Zugriff auf Datensätze zuweisen

Konfigurieren Sie den Benutzerzugriff auf CRM-Datensätze und -Aktivitäten, um festzulegen, wer in den einzelnen Phasen Ihrer Prozesse Änderungen vornehmen darf. Diese Einstellungen verhindern unbeabsichtigte Aktualisierungen und ermöglichen es Teams, in gemeinsamen Pipelines zu arbeiten.

Erfahren Sie außerdem, wie Sie den Zugriff auf bestimmte Eigenschaften konfigurieren.

Dies sind die Voraussetzungen:

Benutzern Zugriff auf Datensätze zuweisen

Konfigurieren Sie für jedes Objekt den Benutzerzugriff auf die Datensätze des Objekts. Ermöglichen Sie es Benutzern, Datensätze eines Objekts anzuzeigen, zu bearbeiten oder zu löschen, oder beschränken Sie sie auf die Datensätze, für die sie zuständig sind.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im linken Bereich auf Benutzer & Teams.
3. Aktivieren Sie in der Tabelle die Kontrollkästchen neben den Namen der Benutzer.
4. Klicken Sie oben in der Tabelle auf Berechtigungen bearbeiten. Erfahren Sie mehr über das Bearbeiten von Benutzerberechtigungen.
5. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu CRM > CRM-Objekte. 
6. Legen Sie in der Zeile des Objekts die Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen von Datensätzen im ausgewählten Objekt fest. Die Optionen sind wie folgt:
   • Alle [Objektname]: Verwalten Sie alle Datensätze für das Objekt.
   • [Objektname] ihres Teams: Verwalten Sie nur die Datensätze, für die ihr Team für das Objekt zuständig ist.
   • Ihr [Objektname]: Verwalten Sie nur die Datensätze für das Objekt, für die sie zuständig sind. Dies gilt sowohl für die Standard-Mitarbeiter-Eigenschaft für das Objekt (z. B. Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter) als auch für benutzerdefinierte HubSpot-Benutzereigenschaften.
   • Nicht zugewiesen: Verwalten Sie nicht zugewiesene Datensätze für das Objekt. Dieses Kontrollkästchen wird angezeigt, wenn Sie den Zugriff auf ihre Team- oder ihre eigenen Datensätze einschränken.
7. Klicken Sie oben rechts auf Speichern. Die Berechtigungen werden erst wirksam, nachdem sich ein Benutzer abgemeldet und wieder angemeldet hat.

Erfahren Sie mehr über CRM-Berechtigungen.

Weisen Sie den Benutzerzugriff auf Datensätze nach Team zu

Sie können den Zugriff auf Einträge so konfigurieren, dass Benutzer eines Teams nur auf Datensätze zugreifen können, die ihnen selbst oder anderen Teammitgliedern zugewiesen sind. Für Objekte mit Pipelines bedeutet dies, dass sich mehrere Teams eine Pipeline teilen können, ohne dass dies Auswirkungen auf Datensätze hat, die anderen Teams zugewiesen sind.

Mit diesen Berechtigungen können Benutzer nur Datensätze anzeigen, bearbeiten oder löschen, bei denen sie oder ein anderer Benutzer aus ihrem Team der zuständige Mitarbeiter sind. Wenn ein Benutzer mehreren Teams angehört, kann er auf Datensätze zugreifen, die einem seiner Teams zugewiesen sind. 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im linken Bereich auf Benutzer & Teams.
3. Aktivieren Sie in der Tabelle die Kontrollkästchen neben den Namen der Benutzer. Wenn die Benutzer noch nicht in einem Team sind, erfahren Sie hier, wie Sie Benutzer erstellen und sie zu einem Team hinzufügen.
4. Klicken Sie oben in der Tabelle auf Berechtigungen bearbeiten.
5. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu CRM > CRM-Objekte. 
6. Klicken Sie auf den Namen des Objekts.
7. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Ansicht und wählen Sie Ihr Team aus. Deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Nicht zugewiesen. Dadurch werden die Berechtigungen für Bearbeiten, Löschen und Zusammenführen automatisch aktualisiert, Sie können sie jedoch nach Bedarf ändern.
   
8. Klicken Sie oben rechts auf Speichern. Die Berechtigungen werden erst wirksam, nachdem sich ein Benutzer abgemeldet und wieder angemeldet hat.

