Skapa och använda dataset

Ett dataset är en samling data från hela ditt HubSpot-konto som sedan kan användas i anpassade rapporter. En dataset kan innehålla egenskaper för CRM-objekt och HubSpot-tillgångar, tillsammans med formler för att beräkna dina data efter behov. Du kan till exempel skapa ett fält för att beräkna årliga återkommande intäkter baserat på egenskapen affärsbelopp.

Att skapa flera dataset för dina team innebär att rapportskapare inte behöver välja sina datakällor varje gång de behöver skapa en rapport. En datauppsättning kan också uppdateras efter skapandet, vilket gör det möjligt att uppdatera alla rapporter som använder den datauppsättningen samtidigt.

Nedan kan du läsa om hur du skapar ett dataset, hur du använder datasetet i rapporten och definitionerna för tillgängliga funktioner i dataset-verktyget.

Skapa ett dataset

Så här skapar du en datauppsättning:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapporter > Datahantering > Dataset.
• Klicka på Skapa dataset längst upp till höger. Om du vill skapa ett dataset med hjälp av en mall bläddrar du bland tillgängliga mallar och klickar sedan på Använd mall.

Datakällor

Välj först de datakällor som ska ingå i din datauppsättning. Datakällor är de objekt, tillgångar och händelser som du vill rapportera om. Detta inkluderar alla CRM-objekt som kontakter eller anpassade objekt, och tillgångar som webbsidor och e-postmeddelanden, konversationer, försäljningsaktiviteter med mera. Du kan välja upp till 5 datakällor per dataset.

Den primära datakällan kommer att vara fokus för datasetet, med alla andra datakällor som är relaterade till den primära källan. För att ansluta dessa datakällor sammanfogar HubSpot data i bakgrunden med hjälp av kortast möjliga väg. Kontakter och affärer, till exempel, är direkt relaterade och kan väljas utan att några extra sammanfogningar behövs.

Andra datakällor kan dock inte associeras direkt utan kräver ytterligare källor för att sammanfoga data. Om din primära källa till exempel är Affärer och du vill inkludera bloggpostdata i rapporten, kan HubSpot bara länka dessa källor via källorna Kontakter och Webbaktiviteter. Dessa andra källor kommer att väljas automatiskt för att koppla ihop data.

• För att välja den primära datakällan klickar du på rullgardinsmenyn Primär datak älla och väljer sedan en datakälla.
  
  
• Fortsätt att välja ytterligare datakällor. I den högra panelen kan du se relationerna mellan de datakällor som valts för tillfället.
• När du väljer källor kan du visa förhandsgranskningsfönstret längst ner på skärmen för en förhandsgranskning av dina data.
• När du har valt dina datakällor klickar du på Nästa uppe till höger.

Lägg till egenskaper och fält

Välj de fält som ska inkluderas i datasetet. Du kan lägga till befintliga HubSpot-egenskaper i datasetet, samt anpassade formelfält.

Lägg till egenskaper

• Om du vill lägga till egenskaper i datasetet drar du och släpper egenskaperna från det vänstra sidofältet till avsnittet Datasetfält.

• Om du vill byta namn på en egenskap eller visa en förhandsgranskning av dess data klickar du på egenskapen under Dataset fields och anger sedan ett nytt namn i namnfältet till höger. Om du byter namn på en egenskap uppdateras dess namn endast i den här datauppsättningen. Detta gör att du kan anpassa hur dessa fält visas i rapportbyggaren, men kommer inte att påverka namnet på den befintliga egenskapen.

Lägg till formelfält

Formelfält är specifika för datasetet och kan användas för att beräkna värden baserat på egenskaper i datasetet. Läs mer om hur du skapar formler med hjälp av flexibla uttryck.

• Om du vill skapa ett formelfält klickar du på Skapa fält > Formelfält.
  
