Opret et ændringstilbud til en kontrakt

Kontrakter er den centrale kilde til oplysninger om forpligtede indtægter i HubSpot. I stedet for at opdatere linjeposter direkte i kontrakten skal du oprette et ændringstilbud for at ændre en aktiv kontraktaftale.

Ændrings tilbud registrerer nettodifferencen mellem den oprindelige kontrakt og den opdaterede aftale, hvilket sikrer nøjagtig rapportering af omsætning og tjenester. Du kan f.eks. bruge ændrings tilbud til at tilføje eller fjerne funktioner eller tjenester, justere priser midt i kontraktperioden eller forlænge eller forkorte kontraktperioden.

Bemærk: Hvis du deltager i betaversionen af Connected CPQ, Billing og Payments, og en kunde accepterer et pro rata-ændringstilbud midt i faktureringscyklussen, oprettes der en pro rata-faktura og en pro rata-kreditnota for den ubrugte del af den aktuelle serviceperiode.

For at komme i gang kan du læse mere om, hvordan kontrakter bruges, hvordan du opretter kontrakter, hvordan du viser og administrerer kontrakter, og hvordan du opretter skabeloner til ændrings tilbud.

Opret et ændrings tilbud

Opret et ændrings tilbud på en eksisterende kontrakt. Ændrings tilbud skal være knyttet til en aftale, f.eks. en udvidelses- eller mersalgsaftale. Du kan oprette en aftale under processen med ændrings tilbuddet eller manuelt knytte en eksisterende aftale til det.

Det anbefales at oprette forskellige pipelines til de aftaler, der er knyttet til ændringstilbud (f.eks. udvidelse, mersalg), og at oprette en ny aftale til ændringstilbuddet (f.eks. en ændringsaftale eller en udvidelsesaftale). Det betyder, at du kan rapportere om omsætning fra nye forretninger i forhold til anden omsætning, såsom (f.eks. omsætning fra udvidelse eller mersalg).

Når et ændringstilbud accepteres, opdateres kontrakten automatisk, der oprettes en ordre for kontraktændringen, og ændringen registreres på fanen »Historik« i kontrakten.

Bemærk: Ændringstilbud kan kun opdatere tilbagevendende linjeposter, ikke engangslinjeposter.

Sådan opretter du et ændringstilbud:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Kontrakter. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Kontrakter.
2. Klik på kontraktens navn.
3. Klik på Handlinger øverst til højre i venstre sidepanel, og vælg derefter Opret ændrings tilbud.
4. I panelet til højre:
   • Hvis indstillingen Opret automatisk nye aftaler for ændringstilbud er aktiveret, skal du klikke på rullemenuen Aftalepipeline og vælge en pipeline. Klik derefter på rullemenuen Aftalestadium og vælg et aftalestadium.
   • Hvis indstillingen Opret automatisk nye aftaler for ændrings tilbud er slået fra, skal du klikke på rullemenuen Knyt til en aftale og vælge en aftale, eller klikke på Opret en ny aftale for at oprette en ny aftale.
5. Klik på rullemenuen Vælg en tilbudsskabelon, og vælg en tilbudsskabelon. Få mere at vide om opsætning af skabeloner til ændringstilbud.
6. Klik på " Ændr ikrafttrædelsesdato", og vælg den dato, hvor ændringen skal træde i kraft.
7. Hvis indstillingenTillad brugere at tilsidesætte standardpro rata-beregningen er aktiveret, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Fordel gebyrer og kreditter pro rata for den resterende faktureringsperiode for at undgå pro rata-beregning af gebyrer. Hvis afkrydsningsfeltet er markeret, fordeles gebyrerne pro rata.
8. Klik på Opret tilbud.
9. Oplysningerne om sælger og køber tilføjes automatisk til tilbuddet ud fra kontraktoplysningerne.
10. I afsnittet " Rediger linjeposter " skal du klikke på " Rediger linjeposter".
11. Sådan ændrer du en linjepost:
    • Hold markøren over linjeposten, klik på Handlinger, og vælg derefter Rediger.
    • I panelet til højre skal du klikke for at udvide afsnittene " Linjepostoplysninger" og "Flere indstillinger " og redigere oplysningerne om linjeposten. Klik på "Gem".
    • Linjeposten markeres som " Ændret".
    • Sådan fortryder du ændringer: Hold markøren over linjepostens navn, klik på Handlinger, og vælg derefter Fortryd ændringer.
12. For at annullere en linjepost skal du holde markøren over linjeposten, klikke på Handlinger og derefter vælge Annuller linjepost. Linjeposten vil blive markeret som Annulleret. For at fortryde annulleringen skal du holde markøren over linjeposten og klikke på Fortryd annullering.
13. For at tilføje en linjepost skal du øverst til højre klikke på Tilføj linjepost og derefter vælge en mulighed:
    • Vælg fra produktbiblioteket: Tilføj en linjepost baseret på et produkt i dit produktbibliotek, herunder linjeposter oprettet ved hjælp af HubSpot-Shopify-integrationen.
      • Når du har valgt denne mulighed, kan du søge efter produktnavn, produktbeskrivelse eller SKU, eller klikke på Avancerede filtre for at indsnævre din søgning. Markér afkrydsningsfelterne i panelet til højre ud for de produkter, du vil basere din varelinje på.
      • Hvis du vælger differentieret prissætning linjeposter, skal du klikke på " Vis niveauer " for at se de forskellige niveauer for produktet, inden du tilføjer linjeposten.
    • Opret brugerdefineret linjepost: Hvis du har tilladelser til at oprette brugerdefinerede varelinjer, oprettes der en ny brugerdefineret varelinje, der er unik for det pågældende tilbud. Når du har valgt denne indstilling, skal du indtaste oplysningerne om varelinjen i panelet til højre og vælge, om den brugerdefinerede varelinje skal gemmes i dit produktbibliotek. Klik på »Gem« eller »Gem og tilføj en til«.
14. Hvis automatisk momsberegning er aktiveret, skal du vælge momskategorier for eventuelle tilføjede varelinjer.
15. Linjeposten vil blive mærket som Tilføjet. Du kan også gennemgå opdateringer i panelet Ændringer til højre.
    
