Administrerer brugere uden for kontortid til helpdesk

Superadministratorer og individuelle brugere kan indstille tilgængelighed uden for kontoret baseret på en brugers tidszone. Når en bruger ikke er på kontoret, ændres deres tilgængelighed til Ude, og de vil ikke være berettiget til automatisk tildeling i helpdesken.

Brugere kan manuelt ændre deres tilgængelighedsstatus på siden med brugeroptegnelser eller i helpdesken. Når en bruger manuelt ændrer sin status, vil det blive afspejlet på tværs af alle oplevelser.

Sæt brugeren uden for kontortid

Sådan indstiller du brugerens åbningstider:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Users & Teams i menuen i venstre sidepanel.
• Klik på en brugerpost i brugertabellen.
• Klik på fanen Preferences. Klik derefter på Arbejdstid i menuen i venstre side.
• Klik på rullemenuen Timezone for at vælge den korrekte tidszone for brugeren. Klik derefter på Gem.
• Klik på + Tilføj datoer under Ikke på kontoret. For at indstille en periode, hvor du ikke er på kontoret, skal du klikke på datovælgerfelterne og vælge datoer. Brug rullemenuerne til at vælge start- og sluttidspunkt. Klik på sletteikonet på delete for at fjerne datoer.
• Klik på Gem.
• Øverst i brugeroptegnelsen vil brugerens tilgængelighedsstatus og arbejdstid for dagen afspejle start- og slutdatoen for brugerens out of office-periode.
  
  • Hvis du vil ændre tilgængelighedsstatus manuelt, skal du klikke på rullemenuen Brugerstatus og derefter klikke på Tilgængelig eller Ude.
  • Klik på Rediger arbejdstid for at redigere arbejdstiden.
  
  
  
  
  

  Administrer tilgængelighedsstatus

  I begyndelsen af en brugers out of office sættes vedkommendes tilgængelighedsstatus automatisk til Away. I slutningen af en brugers out of office-periode sættes deres tilgængelighedsstatus automatisk til Tilgængelig. Brugere kan manuelt ændre deres tilgængelighedsstatus inden afslutningen af deres out of office-periode, så den afspejler, hvornår de er tilgængelige. Hvis man gør det, bliver brugeren bedt om at bekræfte, om han/hun ønsker at afslutte sin out of office-blok før tid eller fortsat være indstillet som Away.

  For at ændre din tilgængelighedsstatus manuelt skal du navigere til et af følgende:

  • Brugeroptegnelse:
    
    • På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
    • Gå til Users & Teams i menuen i venstre sidepanel.
  • Klik på en brugerpost i brugertabellen.
  • Klik på rullemenuen Brugerstatus øverst i brugeroptegnelsen, og klik derefter på Tilgængelig eller Fraværende.
  • Klik på Ja, indstil mig selv som tilgængelig i dialogboksen.
    
    
    
  • Helpdesk:
    
    • På din HubSpot-konto skal du navigere til Arbejdsområder > Helpdesk.
    • I nederste venstre hjørne kan du slå kontakten til eller fra for at ændre din tilgængelighedsstatus.
    • I dialogboksen skal du klikke på Ja, sæt mig selv som tilgængelig.
      
  
  
  

Synkroniser kalenderbegivenheder uden for kontoret med HubSpot

Hvis du bruger HubSpots kalendersynkronisering med Google eller Outlook Calendar, kan du automatisk synkronisere out of office-begivenheder mellem din kalender og HubSpot.

For at synkronisere out of office-begivenheder mellem HubSpot og din Google- eller Outlook-kalender:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Users & Teams i menuen i venstre side.
• Klik på en brugerpost i brugertabellen.
• Klik på fanen Preferences. Klik derefter på Arbejdstid i menuen i venstre side.
• I afsnittet Uden for kontoret skal du markere afkrydsningsfeltet Synkroniser uden for kontoret med din kalender.

Når denne indstilling er aktiveret, vil alle nyoprettede eller redigerede fridagsblokke i brugerens kalender automatisk blive synkroniseret med HubSpot og vice versa. Denne indstilling vil også blive brugt til at bestemme brugerens tilgængelighed for automatisk tildeling.