Skapa schemasidor med mötesverktyget

Sammanfattning

Skapa schemaläggningssidor för enskilda möten så att kontakter kan boka möten med dig. Om du har en tilldelad försäljnings-eller servicelicens kan du även skapa en schemaläggningssida för teamet så att kontakter kan boka tid med flera användare.

Konfigurera detaljerna för din schemaläggningssida, till exempel välkomstsidan, tillgänglighet för bokning, bokningsformulär och bekräftelseåtgärder efter inlämning. Ställ sedan in eventuella kopplade automatiseringar, såsom ett e-postmeddelande med bokningsbekräftelse eller ytterligare påminnelsemeddelanden. 

Dina kontakter kan sedan komma åt dessa bokningssidor via en möteslänk. Om du kopplar ihop din Gmail- eller Office 365-kalender synkroniseras de schemalagda mötena med din anslutna kalender, så att dina möten alltid är uppdaterade.

Innan du börjar

• Vilken typ och hur många bokningssidor du kan skapa beror på ditt abonnemang. Läs mer om begränsningarna för ditt abonnemang i HubSpots produkt- och tjänstekatalog.
  • Användare med en tilldelad Core-licens och användare av HubSpots kostnadsfria verktyg kan skapa en enda bokningssida för enskilda möten som innehåller HubSpots standardbranding.
  • Användare med en tilldelad Sales-eller Service-licens kan skapa flera bokningssidor samt skapa bokningssidor för team.
  • Användare med en tilldelad View-Only- licens kan inte skapa bokningssidor.

• Om Meetings Scheduler inte visas i navigeringsmenyn under Sales ska du kontrollera att din användare har behörigheten Sales Access.
• Du kan skapa och redigera schemaläggningssidor för andra användare om du har behörigheter för möteschemaläggningssidor. Med dessa behörigheter kan du även ta bort anpassade schemaläggningssidor för andra användare (standardschemaläggningssidor kan endast tas bort genom att ta bort den tillhörande användaren).

Steg 1: Skapa en schemaläggningssida och välj en mötestyp

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Försäljning > Mötesplanerare. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Försäljning > Mötesplanerare.
2. Klicka på Skapa schemaläggningssida längst upp till höger.
3. I dialogrutan väljer du ett mötesalternativ:
   • En-till-en: kontakten bokar tid enbart med dig eller den användare som du skapar schemaläggningssidorna för.
   • Grupp (Sales Hub eller Service Hub endast Starter, Professional eller Enterprise ): Denna schemaläggningssida för teamet visar tidsluckor då alla valda teammedlemmar är tillgängliga för möten. Använd det här alternativet för att hjälpa en kontakt att boka ett möte med fler än en medlem i ditt team samtidigt.
   • Round robin ( Sales Hub eller Service Hub Endast Starter, Professional eller Enterprise ): Denna sida för teamplanering visar den individuella tillgängligheten för alla valda teammedlemmar. Använd det här alternativet för att hjälpa en kontakt att boka ett möte med en teammedlem vars tillgänglighet passar bäst in i kontaktens schema.
4. Fortsätt att konfigurera din schemaläggningssida genom att följa stegen nedan.

Steg 2: Anpassa dina mötesuppgifter

På sidan Översikt anger du grundläggande information om schemaläggningssidan.

