Skapa och använda dataset

En datauppsättning är en samling data från hela ditt HubSpot-konto som sedan kan användas i anpassade rapporter. En datauppsättning kan innehålla egenskaper för CRM-objekt och HubSpot-tillgångar, tillsammans med formler för att beräkna dina data efter behov. Du kan t.ex. skapa ett fält för att beräkna årliga återkommande intäkter baserat på egenskapen affärsbelopp.

Få åtkomst till och använd förbyggda dataset

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datauppsättningar.
• Håll muspekaren över namnet på den dataset som du vill använda och klicka på Bygg rapport.

• Om du vill redigera en datauppsättning klickar du på Redigera.
• Om du vill exportera datasetet klickar du på Åtgärder och sedan på Exportera.

Skapa en anpassad datauppsättning (endastOperations Hub Professional och Enterprise )

Om du skapar flera dataset för dina team behöver rapportskaparna inte välja datakällor varje gång de ska skapa en rapport. En datauppsättning kan också uppdateras efter att den skapats, vilket gör det möjligt att uppdatera alla rapporter som använder den datauppsättningen samtidigt.

Nedan beskrivs hur du skapar en dataset, hur du använder datasetet i rapporten och definitionerna för tillgängliga funktioner i datasetverktyget.

Så här skapar du en dataset:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datauppsättningar.
• Klicka på Skapa dataset längst upp till höger. Om du vill skapa en dataset med hjälp av en mall bläddrar du bland tillgängliga mallar och klickar sedan på Använd mall.

Datakällor

Välj först de datakällor som ska ingå i ditt dataset. Datakällor är de objekt, tillgångar och händelser som du vill rapportera om. Detta inkluderar alla CRM-objekt som kontakter eller anpassade objekt, och tillgångar som webbplatssidor och e-postmeddelanden, konversationer, försäljningsaktiviteter med mera. Du kan välja upp till 5 datakällor per datauppsättning.

Den primära datakällan kommer att vara fokus för datasetet, med alla andra datakällor som relaterar till den primära källan. För att koppla samman dessa datakällor sammanfogar HubSpot data i bakgrunden med hjälp av kortast möjliga väg. Kontakter och avtal är till exempel direkt relaterade och kan väljas utan att några extra joins behövs.

Andra datakällor kan dock inte associeras direkt utan kräver ytterligare källor för att koppla ihop data. Om din primära källa till exempel är Deals och du vill inkludera blogginläggsdata i rapporten, kan HubSpot bara länka dessa källor via källorna Contacts och Web activities. Dessa andra källor kommer att väljas automatiskt för att sammanfoga data.

• Om du vill välja den primära datakällan klickar du på Lägg till primär datakälla och väljer sedan en datakälla.
  
  
• Klicka på Fortsätt.
• Fortsätt att välja ytterligare datakällor. I den högra panelen kan du visa relationerna mellan de aktuella valda datakällorna.
• När du väljer källor kan du se en förhandsgranskning av dina data i förhandsgranskningsfönstret längst ned på skärmen.
• När du har valt datakällor klickar du på Nästa längst upp till höger.

Lägga till egenskaper och fält

Välj de fält som ska ingå i datasetet. Du kan lägga till befintliga HubSpot-egenskaper i datasetet, liksom anpassade formelfält.

Lägg till egenskaper

• Om du vill lägga till egenskaper i datasetet drar du och släpper egenskaperna från vänster sidofält till avsnittet Datasetfält.

• Om du vill byta namn på en egenskap eller visa en förhandsgranskning av dess data klickar du på egenskapen under Dataset fields och anger sedan ett nytt namn i namnfältet till höger. Om du byter namn på en egenskap uppdateras dess namn endast i den här datauppsättningen. Detta gör att du kan anpassa hur dessa fält visas i rapportbyggaren, men det påverkar inte namnet på den befintliga egenskapen.

Lägga till formelfält

Formelfält är specifika för datauppsättningen och kan användas för att beräkna värden baserat på egenskaper i datauppsättningen. Läs mer om hur du bygger formler med hjälp av flexibla uttryck.

• Om du vill skapa ett formelfält klickar du på Lägg till härlett fält > Formelfält.
  
