Hoppa till innehåll
Observera: Översättningen av denna artikel är endast avsedd att underlätta för dig. Översättningen har skapats automatiskt med hjälp av en översättningsprogramvara och har eventuellt inte korrekturlästs. Den engelska versionen av denna artikel bör därför betraktas som den gällande versionen med den senaste informationen. Du kan komma åt den här.

Skapa och hantera fakturor

Senast uppdaterad: januari 29, 2024

Tillgänglig med något av följande abonnemang, om inte annat anges:

Alla produkter och planer

Skapa fakturor i HubSpot för att samla in digitala betalningar via HubSpot betalningsverktyg, eller för att spåra betalningar som görs utanför HubSpot. För att komma igång med att använda fakturor, kolla in installationsguiden. Du kan också granska HubSpots standardfakturaegenskaper.

Observera: Fakturafunktioner är tillgängliga i alla konton som använder Quickbooks-integrationen. För att skapa HubSpot-fakturor manuellt behöver du ett Starter-, Professional- eller Enterprise-konto med betalningsverktyget konfigurerat.

Nedan kan du läsa om hur du skapar fakturor som du kan skicka till dina köpare och hur du hanterar dem efter skapandet.

Skapa en faktura

Superadministratörer och användare med objektbehörighet för fakturor kan skapa en faktura direkt från en kontakt-, företags-, affärs- eller offertpost, eller från indexsidan för fakturor. Du kan också skapa en faktura från en publicerad offert för att kopiera offertens uppgifter till en ny faktura.

Observera: fakturor kan endast skapas om ditt kontos standardvaluta är inställd på USD.

För att skapa en faktura från indexsidan:

  • Klicka på Skapa faktura uppe till höger.

Skapa en faktura från en kontakt-, företags- eller affärspost:

  • Navigera till dina register:
    • Kontakter: I ditt HubSpot-konto, navigera till Kontakter > Kontakter.
    • Företag:
    • Affärer: I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Erbjudanden.
  • Klicka på namnet på den post som du vill skapa en faktura från.
  • Leta reda på avsnittet Fakturor i det högra sidofältet och klicka sedan på Lägg till.

    create-invoice-from-record
  • Välj Skapa faktura i rullgardinsmenyn. Förutom att skapa en faktura från en CRM-post kan du också välja något av följande i rullgardinsmenyn:
    • Lägg till befintlig faktura: koppla en befintlig faktura till posten.
    • Konvertera avtal till faktura (endast avtal): skapar en faktura med avtalets information, inklusive tillhörande radposter.

Skapa en faktura från en publicerad offert:

  • I ditt HubSpot-konto, navigera till Försäljning > Offerter.
  • Håll muspekaren över namnet på offerten, klicka sedan på rullgardinsmenyn Åtgärder och välj Konvertera offert till faktura. Då skapas en ny faktura med den information som finns i offerten.

Du kommer sedan till fakturaredigeraren där du kan konfigurera fakturadetaljerna.

Observera: När en faktura skapas används som standard prefixet INV följt av ett nummer som ökar sekventiellt för varje faktura som skapas (t.ex. INV-1001, sedan INV-1002). Du kan uppdatera prefixet och startnumret för faktur or i dina inställningar.

Konfigurera fakturering

I avsnittet Faktura till i fakturaredigeraren ställer du först in fakturans tillhörande poster, betalningsvillkor med mera.

