スーパー管理者と個々のユーザーは、ユーザーのタイムゾーンに基づき、空き状況として不在時間を設定することができます。ユーザーが不在の場合、そのユーザーの空き状況は 「離席中 」に変更され、ヘルプデスクでの自動割り当ての対象にはなりません。
ユーザーは、ユーザー レコード ページまたはヘルプデスクで空き状況を手動で変更できます。ユーザーが手動で空き状況を変更すると、全てのエクスペリエンスで、その変更が反映されます。
ユーザーの不在時間を設定する
ユーザーの不在時間を設定するには：
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
- 左のサイドバーメニューから、［ユーザーとチーム］を開きます。
- ユーザーテーブルで、目的のユーザーレコードをクリックします。
- ［設定］タブをクリックします。左のサイドバーメニューで、［勤務時間］をクリックします。
- ［タイムゾーン］ドロップダウンメニューをクリックし、正しいユーザータイムゾーンを選択します。続いて［保存］をクリックします。
- ［不在］で、［+日付を追加］をクリックします。不在となる期間を設定するには、日付入力フィールドをクリックし、日付を選択します。ドロップダウンメニューを使用して、開始時刻と終了時刻を選択します。日付を削除するには、delete削除アイコンをクリックします。
- ［保存］をクリックします。
- ユーザーレコードの上部に示される、ユーザーのその日の空き状況と勤務時間に、ユーザーが不在となる期間の開始時刻と終了時刻が反映されます。
- 空き状況を手動で変更するには、［ユーザーステータス］ドロップダウンメニューをクリックし、［対応可能］または［離席中］をクリックします。
- 勤務時間を編集するには、［勤務時間を編集］をクリックします。
空き状況の管理
ユーザーの外出開始時、利用可能ステータスは自動的に「Away」に設定されます。ユーザーの外出が終わると、その利用可能ステータスは自動的に利用可能に設定されます。ユーザーは、不在期間が終わる前に、Availableに反映されるように、利用可能ステータスを手動で変更することができます。そうすることで、不在ブロックを早期に終了するか、Away、その設定を継続するかを確認するプロンプトが表示されます。
可用性ステータスを手動で変更するには、以下のいずれかに移動します：
- ユーザー別レコード：
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
- 左サイドバーのメニューから、Users & Teamsに移動します。
- ユーザーテーブルで、ユーザーレコードをクリックします。
- ユーザーレコードの上部で、User statusドロップダウンメニューをクリックし、AvailableまたはAwayをクリックします。
- ダイアログボックスで、「はい、対応可能」に設定する。
- ヘルプデスク：
- HubSpotアカウントにて、［ワークスペース］＞［ヘルプデスク］の順に進みます。
- 左下隅にあるスイッチをオンまたはオフに切り替えると、空き状況ステータスが変更されます。
- ダイアログボックスで[ はい、自分自身を対応可能に設定します]をクリックします
不在予定表イベントをHubSpotと同期
GoogleまたはOutlookのカレンダーと同期しているHubSpotのカレンダーを使用している場合、カレンダーとHubSpotの間で不在イベントを自動的に同期できます。
HubSpotとGoogleまたはOutlookカレンダーの間で不在イベントを同期するには、次のようにします。
- HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
- 左のサイドバーメニューから、［ユーザーとチーム］を開きます。
- ユーザーテーブルで、目的のユーザーレコードをクリックします。
- ［設定］タブをクリックします。左のサイドバーメニューで[ 勤務時間]をクリックします。
- [不在]セクションで、[ 不在をカレンダーと同期]チェックボックスをオンにします。
この設定を有効にすると、ユーザーのカレンダー上で新規作成または編集された不在時ブロックが自動的にHubSpotと同期されるようになり、その逆も同様です。この設定は、 自動割り当てでユーザーに空き状況を設定する場合にも使用されます。
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