Gestión de los usuarios fuera del horario de oficina para el centro de ayuda

Los superadministradores y los usuarios individuales pueden establecer la disponibilidad fuera de la oficina en función de la zona horaria del usuario. Cuando un usuario esté fuera de la oficina, su disponibilidad cambiará a Ausente y no podrá ser asignado automáticamente al centro de ayuda. 

Los usuarios pueden cambiar manualmente su estado de disponibilidad en la página de registro de usuarios o en el centro de ayuda. Cuando un usuario cambie manualmente su estado, se reflejará en todas las experiencias.

Configurar usuario fuera del horario de oficina

Para configurar el usuario fuera del horario de oficina: 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En la barra lateral izquierda, ve a Usuarios y equipos.
• En la tabla de usuarios, haz clic en un registro de usuario.
• Haz clic en la pestaña Preferencias. En el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en Horas de trabajo.
• Haz clic en el menú desplegable Zona horaria para seleccionar la zona horaria correcta del usuario. Luego haz clic en Guardar.
• En Fuera de la oficina, haz clic en + Agregar fechas. Para establecer un periodo de tiempo en el que estarás fuera de la oficina, haz clic en los campos selector de fechas y selecciona las fechas. Utiliza los menús desplegables para seleccionar las horas de inicio y fin. Para eliminar fechas, haz clic en el icono eliminar delete.
• Haz clic en Guardar. 
• En la parte superior del registro de usuario, el estado de disponibilidad del usuario y las horas de trabajo del día reflejarán la fecha de inicio y fin del periodo fuera de la oficina del usuario.
  
  • Para cambiar manualmente el estado de disponibilidad, haz clic en el menú desplegable Estado de usuario y, a continuación, haz clic en Disponible o Ausente.
  • Para editar las horas de trabajo, haga clic en Editar horas de trabajo.
  
  
  
  
  

  Gestionar el estado de disponibilidad

  Al comienzo de la ausencia de un usuario, su estado de disponibilidad se establece automáticamente en Away. Al finalizar la ausencia de un usuario, su estado de disponibilidad pasa automáticamente a Disponible. Los usuarios pueden cambiar manualmente su estado de disponibilidad antes de que finalice su periodo fuera de la oficina para reflejar cuándo están Disponible. Al hacerlo, se le pedirá al usuario que confirme si desea finalizar su bloqueo de ausencia antes de tiempo o continuar como Away.

  Para cambiar manualmente su estado de disponibilidad, vaya a una de las siguientes opciones:

  • Registro de usuario:
    
    • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
    • En el menú de la barra lateral izquierda, vaya a Usuarios y equipos.
  • En la tabla de usuarios, haga clic en un registro de user.
  • En la parte superior del registro de usuario, haga clic en el menú desplegable Estado del usuario y, a continuación, en Disponible o Ausente.
  • En el cuadro de diálogo, haga clic en Sí, establecerme como disponible. 
    
    
    
  • Servicio de ayuda:
    
    • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Espacios de trabajo > Centro de ayuda.
    • En la esquina inferior izquierda, active o desactive el interruptor para cambiar su estado de disponibilidad.
    • En el cuadro de diálogo, haga clic en Sí, ajustarme como disponible.
      
  
  
  

Sincronizar eventos de calendario fuera de la oficina con HubSpot 

Si utilizas la sincronización del calendario de HubSpot con Google o Outlook Calendar, puedes sincronizar automáticamente los eventos fuera de la oficina entre tu calendario y HubSpot. 

Para sincronizar eventos fuera de la oficina entre HubSpot y tu calendario de Google o Outlook: 

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En la barra lateral izquierda, ve a Usuarios y equipos.
• En la tabla de usuarios, haz clic en un registro de usuario.
• Haz clic en la pestaña Preferencias. A continuación, en el menú de la barra lateral izquierda, haga clic en Horas de trabajo.
• En la sección Fuera de la oficina , seleccione la casilla de verificación Sincronizar fuera de la oficina con su calendario . 

Una vez habilitado este ajuste, todos los bloques fuera de la oficina recién creados o editados en el calendario del usuario se sincronizarán automáticamente con HubSpot, y viceversa. Este ajuste también se utilizará para determinar la disponibilidad del usuario para la asignación automática.