  • Varje faktura måste vara kopplad till minst en kontakt. Så här associerar du fakturan med en kontakt:
    • Klicka på Lägg till kontakt.
    • I den högra panelen kan du söka efter en befintlig kontakt eller skapa en ny.
    • Klicka på Nästa och fortsätt att ställa in eventuella nödvändiga kopplingsetiketter.
    • Klicka på Spara.
  • Varje faktura kan associeras med ett företag. Så här associerar du fakturan med ett företag:
    • Klicka på Lägg till företag.
    • I den högra panelen kan du söka efter ett befintligt företag eller skapa ett nytt.
    • Klicka på Nästa och fortsätt att ställa in eventuella nödvändiga kopplingsetiketter.
    • Klicka på Spara.
  • För att lägga till en faktureringsadress i fakturan:
    • Klicka på Redigera under Faktureringsadress.
    • Ange adressinformationen i den högra panelen.
    • Klicka på Verkställ.
  • Som standard är fakturadatumet inställt på den aktuella dagen. För att uppdatera detta klickar du på fältet Fakturadatum och använder sedan datumväljaren för att välja ett nytt datum.
  • Som standard förfaller fakturan till betalning när fakturan tas emot. Om du vill välja olika betalningsvillkor klickar du på rullgardinsmenyn Betalningsvillkor och väljer sedan ett betalningsvillkor. Fältet Förfallodag uppdateras automatiskt för att matcha den valda betalningsperioden.
  • Om du vill lägga till ett inköpsordernummer på fakturan anger du numret i fältet PO-nummer.

invoice-section-1

Lägg till poster

Lägg till de artiklar som din köpare kommer att köpa i avsnittet Linjeartiklar.

  • Lägga till befintliga produkter från ditt produktbibliotek( endastProfessional eller Enterprise ):
    • Klicka på Välj från produktbibliotek.
    • I den högra panelen markerar du kryssrutorna bredvid de produkter som din köpare ska köpa. Klicka sedan på Lägg till.

add-from-library-to-payment-link

  • Så här skapar du en anpassad radpost till fakturan:
    • Klicka på Skapa anpassad radpost.
    • I den högra panelen kan du konfigurera detaljerna för artikeln. Fälten Namn och Enhetspris är obligatoriska. Klicka sedan på Spara.
    • När du har sparat artikeln kan du uppdatera detaljerna i artikelredigeraren, t.ex. öka antalet och ange en enhetsrabatt (antingen USD eller procentbaserad).
  • När du har lagt till dina artiklar kan du granska delsumman, inklusive eventuella rabatter, i avsnittet Sammanfattning.

invoices-line-items-section

Lägg till kommentarer

Om du vill lägga till några kommentarer till köparen på fakturan kan du lägga till dem i avsnittet Kommentarer. Du kan använda textalternativen längst ner i textfältet för att formatera texten ytterligare, lägga till en hyperlänk eller infoga ett utdrag.

comments-section

Konfigurera faktureringsalternativ

I avsnittet Fakturering anger du vilka betalningsalternativ som ska vara tillgängliga för köparen, samt om du vill samla in information om fakturerings- och leveransadress. Dessa inställningar ärvs från dina betalningsinställningar i kassan.

  • Om du vill ange tillåtna betalningsmetoder markerar du kryssrutorna bredvid Kredit- eller betalkort och ACH (banköverföring).
  • Om du vill samla in information om faktureringsadressen i kassan markerar du kryssrutan Samla in faktureringsadress för kreditkortsköp.
  • Om du vill samla in leveransadressinformation i kassan markerar du kryssrutan Samla in leveransadress. När köparen anger sin leveransinformation kan de bara välja bland de länder som du har angett i dina betalningsinställningar.

invoice-billing-options

Avancerade inställningar

I avsnittet Avancerade inställningar kan du anpassa fakturans språk och språkval samt fakturans URL. Klicka på Avancerade inställningar för att komma åt avancerade inställningar.

  • Som standard är det språk som används för titlar och etiketter på sidan inställt på engelska. Om du vill uppdatera detta till ett annat språk klickar du på rullgardinsmenyn Språk och väljer sedan ett språk.
  • Som standard kommer datum- och adressformatet att använda USA-format. Om du vill uppdatera detta till ett annat format klickar du på rullgardinsmenyn Lokal och väljer sedan en lokal.
  • Om du vill ange en anpassad faktura-URL med någon av dina anslutna domäner klickar du på rullgardinsmenyn Domän och väljer sedan en domän. Du kan också ange en anpassad slug i slutet av URL:en genom att ange ett värde i fältet Innehållsslug. En förhandsgranskning av fakturans URL visas under URL-fälten.