    
16. Hvis indstillingen " Fordel gebyrer og kreditter pro rata for den resterende faktureringsperiode " blev valgt ved oprettelsen af ændringstilbuddet, vises den pro rata-justering i " Oversigt".
    
    
17. Når du er færdig med at opdatere linjeposterne, skal du klikke på Gem nederst til venstre.
18. Ændringerne vil blive afspejlet i tilbudsredigeringsværktøjet.
    
    
19. For at redigere oversigten, herunder ændringens ikrafttrædelsesdato, skal du klikke på afsnittet " Oversigt " i tilbudsredigeringsværktøjet.
20. I redigeringspanelet i venstre sidepanel, under " Ændringens ikrafttrædelsesdato":
    • I feltet "Ændringens ikrafttrædelsesdato" skal du klikke på datovælgeren og vælge den dato, hvor ændringen træder i kraft.
    • Hvis indstillingenTillad brugere at tilsidesætte standardindstillingen forpro rata-fordeling er aktiveret, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Fordel gebyrer og kreditter pro rata for den resterende faktureringsperiode for at undgå pro rata-fordeling af gebyrer. Hvis du lader afkrydsningsfeltet være markeret, fordeles gebyrerne pro rata.
    • I feltet " Etiket " kan du redigere den etiket, der vises over ikrafttrædelsesdatoen.
21. I redigeringspanelet i venstre sidepanel, under " Resterende løbetid":
    • I feltet " Etiket " kan du redigere den etiket, der vises over løbetiden.
    • Sluk for kontakten " Resterende løbetid" for at skjule den.

22. I redigeringspanelet i venstre sidepanel, under »Samlet rabat«, skal du klikke på rullemenuen »Format« og vælge en indstilling:
    • Vis som beløb: Vis rabatbeløbet i tilbudsvalutaen.
    • Vis som procentdel: Vis rabatten som en procentdel.
    • Vis som procentdel og beløb: Vis rabatten som en procentdel og som et beløb i tilbudsvalutaen.
    • I feltet " Etiket " kan du redigere den etiket, der vises over den samlede rabat.
    • Sluk for kontakten "Samlet rabat " for at skjule den.
23. I redigeringspanelet i venstre sidepanel, under " Samlet ændring":
    • I feltet " Etiket " kan du redigere den etiket, der vises over den samlede ændring.
    • Sluk for kontakten " Samlet ændring " for at skjule ændringen i den samlede kontraktværdi.
24. Fortsæt med at udarbejde tilbuddet.
25. Det opdaterede samlet beløb, inklusive eventuel yderligere skat, vises under linjeposterne.
    
    
26. Klik på "Del " øverst til højre for at dele ændringstilbuddet.
27. Når køberen accepterer det ændrede tilbud, kan du se den opdaterede kontrakt ved at:
    • Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Omsætning > Kontrakter. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Omsætning > Kontrakter.
    • Klik på kontraktens navn.
    • De justerede beløb vises på fanen " Oversigt" under "Kontraktopfyldelse". Kontraktændringer vises også på fanerne " Aktiviteter " og " Historik". Få mere at vide om , hvordan du ser oversigten, aktiviteterne og historikken.

Næste trin

• Få mere at vide om oprettelse af skabeloner til ændrings- og fornyelsestilbud.

• Få mere at vide om, hvordan du viser og administrerer kontrakter, herunder hvordan du opretter tilbud på ændringer og fornyelser, opsiger kontrakter, knytter kontrakter til andre poster og eksporterer kontrakter.