กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงระเบียน

กำหนดค่าการเข้าถึงระเบียน CRM และกิจกรรมของผู้ใช้เพื่อกำหนดว่าใครสามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้ในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการของคุณ การตั้งค่าเหล่านี้ช่วยป้องกันการอัปเดตที่ไม่ได้ตั้งใจในขณะที่อนุญาตให้ทีมทำงานในท่อที่ใช้ร่วมกัน

เรียนรู้วิธีกำหนดค่าการเข้าถึงคุณสมบัติบางอย่างด้วย

ทำความเข้าใจข้อกำหนด

กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ไปยังระเบียน

สำหรับแต่ละออบเจ็กต์ให้กำหนดค่าการเข้าถึงระเบียนของผู้ใช้ไปยังออบเจ็กต์ อนุญาตให้ผู้ใช้ดูแก้ไขหรือลบระเบียนใดๆของวัตถุหรือจำกัดให้เฉพาะระเบียนที่พวกเขาเป็นเจ้าของเท่านั้น

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในแผงด้านซ้ายให้คลิกผู้ใช้และทีม
3. ในตารางให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากชื่อผู้ใช้
4. ที่ด้านบนของตารางให้คลิกแก้ไขสิทธิ์ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไขสิทธิ์ของผู้ใช้
5. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้ไปที่ CRM > CRM Objects 
6. ในแถวของวัตถุให้ตั้งค่าสิทธิ์ในการดูแก้ไขหรือลบระเบียนในวัตถุที่เลือก ตัวเลือกมีดังนี้:
   • [ชื่อออบเจ็กต์] ทั้งหมด: จัดการระเบียนทั้งหมดสำหรับออบเจ็กต์
   • [ชื่อออบเจ็กต์] ของทีมของพวกเขา: จัดการเฉพาะบันทึกของทีมของพวกเขาสำหรับออบเจ็กต์
   • [ชื่อออบเจ็กต์] ของพวกเขา: จัดการเฉพาะบันทึกที่เป็นเจ้าของสำหรับออบเจ็กต์ ซึ่งจะนำไปใช้กับคุณสมบัติเจ้าของเริ่มต้นสำหรับออบเจ็กต์ (เช่นเจ้าของผู้ติดต่อ) และคุณสมบัติผู้ใช้ HubSpot ที่กำหนดเอง
   • ไม่ได้กำหนด: จัดการระเบียนที่ไม่ได้กำหนดสำหรับวัตถุ ซึ่งจะใช้กับคุณสมบัติเจ้าของเริ่มต้นสำหรับออบเจ็กต์เท่านั้น (เช่นเจ้าของดีล) และไม่สนใจคุณสมบัติของผู้ใช้ที่กำหนดเอง ตัวเลือกจะแสดงขึ้นเมื่อคุณจำกัดการเข้าถึงทีมของพวกเขาหรือบันทึกของพวกเขาเอง 
7. ที่ด้านบนขวาให้คลิก บันทึก การเปลี่ยนแปลงสิทธิ์จะมีผลหลังจากที่ผู้ใช้ออกจากระบบและเข้าสู่ระบบอีกครั้ง

กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ไปยังระเบียนตามทีม

คุณสามารถกำหนดค่าการเข้าถึงระเบียนเพื่อให้ผู้ใช้ในทีมสามารถเข้าถึงระเบียนที่กำหนดให้กับตัวเองหรือสมาชิกทีมคนอื่นๆเท่านั้น สำหรับวัตถุที่มีท่อซึ่งหมายความว่าหลายทีมสามารถแบ่งปันท่อได้โดยไม่ส่งผลกระทบต่อระเบียนที่กำหนดให้กับทีมอื่นๆ

ด้วยการอนุญาตเหล่านี้ผู้ใช้จะสามารถดูแก้ไขหรือลบระเบียนที่พวกเขาหรือผู้ใช้รายอื่นในทีมเป็นเจ้าของได้เท่านั้น หากผู้ใช้อยู่ในหลายทีมพวกเขาสามารถเข้าถึงระเบียนที่กำหนดให้กับทีมของพวกเขาได้ 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในแผงด้านซ้ายให้คลิกผู้ใช้และทีม
3. ในตารางให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากชื่อผู้ใช้ หากผู้ใช้ยังไม่ได้อยู่ในทีมให้เรียนรู้วิธีสร้างและเพิ่มผู้ใช้ในทีม
4. ที่ด้านบนของตารางให้คลิกแก้ไขสิทธิ์
5. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้ไปที่ CRM > CRM Objects 
6. คลิกที่ชื่อของวัตถุ
7. คลิกเมนูดร็อปดาวน์มุมมองและเลือกทีมของพวกเขาจากนั้นล้างช่องทำเครื่องหมายที่ยังไม่ได้กำหนด การดำเนินการนี้จะอัพเดทสิทธิ์ในการแก้ไข ลบและรวมโดยอัตโนมัติแต่คุณสามารถเปลี่ยนได้ตามต้องการ
   
   
8. ที่ด้านบนขวาให้คลิก บันทึก การอนุญาตจะมีผลหลังจากที่ผู้ใช้ออกจากระบบและเข้าสู่ระบบอีกครั้งเท่านั้น

กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้ให้กับกิจกรรม

กำหนดค่าการเข้าถึงกิจกรรมของผู้ใช้รวมถึงกิจกรรมที่บันทึกไว้ในบันทึก ตัวอย่างเช่นผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงรายชื่อผู้ติดต่อแต่ไม่สามารถดูกิจกรรม (เช่นการโทรบันทึก) ได้เฉพาะข้อมูลสถานที่ติดต่อเท่านั้น

ในการกำหนดค่าการอนุญาตกิจกรรม:

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในแผงด้านซ้ายให้คลิกผู้ใช้และทีม
3. ในตารางให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากชื่อผู้ใช้
4. ที่ด้านบนของตารางให้คลิกแก้ไขสิทธิ์
5. ในเมนูแถบด้านซ้ายให้ไปที่ CRM > CRM Objects
6. คลิกที่ชื่อของกิจกรรม
7. คลิกมุมมอง แก้ไขหรือลบเมนูแบบเลื่อนลงแล้วเลือกตัวเลือก กิจกรรมส่วนใหญ่จะมีเมนูแบบเลื่อนลงมุมมองเท่านั้น

จำกัดการเข้าถึงการแก้ไขตามขั้นตอนไปป์ไลน์

สำหรับดีลตั๋ว โปรเจกต์และออบเจ็กต์ที่กำหนดเองให้ตั้งค่าว่าผู้ใช้ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงออบเจ็กต์ดีลหรือตั๋วผู้ใช้และทีมที่กำหนดเองหรือผู้ใช้รายอื่นที่มีสิทธิ์ Super Admin เท่านั้นที่สามารถแก้ไขระเบียนในขั้นตอนเฉพาะได้

ตัวอย่างเช่นหากขั้นตอนถูกจำกัดไว้เฉพาะผู้ดูแลระบบระดับสูงหรือผู้ใช้และทีมที่เฉพาะเจาะจงเมื่อบันทึกเข้าสู่ขั้นตอนนั้นเฉพาะผู้ใช้เหล่านั้นเท่านั้นที่จะสามารถแก้ไขบันทึกหรือย้ายไปยังขั้นตอนอื่นได้ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงยังสามารถดูระเบียนในขั้นตอนนั้นได้แต่ไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้จนกว่าผู้ดูแลระบบระดับสูงจะย้ายไปยังขั้นตอนที่แก้ไขได้

ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ในการบันทึกของผู้ใช้การตั้งค่าที่จำกัดมากที่สุดจะมีความสำคัญในการตัดสินใจว่าผู้ใช้สามารถแก้ไขระเบียนในแต่ละขั้นตอนได้หรือไม่ตัวอย่างเช่น:

• หากสิทธิ์แก้ไขข้อเสนอของผู้ใช้ถูกตั้งค่าเป็นข้อเสนอทั้งหมดแต่ไม่ได้รับอนุญาตให้แก้ไขข้อเสนอในขั้นตอนผู้ใช้จะไม่สามารถแก้ไขข้อเสนอในขั้นตอนได้
• หากผู้ใช้สามารถแก้ไขตั๋วในขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งได้แต่สิทธิ์แก้ไขตั๋วของพวกเขาไม่มีการตั้งค่าไว้พวกเขาจะไม่สามารถแก้ไขตั๋วในขั้นตอนนั้นได้
• หากผู้ใช้สามารถแก้ไขวัตถุที่กำหนดเองในขั้นตอนและการอนุญาตการแก้ไขสำหรับวัตถุที่กำหนดเองของพวกเขาถูกตั้งค่าเป็นเจ้าของเท่านั้นหรือทีมเท่านั้นพวกเขาสามารถแก้ไขวัตถุที่กำหนดเองในขั้นตอนที่พวกเขาหรือทีมของพวกเขาเองแต่ไม่สามารถแก้ไขวัตถุที่กำหนดเองอื่นๆในขั้นตอนนั้น

วิธีจัดการกฎการเข้าถึงการแก้ไขขั้นตอนไปป์ไลน์: 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ คลิก settings ไอคอนการตั้งค่า ในแถบนำทางด้านบน
2. ในเมนูแถบด้านข้างซ้ายให้ไปที่ออบเจ็กต์ (เช่นออบเจ็กต์ > ดีล)
3. คลิกแท็บไปป์ไลน์
4. คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเลือกไปป์ไลน์จากนั้นเลือกไปป์ไลน์เพื่อแก้ไข
5. คลิกแท็บกฎของไปป์ไลน์
6. ในแถวควบคุมการเข้าถึงการแก้ไข [ออบเจ็กต์] (เช่นควบคุมการเข้าถึงการแก้ไข Ticket) ให้คลิกเพื่อสลับสวิตช์เพื่อใช้กฎ
7. ในแผงด้านขวาให้เลือกขั้นตอนที่จะมีการจำกัดการเข้าถึงการแก้ไขจากนั้นเลือกผู้ที่ควรมีสิทธิ์เข้าถึง: เฉพาะผู้ดูแลระบบระดับสูงหรือผู้ใช้และทีมที่เฉพาะเจาะจงเท่านั้น
8. หากคุณเลือกเฉพาะผู้ใช้และทีมให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพิ่มผู้ใช้หรือทีมจากนั้นเลือกช่องทำเครื่องหมายของผู้ใช้และทีมที่คุณจะอนุญาตให้แก้ไขข้อเสนอในขั้นตอนที่เลือก

9. คลิกบันทึกเพื่อยืนยัน

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่ากฎสำหรับท่อส่งวัตถุ