invoices-advanced-settings

Spara och slutföra

När som helst under skapandet av fakturan kan du klicka på Spara uppe till vänster för att spara fakturan som ett utkast. Du kan när som helst gå tillbaka till en utkastfaktura för att redigera eller ta bort den. Du kan också klicka på Förhandsgranska uppe till höger för att se hur fakturan kommer att se ut för köparen.

save-invoice-draft

Om du är redo att slutföra fakturan så att du kan skicka den till köparen:

  • Klicka på Slutför uppe till höger. När fakturan har slutförts kan den inte redigeras eller tas bort.

finalize-invoice

  • Granska ansvarsfriskrivningen i dialogrutan och klicka sedan på Slutför.

Skicka

När du har slutfört fakturan visas en dialogruta med alternativ för att skicka fakturan till din köpare via e-post.

  • Ställ först in dina e-postadressfält:
    • Fältet Till fylls automatiskt i med e-postadressen till den första kontaktpersonen som kopplades till fakturan. Om du vill ändra den här adressen klickar du på rullgardinsmenyn och söker sedan efter och väljer en kontakt. Du kan också ange en ny e-postadress och HubSpot kommer automatiskt att skapa en kontaktpost för dem efter att ha skickat.
    • Cc-fältet fylls automatiskt i med adresserna till alla andra kontakter som var associerade med fakturan när den skapades. Om du vill lägga till fler adresser i detta fält klickar du på rullgardinsmenyn, söker efter och väljer kontakterna eller anger egna e-postadresser.
    • Fältet Från fylls automatiskt i med din anslutna e-postadress, men du kan välja från vilken e-postadress som helst som är ansluten till kontot.
  • Klicka på Skicka faktura.
  • Om du istället manuellt vill skriva ett personligt e-postmeddelande med en länk till fakturan klickar du på Skriv e-post manuellt.
send-invoice-modal

Köparen får sedan ett e-postmeddelande med fakturauppgifterna och en länk för att visa fakturan i sin webbläsare.

emailed-invoice-view

Du kan också skicka fakturan vid ett senare tillfälle från indexsidan för fakturor, där du också kan hantera dina befintliga fakturor. Läs mer om hur du hanterar och delar fakturor nedan.

Hantera fakturor

När du har skapat fakturor kan du hantera dem från fakturaindexsidan, på samma sätt som du hanterar andra CRM-poster.

  • Klicka på namnet på fakturan.
  • I den högra panelen kan du ange fakturans ägare med hjälp av fältet Ägare, visa dess egenskaper och hantera fakturans associationer.
    • För utställda fakturor kan du komma åt följande alternativ genom att klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder uppe till höger:
      • Redigera: fortsätt att konfigurera fakturan.
      • Ta bort: ta bort fakturautkastet. Om du vill visa detaljerna för en faktura klickar du på fakturans namn och visar sedan detaljerna i den högra panelen.
      • Klona: skapa en ny faktura med samma uppgifter.

        invoice-actions-draft
    • För slutförda fakturor kan du komma åt följande alternativ genom att klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder längst upp till höger:
      • Visa faktura: öppna fakturan i en separat flik i webbläsaren.
      • Kopiera länk: kopiera fakturans URL för att skicka till en köpare.
      • Skicka: skicka fakturan via e-post. Läs mer om att skicka fakturor via e-post.
      • Laddaner: ladda ner en PDF-fil av fakturan.
      • Registrera betalning: markera fakturan manuellt som betald genom att skapa en ny betalningspost eller tillämpa en befintlig. Betalningen måste avse hela beloppet på fakturan. Efter att ha valt detta alternativ:
        • För att skapa en ny betalningspost, fyll i fälten för betalningsuppgifter i det högra sidofältet och klicka sedan på Registrera betalning. Betalningen kommer sedan att visas under Betalningar när du visar fakturans detaljer.
        • Om du vill tillämpa en befintlig betalning på fakturan klickar du på fliken Tillämpa befintlig i det högra sidofältet. Sök sedan efter en betalningspost med hjälp av betalningsbeloppet, ID eller kontaktens e-postadress som är kopplad till betalningen. Välj betalningen och klicka sedan på Tillämpa betalning. Betalningen kommer sedan att visas under Betalningar när du visar fakturans detaljer.
      • Annullera: markera fakturan som annullerad. När du har markerat en faktura som ogiltig kan du inte längre ta betalt för fakturan eller annullera den. Detta kan inte ångras.
      • Klon: skapa en ny faktura med samma uppgifter.