  
• Längst ner anger du ett namn för fältet.
• Ange din formel. Du kan referera till egenskaper som du har lagt till i datauppsättningen samt andra HubSpot-egenskaper utanför datauppsättningen och använda funktioner för att beräkna baserat på egenskaps- och literaldata. Läs mer om formelsyntax och definitioner nedan.
  • Om du vill ange din formel manuellt börjar du skriva i fältet Formel. Som standard kommer HubSpot att visa alternativ för automatisk komplettering när du skriver in text.
    
    
  • Om du vill infoga en egenskap som du har lagt till i datasetet klickar du på rullgardinsmenyn i fältet Dataset och väljer sedan egenskapen.
  • Om du vill infoga en egenskap som inte finns i datauppsättningen klickar du på rullgardinsmenyn HubSpot-egenskap och väljer sedan egenskapen.
  • Om du vill infoga en funktion klickar du på rullgardinsmenyn Funktion och väljer sedan en funktion.
  • Om du vill infoga ett utdrag klickar du på rullgardinsmenyn Utdrag och väljer sedan en förbyggd formel. Snippets fylls i baserat på de källor som ingår i datasetet. Därför kommer olika utdrag att vara tillgängliga för datauppsättningar som skapats från datakällan kontakter jämfört med datakällan avtal.

• När du skapar formler kommer fältet Formula att visa eventuella problem som upptäcks. När en formel är ogiltig visas en indikator. Klicka på [X]-problem för att visa felinformation.
  
• När du har ställt in dina fält klickar du på Granska uppe till höger.

Lägga till villkorliga fält

Villkorliga fält gör det möjligt för användare att gruppera eller samla in data baserat på fastställda villkor. Dessa fält kan endast användas i dataset eller i den anpassade rapportbyggaren. Du kan använda villkorliga fält för att beräkna olika provisioner baserat på storleken på en affär eller översätta feedback-svar till kategorier, t.ex. en etikett mellan 1-6 betecknas som en avfälling.

Med ett villkorligt fält kan du skapa en formel med hjälp av IF()-funktionen. Alla fält som byggs upp med hjälp av ett villkorligt fält kan återskapas med hjälp av en IF()-funktion i ett standardfält för skapande av formler.

• Om du vill skapa ett villkorligt fält klickar du på Lägg till härlett fält > Villkorligt formelfält.

• Längst ned anger du ett namn för fältet. Detta namn kommer att visas när du skapar en rapport med hjälp av detta segment.
• I avsnittet Villkor anger du ditt IF-villkor. För varje datarad, om villkoret som anges i detta avsnitt är sant, kommer raden att märkas med det värde som anges ifältet Then. Om villkoret är falskt kommer raden att märkas med det värde som anges ifältet Standardvärde . Du kan referera till egenskaper som du har lagt till i datasetet samt andra HubSpot-egenskaper utanför datasetet och använda funktioner för att beräkna baserat på egenskaps- och bokstavsdata. Läs mer om formelsyntax och definitioner nedan.
  • För att manuellt ange din formel börjar du skriva i IF-fältet. Som standard kommer HubSpot att visa alternativ för automatisk komplettering när du skriver in text.
    
    
  • Om du vill infoga en egenskap som du har lagt till i datasetet klickar du på rullgardinsmenyn Dataset-fält och väljer sedan egenskapen.
  • Om du vill infoga en egenskap som inte finns i datauppsättningen klickar du på rullgardinsmenyn HubSpot-egenskap och väljer sedan egenskapen.
  • Om du vill infoga en funktion klickar du på rullgardinsmenyn Funktion och väljer sedan en funktion.
    
    
  • I fältet Då anger du det värde som du vill tilldela om villkoret är sant.

• Om du vill lägga till ytterligare ett villkorligt fält klickar du på Lägg till villkorligt block. Villkorliga block bearbetas sekventiellt, om det första villkoret är sant kommer det värde som definieras i det blocket att ställas in. Om det inte är sant kommer HubSpot att gå till nästa block och så vidare. Alla rader som inte uppfyller de villkor som ställts in kommer att tilldelas standardvärdet.
  
  
• I avsnittet Default anger du ett värde för Else om villkoret inte är uppfyllt.
  
  
• När du har ställt in dina fält klickar du på Granska uppe till höger.

Filtrera

Förfina dina data ytterligare genom att lägga till filter i dina fält.

