Tildel adgang til poster

Konfigurer brugeradgangen til CRM-poster og -aktiviteter for at fastlægge, hvem der kan foretage ændringer i de enkelte faser af jeres processer. Disse indstillinger er med til at forhindre utilsigtede opdateringer, samtidig med at de giver holdene mulighed for at arbejde i fælles pipelines.

Lær også, hvordan du konfigurerer adgangen til bestemte egenskaber.

Forstå kravene

Superadministratorer kan se, redigere, slette og flette alle CRM-poster. Superadministratorrettighederne skal fjernes, før du kan begrænse adgangen til CRM-poster.

Tildel brugere adgang til poster

For hvert objekt skal du konfigurere brugeradgangen til objektets poster. Giv brugerne tilladelse til at se, redigere eller slette alle poster for et objekt, eller begræns dem til kun de poster, de ejer.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Brugere og teams i venstre panel.
3. Markér afkrydsningsfelterne ud for brugernes navne i tabellen.
4. Klik på Rediger tilladelser øverst i tabellen. Få mere at vide om redigering af brugertilladelser.
5. Gå til CRM > CRM-objekter i menuen i venstre sidepanel.
6. I objektets række skal du indstille tilladelserne til at se, redigere eller slette poster i det valgte objekt. Indstillingerne er som følger:
   • Alle [objektnavn]: Administrer alle poster for objektet.
   • Deres teams [objektnavn]: administrer kun de poster for objektet, som deres team ejer.
   • Deres [objektnavn]: administrer kun de poster for objektet, som de ejer. Dette gælder for objektets standardejeregenskab (f.eks. Kontaktejer) og brugerdefinerede HubSpot-brugeregenskaber.
   • Ikke tildelt: Administrer ikke-tildelte poster for objektet. Dette gælder kun for objektets standardejeregenskab (f.eks. aftaleejer) og ignorerer brugerdefinerede egenskaber. Indstillingen vises, når du begrænser adgangen til deres teams eller deres egne poster.
7. Klik på Gem øverst til højre. Ændringerne i tilladelserne træder i kraft, når en bruger har logget ud og logget ind igen.

Tildel brugere adgang til poster efter team

Du kan konfigurere adgangen til poster, så brugere i et team kun kan få adgang til poster, der er tildelt dem selv eller andre teammedlemmer. For objekter med pipelines betyder dette, at flere teams kan dele en pipeline uden at påvirke poster, der er tildelt andre teams.

Med disse tilladelser kan brugere kun se, redigere eller slette poster, hvor de selv eller en anden bruger på deres team er ejer. Hvis en bruger er medlem af flere teams, kan vedkommende få adgang til poster, der er tildelt et hvilket som helst af sine teams.

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Brugere og teams i venstre panel.
3. Markér afkrydsningsfelterne ud for brugernes navne i tabellen. Hvis brugerne endnu ikke er med i et team, kan du læse, hvordan du opretter og tilføjer brugere til et team.
4. Klik på Rediger tilladelser øverst i tabellen.
5. Gå til CRM > CRM-objekter i menuen i venstre sidepanel.
6. Klik på objektets navn.
7. Klik på rullemenuen Vis, vælg Deres teams, og fjern derefter markeringen i afkrydsningsfeltetIkke tildelt. Dette opdaterer automatisk tilladelserne Rediger, Slet og Flet , men du kan ændre dem efter behov.
   
   
8. Klik på "Gem" øverst til højre. Tilladelserne træder først i kraft, når en bruger har logget ud og logget ind igen.

Tildel brugeradgang til aktiviteter

Konfigurer brugeradgang til aktiviteter, herunder dem, der er logget i poster. Hvis en brugers aktivitetsrettigheder f.eks. er indstillet til "Deres [aktivitet]", kan vedkommende ikke se aktiviteter, der er logget eller oprettet af andre brugere.

Sådan konfigurerer du aktivitetsrettigheder:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på " Brugere og teams" i venstre panel.
3. Markér afkrydsningsfelterne ud for brugernes navne i tabellen.
4. Klik på Rediger tilladelser øverst i tabellen.
5. Gå til CRM > CRM-objekter i menuen i venstre sidepanel.
6. Klik på navnet på aktiviteten.
7. Klik på rullemenuerne Vis, Rediger eller Slet, og vælg en indstilling. De fleste aktiviteter har kun en rullemenu med Vis.

Begræns redigeringsadgangen efter pipeline-fase

For aftaler, tickets, projekter og brugerdefinerede objekter skal du angive, om poster i bestemte faser kan redigeres af alle brugere med adgang til brugerdefinerede objekter, aftaler eller tickets, af bestemte brugere og teams eller kun af andre brugere med superadministratorrettigheder.

Hvis en fase f.eks. er begrænset til superadministratorer eller bestemte brugere og teams, vil kun disse brugere kunne redigere posten eller flytte den til en anden fase, når en post først er kommet ind i den pågældende fase. Brugere med adgang kan stadig se posterne i den pågældende fase, men kan ikke foretage ændringer, før en superadministrator flytter den til en fase, hvor den kan redigeres.

Afhængigt af brugerens tilladelser til poster vil den mest restriktive indstilling have forrang, når det skal afgøres, om brugeren kan redigere poster i de enkelte faser. For eksempel:

• Hvis en brugers redigeringsrettigheder for aftaler er indstillet til alle aftaler, men vedkommende ikke har tilladelse til at redigere aftaler i en fase, vil vedkommende ikke kunne redigere aftaler i den pågældende fase.
• Hvis en bruger kan redigere tickets i en fase, men vedkommendes redigeringsrettighed for tickets er indstillet til ingen, vil vedkommende ikke kunne redigere tickets i den pågældende fase.
• Hvis en bruger kan redigere brugerdefinerede objekter i en fase, og vedkommendes redigeringsrettighed for brugerdefinerede objekter er indstillet til "kun egne" eller "kun team", kan vedkommende redigere brugerdefinerede objekter i den fase, som vedkommende eller vedkommendes team ejer, men kan ikke redigere andre brugerdefinerede objekter i den pågældende fase.

Sådan administreres adgangsreglen for redigering af pipeline-fasen:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til objektet i menuen i venstre sidepanel (f.eks. Objekter > Aftaler)
3. Klik på fanen Pipelines.
4. Klik på rullemenuen Vælg en pipeline, og vælg derefter den pipeline, du vil redigere.
5. Klik på fanen Pipeline-regler.
6. I rækken Kontroller redigeringsadgang til [objekt] (f.eks. Kontroller redigeringsadgang til billetter) skal du klikke for at aktivere kontakten og anvende reglen.
7. I panelet til højre skal du vælge de faser, der skal have begrænset redigeringsadgang, og derefter vælge, hvem der skal have adgang: Kun superadministratorer eller Bestemte brugere og teams.
8. Hvis du har valgt " Specifikke brugere og teams", skal du klikke på rullemenuen "Tilføj en bruger eller et team " og derefter markere afkrydsningsfelterne for de brugere og teams, du vil give adgang til at redigere aftaler i de valgte faser.

9. Klik på »Gem« for at bekræfte.

Læs mere om, hvordan du opretter regler for objektpipelines.