  
• Ange ett namn för fältet längst ner.
• Ange din formel. Du kan referera till egenskaper som du har lagt till i datasetet samt andra HubSpot-egenskaper utanför datasetet, och använda funktioner för att beräkna baserat på egenskaps- och bokstavliga data. Läs mer om formelsyntax och definitioner nedan.
  • Om du vill ange din formel manuellt börjar du skriva i fältet Formel. Som standard kommer HubSpot att visa alternativ för automatisk komplettering när du skriver in text.
    
    
  • Om du vill infoga en egenskap som du har lagt till i datasetet klickar du på rullgardinsmenyn Dataset-fält och väljer sedan egenskapen.
  • Om du vill infoga en egenskap som inte finns i datasetet klickar du på HubSpot-egenskapens rullgardinsmeny och väljer sedan egenskapen.
  • Om du vill infoga en funktion klickar du på rullgardinsmenyn Funktion och väljer sedan en funktion.

• När du skapar formler kommer fältet Formel att visa eventuella problem som upptäcks. När en formel är ogiltig visas en indikator. Klicka på [X] problem för att visa feldetaljer.
  
• När du har konfigurerat dina fält klickar du på Granska längst upp till höger.

Lägg till villkorliga fält

Villkorliga fält gör det möjligt för användare att gruppera eller bucketa data baserat på fastställda villkor. Dessa fält kan endast användas i dataset eller i den anpassade rapportbyggaren. Du kan använda villkorliga fält för att beräkna olika provisioner baserat på storleken på en affär eller översätta feedbacksvar till kategorier, till exempel en etikett mellan 1-6 är märkt som en nackdel.

Med villkorsfältet kan du skapa en formel med hjälp av IF()-funktionen. Alla fält som skapas med hjälp av ett villkorligt fält kan återskapas med hjälp av en IF()-funktion i ett standardfält för skapande av formler.

• Om du vill skapa ett villkorligt fält klickar du på Skapa fält > Villkorligt formelfält.

• Ange ett namn för fältet längst ner. Detta namn kommer att visas när du skapar en rapport med detta segment.
• I avsnittet Villkor anger du ditt IF-villkor. För varje datarad, om villkoret i det här avsnittet är sant, kommer raden att märkas med det värde som angetts ifältet Då . Om villkoret är falskt kommer raden att märkas med det värde som anges ifältet Standardvärde . Du kan referera till egenskaper som du har lagt till i datasetet samt andra HubSpot-egenskaper utanför datasetet, och använda funktioner för att beräkna baserat på egenskaps- och bokstavliga data. Läs mer om formelsyntax och definitioner nedan.
  • Om du vill ange din formel manuellt börjar du skriva i IF-fältet. Som standard kommer HubSpot att visa alternativ för automatisk komplettering när du skriver in text.
    
    
  • Om du vill infoga en egenskap som du har lagt till i datasetet klickar du på rullgardinsmenyn Dataset-fält och väljer sedan egenskapen.
  • Om du vill infoga en egenskap som inte finns i datasetet klickar du på HubSpot-egenskapens rullgardinsmeny och väljer sedan egenskapen.
  • Om du vill infoga en funktion klickar du på rullgardinsmenyn Funktion och väljer sedan en funktion.
    
    
  • I fältet Då anger du det värde du vill tilldela om villkoret är sant.

• Om du vill lägga till ytterligare ett villkorsfält klickar du på Lägg till villkorsblock. Villkorsblock bearbetas sekventiellt, om det första villkoret är sant kommer det värde som definieras i det blocket att ställas in. Om det inte är sant kommer HubSpot att gå till nästa block och så vidare. Alla rader som inte uppfyller de angivna villkoren kommer att tilldelas värdet Standard.
  
  
• I avsnittet Standard anger du ett värde för Else om villkoret inte är uppfyllt.
  
  
• När du har ställt in dina fält klickar du på Granska längst upp till höger.

Filter

Förfina dina data ytterligare genom att lägga till filter i dina fält.

