Verwenden Sie Kontaktprofile mit dem Office 365-Add-in von HubSpot und dem Outlook-Add-in (Desktopversion).

Mithilfe von Kontaktprofilen können Sie Informationen zu Ihren Kontakten in einer Seitenleiste in Ihrem E-Mail-Client einsehen. Wenn Sie E-Mails an Kontakte schreiben, sehen Sie dazu zusätzliche Informationen, die in Ihrem HubSpot-Account gespeichert sind.

Sie können auch bestimmte Aktionen vom Abschnitt mit den Kontaktprofilen der Erweiterung abschließen, z. B. das Erstellen von Aufgaben oder Deals, die mit Ihren Kontakten verknüpft sind.

Aufrufen von Kontaktprofilen

So rufen Sie Kontaktprofile über das Office 365-Add-in in einem Outlook-Desktop-Konto auf:

• Erstellen Sie in Outlook eine neue E-Mail oder öffnen Sie eine vorhandene E-Mail. Wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, fügen Sie einen Empfänger hinzu. 
• Klicken Sie im Menüband der Nachricht auf „Vertriebstools“. 
• Scrollen Sie im rechten Bereich nach unten zum Abschnitt „Kontaktprofil“ und klicken Sie auf „Kontakt anzeigen“. Wenn der Kontakt noch nicht in Ihrem HubSpot-Account vorhanden ist, klicken Sie stattdessen auf „Zum CRM hinzufügen“. Ihr E-Mail-Empfänger wird HubSpot hinzugefügt und das Kontaktprofil für den neu hinzugefügten Kontakt im Fensterbereich ausgefüllt.   

So verwenden Sie Kontaktprofile mit dem Office-365-Add-in in einem „Outlook im Web"-Konto oder einem Outlook.com-Konto: 

• Erstellen Sie eine neue E-Mail in Outlook und fügen Sie einen Empfänger hinzu.
• Klicken Sie unten rechts in Ihrem Fenster für das Verfassen von E-Mails auf das HubSpot-Symbol sprocket.
• Scrollen Sie im rechten Bereich nach unten zum Abschnitt „Kontaktprofil“ und klicken auf „Kontakt anzeigen“. Wenn der Kontakt noch nicht in Ihrem HubSpot-Account vorhanden ist, klicken Sie stattdessen auf „Zum CRM hinzufügen“. Ihr E-Mail-Empfänger wird HubSpot hinzugefügt und das Kontaktprofil für den neu hinzugefügten Kontakt im Fensterbereich ausgefüllt.   

So rufen Sie Kontaktprofile über das Outlook-Add-in (Desktopversion) auf: 

• Erstellen Sie eine neue E-Mail in Outlook und fügen Sie einen Empfänger hinzu. 
• Sobald ein Empfänger hinzugefügt wurde, erscheint auf der rechten Seite das Fenster mit den Kontaktprofilen. Wenn der Empfänger bereits ein HubSpot-Kontakt ist, werden seine Informationen im Fenster ausgefüllt. Ist der Empfänger noch kein Kontakt, klicken Sie auf „Zum CRM hinzufügen“. Die Informationen des neu hinzugefügten Kontakts werden dann im Fensterbereich angezeigt.

Wenn Sie Kontaktprofile deaktiviert haben, werden diese beim Verfassen neuer E-Mails nicht mehr standardmäßig angezeigt. Sie können weiterhin Kontaktprofile für eine bestimmte E-Mail anzeigen, indem Sie im Bereich HubSpot des Outlook-Menübands auf„Kontaktprofile“ klicken.

Bitte beachten: Wenn die DSGVO-Funktionalität in Ihrem Account aktiviert ist, sind die Kontaktprofile in Ihrem Gmail-Posteingang immer aktiviert.

Durchsuchen der HubSpot-Kontaktdatenbank 

Verwenden Sie im Fenster Kontaktprofile die Suchleiste, um nach einem bestimmten Kontakt in Ihrer HubSpot-Kontaktdatenbank nach Name oder E-Mail-Adresse zu suchen. Sobald Sie den Kontakt ausgewählt haben, rufen Sie weitere Informationen aus dem HubSpot-Kontaktdatensatz im Fenster auf.