        invoice-sidebar-actions-menu
  • För att filtrera indexsidan efter specifika fakturaegenskaper:
    • Klicka på Avancerade filter uppe till vänster.
    • Klicka på + Lägg till filter i den högra panelen för att skapa ett nytt filter.
    • Sök efter och markera den egenskap du vill filtrera efter, ställ sedan in filterkriterierna och klicka på Använd filter.
    • Om du vill ställa in flera filter klickar du på AND eller OR beroende på hur du vill gruppera dem. Läs mer om hur du ställer in filter och sparar vyer.

      index-page-advanced-filters
  • Om du vill exportera dina fakturor klickar du på Exportera längst upp till höger i tabellen. Läs mer om att exportera poster.
  • Om du vill redigera kolumnerna som visas i tabellen klickar du på Redigera kolumner längst upp till höger i tabellen.

Skicka fakturor

När du har skapat en faktura kan du dela den via en direktlänk eller e-post, eller infoga fakturor när du skriver meddelanden i CRM-poster och i inkorgen för konversationer.

För att skicka fakturan i ett e-postmeddelande:

  • Klicka på namnet på fakturan.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder i det högra sidofältet och välj sedan Skicka.
  • I dialogrutan konfigurerar du dina e-postadressfält och klickar sedan på Skicka faktura.

send-invoice-modal

Du kan också manuellt skicka ett e-postmeddelande med en fakturalänk eller infoga länken i meddelanden.

Observera: Om du skickar en faktura i ett manuellt e-postmeddelande eller genom att infoga en länk kommer egenskapen Datum för senaste sändning inte att uppdateras. Läs mer om fakturaegenskaper.

För att manuellt skicka ett personligt e-postmeddelande med en länk till fakturan:

  • Klicka på namnet på fakturan.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder i det högra sidofältet och välj sedan Skicka.
  • I dialogrutan klickar du på Skriv e-post manuellt. Du kommer då att omdirigeras till den affärspost som är kopplad till fakturan där du kan skriva ditt e-postmeddelande. En länk till fakturan kommer automatiskt att inkluderas i e-postmeddelandet.
  • När du har skrivit ditt e-postmeddelande klickar du på Skicka.

invoice-email-manual-compose

För att dela en direktlänk till en faktura:

  • Klicka på namnet på fakturan.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder i det högra sidofältet och välj sedan Kopiera länk.

invoice-copy-url

  • Du kan sedan infoga länken i den meddelandeplattform du föredrar, och köparen kan klicka på länken för att visa fakturan på den URL som du konfigurerade när fakturan skapades.

Infoga en faktura i ett enskilt e-postmeddelande eller meddelande i inkorgen för konversationer:

  • I meddelandekompositören klickar du på Infoga och väljer sedan Fakturor.
  • Välj en faktura. Du kan också klicka på Hantera för att navigera till indexsidan för fakturor.

email-compose-insert-invoice

När du har valt en faktura kommer en hyperlänk att läggas till i meddelandet med fakturanumret.

Observera: För närvarande stöder inte HubSpot-byggda kontointegrationer, som Quickbooks Online och Xero, synkronisering av fakturor från HubSpot. Du kan dock exportera dina fakturor och ladda upp dem till ditt bokföringssystem. Du kan prenumerera på uppdateringar om nya funktioner för fakturaintegration, t.ex. fakturasynkronisering, genom att fylla i detta formulär.

Hjälpte artikeln?
Detta formulär används endast för dokumentationsfeedback. Få reda på hur du får hjälp med HubSpot.