Så här lägger du till ett filter:

• Navigera till fliken Filter.
• Klicka på och dra fält i den vänstra sidofältet.
• Klicka på ett fält för att visa dess filteralternativ. Välj ett filter och klicka sedan på Tillämpa.
• Du kan gruppera filter genom att klicka på ett fält och sedan klicka på rullgardinsmenyn Gruppera med ett annat filter. Välj ett annat aktivt filter och klicka sedan på Tillämpa.

• • Du kan ändra hur filtren används genom att klicka på rullgardinsmenyn Include data if it matches :
    • Alla filter nedan: data måste uppfylla alla de filter som anges.

• • • Något av filtren nedan: data kan inkluderas om de uppfyller ett eller flera av de filter som anges.
    • Anpassade filter regler: skriv dina egna filterregler. Du kan använda booleska uttryck som "1 och (2 eller 3)".

• • Om du vill avgruppera filter klickar du på ett filter och sedan på rullgardinsmenyn Gruppera med ett annat filter. Välj Ingen och klicka sedan på Tillämpa.
• När du har konfigurerat dina filter klickar du på Nästa.

Granskning

Granska datauppsättningen innan du sparar den.

• Under Källor visas de datakällor som du har valt.
• Under Fields(Fält) visas fälten i datasetet. Detta inkluderar:
  • Fält: namnet på fältet.
  • Derived: om fältet är ett standard HubSpot-fält eller ett anpassat beräknat fält.

• Datatyp: vilken typ av data som finns i fältet.
• Input: fältets uttryck.
• Källa: källan till data (t.ex. Kontakter).
• I panelen Preview visas en förhandsgranskning av dina data. Du kan klicka på Visa tabellrelationer för att se hur data är kopplade.
• När du har granskat dina data sparar du datasetet genom att klicka på Save.
• I den högra panelen anger du ett namn och en beskrivning för datauppsättningen.
• Klicka på Använd.

Du kommer då till rapportbyggaren där du kan skapa en rapport baserad på din datauppsättning.

Visa och hantera datauppsättningar

På instrumentpanelen för datauppsättningar kan du visa och redigera befintliga datauppsättningar.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapporter > Datahantering och väljer sedan Dataset.
• Du kan filtrera dina befintliga datauppsättningar med hjälp av filtren högst upp i tabellen.
• För att redigera en datauppsättning, håll muspekaren över datauppsättningen och klicka sedan på Redigera. Du kommer då till sidan med information om datauppsättningen.
  • På fliken Preview visas en förhandsgranskning av datauppsättningens data.
  • På fliken Metadata kan du visa datakällor och fält som ingår i datasetet. Detta inkluderar:
    • Fält: namnet på fältet.
    • Derived: om fältet är ett standard HubSpot-fält eller ett anpassat beräknat fält.
    • Datatyp: vilken typ av data som finns i fältet.
    • Input: den sträng som används för att föra in data i fältet.
    • Källa : källan till data (t.ex. Kontakter).
  • På fliken Reports kan du visa de rapporter som har skapats med hjälp av datasetet.

  • Från datasetets informationssida kan du också skapa en ny rapport med datasetet genom att klicka på Build report.

Skapa en rapport med hjälp av en datauppsättning

När du har skapat en datauppsättning kan du skapa en rapport baserad på datauppsättningen antingen från rapportbyggaren eller från verktyget för datauppsättningar.

• Så här skapar du en rapport från ett dataset:
• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapporter > Datahantering och väljer sedan Dataset.
• Klicka på namnet på en datauppsättning.
• Klicka på Bygg rapport längst upp till höger.
• Fortsätt att bygga din rapport i den anpassade rapportbyggaren.
• Så här skapar du en rapport från den anpassade rapportbyggaren:
• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapportering > Rapporter.
• Klicka på Skapa rapport uppe till höger.
• Välj Anpassad rapportbyggare.
• Klicka på fliken Dataset längst upp för att visa dina befintliga dataset.

• Välj den datauppsättning du vill använda och klicka sedan på Nästa.

• Fortsätt att skapa rapporten i den anpassade rapportbyggaren.