Benutzerzugriff auf Aktivitäten zuweisen

Konfigurieren Sie den Benutzerzugriff auf Aktivitäten, einschließlich der in Datensätzen protokollierten. Ein Benutzer mit Zugriff auf Kontakte, aber nicht auf Aktivitäten (z. B. Anrufe, Notizen) kann beispielsweise nur Kontakteigenschaften anzeigen.

So konfigurieren Sie Aktivitätsberechtigungen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im linken Bereich auf Benutzer & Teams.
3. Aktivieren Sie in der Tabelle die Kontrollkästchen neben den Namen der Benutzer.
4. Klicken Sie oben in der Tabelle auf Berechtigungen bearbeiten.
5. Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu CRM CRM-Objekte >.
6. Klicken Sie auf den Namen der Aktivität.
7. Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen und wählen Sie eine Option aus. Die meisten Aktivitäten haben nur ein Dropdown-Menü Ansicht .

Bearbeitungszugriff nach Pipeline-Phase einschränken

Legen Sie für Deals, Tickets, Projekte und benutzerdefinierte Objekte fest, ob Datensätze in bestimmten Phasen von allen Benutzern mit Zugriff auf benutzerdefinierte Objekte, Deals oder Tickets, von bestimmten Benutzern und Teams oder nur von anderen Benutzern mit Super-Admin-Berechtigungen bearbeitet werden können.

Wenn eine Phase beispielsweise auf Super-Admins oder bestimmte Benutzer und Teams beschränkt ist, können nur diese Benutzer den Datensatz bearbeiten oder in eine andere Phase verschieben, sobald er in diese Phase eintritt. Benutzer mit Zugriff können die Datensätze in dieser Phase weiterhin anzeigen, aber keine Änderungen vornehmen, bis ein Super-Admin sie in eine bearbeitbare Phase verschiebt.

Abhängig von den Eintrag-Berechtigungen des Benutzers hat die restriktivste Einstellung Vorrang, um zu entscheiden, ob der Benutzer Datensätze in den einzelnen Phasen bearbeiten darf. Zum Beispiel:

• Wenn die Bearbeitungsberechtigung eines Benutzers für Deals auf Alle Deals festgelegt ist, er jedoch keine Deals in einer Phase bearbeiten darf, kann er Deals in der Phase nicht bearbeiten.
• Wenn ein Benutzer Tickets in einer Phase bearbeiten kann, seine Bearbeitungsberechtigung für Tickets jedoch auf "Keine" festgelegt ist, kann er keine Tickets in dieser Phase bearbeiten.
• Wenn ein Benutzer benutzerdefinierte Objekte in einer Phase bearbeiten kann und seine Bearbeitungsberechtigung für benutzerdefinierte Objekte auf "Nur wenn zuständig" oder "Nur Team" festgelegt ist, kann er benutzerdefinierte Objekte in der Phase bearbeiten, für die er oder sein Team zuständig ist, aber keine anderen benutzerdefinierten Objekte in dieser Phase.

So verwalten Sie die Zugriffsregel für die Bearbeitung von Pipeline-Phasen: 

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zum Objekt (z. B. Objekte >, Deals) 
3. Klicken Sie auf den Tab Pipelines.
4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eine Pipeline auswählen und wählen Sie dann die zu bearbeitende Pipeline aus.
5. Klicken Sie auf die Registerkarte Pipeline-Regeln .
6. Klicken Sie in der Zeile für den Bearbeitungszugriff auf [Objekt steuern) (z. B. Bearbeitungszugriff für Tickets steuern) auf den Schalter , um die Regel anzuwenden.
7. Wählen Sie im rechten Bereich die Phasen aus, die nur eingeschränkten Bearbeitungszugriff haben, und wählen Sie dann aus, wer Zugriff haben soll: Nur Super-Admins oder Bestimmte Benutzer und Teams.
8. Wenn Sie Bestimmte Benutzer und Teams ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Benutzer oder Team hinzufügen und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen der Benutzer und Teams, die Sie zur Bearbeitung von Deals in den ausgewählten Phasen zulassen.

9. Klicken Sie zur Bestätigung auf Speichern.

Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Regeln für Objekt-Pipelines.