Przyznaj uprawnienia dostępu do rekordów

Skonfiguruj uprawnienia użytkowników do rekordów i działań w systemie CRM, aby określić, kto może wprowadzać zmiany na poszczególnych etapach procesów. Ustawienia te pomagają zapobiegać niezamierzonym aktualizacjom, umożliwiając jednocześnie zespołom pracę we wspólnych procesach.

Dowiedz się, jak skonfigurować dostęp do określonych właściwości.

Zapoznaj się z wymaganiami

Superadministratorzy mogą przeglądać, edytować, usuwać i łączyć wszystkie rekordy CRM. Aby ograniczyć dostęp do rekordów CRM, należy najpierw cofnąć uprawnienia superadministratora.

Przypisanie użytkownikom dostępu do rekordów

Dla każdego obiektu skonfiguruj dostęp użytkowników do rekordów tego obiektu. Zezwól użytkownikom na przeglądanie, edytowanie lub usuwanie dowolnych rekordów obiektu albo ogranicz ich dostęp wyłącznie do rekordów, których są właścicielami.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W panelu po lewej stronie kliknij opcję Użytkownicy i zespoły.
3. W tabeli zaznacz pola wyboru obok nazwisk użytkowników.
4. W górnej części tabeli kliknij opcję Edytuj uprawnienia. Dowiedz się więcej o edytowaniu uprawnień użytkowników.
5. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji CRM > Obiekty CRM.
6. W wierszu obiektu ustaw uprawnienia do przeglądania, edytowania lub usuwania rekordów w wybranym obiekcie. Dostępne są następujące opcje:
   • Wszystkie [nazwa obiektu]: zarządzaj wszystkimi rekordami dla tego obiektu.
   • [Nazwa obiektu] ich zespołu: zarządzaj wyłącznie rekordami tego obiektu należącymi do ich zespołu.
   • „Ich [nazwa obiektu]”: zarządzaj wyłącznie rekordami tego obiektu, których są właścicielami. Dotyczy to domyślnej właściwości właściciela obiektu (np. właściciel kontaktu) oraz niestandardowych właściwości użytkownika HubSpot.
   • Nieprzypisane: zarządzaj nieprzypisanymi rekordami dla obiektu. Dotyczy to wyłącznie domyślnej właściwości właściciela obiektu (np. Właściciel transakcji) i pomija niestandardowe właściwości użytkownika. Opcja ta jest wyświetlana, gdy ograniczasz dostęp do rekordów należących do ich zespołu lub do ich własnych rekordów.
7. W prawym górnym rogu kliknij Zapisz. Zmiany uprawnień zaczną obowiązywać po wylogowaniu się i ponownym zalogowaniu użytkownika.

Przypisywanie użytkownikom dostępu do rekordów według zespołów

Można skonfigurować dostęp do rekordów tak, aby użytkownicy z danego zespołu mieli dostęp wyłącznie do rekordów przypisanych im samym lub innym członkom zespołu. W przypadku obiektów z potokami oznacza to, że wiele zespołów może współdzielić ten sam potok bez wpływu na rekordy przypisane do innych zespołów.

Dzięki tym uprawnieniom użytkownicy mogą przeglądać, edytować lub usuwać wyłącznie rekordy, których właścicielem są oni sami lub inny użytkownik z ich zespołu. Jeśli użytkownik należy do wielu zespołów, ma dostęp do rekordów przypisanych do dowolnego z tych zespołów.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W panelu po lewej stronie kliknij opcję „Użytkownicy i zespoły”.
3. W tabeli zaznacz pola wyboru obok nazwisk użytkowników. Jeśli użytkownicy nie należą jeszcze do żadnego zespołu, dowiedz się, jak utworzyć zespół i dodać do niego użytkowników.
4. W górnej części tabeli kliknij opcję Edytuj uprawnienia.
5. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji CRM > Obiekty CRM.
6. Kliknij nazwę obiektu.
7. Kliknij menu rozwijane „Wyświetl” i wybierz opcję „Ich zespół”, a następnie odznacz pole wyboru„Nieprzypisani”. Spowoduje to automatyczną aktualizację uprawnień „Edytuj”, „Usuń” i „Scal” , ale w razie potrzeby możesz je zmienić.
   
