Assegnare l'accesso ai record

Configura l'accesso degli utenti ai record e alle attività del CRM per definire chi può apportare modifiche in ogni fase dei tuoi processi. Queste impostazioni aiutano a prevenire aggiornamenti involontari, consentendo al contempo ai team di lavorare su pipeline condivise.

Scopri come configurare anche l’accesso a determinate proprietà.

Comprendere i requisiti

I Superamministratori possono visualizzare, modificare, eliminare e unire tutti i record del CRM. È necessario rimuovere i permessi di Superamministratore prima di poter limitare l'accesso ai record del CRM.

Assegnare l’accesso degli utenti ai record

Per ogni oggetto, configurare l'accesso degli utenti ai record dell'oggetto. Consentire agli utenti di visualizzare, modificare o eliminare qualsiasi record di un oggetto, oppure limitarli ai soli record di cui sono proprietari.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel pannello di sinistra, fare clic su Utenti e team.
3. Nella tabella, seleziona le caselle di controllo accanto ai nomi degli utenti.
4. Nella parte superiore della tabella, fare clic su Modifica autorizzazioni. Ulteriori informazioni sulla modifica delle autorizzazioni degli utenti.
5. Nel menu laterale a sinistra, vai su CRM > Oggetti CRM.
6. Nella riga dell’oggetto, imposta le autorizzazioni per visualizzare, modificare o eliminare i record relativi all’oggetto selezionato. Le opzioni sono le seguenti:
   • Tutti [nome oggetto]: gestire tutti i record dell’oggetto.
   • [Nome oggetto] del proprio team: gestire solo i record dell’oggetto di proprietà del proprio team.
   • [Nome oggetto] del proprio: gestire solo i record di proprietà del proprio team relativi all’oggetto. Ciò si applica alla proprietà del proprietario predefinita per l’oggetto (ad es. Proprietario del contatto) e alle proprietà utente personalizzate di HubSpot.
   • Non assegnati: gestisci i record non assegnati relativi all’oggetto. Ciò si applica solo alla proprietà “proprietario” predefinita dell’oggetto (ad es. “Proprietario dell’opportunità”) e ignora le proprietà utente personalizzate. L’opzione viene visualizzata quando limiti l’accesso ai record del proprio team o ai propri record.
7. In alto a destra, clicca su Salva. Le modifiche alle autorizzazioni avranno effetto dopo che l’utente avrà effettuato il logout e il login.

Assegnare l’accesso agli utenti ai record per team

È possibile configurare l’accesso ai record in modo che gli utenti di un team possano accedere solo ai record assegnati a loro stessi o ad altri membri del team. Per gli oggetti con pipeline, ciò significa che più team possono condividere una pipeline senza influire sui record assegnati ad altri team.

Con queste autorizzazioni, gli utenti possono visualizzare, modificare o eliminare solo i record di cui sono proprietari loro stessi o un altro utente del proprio team. Se un utente fa parte di più team, può accedere ai record assegnati a uno qualsiasi dei propri team.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel pannello di sinistra, fare clic su Utenti e team.
3. Nella tabella, seleziona le caselle di controllo accanto ai nomi degli utenti. Se gli utenti non fanno ancora parte di un team, scopri come creare e aggiungere utenti a un team.
4. Nella parte superiore della tabella, fare clic su Modifica autorizzazioni.
5. Nel menu laterale a sinistra, vai su CRM > Oggetti CRM.
6. Fai clic sul nome dell'oggetto.
7. Fai clic sul menu a discesa Visualizza e seleziona "Del proprio team", quindi deseleziona la casella di controllo"Non assegnato". In questo modo le autorizzazioni Modifica, Elimina e Unisci vengono aggiornate automaticamente, ma puoi modificarle secondo necessità.
   
   
8. In alto a destra, clicca su “Salva”. Le autorizzazioni entreranno in vigore solo dopo che l’utente si sarà disconnesso e avrà effettuato nuovamente l’accesso.

Assegnare l’accesso alle attività agli utenti

Configurare l'accesso degli utenti alle attività, comprese quelle registrate nei record. Ad esempio, se le autorizzazioni relative alle attività di un utente sono impostate su " La propria [attività]", l'utente non potrà visualizzare le attività registrate o create da altri utenti.

Per configurare le autorizzazioni relative alle attività:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel pannello di sinistra, fare clic su " Utenti e team".
3. Nella tabella, seleziona le caselle di controllo accanto ai nomi degli utenti.
4. Nella parte superiore della tabella, fare clic su Modifica autorizzazioni.
5. Nel menu laterale a sinistra, vai su CRM > Oggetti CRM.
6. Fai clic sul nome dell'attività.
7. Fai clic sui menu a discesa Visualizza, Modifica o Elimina e seleziona un'opzione. La maggior parte delle attività dispone solo del menu a discesa Visualizza.

Limita l'accesso alla modifica in base alla fase della pipeline

Per le trattative, i ticket, i progetti e gli oggetti personalizzati, è possibile specificare se i record in fasi specifiche siano modificabili da tutti gli utenti con accesso agli oggetti personalizzati, alle trattative o ai ticket, da utenti e team specifici oppure solo da altri utenti con autorizzazioni di Super Amministratore.

Ad esempio, se una fase è limitata ai Super Amministratori o a utenti e team specifici, una volta che un record entra in quella fase, solo tali utenti potranno modificarlo o spostarlo in una fase diversa. Gli utenti con accesso possono comunque visualizzare i record in quella fase, ma non possono apportare modifiche finché un Super Amministratore non li sposta in una fase modificabile.

A seconda delle autorizzazioni dell’utente sui record, avrà la precedenza l’impostazione più restrittiva per determinare se l’utente può modificare i record in ciascuna fase. Ad esempio:

• Se l’autorizzazione di modifica di un utente per le trattative è impostata su «tutte le trattative», ma non gli è consentito modificare le trattative in una determinata fase, non potrà modificare le trattative in quella fase.
• Se un utente può modificare i ticket in una fase, ma la sua autorizzazione di modifica per i ticket è impostata su "nessuna", non potrà modificare i ticket in quella fase.
• Se un utente può modificare oggetti personalizzati in una fase e la sua autorizzazione di modifica per gli oggetti personalizzati è impostata su “solo di proprietà” o “solo del team”, potrà modificare gli oggetti personalizzati nella fase di cui lui o il suo team sono proprietari, ma non potrà modificare altri oggetti personalizzati in quella fase.

Per gestire la regola di accesso alla modifica della fase della pipeline:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, accedere all'oggetto (ad es., Oggetti > Opportunità)
3. Fare clic sulla scheda Pipeline.
4. Fare clic sul menu a discesa Seleziona una pipeline, quindi selezionare la pipeline da modificare.
5. Fai clic sulla scheda Regole della pipeline.
6. Nella riga Controlla l'accesso alla modifica di [oggetto] (ad es., controlla l'accesso alla modifica dei ticket), clicca per attivare l'interruttore e applicare la regola.
7. Nel pannello di destra, seleziona le fasi per le quali l'accesso alla modifica sarà limitato, quindi scegli chi dovrà avere accesso: Solo super amministratori o Utenti e team specifici.
8. Se hai selezionato "Utenti e team specifici", fai clic sul menu a discesa "Aggiungi un utente o un team ", quindi seleziona le caselle di controllo degli utenti e dei team a cui consentirai di modificare le trattative nelle fasi selezionate.

9. Fare clic su “Salva” per confermare.

Scopri di più su come impostare le regole per le pipeline degli oggetti.