Lägga till ett filter:

• Navigera till fliken Filter.
• Klicka på och dra fält i det vänstra sidofältet.
• Klicka på ett fält för att visa dess filteralternativ. Välj ett filter och klicka sedan på Använd.
• Du kan gruppera filter genom att klicka på ett fält och sedan klicka på rullgardinsmenyn Gruppera med ett annat filter. Välj ett annat aktivt filter och klicka sedan på Verkställ.

• • Du kan ändra hur filtren används genom att klicka på Inkludera data om de matchar rullgardinsmeny:
    • Alla filter nedan: data måste uppfylla alla de filter som anges.

• • • Något av filtren nedan: data kan inkluderas om de uppfyller ett eller flera av de angivna filtren.
    • Anpassade filterregler: skriv dina egna filterregler. Du kan använda booleska uttryck som "1 och (2 eller 3)".

• • Om du vill avgruppera filter klickar du på ett filter och sedan på rullgardinsmenyn Gruppera med ett annat filter. Välj Ingen och klicka sedan på Verkställ.
• När du har konfigurerat dina filter klickar du på Nästa.

Granskning

Granska datasetet innan du sparar det.

• Under Källor visas de datakällor du har valt.
• Under Fält visas fälten i datasetet. Detta inkluderar:
  • Fält: namnet på fältet.
  • Härledd: om fältet är ett standard HubSpot-fält eller ett anpassat beräknat fält.

• Datatyp: den typ av data som finns i fältet.
• Indata: fältets uttryck.
• Källa: datakällan (t.ex. Kontakter).
• I panelen Förhandsgranskning kan du se en förhandsgranskning av dina data. Du kan klicka på Visa tabellrelationer för att se hur data är sammankopplade.
• När du har granskat dina data sparar du datasetet genom att klicka på Spara.
• I den högra panelen anger du ett namn och en beskrivning för datasetet.
• Klicka på Verkställ.

Du kommer nu till rapportbyggaren där du kan skapa en rapport baserad på ditt dataset.

Visa och hantera datauppsättningar

På instrumentpanelen för dataset kan du visa och redigera befintliga dataset.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapporter > Datahantering och väljer sedan Datauppsättningar.
• Du kan filtrera dina befintliga dataset med hjälp av filtren längst upp i tabellen.
• För att redigera en datauppsättning, håll muspekaren över datauppsättningen och klicka sedan på Redigera. Du kommer då till sidan med information om datasetet.
  • På fliken Förhandsgranskning kan du se en förhandsgranskning av datasetets data.
  • På fliken Metadata kan du se de datakällor och fält som ingår i datasetet. Detta inkluderar:
    • Fält: namnet på fältet.
    • Härledd: om fältet är ett standard HubSpot-fält eller ett anpassat beräknat fält.
    • Datatyp: den typ av data som finns i fältet.
    • Inmatning: den sträng som används för att föra in data i fältet.
    • Källa: datakällan (t.ex. Kontakter).
  • På fliken Rapporter kan du visa de rapporter som har skapats med hjälp av datasetet.

  • Från datasetets detaljsida kan du också skapa en ny rapport med datasetet genom att klicka på Bygg rapport.

Skapa en rapport med hjälp av ett dataset

När ett dataset har skapats kan du skapa en rapport baserad på datasetet antingen från rapportbyggaren eller från datasetverktyget.

• Så här skapar du en rapport från ett dataset:
• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapporter > Datahantering och väljer sedan Dataset.
• Klicka på namnet på en dataset.
• Klicka på Bygg rapport längst upp till höger.
• Fortsätt att bygga din rapport i den anpassade rapportbyggaren.
• Så här skapar du en rapport från den anpassade rapportbyggaren:
• I ditt HubSpot-konto, navigera till Rapporter > Rapporter.
• Klicka på Skapa rapport uppe till höger.
• Välj Anpassad rapportbyggare.
• Klicka på fliken Datauppsättningar högst upp för att visa dina befintliga datauppsättningar.

• Välj det dataset du vill använda och klicka sedan på Nästa.

• Fortsätt att bygga din rapport i den anpassade rapportbyggaren.

