Toegang tot records toewijzen

Configureer gebruikerstoegang tot CRM-records en -activiteiten om te bepalen wie wijzigingen mag aanbrengen in elke fase van uw processen. Deze instellingen helpen onbedoelde updates te voorkomen terwijl teams in gedeelde pijplijnen kunnen werken.

Ontdek hoe u ook de toegang tot bepaalde eigenschappen kunt configureren.

Vereisten begrijpen

Gebruikerstoegang tot records toewijzen

Configureer voor elk object gebruikerstoegang tot de records van het object. Geef gebruikers het recht om alle records van een object te bekijken, bewerken of verwijderen, of beperk ze tot alleen de records waarvan ze de eigenaar zijn.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het linkerpaneel op Gebruikers & Teams.
3. Schakel in de tabel de selectievakjes naast de namen van de gebruikers in.
4. Klik boven in de tabel op Machtigingen bewerken. Meer informatie over het bewerken van gebruikersrechten.
5. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar CRM > CRM-objecten.
6. Stel in de rij van het object de machtigingen in voor het bekijken, bewerken of verwijderen van records voor het geselecteerde object. De opties zijn als volgt:
   • Alle [objectnaam]: alle records voor het object beheren.
   • [objectnaam] van hun team: beheer alleen de eigendomsrecords van hun team voor het object.
   • Hun [objectnaam]: alleen hun eigendomsrecords voor het object beheren. Dit geldt zowel voor de standaard eigenaarseigenschap voor het object (bijv. Eigenaar contact) als voor aangepaste HubSpot gebruikerseigenschappen.
   • Niet-toegewezen: beheer niet-toegewezen records voor het object. Dit selectievakje verschijnt wanneer je de toegang beperkt tot hun team of hun eigen records.
7. Klik rechtsboven op Opslaan. De rechten worden pas van kracht nadat een gebruiker is uitgelogd en weer is ingelogd.

Gebruikerstoegang tot records toewijzen per team

U kunt toegang tot records configureren zodat gebruikers in een team alleen records kunnen openen die aan henzelf of andere teamleden zijn toegewezen. Voor objecten met pijplijnen betekent dit dat meerdere teams een pijplijn kunnen delen zonder dat dit invloed heeft op records die aan andere teams zijn toegewezen.

Met deze rechten kunnen gebruikers alleen records bekijken, bewerken of verwijderen waarvan zij of een andere gebruiker in hun team de eigenaar is. Als een gebruiker in meerdere teams zit, hebben ze toegang tot records die aan elk van hun teams zijn toegewezen.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het linkerpaneel op Gebruikers & Teams.
3. Schakel in de tabel de selectievakjes naast de namen van de gebruikers in. Als de gebruikers nog niet in een team zitten, lees dan hoe u gebruikers kunt maken en toevoegen aan een team.
4. Klik boven in de tabel op Machtigingen bewerken.
5. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar CRM > CRM-objecten.
6. Klik op de naam van het object.
7. Klik op het vervolgkeuzemenu Weergeven en selecteer Van hun team, schakel vervolgens het selectievakjeNiet toegewezen uit. Hierdoor worden de machtigingen voor Bewerken, Verwijderen en Samenvoegen automatisch bijgewerkt, maar u kunt ze indien nodig wijzigen.
   
   
8. Klik rechtsboven op Opslaan. De rechten worden pas van kracht nadat een gebruiker is uitgelogd en weer is ingelogd.

Gebruikerstoegang toewijzen aan activiteiten

Configureer gebruikerstoegang tot activiteiten, inclusief activiteiten die zijn aangemeld bij records. Bijvoorbeeld, een gebruiker met toegang tot contactpersonen maar niet tot activiteiten (bijv. gesprekken, notities) kan alleen gegevens over contacteigenschappen bekijken.

Activiteitsmachtigingen configureren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Klik in het linkerpaneel op Gebruikers & Teams.
3. Schakel in de tabel de selectievakjes naast de namen van de gebruikers in.
4. Klik boven in de tabel op Machtigingen bewerken.
5. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar CRM > CRM-objecten.
6. Klik op de naam van de activiteit.
7. Klik op de vervolgkeuzemenu's Bekijken, Bewerken of Verwijderen en selecteer een optie. De meeste activiteiten hebben alleen een vervolgkeuzemenu Bekijken.

Toegang tot bewerken beperken per pijplijnfase

Stel voor deals , tickets, projecten en aangepaste objecten in of records in specifieke fasen kunnen worden bewerkt door alle gebruikers met toegang tot aangepaste objecten, deals of tickets, specifieke gebruikers en teams, of alleen door andere gebruikers met Super Admin-rechten.

Als een fase bijvoorbeeld is beperkt tot Superbeheerders of specifieke gebruikers en teams, kunnen alleen die gebruikers een record bewerken of naar een andere fase verplaatsen als het eenmaal in die fase is beland. Gebruikers met toegang kunnen nog steeds de records in die fase bekijken, maar kunnen geen wijzigingen aanbrengen totdat een Superbeheerder het naar een bewerkbare fase verplaatst.

Afhankelijk van de recordmachtigingen van de gebruiker, bepaalt de meest beperkende instelling of de gebruiker records in elke fase kan bewerken. Bijvoorbeeld:

• Als de wijzigrechten voor deals van een gebruiker zijn ingesteld op alle deals, maar ze mogen geen deals in een fase bewerken, kunnen ze geen deals in de fase bewerken.
• Als een gebruiker tickets kan bewerken in een fase, maar zijn wijzigrechten voor tickets zijn ingesteld op geen, dan kunnen ze geen tickets bewerken in die fase.
• Als een gebruiker aangepaste objecten in een fase kan bewerken en zijn Bewerkrechten voor aangepaste objecten is ingesteld op alleen eigendom of alleen team, kunnen ze aangepaste objecten in de fase bewerken die zij of hun team bezitten, maar kunnen ze geen andere aangepaste objecten in die fase bewerken.

De toegangsregel voor het bewerken van pijplijnstappen beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar het object (bijv. Objecten > Deals).
3. Klik op het tabblad Pijplijnen.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een pijplijn en selecteer de pijplijn die u wilt bewerken.
5. Klik op het tabblad Pijplijnregels.
6. Klik in de rij Controle [object] bewerkingstoegang (bijv. Controle tickets bewerkingstoegang) om de schakelaar aan te zetten om de regel toe te passen.
7. Selecteer in het rechterpaneel de stappen die beperkte bewerkingstoegang krijgen en selecteer vervolgens wie toegang moet hebben: Alleen superbeheerders of Specifieke gebruikers en teams.
8. Als je Specifieke gebruikers en teams hebt geselecteerd, klik je op het vervolgkeuzemenu Voeg een gebruiker of team toe en selecteer je de selectievakjes van gebruikers en teams die je toestemming wilt geven om deals in de geselecteerde fasen te bewerken.

9. Klik op Opslaan om te bevestigen.

Meer informatie over het instellen van regels voor objectpijplijnen.