Hantera användare utanför kontorstid för helpdesk

Superadministratörer och enskilda användare kan ställa in tillgänglighet utanför kontoret baserat på en användares tidszon. När en användare inte är på kontoret ändras tillgängligheten till Borta och användaren är inte berättigad till automatisk tilldelning i helpdesk.

Användare kan manuellt ändra sin tillgänglighetsstatus på användarens registersida eller i helpdesken. När en användare manuellt ändrar sin status återspeglas det i alla upplevelser.

Ange att en användare inte är tillgänglig under kontorstid

Så här anger du att en användare inte är tillgänglig på kontorstid:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på en användarpost i användartabellen.
• Klicka på fliken Preferences (Inställningar ). Klicka sedan på Arbetstider i menyn i vänster sidofält.
• Klicka på rullgardinsmenyn Tidszon för att välja rätt tidszon för användaren. Klicka sedan på Spara.
• Under Out of office klickar du på + Lägg till datum. Om du vill ange en tidsperiod för när du ska vara borta från kontoret klickar du på fälten för datumväljare och väljer datum. Använd rullgardinsmenyerna för att välja start- och sluttid. Om du vill ta bort datum klickar du på ikonen delete delete icon.
• Klicka på Spara.
• Högst upp i användarposten kommer användarens tillgänglighetsstatus och arbetstid för dagen att återspegla start- och slutdatumet för användarens out of office-period.
  
  • Om du vill ändra tillgänglighetsstatus manuellt klickar du på rullgardinsmenyn Användarstatus och sedan på Tillgänglig eller Borta.
  • Om du vill redigera arbetstiderna klickar du på Redigera arbetstider.
  
  
  
  
  

  Hantera tillgänglighetsstatus

  I början av en användares out of office-period sätts tillgänglighetsstatusen automatiskt till Away. I slutet av en användares out of office-period sätts tillgänglighetsstatusen automatiskt till Tillgänglig. Användare kan manuellt ändra sin tillgänglighetsstatus före slutet av sin out of office-period för att återspegla när de är Tillgängliga. Om du gör det kommer användaren att uppmanas att bekräfta om de vill avsluta sitt out of office-block tidigt eller fortsätta att vara inställda som Borta.

  Om du vill ändra din tillgänglighetsstatus manuellt navigerar du till något av följande:

  • Användarpost:
    
    • I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
    • Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet .
  • Klicka på en användarpost i användartabellen.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Användarstatus längst upp i användarposten och klicka sedan på Tillgänglig eller Borta.
  • Klicka på Ja, ange mig själv som tillgänglig i dialogrutan .
    
    
    
  • Hjälpredan:
    
    • I ditt HubSpot-konto navigerar du till Arbetsytor > Helpdesk.
    • I det nedre vänstra hörnet kan du slå på eller av strömbrytaren för att ändra din tillgänglighetsstatus.
    • Klicka på Ja i dialogrutan för att ange mig själv som tillgänglig.
      
  
  
  

Synkronisera kalenderhändelser utanför kontoret med HubSpot

Om du använder HubSpots kalendersynkronisering med Google eller Outlook Calendar kan du automatiskt synkronisera out of office-händelser mellan din kalender och HubSpot.

Så här synkroniserar du out of office-händelser mellan HubSpot och din Google- eller Outlook-kalender:

• I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
• Navigera till Users & Teams i menyn till vänster i sidofältet.
• Klicka på en användarpost i användartabellen.
• Klicka på fliken Preferences (Inställningar ). Klicka sedan på Arbetstid i menyn i vänster sidofält.
• I avsnittet Out of office markerar du kryssrutan Synkronisera out of office med din kalender.

När den här inställningen är aktiverad kommer alla nyskapade eller redigerade out of office-block i användarens kalender automatiskt att synkroniseras med HubSpot, och vice versa. Denna inställning kommer också att användas för att avgöra användarens tillgänglighet för automatisk tilldelning.