1. Internt namn: det namn som visas när möteslänken som används för att komma åt schemaläggningssidan läggs till i ett e-postmeddelande.
2. Varumärken: om du har tillägget för varumärken väljer du det varumärke som du vill koppla mötet till i rullgardinsmenyn Varumärke . Det valda varumärket avgör vilken logotyp som visas på schemaläggningssidan.
3. Arrangör: mötesägaren, eller den användare som kontakten bokar ett möte med. Du måste ha behörigheter för mötesbokningssidor för att kunna skapa bokningssidor för andra användare i ditt konto, och användaren måste ha aktiverat mötesverktyget. För att skapa en bokningssida för en annan användare väljer du dennes namn i rullgardinsmenyn Arrangör.
4. Evenemangstitel: namnet på det kalenderhändelse som du delar med din kontakt. Till exempel skulle ”Produktdemo” visas som evenemangsnamn. Du kan infoga personaliseringstoken i ämnesraden genom att klicka på ”Anpassa”.
5. Plats: ange information om hur och var du kommer att ansluta till mötesdeltagaren. Det kan vara en länk för att ringa in, en fysisk plats osv. Denna plats kommer att visas i kontaktens kalenderinbjudan och i händelsen som skapas i din personliga standardkalender.
6. Lägg till länk till videokonferens: om du använder HubSpots integration med Microsoft Teams, Zoom, UberConference eller Google Meet kan du lägga till en länk till videokonferensen. Om du inte har konfigurerat en integration för videokonferenser visas inte det här alternativet. Om du använder annan programvara för videokonferenser och är utvecklare eller har en utvecklare i ditt team kan du läsa om hur du använder Video Conference Extension API.
7. Avboka och boka om: slå på knappen för att inkludera länkar för avbokning och ombokning i evenemangsbeskrivningen, så att kontakten kan avboka eller ändra datum och tid vid behov när ett möte har bokats.
8. Beskrivning: en beskrivning av mötet som visas i inbjudan när ett möte bokas. Denna beskrivning visas i den kalenderinbjudan som din kontakt får och i det evenemang som skapas i din personliga standardkalender. Du kan infoga personaliseringstoken i ämnesraden genom att klicka på Anpassa. Du kan formatera beskrivningen med hjälp av verktygsfältet.
9. Mötestyp: välj om mötet är på plats eller online. Mötestypen kan användas i rapporter.
   
   
10. Klicka på Nästa.

Steg 3: Välj teammedlemmar för grupp- eller rundmöten

Om du skapar ett gruppmöte eller ett möte med rundgång, använder du sidan Teammedlemmar för att välja vilka teammedlemmar du vill inkludera i mötet.

1. Klicka på Redigera medlem längst upp till höger.
2. I den högra panelen väljer du ett av följande alternativ:
   • Användare: klicka på rullgardinsmenyn Användare och välj deanvändare som ska läggas till, klicka sedan på Bekräfta. Om en användares kalender är frånkopplad visas en varning under deras namn och knappen Kontrollera tillgänglighet är inaktiverad.

   

   • Använd en rotationsordning: klicka på rullgardinsmenyn Rotationsordning för att välja en mötesrotationsordning. Klicka sedan på Bekräfta. När du använder en rotationsordning med round robin visas endast tillgängligheten för den användare som ska bokas in härnäst när du bokar ett möte.
      

     

3. Klicka på Nästa.

Steg 4: Anpassa detaljerna för din bokningssida

På sidan Bokning anpassar du din tillgänglighet för möten och bokningsformuläret.

1. Längst upp kan du redigera URL:en till bokningssidan.
   • Det här är länken som dina kontakter använder för att boka möten i din kalender, och den kan inte redigeras efter att länken har skapats.
   • Du kan endast använda alfanumeriska tecken, bindestreck eller understreck i URL:en till bokningssidan. Andra specialtecken stöds inte.
   • Om du har en tilldeladSales Hub- ellerService Hub-licens kan du justera en del av URL:en i dina kalenderinställningar. Dessa justeringar gäller endast nya bokningssidor; URL:erna för befintliga bokningssidor uppdateras inte.
2. Om du har konfigurerat HubSpot Payments eller Stripe som betalningsalternativ kan du lägga till en betalningslänk på bokningssidan genom att aktivera reglaget ”Samla in betalningar”.
   • På fliken Betalning klickar du pårullgardinsmenyn Betalningslänkoch väljer enbetalningslänk.
   • Kassasidan för denna betalningslänk visas när en kontakt bokar ett möte på denna bokningssida.

Observera: omdirigeringssidan för mötet prioriteras. Om du har ställt in att betalningslänken som används i mötet ska omdirigera, och vill omdirigera till den sidan efter att mötet har bokats och betalats, måste du se till att du väljer den sidan i inställningarna för omdirigering av mötesidan.

