จัดการแหล่งที่มาของเนื้อหาของตัวแทนลูกค้า

ตัวแทนลูกค้าจะใช้แหล่งที่มาของเนื้อหาเพื่อตอบคำถามของลูกค้า เมื่อคุณสร้างตัวแทนลูกค้าคุณจะได้รับแจ้งให้อัปโหลดแหล่งที่มาของเนื้อหาที่จะใช้ในการสร้างการตอบกลับ คุณสามารถเพิ่มแก้ไขหรือลบแหล่งที่มาของเนื้อหาได้ตลอดเวลา

ตัวอย่างเช่นคุณสามารถฝึกอบรมตัวแทนลูกค้าโดยใช้ URL เว็บไซต์ของบริษัทของคุณหรือโดยการอัปโหลดไฟล์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเช่นนโยบายการคืนสินค้าของคุณ เมื่อลูกค้าขอข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณตัวแทนสามารถปรึกษาแหล่งความรู้ของคุณเพื่อให้รายละเอียดที่เกี่ยวข้องโดยไม่จำเป็นต้องปรึกษากับตัวแทน

เจ้าหน้าที่ยังสามารถดำเนินการในบัญชีของคุณเช่นตรวจสอบสถานะคำสั่งซื้อหรือรีเซ็ตรหัสผ่าน ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าการดำเนินการ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการตั้งค่าแหล่งที่มาของเนื้อหา

เมื่อทำงานกับตัวแทนลูกค้าขอแนะนำให้คุณใช้แหล่งข้อมูลเนื้อหาที่:

• มีการสอบถามผู้ใช้ทั่วไปและข้อมูลที่ครอบคลุมและเป็นปัจจุบัน ตัวอย่างเช่นคำถามที่พบบ่อยและบทความฐานความรู้
• ใช้ส่วนหัวและส่วนหัวย่อยที่ชัดเจนเพื่อจัดระเบียบเนื้อหา
• รวมสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและรายการเพื่อความสามารถในการอ่าน
• ใช้ภาษาที่เรียบง่ายและหลีกเลี่ยงประโยคที่ซับซ้อนเกินไป
• รวมวลีค้นหาทั่วไปที่ลูกค้ามีแนวโน้มที่จะใช้
• รวมถึงรูปแบบของวลีค้นหาที่สำคัญเพื่อปรับปรุงความแม่นยำในการตอบกลับและครอบคลุมคำค้นหาของผู้ใช้มากขึ้น

จัดการแหล่งที่มาของเนื้อหา

เพิ่มแก้ไขหรือลบแหล่งที่มาของเนื้อหาที่ตัวแทนลูกค้าของคุณใช้เพื่อตอบคำถาม

เพิ่มแหล่งที่มาของเนื้อหา

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ บริการ > เอเจนต์สำหรับลูกค้า หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ บริการ > เอเจนต์สำหรับลูกค้า โดยตรง
2. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้คลิกรถไฟ > ความรู้
3. คลิกเพิ่มเนื้อหาที่ด้านบนขวา
4. หากต้องการซิงค์เนื้อหา HubSpot ให้คลิกจาก HubSpot
   • เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากเนื้อหาที่คุณต้องการเพิ่ม คุณสามารถซิงค์บทความฐานความรู้ หน้าเว็บไซต์ หน้า Landing Page และบล็อกได้
   • คลิก บันทึก
5. หากต้องการใช้ไฟล์ที่มีอยู่หรืออัปโหลดไฟล์ให้คลิก
   
    อัปโหลดไฟล์

   โปรดทราบ: รองรับไฟล์ประเภทต่อไปนี้: .docx, .htm, .xhtml, .cfg, .pptx, .mpg, .conf, .mpeg, .csv, .json, .html, .text, .txt, .mp4, .pdf, .rst, .avi, .mov, .md, .webm, .xml และ .xls

   • ในแผงด้านขวาให้ค้นหาและเลือกไฟล์ที่มีอยู่ จากนั้นคลิกแทรกไฟล์

6. • หากต้องการอัปโหลดไฟล์ใหม่ให้คลิก อัปโหลด
7. หากต้องการซิงค์ URL ภายนอกให้คลิกนำเข้าจาก URL สาธารณะ
   • ในช่องนำเข้า URL สาธารณะให้ป้อน URL สาธารณะจากนั้นคลิก เพิ่ม

