Comprender cómo funcionan las cotizaciones en HubSpot

Utiliza las cotizaciones para comunicar los precios a los compradores, registrar la aceptación de las mismas, recabar firmas y recibir pagos. Las cotizaciones se utilizan junto con los negocios, los contratos, las facturas y las suscripciones para respaldar tus procesos de ventas e ingresos.

En este artículo se explica cómo funcionan las cotizaciones en HubSpot, incluyendo su relación con otros objetos de ingresos, los estados de las cotizaciones y de la firma, y cómo se asignan las cotizaciones principales.

Antes de empezar

Comprender los requisitos

• Este artículo hace referencia a la herramienta de cotizaciones, que forma parte del CPQ con tecnología de HubSpot AI, y está disponible en las cuentas Revenue Hub Professional o Enterprise .
• Si no dispones de una cuenta de Revenue Hub Professional o Enterprise , obtén más información sobre las cotizaciones antiguas.

Cómo funcionan las cotizaciones con otros objetos de ingresos

Cómo funcionan las cotizaciones en los negocios

Utiliza un negocio para hacer un seguimiento de una oportunidad de venta y cerrarla. Se puede generar una cotización a partir de la información del negocio y enviársela al comprador para que la revise. 

Cómo funcionan las cotizaciones en los contratos

 Un registro de contrato representa el compromiso de ingresos continuos derivado de una cotización aceptada. Las cotizaciones aceptadas pueden generar contratos, dependiendo de la configuración de tu cuenta. 

Cómo funcionan las cotizaciones con las facturas

Las cotizaciones aceptadas pueden utilizarse para generarfacturas basadas en los elementos de pedido de la cotización. Los compradores realizan el pago a través de la cotización o de una factura, dependiendo de la configuración de tu cuenta. El pago automático depende de la configuración de la cotización. 

Cómo funcionan las cotizaciones con las suscripciones

Las cotizaciones que contengan elementos de pedido recurrentes pueden dar lugar a suscripciones. La forma en que se crean y utilizan las suscripciones depende de la configuración de tu cuenta.

Más información sobre la facturación y los cobros de pagos.

Estado de las cotizaciones

Los estados de las cotizaciones indican en qué fase del ciclo de vida se encuentra una cotización, desde su redacción hasta su aceptación, caducidad o archivo. Las cotizaciones pueden tener los siguientes estados:

• Borrador: una cotización que se está redactando y que aún no se ha publicado.
• Pendiente de aprobación: cotización pendiente de aprobación.
• Cambios solicitados: una cotización que requiere aprobación y que tiene cambios pendientes.
• Publicación: una cita en proceso de publicación.
• Publicado: una cotización publicada pendiente de firma y pago. Al publicarse la cotización, se genera un archivo PDF de la misma.
• Aceptado:
  • Una cotización con pagos online que, según el método de aceptación de la cotización (por ejemplo, aceptación sin firma, firma electrónica o imprimir y firmar), haya sido únicamente aceptada o bien aceptada y de pago.
  • Una cotización sin pagos online que ha sido aceptada, según el método de aceptación de la cotización (por ejemplo, aceptación sin firma, firma electrónica o imprimir y firmar).
• Caducado: una cotización caducada. Las fechas de caducidad se establecen al crear una cotización.
• Anulada: una cotización anulada.
• Archivado: una cotización archivada.

Los estados de firma permiten realizar un seguimiento del progreso de las firmas electrónicas de forma independiente de los estados de las cotizaciones. Las cotizaciones pueden tener los siguientes estados de firma, además del estado de la cotización:

• No aplicable: una cotización cuyo métodode aceptaciónsea «Hacer clic para aceptar » o «Imprimir y firmar».
• Pendiente de firma: una cotización en la que se utiliza la firma electrónica como método de aceptaciónestá a la espera de ser firmada.
• Firmado: una cotización firmada mediante firma electrónica como método de aceptación.

Cotizaciones principales

Una cotización principal es aquella que se utiliza para actualizar el valor del negocio asociado y los elementos de pedido individuales. Se asignan a las cotizaciones publicadas o aceptadas de los negocios asociados y se utilizan para actualizar los valores del negocio y los elementos de pedido. La cotización principal actual se muestra en la ficha «Cotizaciones» del negocio.

El valor del negocio y los elementos de pedido siempre coinciden con la cotización principal vigente. Los negocios sólo pueden tener una cotización principal.

Cómo se selecciona la cotización principal de un negocio

• La cotización principal viene determinada por el estado de la cotización. Las cotizaciones publicadas o aceptadas se establecen como cotización principal en un negocio. La cotización primaria también puede actualizarse manualmente.
• Al publicar una cotización, ésta se establece automáticamente como cotización principal del negocio. Si hay varias cotizaciones publicadas en un negocio, la cotización publicada más recientemente se convierte en la cotización principal por defecto.
• Si el comprador acepta una cotización, se convierte automáticamente en la cotización principal del negocio. Si hay varias cotizaciones aceptadas en un negocio, la cotización aceptada más recientemente se convierte en la cotización principal por defecto. Las cotizaciones con el estado«Publicada» no pueden establecerse como cotización principal cuando hay una cotización aceptada asociada al negocio.

Obtenga más información sobre cómo se convierten los elementos de pedido entre cotizaciones y negocios.

Pasos siguientes

• Más información sobre cómo elaborar cotizaciones.
• Más información sobre la creación y el envío de cotizaciones.
• Más información sobre la versión beta de CPQ conectado, facturación y pagos.
• Obtén más información sobre el proceso de facturación y pagos.
• Más información sobre cómo gestionar las cotizaciones.
• Más información sobre los contratos.