Så här anpassar du välkomstskärmen på en bokningssida

Om du skapar ett möte med rundgång kan du på fliken Välkomst välja att visa kontaktägarens bokningssida. Om du inte vill prioritera kontaktägarens bokningssida går du vidare till fliken Schema.

1. För att visa kontaktägarens bokningssida när den kända kontakten bokar ett möte, klicka för att aktivera alternativet Prioritera kontaktägare. Läs mer om hur denna inställning påverkar mötets tillgänglighet. Närinställningen Prioritera kontaktägare är aktiverad visas en välkomstskärm där kontakten kan ange sin e-postadress innan hen går vidare till bokningssidan:
2. I fältet Sidtitel anger du den text som ska visas på välkomstskärmen.
3. I fältet ”Beskrivning” anger du en text som förklarar varför du ber om besökarens e-postadress.
4. Om du vill anpassa bilden som visas på välkomstskärmen väljer du ett bildalternativ i avsnittet Bild .
   • Standardbild: den standardikon för möten som tillhandahålls av HubSpot visas.
   • Företagsavatar: den företagsavatar som är kopplad till e-postdomänen för den användare som skapade bokningssidan. Denna fylls i med hjälp av HubSpot Insights.
   • Anpassad bild: ladda upp en anpassad kvadratisk bild som du väljer från filhanteraren. Bilden måste vara kvadratisk för att visas korrekt. Håll muspekaren över avataren och klicka på redigeringsikonen ( pennan) och välj sedan Ändra foto. Välj en bild i panelen till höger.

Så här anpassar du tillgängligheten på en bokningssida

På fliken Schema kan du anpassa din tillgänglighet för bokningssidan:

• Bokningstitel: ange det namn som ska visas ovanför kalendern på bokningssidan.
• Varaktighet: den tid som besökare kan boka dig för. Klicka på rullgardinsmenyn ”Varaktighetsalternativ” och välj önskade varaktigheter. Klicka på ”+ Lägg till anpassad varaktighet” för att lägga till fler alternativ.
• Tidszon: klicka på rullgardinsmenyn ”Din tidszon” och välj din tidszon. Det är den tidszon som din tillgänglighet baseras på.
  • Tillgängliga tider bestäms av den som äger möteslänken och dennes anslutna kalender och ändras inte beroende på vem som tittar.
  • Besökare kan använda rullgardinsmenyn för tidszon på bokningssidan för att se tillgängliga tider i en annan tidszon. Det bokade mötet baseras på den tid de väljer.

• Tillgänglighetsfönster: använd rullgardinsmenyerna för att ställa in veckodagar och varaktighet för dina tillgängliga tidsluckor. Klicka på + Lägg till timmar för att lägga till ytterligare tidsluckor.
• Beakta arbetstider: aktivera alternativet Beakta arbetstider om du vill att användare ska kunna bokas under sina arbetstider. Om användare inte har angivna arbetstider kommer de inte att kunna bokas utanför det tillgänglighetsfönster som ställts in ovan. Läs mer om hur du ställer in arbetstider. 

Observera: de tillgängliga tiderna på din schemaläggningssida visas enligt kontaktens tidszonsinställningar. Om kontaktens dator till exempel är inställd på Pacific Time visas tiderna i Pacific Time.Kontaktens kalenderinställningar avgör datum och tid för det kalenderhändelse som skickas till kontakten efter att ett möte har bokats.