• • หากต้องการซิงค์หน้าเว็บที่เกี่ยวข้องทั้งหมดบนโดเมนให้เปิดสวิตช์ URL ที่เกี่ยวข้องกับการนำเข้า URL สูงสุด 5,000 URL ภายในโดเมนจะถูกรวบรวมและซิงค์โดยอัตโนมัติ
  • หากต้องการจัดการว่าจะรวบรวมข้อมูลหน้าใดให้คลิกเมนูดรอปดาวน์ที่จะนำเข้าหน้าใดแล้วเลือกตัวเลือก:
    • หน้าทั้งหมดในโดเมนนี้: รวบรวมข้อมูลโดเมนและโดเมนย่อย ตัวอย่างเช่น blog.zenplant.com/help รวมถึง zenplant.com, help.zenplant.com
    • หน้าที่ตรงกับเส้นทางนี้: รวบรวมข้อมูลเฉพาะหน้าภายใต้เส้นทาง URL ที่ระบุ ตัวอย่างเช่น zenplant.com/help รวมถึง zenplant.com/help/guides, zenplant.com/help/faqs
    • โดเมนย่อยนี้เท่านั้น: รวบรวมข้อมูลเฉพาะโดเมนย่อยนั้น ตัวอย่างเช่น help.zenplant.com ไม่รวม zenplant.com และ blog.zenplant.com 
  • ในส่วนการกรองเส้นทางให้เพิ่มเส้นทางที่จะรวมเช่น/support/หรือ exclude เช่น/blog/
  • คลิกเพิ่มแหล่งที่มา 

8. หากต้องการสร้างคำตอบสั้นๆให้คลิกสร้างคำตอบสั้นๆ
   • ใช้กล่องข้อความเพื่อป้อนคำถามและคำตอบ
   • ใช้ไอคอนด้านล่างของเครื่องมือแก้ไขเพื่อปรับเปลี่ยนสไตล์ข้อความแทรกลิงก์หรือเพิ่มรูปภาพ ตัวอย่างเช่นท่านอาจเพิ่มภาพหรือแผนภาพเพื่อช่วยอธิบายกระบวนการ

8. • คลิก สร้าง

โปรดทราบ: ตัวแทนลูกค้าจะถูกซิงค์อีกครั้งโดยอัตโนมัติหากมีการอัปเดตบทความฐานความรู้ที่ซิงค์แล้ว แหล่งที่มาของเนื้อหาอื่นๆจะถูกซิงค์อีกครั้งโดยอัตโนมัติเป็นรายสัปดาห์

แก้ไขแหล่งที่มาของเนื้อหา

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ บริการ > เอเจนต์สำหรับลูกค้า หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ บริการ > เอเจนต์สำหรับลูกค้า โดยตรง
2. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้คลิกรถไฟ > ความรู้
3. ที่ด้านบนของตารางให้ไปที่ระหว่างแท็บเพื่อเลือกแหล่งที่มาที่คุณต้องการแก้ไขเช่นฐานความรู้ เว็บไซต์ URL ที่นำเข้า 
4. ในการลบแหล่งที่มาของเนื้อหาในมุมมองตารางให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากแหล่งที่มาที่คุณต้องการลบจากนั้นคลิกลบเป็นแหล่งที่มา

5. หากต้องการรีเฟรชเนื้อหาให้คลิกรีเฟรช เนื้อหาจะถูกซิงค์อีกครั้ง
6. เพื่อป้องกันไม่ให้ตัวแทนลูกค้าอ้างถึงเนื้อหาให้ปิดสวิตช์การอ้างอิง หากใช้เนื้อหาส่วนตัวระบบจะปิดการอ้างอิงโดยอัตโนมัติ

7. หากคุณนำเข้า URL ที่เกี่ยวข้องคุณสามารถยกเว้น URL ที่เฉพาะเจาะจงจากการรีเฟรชได้ เมื่อยกเว้นแล้วเจ้าหน้าที่จะไม่ใช้ URL เหล่านั้นอีกต่อไปเมื่อสร้างการตอบกลับ 

   • ในแท็บ URL ที่นำเข้าใต้คอลัมน์ที่เกี่ยวข้องให้คลิก + [X URL] 

    

   • ในตารางให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจาก URL ที่คุณต้องการยกเว้นจากนั้นคลิกยกเว้นจากการรีเฟรช 

   • หากต้องการดู URL ที่ไม่รวมให้คลิกแท็บไม่รวมที่มุมขวาบนของตาราง

ตรวจสอบและแก้ไขข้อผิดพลาดในการซิงค์เนื้อหา 

เมื่อซิงค์แหล่งที่มาของเนื้อหากับตัวแทนลูกค้าคุณอาจพบข้อผิดพลาด เรียนรู้วิธีตรวจสอบสถานะการซิงค์ของแหล่งเนื้อหาและแก้ไขข้อผิดพลาดทั่วไป