Hänvisning till

Syntax

I en funktion kan du använda data från egenskaper och fält eller bokstavliga data. Egenskaps- och fältdata kommer att vara dynamiska baserat på de enskilda datakällorna, medan bokstavliga data är konstanta. Till exempel

• 2021-03-05 är ett bokstavligt datum, som är konstant.
• [CONTACT.createdate] är ett egenskapsbaserat datum, som är dynamiskt för varje kontaktpost.

Funktioner kan innehålla både bokstavs- och egenskaps-/fältdata, så länge datatyperna är kompatibla med funktionens nödvändiga argument. Till exempel

DATEDIFF("MONTH", "2021-01-01", “[CONTACT.createdate]”)

Nedan beskrivs syntaxen för bokstavs- och egenskaps-/fältdata och hur de kan integreras i formler.

Syntax för bokstavstecken

Använd literals för att lägga till specifika, statiska textsträngar, siffror, sanna eller falska värden och datum i dina beräkningar.

• Strängbokstäver: text omgiven av citattecken. Till exempel “My cool string”.

• Talbokstav: tal utan citattecken. Till exempel 42.
• Boolean literal: true eller false.
• Datumbokstäver: en sträng formaterad som "YYY-MM-DD", eller ett datumtidstämpelnummer (t.ex. 1635715904).

Syntax för egenskaper

Med hjälp av Property-referenser kan du direkt inkludera värden från egenskaperna i de valda datakällorna. Du behöver inte lägga till egenskapen som ett fält i datasetet för att referera till den.

Använd följande syntax när du refererar till egenskaper:

• Referensuttryck är alltid omgivna av hakparenteser ( [ och ] ).
• Egenskapsreferenser anger objektets eller händelsens namn, följt av en punkt och det interna egenskapsnamnet. Till exempel
  • [CONTACT.lifecyclestage]
  • [COMPANY.name]
  • [e_hs_scheduled_email_v2.__hs_event_native_timestamp]

Syntax för fältreferens

Du kan referera till fält i en formel genom att omge fältnamnet med hakparenteser. Till exempel

• • [Field 1]
  • [My awesome custom field]

Du kan referera till fält i formler så länge formlens operatorer och funktioner accepterar fältets datatyp. Om du t.ex. skapar ett nytt fält som innehåller en sträng kan du referera till fältet i en funktion som accepterar strängar:

• Om fält 1 är [DEAL.name], innehåller det ett strängvärde (affärens namn).
• CONCAT([Field 1], "Q4") skulle vara giltigt eftersom det innehåller två strängvärden.
• CONCAT([DEAL.name], 2012) skulle inte vara giltigt eftersom det innehåller både ett strängvärde och ett talvärde.

Operatorer

Du kan använda operatorer med bokstavs- och egenskaps-/fältvärden, och operatorer utvärderas i PEMDAS standardoperationsordning. Detta gör att du kan nesta operatorer med hjälp av parenteser. Till exempel

• Lägga till ett tal med en egenskapsreferens: 1 + [DEAL.amount]
• Använda parenteser för att nesta operationer: (1 + 2) * (3 + 4)

OM

IF-logik är en uppsättning regler som utförs om ett visst villkor är uppfyllt. Du kan använda IF-logik för att differentiera data. Du kan t.ex. använda IF-logik för att:

• Beräkna olika provisioner baserat på storleken på en affär (t.ex. ge en högre % för en större affär).
• Dela upp affärer i nivåer för analys och åtgärder i dina rapporter.
• Översätta feedback-svar till kategorier (t.ex. etikett 1-6 är detractor).
• Definiera kontaktprioritet baserat på hur många dagar de har varit markerade som lead.
  

ETIKETT

LABEL-funktionen konverterar intervallvärden för enumerationsegenskaper till användarvänliga värden. Vissa HubSpot-definierade egenskaper, t.ex. Deal och Contact owner, representeras som interna värden. Detta gör analysen svår. När LABEL-funktionen används med HubSpots definierade egenskaper som stöder översättning, kommer den att tillhandahålla översättningen baserat på portalinställningar, inte användarinställningar. Du kan till exempel använda LABEL-funktionen för att:

• Få tillgång till kontakt- eller avtalsnamn direkt i fält

LABEL([DEAL.dealstage]) = "Closed Won"(10)

• Referera till HubSpot-ägare med namn direkt i fält

LABEL([DEAL.hubspot_owner_id]) = "John Smith"

Numeriska funktioner

Funktioner för strängar

Funktioner för datum