• Bild: den här bilden visas högst upp på din schemaläggningssida. Välj ett bildalternativ:
  • Arrangörens avatar: mötets arrangörs avatar, som ställts in i dennes användarprofil och inställningar, visas. Det här alternativet är endast tillgängligt när du skapar en bokningssida för enskilda möten.
  • Företagets avatar: den företagsavatar som är kopplad till e-postdomänen för den användare som skapade bokningssidan visas. Denna information hämtas från HubSpot Insights.
  • Anpassad bild: ladda upp en anpassad bild som du väljer från filhanteraren. Håll muspekaren över avataren och klicka på redigeringsikonen (pennan) och välj sedan Ändra foto. Välj en bild i panelen till höger.
• När ett möte kan bokas: ange antalet dagar eller veckor från och med nu som personer kan boka tid i din kalender.
  • Om du skapar en bokningssida för ett evenemang eller en konferens kan du ange ett anpassat datumintervall för bokning.
  • Välj alternativknappen ”Under en rullande tidsperiod”eller ”Anpassat datumintervall” (endast för användare med tilldelade Sales- eller Service-licenser ).
  • Välj sedan antalet arbetsdagar, kalenderdagar eller veckor, eller använd datumväljarfälten för att ställa in tidsintervallet. Ett anpassat datumintervall får inte vara längre än 10 veckor.
• Minsta varseltid: klicka på rullgardinsmenyn för att välja den minsta tidsperioden före ett möte som någon kan boka tid hos dig.
• Buffertid: klicka på rullgardinsmenyn för att välja hur lång buffertid som ska finnas mellan dina möten. Buffertiden förhindrar att möten bokas för tätt inpå varandra. Om du till exempel har ett möte kl. 13:00–13:30 och en buffertid på 30 minuter, blir nästa tillgängliga mötestid kl. 14:00.
• Starttidsintervall: Klicka på rullgardinsmenyn för att ställa in intervallen mellan dina mötesstarttider. Om du till exempel är tillgänglig mellan kl. 10.00 och 12.00 för ett 60-minutersmöte och ditt starttidsintervall är 15 minuter, kan en potentiell kund boka 60 minuter med dig kl. 10.00, 10.15, 10.30 och så vidare.
• Språk på bokningssidan: Klicka på rullgardinsmenyn för att välja vilket språk bokningssidan ska visas på. Om besökarens webbläsarinställningar inte kan identifieras visas bokningssidan på engelska.
• Datum- och tidsformat: Klicka på rullgardinsmenyn för att välja datum- och tidsformat. De alternativ som finns tillgängliga i rullgardinsmenyn beror på vad du har valt under”Språk på bokningssidan” (t.ex. om du har valt franska under”Språk på bokningssidan” kan du väljaKanada ellerFrankrike under”Datum- och tidsformat”).

Så här anpassar du bokningsformuläret på en bokningssida

På fliken Formulär kan du anpassa det formulär som kontakterna kommer att använda när de bokar ett möte:

• Som standard måste kontakterna ange förnamn, efternamn och e-postadress vid bokningen. Om ett formulär skickas in via en möteslänk skapas alltid en ny kontakt med en unik e-postadress, oavsett om en befintlig kontakt har en matchande användartoken. I det här fallet skrivs inte den befintliga kontaktens e-postadress över av den nya e-postadressen.
• Så här lägger du till en befintlig kontaktattribut som ett fält:
  • Klicka på + Kontaktegenskap för att lägga till olika fälttyper i ditt formulär. Om du behöver skapa en ny egenskap för detta fält kan du läsa om hur du skapar anpassade egenskaper.
  • Välj en kontaktattribut från rullgardinsmenyn och klicka sedan på Spara.
  • Om du vill göra fältet valfritt avmarkerar du kryssrutan Obligatoriskt till höger om fältet.
  • Du kan inte lägga till ett filfält i ditt mötesformulär.
• Så här lägger du till en fråga med ett enkelt textfält:
  • Klicka på + Anpassad fråga.
  • Skriv in en fråga och klicka sedan på Spara.
  • Om du vill göra fältet valfritt avmarkerar du kryssrutan Obligatoriskt till höger om fältet.
• För att lägga till en CAPTCHA-utmaning på bokningssidan för att förhindra spam-inlämningar, klicka för att aktivera CAPTCHA -knappen (spamskydd).
• För att blockera besökare med gratis e-postdomäner, klicka för att aktivera knappen Blockera gratis e-postdomäner. För att blockera specifika e-postdomäner från att kunna boka tid i din kalender, klicka på + Blockera specifika domäner. Ange sedan e-postdomänen, klicka på Lägg till och sedan på Spara.
• För att låta kunder bjuda in andra gäster till mötena, klicka för att aktivera knappen Tillåt gäster. När du aktiverar den här inställningen inaktiveras automatiskt inställningen Skicka formuläret automatiskt när alla fält är ifyllda.

