Asignar acceso a los registros

Configura el acceso de los usuarios a los registros y actividades del CRM para definir quién puede hacer cambios en cada etapa de tus procesos. Estos ajustes ayudan a evitar actualizaciones no intencionadas, al tiempo que permiten a los equipos trabajar en pipelines compartidas.

Aprende cómo configurar también el acceso a determinadas propiedades.

Comprender los requisitos

Asignar acceso de usuario a los registros

Para cada objeto, configura el acceso de los usuarios a los registros del objeto. Permite a los usuarios ver, editar o eliminar cualquier registro de un objeto, o limitarlos solo a los registros que poseen.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el panel izquierdo, haz clic en Equipos de usuarios &.
3. En la tabla, seleccione las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los usuarios.
4. En la parte superior de la tabla, haz clic en Editar permisos. Más información sobre la edición de permisos de usuario.
5. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a CRM > Objetos del CRM. 
6. En la fila del objeto, ajuste los permisos para ver, editar o eliminar registros en el objeto seleccionado. Las opciones son las siguientes:
   • Todos [nombre del objeto]: gestiona todos los registros del objeto.
   • El [nombre del objeto] de su equipo: solo gestiona los registros del objeto que son propiedad de su equipo.
   • Su [nombre del objeto]: solo administra sus registros para el objeto. Esto se aplica a la propiedad de propietario predeterminada del objeto (por ejemplo, Propietario del contacto), así como a las propiedades personalizadas de usuario de HubSpot.
   • Sin asignar: gestiona registros no asignados del objeto. Esta casilla de verificación aparece cuando restringes el acceso a su equipo o a sus propios registros.
7. En la parte superior derecha, haga clic en Guardar. Los permisos solo tendrán efecto después de que un usuario haya cerrado la sesión y haya vuelto a entrar.

Más información acerca de los permisos del CRM.

Asignar acceso de usuario a los registros por equipo

Puede configurar el acceso a los registros para que los usuarios de un equipo sólo puedan acceder a los registros asignados a ellos mismos o a otros miembros del equipo. En el caso de objetos con pipelines, esto significa que varios equipos pueden compartir un pipeline sin que ello afecte a los registros asignados a otros equipos.

Con estos permisos, los usuarios sólo pueden ver, editar o eliminar los registros de los que sean propietarios ellos mismos u otro usuario de su equipo. Si un usuario está en varios equipos, puede acceder a los registros asignados a cualquiera de sus equipos. 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el panel izquierdo, haz clic en Equipos de usuarios &.
3. En la tabla, seleccione las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los usuarios. Si los usuarios aún no están en un equipo, aprenda a crear y añadir usuarios a un equipo.
4. En la parte superior de la tabla, haz clic en Editar permisos.
5. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a CRM > Objetos del CRM. 
6. Haz clic en el nombre del objeto.
7. Haz clic en el menú desplegable Ver y selecciona El de su equipo; luego desactiva la casilla de verificación Sin asignar . Esto actualiza automáticamente los permisos de Editar, Eliminar y Combinar , pero puedes cambiarlos según sea necesario.
   
8. En la parte superior derecha, haga clic en Guardar. Los permisos solo tendrán efecto después de que un usuario haya cerrado la sesión y haya vuelto a entrar.

Asignar acceso de usuario a las actividades

Configure el acceso de los usuarios a las actividades, incluidas las registradas en los registros. Por ejemplo, un usuario con acceso a contactos pero no a actividades (por ejemplo, llamadas, notas) sólo puede ver datos de propiedad de contacto.

Para configurar los permisos de actividad:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el panel izquierdo, haz clic en Equipos de usuarios &.
3. En la tabla, seleccione las casillas de verificación situadas junto a los nombres de los usuarios.
4. En la parte superior de la tabla, haz clic en Editar permisos.
5. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos del CRM > de CRM.
6. Haz clic en el nombre de la actividad.
7. Haz clic en los menús desplegables ver, editar o eliminar y selecciona una opción. La mayoría de las actividades solo tienen un menú desplegable Ver .

Restringir el acceso de edición por etapa del pipeline

Para negocios, tickets, proyectos y objetos personalizados, establece si los registros en etapas específicas son editables por todos los usuarios con acceso a objetos personalizados, negocios o tickets, usuarios y equipos específicos, o solo por otros usuarios con permisos de superadministrador .

Por ejemplo, si una etapa está limitada a superadministradores o a usuarios o equipos específicos, una vez que un registro entra en esa etapa, solo esos usuarios podrán editar el registro o moverlo a una etapa diferente. Los usuarios con acceso pueden ver los registros en esa etapa, pero no pueden realizar cambios hasta que un superadministrador los mueva a una etapa editable.

Dependiendo de los permisos de registro del usuario, el ajuste más restrictivo tendrá prioridad para decidir si el usuario puede editar registros en cada etapa. Por ejemplo:

• Si el permiso de edición de un usuario para los negocios está ajustado a todos los negocios, pero no se le permite editar negocios en una etapa, no podrá editar negocios en la etapa.
• Si un usuario puede editar tickets en una etapa, pero su permiso Editar tickets está ajustado a ninguno, no podrá editar tickets en esa etapa.
• Si un usuario puede editar objetos personalizados en un escenario y su permiso Editar objetos personalizados está ajustado a Sólo propiedad o Sólo equipo, puede editar objetos personalizados en el escenario que le pertenece a él o a su equipo, pero no puede editar otros objetos personalizados en ese escenario.

Para gestionar la regla de acceso de edición de etapa de pipeline: 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navegue hasta el objeto (por ejemplo, Objetos > Negocios)
3. Haz clic en la pestaña Pipelines.
4. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar pipeline y luego selecciona la pipeline que editarás.
5. Haga clic en la pestaña Reglas de pipeline .
6. En la fila de acceso de edición de Control [objeto] (por ejemplo, acceso de edición de tickets de control), haga clic para activar el interruptor y aplicar la regla.
7. En el panel de la derecha, seleccione las etapas que tendrán acceso de edición limitado y, a continuación, seleccione quién debe tener acceso: Sólo superadministradores o Usuarios y equipos específicos.
8. Si ha seleccionado Usuarios y equipos específicos, haga clic en el menú desplegable Añadir un usuario o equipo y, a continuación, seleccione las casillas de verificación de los usuarios y equipos a los que permitirá editar negocios en las etapas seleccionadas.

9. Haz clic en Guardar para confirmar.

Más información sobre el ajuste de reglas para pipelines de objetos.