Kontakteigenschaften bearbeiten und zugehörige Aufgaben oder Deals erstellen

Wenn Sie im Fenster auf den Namen eines Kontakts klicken, sehen Sie weitere Informationen zu dem von Ihrem HubSpot-Account übernommenen Kontakt, einschließlich des Abschnitts „Über“, der Deals, der Aufgaben und der Chronik. Sie können Sie Kontakteigenschaften unter dem Abschnitt „Über“ bearbeiten und Aufgaben unter dem Abschnitt „Aufgaben“ erstellen.

Bitte beachten: Nur Anrufe, E-Mails, E-Mail-Tracking-Aktivitäten, Seitenaufrufe und Änderungen der Lifecycle-Phase werden imAbschnitt „Chronik“ des Kontaktprofils angezeigt.

Wenn sich der Kontakt außerdem von Ihren E-Mails abgemeldet hat, sehen Sie im Bereich unter seiner E-Mail-Adresse eine Nachricht. 

Kontakteigenschaften bearbeiten

Wenn Sie nach einem bestimmten Kontakt gesucht und auf den Namen geklickt haben, um weitere Informationen zu erhalten, können Sie die Eigenschaften des Kontakts im Fenster Kontaktprofile bearbeiten (diese Informationen werden auch im HubSpot-Kontaktdatensatz gespeichert): 

• Klicken Sie im Fenster auf „Über“, um die Kontakteigenschaften anzuzeigen. Die Eigenschaften hier sind diejenigen, die in Ihrem HubSpot-Accountals Standard angegeben sind. 
• Fahren Sie mit dem Mauszeiger über die Eigenschaft, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf das Bleistift-Symbol. 

• Geben Sie einen neuen Wert für die Eigenschaft ein und klicken Sie auf „Speichern“.   

Aufgaben für einen Kontakt erstellen

Wenn Sie nach einem bestimmten Kontakt gesucht und auf den Namen geklickt haben, um weitere Informationen zu erhalten, können Sie eine Aufgabe erstellen, die dem Kontakt zugeordnet wird: 

• Klicken Sie im Kontaktprofilfenster auf „Aufgaben“.
• Sofern diesem Kontakt bereits Aufgaben zugewiesen wurden, werden diese nun angezeigt. Klicken Sie auf „Aufgabe erstellen“, um eine neue Aufgabe für den Kontakt zu erstellen. 

• Daraufhin werden zwei neue Felder eingeblendet. Geben Sie den Namen der Aufgabe ein und wählen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe aus.
• Klicken Sie auf „Speichern“. 

Die Aufgabe wird im Kontaktprofilfenster unter dem Abschnitt „Aufgaben“ des Kontakts gespeichert. Dies wird auch im HubSpot unter „Aufgaben“ in Ihrem Hauptmenü sowie in der Chronik des Kontakts gespeichert.

Deals für einen Kontakt erstellen

• Klicken Sie im Kontaktprofilfenster auf „Deals“.
• Hier sehen Sie alle vorhandenen Deals. Klicken Sie auf „Deal erstellen“, um einen neuen Deal für den Datensatz zu erstellen.
• Geben Sie einen Wert für jedes Ihrer Pflichtfelder ein oder wählen Sie diesen aus. Sie können aktualisieren, welche Felder beim Erstellen eines neuen Deals angezeigt werden.
• Klicken Sie im Abschnitt „Deal verknüpfen mit“ auf das Dropdown-Menü „Kontakt“ und wählen Sie die Kontrollkästchen für alle zusätzlichen Kontakte aus, die dem Deal zugeordnet sind. Klicken Sie ggf. auf das Dropdown-Menü „Unternehmen“, um ein anderes Unternehmen auszuwählen, dem der Deal zugeordnet werden soll.
• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Deal erstellen“.

Kontaktdatensätze aufrufen, um Kontakte anzurufen

Sie können auch „Anruf“ auswählen. Der Datensatz des Kontakts in HubSpot wird in einer neuen Browser-Registerkarte oder in einem Fenster geöffnet und die Registerkarte „Anruf“ oberhalb der Chronik wird automatisch ausgewählt.