Observera: du kan tillåta att potentiella kunder anger e-postadresser för gäster när de bokar ett möte med dig, förutsatt att vissa kriterier är uppfyllda. Som beskrivs i vår integritetspolicy måste den potentiella kunden bekräfta att de har de andra gästernas samtycke till att dela deras uppgifter med HubSpot. Gästerna måste också samtycka till att HubSpot lagrar och behandlar deras information och data i syfte att skapa en mötesinbjudan och granska mötesdeltagarna. Gästuppgifter som lämnas till oss kommer att behandlas i enlighet med vår integritetspolicy.

• Om du har aktiverat inställningarna för dataskydd i ditt konto kommer alla schemaläggningssidor som skapas framöver att ha dataskyddet aktiverat som standard. Schemaläggningssidan visar den standardtext för samtycke som du har ställt in i dina kontoinställningar för integritet och samtycke. Så här anpassar du dina alternativ för dataskydd och samtycke för denna schemaläggningssida:
  • Klicka på Anpassa. Du kan registrera en kontakts samtycke till att ta emot meddelanden för en specifik prenumerationstyp eller registrera berättigat intresse på din bokningssida.
  • Klicka på rullgardinsmenyn ”Dataskydd och samtycke ” och välj ”Samtycke ” eller ”Berättigat intresse”.
    • Samtycke: redigera texten för kommunikationssamtycke och lägg sedan till ytterligare prenumerationstyper/kryssrutor så att besökare kan samtycka till kommunikation från flera prenumerationstyper på en och samma bokningssida. Klicka på + Lägg till ytterligare en kryssruta, välj sedan en samtyckestyp och redigera texten som kommer att visas bredvid kryssrutan.
    • Berättigat intresse: välj den rättsliga grunden i rullgardinsmenyn. För att lägga till fler prenumerationstyper så att du kan registrera flera prenumerationstyper implicit, klicka på rullgardinsmenyn ”Prenumerationstyp” och välj en prenumerationstyp. Standardprenumerationen som du väljer för möten är en-till-en-kommunikation, vilket är en intern prenumerationstyp i ditt HubSpot-konto.
  • Om du har valt Samtycke redigerar du texten om integritet och samtycke på schemaläggningssidan. Alla ändringar som görs i alternativen för Integritet och samtycke på en enskild schemaläggningssida åsidosätter standardtexten som är inställd i dina kontoinställningar.
  • För att se hur samtyckesalternativen kommer att visas klickar du på fliken Förhandsgranska.
  • Klicka på Spara.

För att komma åt ytterligare formulärinställningar, klicka för att expandera avsnittet ”Ytterligare inställningar ”:

• Om du vill att formulärfälten på bokningssidan ska fyllas i automatiskt med känd information när en kontakt återvänder till din webbplats, klickar du för att aktivera alternativet ”Fyll i fält med kända värden ”.
• Om du vill att formuläret ska skickas automatiskt när fälten fylls i automatiskt med kända uppgifter, klickar du för att aktivera alternativet Skicka formuläret automatiskt när alla fält är ifyllda.

Så här anpassar du bekräftelseåtgärderna på en bokningssida

Så här omdirigerar du kontakter till en specifik webbsida, landningssida eller extern sida efter att de har bokat ett möte:

1. Klicka på fliken Bekräftelse.
2. Välj alternativet Omdirigera till en annan sida. Om du har installerat pixlar från annonsnätverk stöder denna omdirigering spårning av mötesbokningar med externa nätverk som Google och Facebook.
3. För att välja en HubSpot-sida klickar du på rullgardinsmenyn och väljer en sida.