   
8. W prawym górnym rogu kliknij „Zapisz”. Uprawnienia zaczną obowiązywać dopiero po wylogowaniu się i ponownym zalogowaniu się użytkownika.

Przypisz użytkownikowi dostęp do działań

Skonfiguruj dostęp użytkownika do działań, w tym tych zarejestrowanych w rekordach. Na przykład, jeśli uprawnienia użytkownika dotyczące działań są ustawione na „Własne [działanie]”, nie będzie on mógł przeglądać działań zarejestrowanych lub utworzonych przez innych użytkowników.

Aby skonfigurować uprawnienia dotyczące działań:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W panelu po lewej stronie kliknij opcję „Użytkownicy i zespoły”.
3. W tabeli zaznacz pola wyboru obok nazwisk użytkowników.
4. W górnej części tabeli kliknij opcję Edytuj uprawnienia.
5. W menu bocznym po lewej stronie przejdź do sekcji CRM > Obiekty CRM.
6. Kliknij nazwę działania.
7. Kliknij menu rozwijane „Wyświetl”, „Edytuj” lub „Usuń ” i wybierz opcję. Większość działań ma tylko menu rozwijane „Wyświetl ”.

Ogranicz dostęp do edycji według etapu procesu sprzedaży

W przypadku transakcji, zgłoszeń, projektów i obiektów niestandardowych można określić, czy rekordy na określonych etapach mogą być edytowane przez wszystkich użytkowników mających dostęp do obiektów niestandardowych, transakcji lub zgłoszeń, przez określonych użytkowników i zespoły, czy też wyłącznie przez innych użytkowników posiadających uprawnienia superadministratora.

Na przykład, jeśli etap jest ograniczony do superadministratorów lub określonych użytkowników i zespołów, po przejściu rekordu do tego etapu tylko ci użytkownicy będą mogli edytować rekord lub przenieść go do innego etapu. Użytkownicy z dostępem nadal mogą przeglądać rekordy na tym etapie, ale nie mogą wprowadzać zmian, dopóki superadministrator nie przeniesie go do etapu, na którym edycja jest dozwolona.

W zależności od uprawnień użytkownika dotyczących rekordów, przy ustalaniu, czy użytkownik może edytować rekordy na poszczególnych etapach, pierwszeństwo ma najbardziej restrykcyjne ustawienie. Na przykład:

• Jeśli uprawnienie użytkownika do edycji transakcji jest ustawione na wszystkie transakcje, ale nie ma on uprawnień do edycji transakcji na danym etapie, nie będzie mógł edytować transakcji na tym etapie.
• Jeśli użytkownik może edytować zgłoszenia w danym etapie, ale jego uprawnienie do edycji zgłoszeń jest ustawione na „brak”, nie będzie mógł edytować zgłoszeń w tym etapie.
• Jeśli użytkownik może edytować obiekty niestandardowe w danym etapie, a jego uprawnienie do edycji obiektów niestandardowych jest ustawione na „tylko własne” lub „tylko zespół”, może edytować obiekty niestandardowe w etapie, które należą do niego lub jego zespołu, ale nie może edytować innych obiektów niestandardowych w tym etapie.

Aby zarządzać regułą dostępu do edycji etapu procesu sprzedaży:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do odpowiedniego obiektu (np. Obiekty > Transakcje)
3. Kliknij kartę „Pipeline ”.
4. Kliknij menu rozwijane Wybierz proces sprzedaży, a następnie wybierz proces, który chcesz edytować.
5. Kliknij kartę „Reguły ścieżki ”.
6. W wierszu Kontroluj dostęp do edycji [obiektu] (np. kontroluj dostęp do edycji zgłoszeń) kliknij, aby włączyć przełącznik i zastosować regułę.
7. W prawym panelu wybierz etapy, dla których dostęp do edycji ma być ograniczony, a następnie wybierz, kto powinien mieć dostęp: Tylko superadministratorzy lub Określeni użytkownicy i zespoły.
8. Jeśli wybrałeś opcję „Określeni użytkownicy i zespoły”, kliknij menu rozwijane „Dodaj użytkownika lub zespół ”, a następnie zaznacz pola wyboru użytkowników i zespołów, którym zezwolisz na edycję transakcji na wybranych etapach.

9. Kliknij „Zapisz”, aby potwierdzić.

Dowiedz się więcej o konfigurowaniu reguł dla potoków obiektów.