Attribuer un accès aux fiches d'informations

Configurez l’accès utilisateur aux fiches d’informations et aux activités du CRM pour définir qui peut apporter des modifications à chaque étape de vos processus. Ces paramètres permettent d’éviter les mises à jour involontaires tout en permettant aux équipes de travailler dans des pipelines partagés.

Découvrez également comment configurer l’accès à certaines propriétés.

Compréhension des exigences

Attribuer l'accès utilisateur aux fiches d'informations

Pour chaque objet, configurez l’accès utilisateur aux fiches d’informations de l’objet. Autorisez les utilisateurs à afficher, modifier ou supprimer toute fiche d’informations d’un objet, ou limitez-les uniquement aux fiches d’informations qu’ils possèdent.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Équipes utilisateurs &.
3. Dans le tableau, sélectionnez les cases à cocher à côté des noms des utilisateurs.
4. En haut du tableau, cliquez sur Modifier les autorisations. Découvrez-en davantage sur la modification des autorisations utilisateur.
5. Dans le menu latéral de gauche, accédez à CRM > Objets CRM. 
6. Dans la ligne de l'objet, définissez les autorisations d'affichage, de modification ou de suppression de fiches d'informations sur l'objet sélectionné. Les options sont les suivantes :
   • Toutes les [nom de l’objet] : gérez toutes les fiches d’informations pour l’objet.
   • [nom de l’objet] de son équipe : gérez uniquement les fiches d’informations détenues par son équipe pour l’objet.
   • Leur [nom de l’objet] : ne gère que les fiches d’informations détenues par l’objet. Cela s’applique à la propriété de propriétaire par défaut de l’objet (par exemple, Propriétaire du contact) ainsi qu’aux propriétés utilisateur HubSpot personnalisées.
   • Non attribués : gérez les fiches d’informations non attribuées pour l’objet. Cette case à cocher apparaît lorsque vous limitez l’accès à son équipe ou à ses propres fiches d’informations.
7. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Enregistrer. Les autorisations ne prendront effet qu'une fois qu'un utilisateur se sera déconnecté et reconnecté.

Attribuer un accès utilisateur aux fiches d’informations par équipe

Vous pouvez configurer l'accès aux fiches d'informations afin que les utilisateurs d'une équipe puissent uniquement accéder aux fiches d'informations attribuées à eux-mêmes ou à d'autres membres de l'équipe. Pour les objets avec des pipelines, cela signifie que plusieurs équipes peuvent partager un pipeline sans affecter les fiches d’informations attribuées à d’autres équipes.

Grâce à ces autorisations, les utilisateurs peuvent uniquement consulter, modifier ou supprimer des fiches d’informations si eux-mêmes ou un autre utilisateur de leur équipe est propriétaire. Si un utilisateur fait partie de plusieurs équipes, il peut accéder aux fiches d'informations attribuées à n'importe laquelle de ses équipes. 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Équipes utilisateurs &.
3. Dans le tableau, sélectionnez les cases à cocher à côté des noms des utilisateurs. Si les utilisateurs ne font pas encore partie d'une équipe, découvrez comment créer et ajouter des utilisateurs à une équipe.
4. En haut du tableau, cliquez sur Modifier les autorisations.
5. Dans le menu latéral de gauche, accédez à CRM > Objets CRM. 
6. Cliquez sur le nom de l’objet.
7. Cliquez sur le menu déroulant Afficher et sélectionnez celle de son équipe, puis désélectionnez la case à cocher Non attribué. Les autorisations de modification, de suppression et de fusion sont automatiquement mises à jour, mais vous pouvez les modifier selon vos besoins.
   
   
8. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Enregistrer. Les autorisations ne prendront effet qu'une fois qu'un utilisateur se sera déconnecté et reconnecté.

Attribuer l’accès utilisateur aux activités

Configurez l’accès utilisateur aux activités, y compris celles enregistrées dans les fiches d’informations. Par exemple, un utilisateur ayant accès aux contacts mais pas aux activités (par exemple, appels, notes) peut uniquement afficher les données de propriété de contact.

Pour configurer les autorisations d’activité :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Équipes utilisateurs &.
3. Dans le tableau, sélectionnez les cases à cocher à côté des noms des utilisateurs.
4. En haut du tableau, cliquez sur Modifier les autorisations.
5. Dans le menu latéral de gauche, accédez à CRM > CRM Objets.
6. Cliquez sur le nom de l’activité.
7. Cliquez sur les menus déroulants Afficher, Modifier ou Supprimer et sélectionnez une option. La plupart des activités n’ont qu’un menu déroulant Vue .

Restreindre l’accès à la modification en fonction de la phase du pipeline

Pour les transactions, les tickets, les projets et les objets personnalisés, déterminez si les fiches d’informations dans des phases spécifiques sont modifiables par tous les utilisateurs ayant accès aux objets personnalisés, aux transactions ou aux tickets, par des utilisateurs et équipes spécifiques, ou seulement par les autres utilisateurs ayant des droits de super administrateur .

Par exemple, si une phase est limitée aux super administrateurs ou à des utilisateurs et équipes spécifiques, une fois qu’une fiche d’informations entre dans cette phase, seuls ces utilisateurs pourront la modifier ou la déplacer vers une autre phase. Les utilisateurs disposant d’un accès peuvent toujours consulter les fiches d’informations dans cette phase, mais ne peuvent pas apporter de modifications jusqu’à ce qu’un super administrateur la fasse passer à une phase modifiable.

En fonction des autorisations de fiche d'informations de l'utilisateur, le paramètre le plus restrictif prévaudra pour décider si l'utilisateur peut modifier les enregistrements à chaque étape. Par exemple :

• Si l'autorisation Modifier pour les transactions d'un utilisateur est définie sur toutes les transactions, mais qu'il n'est pas autorisé à modifier les transactions dans une phase, il ne pourra pas modifier les transactions dans la phase.
• Si un utilisateur peut modifier des tickets dans une phase, mais que son autorisation Modifier pour les tickets est définie sur aucune, il ne pourra pas modifier les tickets dans cette phase.
• Si un utilisateur peut modifier des objets personnalisés dans une phase et que son autorisation Modifier pour les objets personnalisés est définie sur Détenu uniquement ou Équipe uniquement, il peut modifier les objets personnalisés de la phase que lui-même ou son équipe possède, mais ne peut pas modifier d'autres objets personnalisés dans cette phase.

Pour gérer la règle d’accès à la modification de la phase du pipeline : 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à l'objet (par ex., Objets >, Transactions). 
3. Cliquez sur l'onglet Pipelines.
4. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un pipeline, puis sélectionnez un pipeline à modifier.
5. Cliquez sur l’onglet Pipeline Rules (Règles de pipeline ).
6. Dans la ligne Contrôler l'accès à la modification de [objet] (par ex., Contrôle de l'accès à la modification des tickets), cliquez sur le bouton pour appliquer la règle.
7. Dans le panneau de droite, sélectionnez les phases qui auront un accès limité à la modification, puis sélectionnez qui doit y avoir accès : uniquement les super administrateurs ou les utilisateurs et équipes spécifiques.
8. Si vous avez sélectionné Utilisateurs et équipes spécifiques, cliquez sur le menu déroulant Ajouter un utilisateur ou une équipe , puis sélectionnez les cases à cocher des utilisateurs et des équipes que vous autoriserez à modifier des transactions dans les phases sélectionnées.

9. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer.

Découvrez-en davantage sur la définition de règles pour les pipelines d'objets.