4. Om du vill omdirigera till en extern sida klickar du på Lägg till extern länk. Ange webbadressen i dialogrutan och klicka sedan på Lägg till.
5. Klicka på Nästa.

Steg 5: Ställ in automatiseringar för möten

På sidan Automatisering kan du styra det automatiska bokningsbekräftelsemejlet eller lägga till ytterligare påminnelsemejl som ska skickas ut före mötet.

1. Som standard skickas ett bekräftelsemejl när någon bokar ett möte via denna schemaläggningssida. För att inaktivera detta, stäng av knappen Bekräftelsemejl.
2. För att skicka påminnelsemejl före ett möte, klicka för att slå på knappen Påminnelse före mötet. Påminnelsemejl skickas endast om din kalender är ansluten. Om inställningen ”Aktivera mötespåminnelse som standard” är aktiverad för ditt konto kommer nya schemaläggningssidor att ärva standardpåminnelserna.
   • För att välja hur många veckor, dagar, timmar eller minuter före mötet ett e-postmeddelande ska skickas ut, anger du ett tal i textfältet, klickar sedan på rullgardinsmenyn och väljer en tidsenhet.

   

   • Du kan lägga till upp till tre påminnelsemejl. För att lägga till ytterligare påminnelsemejl klickar du på + Lägg till påminnelse. För att ta bort en påminnelse klickar du påikonen Ta bort.
   • För att förhandsgranska det e-postmeddelande som dina kontakter kommer att få, klicka på Förhandsgranska påminnelsemeddelande. Språket i e-postmeddelandet kommer att stämma överens med det språk som valts i rullgardinsmenyn Språk på bokningssidan.
   • För att anpassa ämnesraden och brödtexten i påminnelsemejlet med ny text och personaliseringstoken för företaget, kontakten, värden och mötesuppgifterna, klicka på Anpassa ditt påminnelsemejl.
     • Uppdatera ämnesraden i fältet Ämnesrad. Om du vill inkludera ytterligare information i ämnesraden klickar du på rullgardinsmenyn Anpassa i verktygsfältet längst ned och väljer rullgardinsmenyn för egenskapsmarkörer. Välj sedan en egenskap.
     • Om du vill inkludera ytterligare information i brödtexten i påminnelsemejlet, till exempel inbjudans beskrivning eller plats, klickar du på rullgardinsmenyn Anpassa i verktygsfältet längst ned och väljer rullgardinsmenyn för egenskapsmarkörer. Välj sedan en egenskap.
3. Klicka på Skapa schemaläggningssida.

Steg 6: Dela ditt möte

När du har skapat din schemaläggningssida visas en dialogruta med olika sätt att dela ditt möte:

1. Klicka på Visa i ett popup-fönster och sedan på Skapa popup-fönster för att konfigurera ett popup-fönster med din möteskalender med hjälp av verktyget för uppmaningar till handling (CTA). CTA-verktyget använder automatiskt mötesinformationen för att skapa ett utkast till popup-fönster.
2. Klicka på Hämta inbäddningskod för att hämta inbäddningskoden som du kan använda i olika verktyg, till exempel på din webbplats eller blogg.
   • Klicka på Kopiera kod för att kopiera koden.
   • Klicka på Skicka e-post till webbutvecklare, ange sedan din webbutvecklares e-postadress och klicka på Skicka meddelande för att skicka koden till din utvecklare via e-post.
3. Klicka på Kopiera delningslänk och sedan på Kopiera för att kopiera länken till schemaläggningssidan.

Nästa steg

• Användare med en tilldelad sälj-eller servicelicens kan anpassa företagslogotypen, företagsinformationen och standardfärgerna som visas på din bokningssida i dina kontoinställningar. Ändringar som görs här gäller även för dina dokument och offerter. Läs mer om hur du redigerar ditt företags varumärke för HubSpots säljverktyg.
• Läs mer om hur du redigerar bokningssidor, delar en möteslänk och redigerar inställningarna för din bokningssida.