Referens

Syntax

I en funktion kan du använda data från egenskaper och fält eller bokstavliga data. Egenskaps- och fältdata kommer att vara dynamiska baserat på de enskilda datakällorna, medan bokstavliga data är konstanta. Till exempel:

• 2021-03-05 är ett bokstavligt datum, som är konstant.
• [CONTACT.createdate] är ett egenskapsbaserat datum, som är dynamiskt för varje kontaktpost.

Funktioner kan innehålla både bokstavs- och egenskaps-/fältdata, så länge datatyperna är kompatibla med funktionens obligatoriska argument. Till exempel:

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Nedan beskrivs syntaxen för bokstavs- och egenskaps-/fältdata och hur de kan införlivas i formler.

Syntax för bokstav

Använd literaler för att lägga till specifika, statiska textsträngar, siffror, sanna eller falska värden och datum i dina beräkningar.

• Stränglitteral: text omgiven av citattecken. Till exempel “My cool string”.

• Tal: tal utan citattecken. Till exempel 42.
• Boolesk bokstav: true eller false.
• Datumlitteral: en sträng formaterad som "YYY-MM-DD", eller en datumtidsstämpel (t.ex. 1635715904).

Syntax för egenskaper

Med hjälp av egenskapsreferenser kan du direkt inkludera värden från egenskaperna i de valda datakällorna. Du behöver inte lägga till egenskapen som ett datasetfält för att referera till den.

Använd följande syntax när du refererar till egenskaper:

• Referensuttryck omges alltid av hakparenteser ( [ och ] ).
• Egenskapsreferenser anger objekt- eller händelsenamnet, följt av en punkt och det interna egenskapsnamnet. Till exempel:
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Syntax för fältreferens

Du kan referera till fält i en formel genom att omge fältnamnet med hakparenteser. Till exempel:

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Du kan referera till fält i formler så länge formelns operatorer och funktioner accepterar fältets datatyp. Om du till exempel skapar ett nytt fält som innehåller en sträng kan du referera till fältet i en funktion som accepterar strängar:

• Om fält 1 är [DEAL.name], innehåller det ett strängvärde (avtalets namn).
• CONCAT([Field 1], "Q4") skulle vara giltigt eftersom det innehåller två strängvärden.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) skulle inte vara giltigt eftersom det innehåller både en sträng och ett talvärde.

Operatorer

Du kan använda operatorer med bokstavs- och egenskaps-/fältvärden, och operatorer utvärderas i PEMDAS standardoperationsordning. Detta gör att du kan nesta operatorer med hjälp av parenteser. Till exempel:

• Läggatill ett tal med en egenskapsreferens: 1 + [DEAL.amount]
• Använda parenteser för att nesta operationer: (1 + 2) * (3 + 4)

IF

IF-logik är en uppsättning regler som utförs om ett visst villkor uppfylls. Du kan använda IF-logik för att differentiera data. Du kan till exempel använda IF-logik för att:

• Beräkna olika provisioner baserat på storleken på en affär (dvs. ge en högre % för en större affär).
• Dela in affärer i nivåer för analys och åtgärder i dina rapporter.
• Översätta feedback-svar till kategorier (t.ex. etikett 1-6 är avskräckande).
• Definiera kontaktprioritet baserat på hur många dagar de har varit markerade som lead.
  

ETIKETT

LABEL-funktionen omvandlar intervallvärden för uppräkningsegenskaper till användarvänliga värden. Vissa HubSpot-definierade egenskaper, som Deal och Kontaktägare, representeras som interna värden. Detta gör analysen svår. När funktionen LABEL används med HubSpots definierade egenskaper som stöder översättning, kommer översättningen att baseras på portalinställningar, inte användarinställningar. Du kan till exempel använda LABEL-funktionen för att:

• Få åtkomst till kontakt- eller affärsnamn direkt i fält

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Hänvisa till HubSpot-ägare med namn direkt i fält

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Numeriska funktioner

Funktioner för strängar

Datum-funktioner