera till indexsidan för fakturor.

När du har valt en faktura kommer en hyperlänk att läggas till i meddelandet med fakturanumret.

Granska redigera historik

Du kan se historiken för redigeringar av en faktura, inklusive eventuella statusändringar, och när e-postmeddelanden om fakturor skickades, vilka användare som utförde åtgärden samt datum och tid för åtgärden.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Handel > Fakturor.
• Klicka på namnet på fakturan.
• I den högra panelen bläddrar du ner till historikpanelen.

Observera: för närvarande stöder inte HubSpot-byggda kontointegrationer, till exempel Quickbooks Online och Xero, synkronisering av fakturor från HubSpot. Du kan dock exportera dina fakturaposter och ladda upp dem till ditt bokföringssystem. Du kan prenumerera på uppdateringar om nya funktioner för fakturaintegration, till exempel fakturasynkronisering, genom att fylla i det här formuläret.